Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3.2.9.Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.9.Chuẩn bị cho việc ghi biên bản hội nghị
Việc ghi biên bản Hội nghị sẽ do thư ký hội nghị đảm nhận tuy nhiên việc chuẩn bị các điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại là trách
nhiệm của cán bộ chuẩn bị.
Trong giai đoạn này thư ký cần tiến hành những cơng việc sau:
Kiểm tra lại vị trí ngồi của thư ký hội nghị. Thư ký Hội nghị thường được bố trí ngồi ở vị trí bên phải của Đồn chủ tịch. Tùy theo từng tính chất của Hội nghị mà số
lượng thư ký có thể thay đổi, đối với những Hội nghị có quy mơ lớn, nội dung phức tạp thì số lượng thư ký hội nghị có thể lên tới ba người ( Đồn Thư ký), ngược lại đối
với những Hội nghị mang tính chất thường xuyên, nội dung hội nghị chỉ mang tính chất thơng báo, tuyên truyền, định hướng thì số lượng thư ký được duy trì là một người. Ví dụ như trong Hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì số lượng thư ký Hội nghị có thể là hai thành
viên, còn trong hội nghị thường niên của Bộ (giao ban tuần, tháng, quý...), thì số lượng thư ký hội nghị được duy trì là một người.
Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ cho việc ghi biên bản hội nghị. Các phương tiện được chuẩn bị để phục vụ cho quá trình ghi biên bản tổ chức hội nghị
như: máy tính, máy ghi âm, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản... Tùy thuộc vào tính chất của hội nghị mà các phương tiện hỗ trợ việc ghi biên bản tổ chức hội nghị cũng được chuẩn bị chu đáo hơn. Ví dụ trong Hội nghị chiến lược triển khai phương hướng
nhiệm vụ khoa học và Công nghệ giai đoạn 2015 – 2020 thì nội dung hội nghị này tương đối phức tạp nên việc tổ chức ghi biên hội được giao cho 02 thư ký và các phương tiện hỗ trợ cho việc ghi biên bản tổ chức hội nghị bao gồm có: máy tính, máy
ghi âm, sổ tay, máy ảnh, giấy ghi biên bản,...
Bên cạnh đó người thư ký văn phịng phải chú ý đến việc chuẩn bị các hồ sơ, các tài liệu phục vụ cho quá trình ghi biên bản. Các hồ sơ, tài liệu đó bao gồm chương
trình nghị sự, các tài liệu, các báo cáo sẽ được đề cập đến trong nội dung hội nghị, để làm căn cứ cho việc ghi biên bản hội nghị được chính xác.