2.3.3.6 .Bố trí thư ký ghi biên bản hội nghị
3.1. Xây dựng và hồn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hộ
3.1.2. Xây dựng và ban hành các văn bản khác có liên quan đến q trình tổ chức
tổ chức hội nghị tại Bộ
Tại Bộ Khoa học và Cơng nghệ hiện nay, ngồi Quy chế làm việc của Bộ và quyết định 114/2006/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ thì chưa có bất cứ một văn bản nào do Bộ ban hành để hướng dẫn về quy trình, cũng như các nhiệm vụ công việc
cần phải thực hiện trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo. Để thực hiện được tốt việc tổ chức hội nghị thì một văn bản ban hành khơng thể hướng dẫn cụ thể chi tiết được mà cần hệ thống các văn bản khác có liên quan đến từng nhiệm vụ của hội nghị
hướng dẫn cụ thể. Trước mắt là xây dựng và ban hành quy chế phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo tại cơ quan Bộ Khoa học và Công nghệ (đã đề xuất bên trên ), nhưng về lâu dài để quản lý chặt chẽ hơn công tác tổ chức hội nghị của Bộ cần phải xây dựng và
hoàn thiện hệ thống các văn bản khác có liên quan đến việc tổ chức hội nghị. Chính vì vậy, Chánh Văn phịng Bộ cần phải đề xuất với Lãnh đạo Bộ ra chủ trương xây dựng, ban hành hệ thống các văn bản, hướng dẫn việc tổ chức hội nghị của Bộ. Chánh Văn phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trong cơ quan và căn cứ vào tình hình thực tế tổ chức hội nghị của cơ quan đề xuất xây dựng hệ thống văn
bản có liên quan đến việc tổ chức hội nghị đến Lãnh đạo Bộ và việc phân cơng thực hiện.
Chánh Văn phịng có thể tham khảo hệ thống các văn bản có liên quan đến cơng tác tổ chức hội nghị của một số Bộ, ngành có hệ thống văn bản khá hồn chỉnh về cơng tác tổ chức hội nghị như Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Bộ Nội Vụ,
Bộ Giáo dục và Đào tạo...
Hệ thống các văn bản tài liệu có liên quan đến q trình tổ chức hội nghị tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn gồm có các văn bản sau:
- Quyết định 372/QĐ-BNN ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản, thông tin
của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
- Quyết định 373/QĐ/BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Ban hành Quy định chế độ hội hội nghị của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển Nông thôn. Văn bản này quy định về việc tổ chức các cuộc hội nghị, họp, trong phạm vi quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Quy định này cũng đã hướng dẫn cụ thể về các công việc cần thực hiện, các văn bản cần
tham khảo và các yêu cầu đối với từng nội dung công việc.
- Quyết định số 374/QĐ/BNN-VP ngày 28 tháng 01 năm 2008 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Ban hành quy chế làm việc của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn. Quy chế này quy định nguyên tắc, chế độ trách nhiệm, lề lối làm
việc, quan hệ cơng tác và trình tự giải quyết cơng việc của lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nơng thơn (sau đây gọi là Bộ). Trong đó có quy định về tổ chức các cuộc tiếp khách trong và ngoài nước, tiếp các lãnh đạo cấp cao của nhà nước thăm và làm việc tại Bộ.
- Quyết định 441/QĐ-VP, ngày 14 tháng 08 năm 2009 của Chánh Văn phòng Bộ, Ban hành quy chế làm việc của Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn. Quy chế này quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thơn. Văn phịng bộ Nơng nghiệp Nơng thơn có trách nhiệm đứng ra quản lý, tổ chức và phối hợp tổ chức các hội nghị,
hội thảo của Bộ, chính vì vậy cần phải quy định rõ nhiệm vụ cụ thể của văn phòng trong tổ chức, quản lý hội nghị của cơ quan, các đơn vị trong cơ quan.
và Phát triển Nông thôn, Ban hành Quy chế chi tiêu nội bộ và quản lý, sử dụng tài sản công do Văn Phịng Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nơng thôn quản lý;
- Văn bản số 378/VP ngày 24 tháng 07 năm 2007 về hướng dẫn thủ tục đăng ký phịng hội nghị và thanh tốn cho phí phục vụ phòng hội nghị. Văn bản này hướng dẫn cụ thể về việc đăng ký các loại phịng họp, hội nghị cùng với đó là việc cung cấp các dichhj vụ như ăn uống (điểm tâm, hoa quả và nước giải khát). Và cách tính các khoản chi phí theo quy định. Việc này nhằm quản lý chặt chẽ về địa điểm tổ chức hội nghị và
các khoản phí phục vụ hội nghị
- Quyết định 1798/QĐ-BNN-VP quyết định sủa đổi, bổ sung một số quy định tại các Quy chế, Quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn;
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008; - Sổ tay chất lượng của Văn phịng;
Chính vì có hệ thống văn bản pháp lý khá đầy đủ về tổ chức hội nghị nên Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn đã tổ chức tốt các hội nghị của Bộ và nhận được
sự đánh giá cao của các đại biểu tham dự hội nghị.
Hệ thống văn bản có liên quan đến q trình tổ chức hội nghị của Bộ Nội vụ bao gồm:
- Quyết định số 05/2006/QĐ-BNV ngày 09 tháng 03 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành quy định một số thủ tục chi tiêu tài chính, phục vụ các hoạt động của
cơ quan Bộ Nội vụ. Văn bản này quy định các khoản chi và mức độ chi tiêu phục vụ cho các hoạt động của Bộ trong đó có hoạt động tổ chức các hội nghị.
- Quyết định 1007/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ tại cơ quan Bộ Nội vụ. Văn bản này quy
định cụ thể về mức chi tiêu cho các hoạt động của Bộ Nội vụ, trong đó có quy định các khoản chi và mức chi đối với từng nội dung công việc trong tổ chức hội nghị.
- Quyết định 113/QĐ-BNV ngày 30 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành quy chế quản lý và sử dụng trụ sở Bộ.
- Quyết định 782/QĐ-BNV ngày 30 tháng 08 năm 2012 của Bộ Nội vụ ban hành kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Nội vụ;
- Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ; - Sổ tay chất lượng của Văn phòng; - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
Tại Bộ Khoa học và cơng nghệ hiện nay đã có một số văn bản hướng dẫn về quá trình tổ chức hội nghị như:
- Quyết định 688/QĐ-BKHCN ngày 17 tháng 04 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ . Quy chế gồm 10 Chương, 64 Điều, trong đó có chương 7 (gồm 12 Điều), quy định về chế độ họp, hội nghị tại Bộ. Tức là các quy định về tổ chức họp, hội nghị tại Bộ chỉ chiếm có 1/5 nội dung quy chế, trong khi đó Bộ lại chưa ban hành bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn chi tiết quá trình tổ chức hội nghị gồm những giai đoạn và nhiệm vụ gì,
như vậy các quy định này chưa đủ để cán bộ mới tổ chức hội nghị có thể hiểu và biết những gì cần làm nếu như khơng có sự tham gia của các cán bộ có thâm niên cơng tác
trong ngành.
- Quy chế chi tiêu nội bộ hướng dẫn các khoản chi và mức độ chi của từng nhiệm vụ công việc của Bộ Khoa học và Cơng nghệ, trong đó có Điều 12 có đề cập
đến các khoản chi phục vụ hội nghị. Các khoản chi được đề cập đến bao gồm: chi tiền nước uống trong hội nghị, Chi bồi dưỡng giảng viên, báo cáo viên; Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu là khách mời; Chi chế độ cơng tác phí ( phương tiện đi lại, múc phí lưu trú) . Như vậy có thể thấy, văn bản này chỉ quy định về các khoản chi và mức chi cụ
thể cho các hoạt động của cơ quan trong đó có tổ chức hội nghị.
- Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ và Quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị thuộc Văn phòng Bộ. Trong quy chế này có quy định về nhiệm vụ,
quyền hạn của Văn phịng và từng phịng trong Văn phịng Bộ. Trong đó có quy định cụ thể nhiệm vụ của Phịng Lễ tân thực hiện các cơng việc đảm bảo công tác hậu cần cho tổ chức hội nghị, Phịng Tổng hợp có trách nhiệm đảm bảo thực hiện các cơng việc liên quan đến nội dung hội nghị, Phịng quản trị - Y tế có trách nhiệm thực hiện
cơng tác bảo dưỡng, bảo trì các thiết bị hỗ trợ hội nghị; cịn các phịng ban khác thì khơng được quy định cụ thể trong tổ chức hội nghị
Như vậy nếu để so sánh số lượng văn bản về hướng dẫn tổ chức hội nghị của Bộ với Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thơn, Bộ Nội vụ vừa thống kê ở trên thì số
lượng văn bản quản lý và hướng dẫn của Bộ so với hai đơn vị cịn rất hạn chế. Chính vì vậy để quản lý tốt hơn cơng tác tổ chức Hội nghị của Bộ, Chánh Văn phòng Bộ cần
đề xuất với Lãnh đạo Bộ chi ý kiến chỉ đạo xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản như:
- Quy chế quản lý và sử dụng trụ sở Bộ. Sở dĩ phải ban hành Quy chế này vì quy chế này quy định chi tiết về quản lý và sử dụng các tài sản, trang thiết bị chung của cơ quan. Các cán bộ chuyên viên, căn cứ vào quy chế này để biết và thực hiện theo
đúng thẩm quyền được quy định trong quy chế.
- Văn bản hướng dẫn thủ tục đăng ký phịng hội nghị và thanh tốn cho phí phục vụ phịng hội nghị. Văn bản này cơng khai các mức chi, khoản chi và lệ phí phải nộp khi các đơn vị có nhu cầu sử dụng phịng họp, hội trường của cơ quan để tiến hành các hội nghị, các cuộc họp của đơn vị mình. Sự cơng khai này đảm bảo tính chính xác
trong các khoản chi hội nghị.
- Văn bản Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Quy định sẽ hướng dẫn thực hiện chế độ cơng tác phí đối với cán bộ, công chức, viên chức đi công tác trong nước, chế độ chi tổ chức các cuộc hội nghị của các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Nếu như quy chế chi tiêu nội bộ của Bộ có đề cập đến chế độ cơng tác phí và chế độ chi tổ chức hội
nghị một cách cụ thể và chi tiết hơn về các khoản chi phát sinh trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ này. Chánh Văn phòng căn cứ vàocác văn bản hướng dẫn của nhà nước về vấn đề này; căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan; có thể tham khảo Quy định Quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi tổ chức hội nghị đối với cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp cơng lập thuộc Bộ Tài chính (Ban hành kèm theo Quyết định số 3151/QĐ-BTC ngày 30/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) để tiến hành việc
soạn thảo và ban hành Quy định này.