Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị
2.3.2.1. Chuẩn bị nội dung hội nghị
Sau khi đã thành lập Ban Tổ chức và phân công công việc cho các đơn vị, cá nhân thì cơng tác chuẩn bị cho hội nghị cũng được tiến hành. Ví dụ như các Hội nghị
do Văn phịng Bộ chủ trì thì tất cả các báo cáo, các tài liệu chuẩn bị về nội dung của hội nghị đều do Phịng Tổng hợp tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ xem xét, phê duyệt. Còn đối với các hội nghị do các đơn vị chun mơn của Bộ tổ chức thì đơn vị sẽ tự
chuẩn bị nội dung hội nghị và trình lên Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
“Khoản 2 Điều 46 Quy chế làm việc của Bộ có quy định về việc chuẩn bị nội dung hội nghị như sau:
a. Đối với hội nghị ngành, vùng Văn phịng Bộ thơng báo cho các đơn vị liên quan viết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu chuẩn bị. Ban Tổ chức nội
dung được phân cơng dự thảo và trình bộ trưởng, thứ trưởng phụ trách các lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng đơn vị được phân cơng có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình
Lãnh đạo Bộ ký duyệt.
- Báo cáo chính phải gửi Văn phịng Bộ trước hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hồn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
- Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày Hội nghị ít nhất 02 ngày làm việc
c. Văn phịng Bộ có trách nhiệm đơn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyết những
vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.
d. Đối với các hội nghị chuyên đề tập huấn công tác chuyên môn chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì Ban Tổ chức chuẩn bị nội dung theo kế hoạch”
Như vậy tùy thuộc vào nội dung, tính chất của hội nghị mà việc chuẩn bị các báo cáo, tài liệu có liên quan đến tổ chức hội nghị sẽ được phân cho các đơn vị khác nhau thực hiện. Ví dụ việc chuẩn bị nội dung báo cáo hội nghị ngành thì giao cho các
vụ Cơng nghệ cao, Vụ Khoa học và Công nghệ các ngành kinh tế kỹ thuật, Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định cơng nghệ…, cịn nội dung của hội nghị vùng được giao
vụ phát triển khoa học và cơng nghệ địa phương. Cịn các hội nghị có liên quan đến cơng tác như thống kê, báo cáo, tổng hợp tình hình phát triển của các đơn vị thuộc Bộ
sẽ được giao cho Phòng Tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ thực hiện.
Việc chuẩn bị nội dung Hội nghị được giao trực tiếp cho các Ban Tổ chức hội nghị hoặc được giao cho các đơn vị có liên quan đến nội dung hội nghị để chuẩn bị và trình Lãnh đạo bộ duyệt. Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ cơng tác năm 2015 thì việc chuẩn bị nội dung báo cáo được giao
cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị và sau đó được gửi cho Phòng Tổng hợp để tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
Sau khi nội dung các báo cáo, tài liệu phục vụ cho việc tổ chức hội nghị đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt, đơn vị soạn thảo báo cáo mang nội dung báo cáo xuống Phịng Hành chính – Tổ chức để thực hiện việc in ấn tài liệu phục vụ hội nghị. Cán bộ
soạn thảo (tổng hợp) báo cáo căn cứ vào danh sách khách mời và thành phần tham dự Hội nghị để tiến hành in ấn tài liệu sao cho phù hợp. Việc in ấn tài liệu phục vụ hội nghị phải được hoàn thành trước 02 ngày làm việc đối với các hội nghị được diễn ra tại trụ sở Bộ, và trước 06 ngày đối với các hội nghị được tổ chức ở ngoài trụ sở Bộ so
với các hội nghị được diễn ra.
thuyết và soạn thảo thông báo kết luận của hội nghị. Việc soạn thảo các bài phát biểu của Lãnh đạo Bộ được giao trực tiếp cho các thư ký riêng của Lãnh đạo Bộ thực hiện. Việc dự thảo thông báo kết luận hội nghị được giao cho chuyên viên Phịng Tổng hợp
– cán bộ thực hiện cơng tác tổng hợp và soạn thảo báo cáo.
Bên cạnh việc chuẩn bị các báo cáo tại Hội nghị các cán bộ còn phải chuẩn bị văn phòng phẩm phục vụ hội nghị như: túi, cặp đựng tài liệu, bút, giấy, thẻ hội nghị. Căn cứ vào quy mơ, tính chất của hội nghị để chuẩn bị văn phòng phẩm cho phù hợp. Ví dụ như các hội nghị tổng kết, hội nghị sơ kết thì Phịng Tổng hợp phải chuẩn bị các cặp tài liệu để đụng tài liệu và chương trình nghị sự. Cịn đối vơi hội nghị như hội nghị tập huấn thì các cán bộ Phịng Tổng hợp không chỉ chuẩn bị nội dung hội nghị mà phải chuẩn bị giấy, bút, thẻ hội nghị cho các đại biểu đến tham dự hội nghị. Hoặc các cán bộ Phịng Tổng hợp có thể đề xuất với các đại biểu tham dự hội nghị mang theo bút để
ghi chép.
Trong quá trình khảo sát tại Bộ, em có tiến hành phỏng vấn một chun viên phịng Tổng hợp về chuẩn bị các nội dung hội nghị và chất lượng của các báo cáo được tỏng hợp thì chị có trả lời: “Hầu hết các nội dung hội nghị được thực hiện ngay khi có kế hoạch tổ chức hội nghị và được trưởng phịng Tổng hợp đơn đốc, nhắc nhở, kiểm soát rất kỹ về mặt nội dung chính vì vậy mà các báo cáo, các bài tham luận cũng như các kết luận tại hội nghị được các đại biểu tham dự đánh giá là rất tốt. Trong quá trình cơng tác tại Phịng Tổng hợp và quá trình tham gia việc chuẩn bị và tổ chức hội nghị thì chị khẳng định là trên 90% các hội nghị do Văn phòng tổ chức được đánh giá
là cao trong quá trình chuẩn bị nội dung hội nghị.”
2.3.2.2. Xây dựng chương trình nghị sự
Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày các cơng việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị. Khi được hỏi về các yêu cầu để xây dựng một chương trình
nghị sự tốt thì chun viên phịng Tổng hợp có trả lời như sau:
- “Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý”. Sự kiện nào thực hiện trước, sự kiện nào thực hiện sau, sự kiện nào thì được tiến hành song song với nhau. Ví dụ như trong chương trình nghị sự của hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun
năm 2015 thì ngồi sự kiện mở đầu là đón tiếp đại biểu, ổn định vị trí và lời diễn văn khai mạc hội nghị đó là việc giới thiệu các thành tựu cũng như tôn vinh các nhà sáng chế khong chuyên cùng với những phát minh của họ phục vụ cho đời sống, sản xuất.
Rồi tiếp đó mới là các việc như là trao bằng phát minh sáng chế, phát biểu của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ, phát biểu chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ… Như vậy đã có những cơng việc được tiến hành độc lập, có những sự kiện được tiến hành song song với nhau, điều này làm cho nội dung hội nghị không bị nhàm chán và
tăng tính lichhj sự của hội nghị.
- “Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm sốt diễn biến của hội nghị”. Trong chương trình nghị sự có sự phân cơng rõ ràng các vấn đề, và chỉ rõ thời gian cũng như
người thực hiện từng vấn đề một, chính vì vậy tạo cho Ban tổ chức hội nghị có thể kiểm sốt được tất cả các quy trình cơng việc được diễn ra theo đúng lịch trình đã định
sẵn từ trước.
Do những địi hỏi về nội dung và tính logic khoa học mà việc lập chương trình nghị sự hội nghị được giao cho cán bộ có nhiều năm cơng tác tác trong ngành và có kinh nghiệm trong việc tổ chức các hội nghị. Tại Văn phịng Bộ Khoa học và Cơng nghệ, việc xây dựng chương trình nghị sự được giao cho Trưởng phòng tổng hợp thực
hiện. Sau khi đã xây dựng xong chương trình nghị sự hội nghị, Trưởng phịng tổng hợp mang chương trình nghị sự trình Ban tổ chức hội nghị xem xét và phê duyệt. Thời
hạn phê duyệt chương trình hội nghị được quy định như sau: Đối với các hội nghị tổ chức tại trụ sở Bộ, thì chương trình hội nghị được phê duyệt trước 6 ngày so với ngày
tổ chức hội nghị. Đối với các hội nghị tổ chức tại các địa điểm ngồi trụ sở Bộ thì được chia làm hai trường hợp: Trường hợp thứ nhất, hội nghị có thành phần, đối tượng tham gia trong phạm vi hẹp, số lượng đại biểu dưới 50 người thì chương trình hội nghị phải được phê duyệt trước 6 (sáu) ngày so với này tổ chức hội nghị. Trường hợp hai là
các hội nghị có thành phần, đối tượng tham gia trên phạm vi cả nước, số lượng đại biểu tham dự từ 50 người trở lên, chương trình được duyệt trước 15 (mười năm) ngày
so với ngày tổ chức hội nghị. Như vậy để đảm bảo tiến độ về thời gian tổ chức hội nghị thì Trưởng phịng tổng hợp – Tổ chức phải xây dựng chương trình nghị sự trước
khoảng 20 (hai mươi ngày) so với ngày diễn ra hội nghị.
Khi xây dựng chương trình nghị sự hội nghị phải xây dựng thành hai mẫu khác nhau, một mẫu giành riêng cho Ban Tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành tổ chức hội nghị. Trong chương trình nghị sự này cán bộ được phân cơng soạn thảo chương trình nghị sự phải đặc biệt chú ý và dự đốn các tình huống phát sinh, phương án hỗ trợ và cách thức giải quyết vấn đề. Ví dụ như Hội
nghị tập huấn công tác lập hồ sơ dành cho các cán bộ làm văn thư kiêm nhiện chẳng hạn thì chương trình của Hội nghị sẽ là giảng lý thuyết kết hợp với thực hành và tiến hành kiểm tra của từng cá nhân tham gia đào tạo luôn. Nếu trong trường hợp hợp cán
bộ văn thư kiêm nhiệm quá đông, một giảng viên khơng thể kiểm sốt được hết các học viên tham gia tập huấn thì biện pháp ở đây là gì? Cử cán bộ văn thư chuyên trách tham gia giám sát cùng để tiết kiệm kinh phí hay là thuê thêm giảng viên? trường hợp cán bộ các trang thiết bị hạ tầng không đủ để từng học viên tham gia tập huấn thực hành nghiệp vụ lập hồ sơ thì phương án sẽ là gì? Xin cấp kinh phí để mua thêm trang thiết bị để thực hành hay là mượn dụng cụ của Lưu trữ Bộ, hay lưu ý nhắc học viên tự
chuẩn bị đồ dùng mang đến lớp để thực hành (trong giấy mời hoặc thông qua điện thoại di động). Tùy vào từng nội dung và từng hoàn cảnh cụ thể, Ban Tổ chức hội nghị
sẽ chọn ra mọt trong các phương án được đề xuất để thực hiện.
Bên cạnh chương trình nghị sự giành cho Ban tổ chức, cán bộ được phân cơng xây dựng chương trình nghị sự cần phải xây dựng chương trình nghị sự cơng khai. Chương trình ghị sự này được thơng báo cho các đại biểu đến tham dự hội nghị nhằm
giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu tiên cho những nội dung mà mình quan tâm.
Mặc dù có sự khác biệt về kỹ thuật xây dựng song trong hai bản chương trình nghị sự, về cơ bản phả trình bày các nội dung sau:
- Trình bày thứ tự các vấn đề trình bày - Thời gian thực hiện
- Nội dung vấn đề
Còn trong chương trình nghị sự dành cho ban tổ chức và chủ tọa thì chương trình nghị sự có thêm các nội dung như :
- Người thực hiện
- Người dẫn chương trình/ Người giới thiệu - Người phát biểu/ Cá nhân, đơn vị thực hiện
- Âm thanh sáng sáng - Rủi ro có thể xảy ra - Phương án hỗ trợ dự phòng
Khi xây dựng chương trình nghị sự cho hội nghị tổng kết cơng tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 của Bộ Khoa học và Cơng nghệ thì
Trưởng phòng Tổng hợp phải xác định được các nghi thức, các bài phát biểu, các nội dung chính cần triển khai trong hội nghị và sắp xếp thời gian cho phù hợp. Ví dụ trong hội nghị tổng kết cơng tác năm phải đọc chín bài báo cáo mà mỗi bài dài 15 phút, nếu
cán bộ xây dựng chương trình nghị sự khơng sắp xếp thứ tự các nội dung công việc một cách hợp lý và logic sẽ tạo cho đại biểu tham dự hội nghị cảm thấy căng thẳng, khơng thể tiếp thu được những nội dung chính đã được nêu ra trong hội nghị. Chính vì
vậy phương án ở đây có thể là sau khi nghe xong năm bài báo cáo thì sẽ cho các đại biểu tiến hành thảo luận các nội dung của báo cáo trước đó hoặc nghỉ giải lao hoặc có
thể xen kẽ vào đó là các tiết mục văn nghệ hoặc các giờ giải lao tại chỗ nhằm tạo khơng khí thoải mái cho đại biểu.
Mẫu chương trình nghị sự hội nghị (Phụ lục 4)
2.3.2.3. Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời a. Lập danh sách đại biểu a. Lập danh sách đại biểu
Tổng số đại biểu chính thức, khách mời và cơ cấu tổ chức của đại biểu đã được xác định tại Kế hoạch tổ chức Hội nghị, vì vậy trong giai đoạn này cán bộ lập danh sách chi tiết đại biểu và trên cơ sở từng nhóm đại biểu để lựa chọn hình thức mời. Đối với các hội nghị do Văn phịng tổ chức thì việc lập danh sách đại biểu khách mời được
giao cho Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức lập.
Khi lập danh sách đại biểu, Trưởng phịng Hành chính – Tổ chức sẽ tiến hành chia đại biểu theo từng nhóm cơ cấu và ở từng nhóm lại sắp xếp đại biểu theo chức vụ
từ cao xuống thấp. Điều này sẽ tạo điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động của Ban Lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dự hội nghị. Ví dụ khi lập danh sách đại biểu của
Hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế khơng chun năm 2015 thì cán bộ được phân công lập danh sách đại biểu khách mời sẽ tiến hành phân nhóm đại biểu theo các đặc trưng như: đại biểu trong cơ quan, đại biểu ngoài cơ quan; trong nhóm đại biểu trong cơ quan thì có Lãnh đạo Bộ, đại diện các đơn vị trong cơ quan; nhóm đại biểu ngồi cơ
quan thì có thể phân thành Lãnh đạo cấp trên, cơ quan ngang cấp và các nhà sáng chế không chuyên.
Khi lập danh sách, cán bộ phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị và địa chỉ liên hệ của đại biểu. Việc này nhằm đảm bảo rằng thông về đại biểu được không bị
Mẫu danh sách khách mời (Phụ lục 05) b. Soạn thảo và gửi giấy mời
Song song với việc lập danh sách đại biểu khách mời, Ban tổ chức hội nghị cần phân công cán bộ soạn thảo các mẫu giấy mời. Tùy thuộc vào quy mơ, tính chất và nội dung hội nghị, Chánh Văn phịng Bộ đề xuất trình Lãnh đạo Bộ hình thức giấy mời và quy cách mời. Giấy mời được trình bày theo khổ giấy A4 dưới dạng cơng văn mời hay là giấy mời được in trên bìa cứng khổ giấy A5. Trong hội nghị tổng kết công tác năm
2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì giấy mời được in trên khổ giấy A4, dưới hình thức cơng văn mời đảm bảo lề nối văn phong hành chính
và tính trang trọng, lịch sự của hội nghị. . Còn trong Hội nghị trao giải thưởng tạ