Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ
2.3. Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công
2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị
chuyên nghiệp tiêu biểu năm 2015 thì bàn ghế của các đại biểu, khách mời lại được sắp xếp theo hình chữ U, còn bàn ghế của Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo cấp trên được sắp
riêng một bàn thẳng quay mặt vào chữ U (tức là ngồi đối diện với các vị đại biểu) Sau khi đã chia các khu vực chỗ ngồi cho các vị đại biểu khách mời thì cán bộ công chức được giao nhiệm vụ bố trí vị trí ngồi sẽ căn cứ vào danh sách khách mời để in bảng tên và tiến hành sắp xếp bảng tên của các vị đại biểu, khách mời vào các vị trí
đã được quy định từ trước. Ví dụ như trong Lễ gặp mặt các nhà sáng chế không chuyện nghiệp tiêu biểu năm 2015, Tên và chức danh của các đại biểu cấp trên được in
sẵn và được đạt ở bàn ghế ưu tiên, trong đó người có chức vụ cao hơn, người đứng ra tổ chức hội nghị này thì đặt bảng tên ở chính giữa (Thủ tướng Chính phủ - Nguyễn Tấn Dũng), bên phải thì đặt tên người đứng ra tổ chức hội nghi này (Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ - Nguyễn Quân), bên trái là lãnh đạo cấp trên (Phó Thủ tướng
Chính phủ Vũ Đức Đam). Tương tự như các đại biểu cấp, các vị khách mời tham dự hội nghị cũng được in bảng tên, nhưng thay vì chức vụ thì lại là tên thành phố hoặc
tỉnh cá nhân đó đang sinh sống: Nguyễn Văn An, Bắc Ninh; Trần Văn Vinh, Nam Định được sắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải theo vần alphabe của tên.
Công tác chuẩn bị các khu vực ngoài hội trường như nhà để xe, khu vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh.
Các cán bộ được phân công đảm bảo công tác an ninh trật tự cho Bộ, phải bố trí, hướng dẫn các xe của đại biểu vào dự hội nghị để theo đúng trật tự, tránh để tình trạng
bãi đậu xe này thì nhiều xe quá, bãi đậu xe kia lại ít xe quá. Việc này đảm bảo cho công tác trong giữ xe, cũng như việc lấy xe ra khỏi bãi, sau khi kết thúc hội nghị được
thuận tiện và nhanh chóng nhất.
Nếu như Hội nghị được tổ chức tại tầng 2, thì Văn phòng Bộ phải chú ý xây dựng các bản chỉ dẫn từ sảnh chính tầng 1 lên đến khu vực đăng ký đại biểu và nhận tài liệu trước khi đi vào Hội trường tổ chức hội nghị. Ngoài ra, Văn phòng phải làm cả
bảng chỉ dẫn vào khu vệ sinh cho các đại biểu từ xa đến Bộ lẫn đầu tiên để họ biết.
Một số hình ảnh tổ chức hội nghị (Phụ lục 07)
2.3.2.5. Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị nghị
Công tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị bao gồm: công tác nghi lễ, chuẩn bị sân khấu, lễ đài, tiêu đề, cờ, băng rôn, áp phích. Việc trang trí Hội trường được giao cho đơn vị chủ trì hội nghị thiết kế và trang trí hội trường sao cho phù hợp
với mục đích, tính chất và nội dung của Hội nghị, đặc biệt là việc trang trí sân khấu Hội nghị. Đối với các hội nghị do Văn phòng Bộ tổ chức thì việc thiết kế sân khấu và in ấn các maket, áp phich tuyên truyền về tổ chức hội nghị được giao cho Phòng Quản
trị thực hiện và phải được Chánh Văn phòng phê duyệt đồng ý. Khu vực sân khấu được thiết kế sao cho đủ các khu vực sau: bục đứng phát biểu, đọc bài thuyết trình; khu vực trung tâm sân khấu có treo maket in tên Hội nghị và địa điểm, thời gian tiến hành; khu vực tượng Bác, cờ Đảng, Quốc Kỳ; khu vực cánh gà hoặc có thể có thêm các khu vực để trang thiết bị như là hệ thống đèn chiếu sáng, màn chiếu,. Tùy thuộc vào mục đích, nội dung của Hội nghị mà Trưởng phòng Quản trị, lựa chọn cách bài trí
cho hợp lý.
Trong Lễ trao giải thưởng Tạ Quang Bửu năm 2015 thì nội dung và mục đích của Hội nghị này là trao giải thưởng lên việc bố trí sân khấu phải được thiết kế rất rộng
rãi, Maket được in theo khổ hình vuông, kích thước 4mx4m, trên nền màu xanh nước biển, màu truyền thống của Bộ,được treo ở giữa sân khấu. Còn tượng Bác và bục phát biểu được trang trí bằng những lẵng hoa lan, ngoài ra trên sân khấu còn có một số chỗ
để đèn chiếu sáng.
Còn trong hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì do đặc thù hội nghi có Đoàn Chủ tịch chủ trì nên việc
bố trí các khu vực hội trường có sự khác biệt so với các hội nghị khác. Khu vực sân khấu hội trường sẽ được tổ chức thành các khu vực như: khu vực làm việc của Đoàn Chủ tịch ở giữa sân khấu, khu vực làm việc của đoàn thư ký ở bên phải so với bàn làm
việc của đoàn chủ tịch và khu vực đứng phát biểu đọc tham luận. Maket cũng được thiết kế theo hình chữ nhật chiều dài 2mx1,5m trên nền màu đỏ, chữ màu vàng.
Các palo, áp phích tuyên truyền cho hội nghị được in với kích thước chiều rộng bằng 1/3 chiều dài và được treo ở sảnh chính tầng 1 của Bộ và treo trước cửa Hội trường
chuẩn bị tiến hành hội nghị. Ngoài ra có thể in thêm các khẩu hiệu, danh ngôn có liên quan đến chủ đề hội nghị. Ví dụ như trong hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên năm 2015 thì có các áp phich như: áp phích giới thiệu các gương mặt nhà sáng
những giải thưởng mà họ đã đạt được (in thành 2 phông bạt có kích thước 5mx2m), còn in các áp phích “nhiệt liệt chào mừng quý vị đại biểu về tham dự lễ gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên nghiệp năm 2015”, các câu danh ngôn, những lời phát biểu hay
có liên quan đến chủ đề hội nghị như: “Khoa học và công nghệ là động lực phát triển nhanh và bền vững”, “Hiền tài là nguyên khí quốc gia”.
Bên cạnh đó, cần phải chú ý đến việc trải khăn trải bàn, hoa để bàn, hoa để trang trí Hội trường, và việc bày trí nước giải khát phục vụ đại biểu để làm tăng tính thẩm mĩ cho Hội nghị. Thông thường thì trải khăn trải bàn chỉ được tiến hành cho bàn
làm việc của lãnh đạo cấp cao, do số lượng khăn trải bàn còn hạn chế. Chính vì vậy, hiện nay các bàn để hội nghị của Bộ Khoa học và Công nghệ đều được thiết kế theo
kiểu bàn kín (từ mép bàn xuống đến chân ghế đều được phủ kín bằng gỗ), tạo cho khách ngồi Hội nghị được thoải mái nhất.
Bộ phận kỹ thuật được phân công có trách nhiệm bố trí và kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng của Hội trường. Các phòng hội nghị, Hội trường trong cơ quan đã được bài trí sẵn hệ thống đèn chiếu sáng phục vụ cho Hội nghị.Đối với các hội nghị được tổ chức ngoài cơ quan, các cán bộ được phân công chuẩn bị cho hệ thống chiếu sáng phải tính được trong một hội nghị phải dùng bao nhiêu đèn chiếu sáng hỗ trợ hệ thống đèn đã có trong phòng. Tiếp theo là chuẩn bị về hệ thống âm thanh, loa đài, micro phục vụ cho Hội nghị. Cán bộ chuyên môn phải dự tính được trong Hội nghị cần
dùng đến tối thiểu bao nhiêu micro, tối đa là bao nhiêu, hệ thống loa dài có hoạt động tốt không? Nếu như trong Hội nghị có phần văn nghệ chào mừng, hoặc là một hội đồng phản biện hay chỉ đơn thuần là giải đáp những thắc mắc của các đơn vị trong một
năm thì số lượng micro tối thiểu là 2 cái, tối đa là 5 cái. Cùng với đó là việc bố trí chỗ để loa đài để phục vụ tốt nhất cho quá trình nghe và tiếp nhận thông tin được trao đổi trong quá trình diễn ra hội nghị. Tại hội tầng 2 của Bộ Khoa học và Công nghệ thì hệ
thống âm thanh, ánh sáng được thiết kế và lắp đặt trên trần nhà, cùng với đó là hệ thống máy lạnh, đã đảm bảo cho công tác thông tin và ánh sáng được chiếu khắp cả hội trường. Còn các hội trường khác thì hệ thống chiếu máy lạnh cũng được thiết kế và
lắp đặt phù hợp với không gian của phòng họp.
- Kiểm tra lại các trang thiết bị phục vụ cho tổ chức như âm thanh, ánh sáng, băng rôn, cờ hoa hội nghị, Trong quá trình thực hiện việc lắp đặt các trang thiết bị phục vụ hội nghị, cán bộ được phân công phải tiến hành kiểm tra tình trạng của dụng
cụ trước và sau khi lắp đặt để có phương án hỗ trợ kịp thời. Ngoài ra tùy thuộc vào nội dung hội nghị mà thư ký cần chuẩn bị thêm các món quà tặng, các giấy khen bằng
khen, bó hoa, các khay để bưng đồ vật cho tổ chức hội nghị
Phòng Lễ tân phải bố trí phòng tiếp tân cho đại biểu trước, trong và sau khi tổ chức hội nghị. Tại Bộ Khoa học và Công nghệ bên cạnh các Hội trường lớn còn có các
các phòng khách và phòng Hội nghị nhỏ, khi hội nghị lớn được tổ chức tại Hội trường thì các phòng Hội nghị nhỏ và phòng khách được bố trí trở thành các phòng tiếp tân
đại biểu trước và sau hội nghị. Tùy theo số lượng đại biểu, khách mời mà số lượng phòng tiếp tân đại biểu có thể là 2 hoặc 3 phòng.
Một số hình ảnh về tổ chức hội nghị (Phụ lục 07)