CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
2.3. Thực trạng công tác quản lý nguồn nhân lực giai đoạn 2012 2014
2.3.2. Phân tích công tác quản trị nguồn nhân lực
2.3.2.1. Thiết kế và phân tích công việc.
Đây là hoạt động còn khá mới mẻ ở Điện lực thành phố Vinh và hầu nhƣ chƣa đƣợc thực hiện. Để đánh giá lao động quản lý ở đơn vị, theo quy định của đơn vị, các trƣởng phòng ban dựa trên bảng quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và dựa vào phân tích công việc trong đơn vị. Với các đơn vị trực thuộc thì chƣa tiến hành phân tích công việc.
2.3.2.2. Hoạch định nguồn nhân lực.
- Dự đoán nhu cầu nhân lực: Để có đƣợc kế hoạch nguồn nhân lực một cách khoa học và phù hợp với nhu cầu thực tế, hàng năm Điện lực thành phố Vinh tiến hành tổng kết thời gian làm việc, khối lƣợng công việc trên toàn đơn vị cũng nhƣ tại các bộ phận.
Bảng 2.11: Thời gian làm việc thực tế của CBCNV giai đoạn 2012 – 2014.
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Thời gian làm việc thực tế của nhân lực tại Điện lực thành phố Vinh giai đoạn 2012 – 2014 có khá nhiều biến động. Theo đó, năm 2012 số giờ làm việc trung bình của nhân viên tại đơn vị là 2.268 giờ/ngƣời/năm (cao hơn so với mức quy định chung là 2.016 giờ/ngƣời/năm); sang năm 2013 giá trị này giảm xuống còn 1.980 giờ/ngƣời/năm (thấp hơn so với mức quy định chung); đến năm 2014 số giờ làm việc trung bình của lao động tại điện lực Vinh lại tăng lên 2.114 giờ/ngƣời/năm vì trong năm này thời tiết vào mùa hè nắng nóng nên tình trạng quá tải của các đƣờng dây hạ thế, trạm biến áp nên việc chống quá tải đã làm cho tần suất công việc tăng lên so với năm 2013.
Tiêu chí Đơn vị 2012 2013 2014
Số lƣợng nhân viên Ngƣời 201 220 208
Số giờ làm việc trung bình của đơn
vị trong năm Giờ/năm 455.868 435.600 439712
Số giờ làm việc trung bình của
nhân viên đơn vị trong năm Giờ/ngƣời/năm 2.268 1.980 2.114 So sánh số giờ thực tế làm
việc/ngƣời/năm làm theo thực tế với số giờ quy định /ngƣời/năm (2016 giờ)
Bảng 2.12: Thời gian làm việc thực tế của CBCNV tại các đơn vị giai đoạn 2012 – 2014.
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Theo quy định chung mỗi năm có 365 ngày trừ những ngày lễ, tết, hội họp, thứ bảy, chủ nhật còn lại trung bình ngƣời lao đông làm việc khoảng 252 ngày. Một ngƣời làm tối đa trong năm là 2.016 giờ. Tại điện lực thành phố Vinh những năm gần đây, lao động tại phòng tài chính – kế toán luôn làm vƣợt quá thời gian quy
Tiêu chí Đơn vị 2012 2013 2014
Phòng tổng hợp
Số lƣợng nhân viên Ngƣời 7 7 7
Số giờ làm việc trung bình của phòng trong năm
Giờ/phòng/năm 5.824 5.613 5.902
Số giờ làm việc trung bình của nhân viên của phòng trong năm
Giờ/ngƣời/năm 832 802 843
Phòng kế hoạch – kỹ thuật
Số lƣợng nhân viên Ngƣời 8 8 7
Số giờ làm việc trung bình của phòng trong năm
Giờ/phòng/năm 12.129 12.320 11.900
Số giờ làm việc trung bình của nhân viên của phòng trong năm
Giờ/ngƣời/năm 1.516 1.540 1.700
Phòng tài chính – kế toán
Số lƣợng nhân viên Ngƣời 7 8 8
Số giờ làm việc trung bình của phòng trong năm
Giờ/phòng/năm 15.085 17.512 17.600
Số giờ làm việc trung bình của nhân viên của phòng trong năm
Giờ/ngƣời/năm 2.155 2.189 2.200
Phòng kinh doanh điện năng
Số lƣợng nhân viên Ngƣời 11 12 12
Số giờ làm việc trung bình của phòng trong năm
Giờ/phòng/năm 12.980 14.328 13.564
Số giờ làm việc trung bình của nhân viên của phòng trong năm
định, cụ thể nhƣ năm 2012 lao động tạo phòng tài chính – kế toán làm việc trung bình 2.155 giờ/ngƣời/năm (vƣợt 139 giờ); sang năm 2013 số giờ làm việc tăng lên 2.189 giờ/ngƣời/năm (vƣợt 173 giờ) và đến năm 2014 số giờ làm việc của lao động phòng tài chính – kế toán vẫn tiếp tục vƣợt so với mức quy định chung, với 2.200 giờ/ngƣời/năm (vƣợt 184 giờ). Còn tại các phòng ban khác, nhƣ phòng tổng hợp, phòng kế hoạch – kỹ thuật hay kinh doanh điện năng ngƣời lao động đều làm thấp hơn so với mức thời gian quy định chung. Đặc biệt là phòng tổng hợp, theo thống kê qua các năm thì số giờ làm việc của mỗi ngƣời quá thấp so với dự định chung. Do vậy, cần phải có một số biện pháp để cân đối lại nguồn nhân lực trong các phòng ban sao cho đạt hiệu quả cao nhất trong công việc.
Bảng 2.13: Kế hoạch nhân lực giai đoạn 2012 – 2014.
Chỉ tiêu Đơn vị 2012 2013 2014
Nhu cầu nhân lực kế hoạch Ngƣời 226 216 269
Thực tế nhân lực Ngƣời 201 220 214
Tỷ lệ so với kế hoạch % 88,9 101,8 79,5
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Mặc dù đã có những phân tích, tổng kết về thời gian làm việc thực tế trên toàn đơn vị và các bộ phận theo các năm, nhƣng số lƣợng nhân lực thực tế tại đơn vị năm 2012 và năm 2014 vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, Điện lực thành phố Vinh phải có những thay đổi về mặt nhân sự giữa các phòng, ban để có thể hoàn thành công việc tốt nhất mà không phải thêm giờ làm. Ví dụ nhƣ có thể thuyên chuyển một số ngƣời ở phòng tổng hợp sang phòng tài chính – kế toán để san sẻ công việc cho phòng kế toán sao cho đạt hiệu quả công việc trong công ty là tốt nhất.
2.3.2.3. Tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực.
Thực tế hoạt động tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực tại Điện lực thành phố Vinh khá đơn giản, bởi việc tuyển dụng này do cấp trên là Công ty Điện lực Nghệ An thực hiện, Điện lực TP Vinh chỉ nhận nhân lực từ Công ty. Nguồn tuyển dụng nhân sự chủ yếu là nguồn bên trong. Công ty Điện lực Nghệ An chỉ thông báo nội bộ, cho
nên có sự hạn chế về chất lƣợng cũng nhƣ số lƣợng ngƣời tham gia dự tuyển và đơn vị không có nhiều cơ hội chọn lựa những nhân lực giỏi hay lao động có trình độ cao.
Bảng 2.14: Số lƣợng nhân lực nhận từ Công ty Điện lực Nghệ An giai đoạn 2012- 2014.
Tiêu chí Đơn vị 2012 2013 2014
Số nhân lực nhận Ngƣời 6 19 -
Tỷ lệ tăng % - 216,6 -
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Số lƣợng nhân lực Điện lực TP Vinh nhận từ điện lực Nghệ An giai đoạn 2012 – 2014 có nhiều biến động. Năm 2012 là 6 ngƣời, sang năm 2013 tăng lên 19 ngƣời (tăng 216,6%) và đến năm 2014 không có chỉ tiêu tuyển dụng nào cho điện lực Vinh.
2.3.2.4. Bố trí nhân lực và thôi việc.
- Cơ cấu nhân lực tại các phòng ban:
Tại Điện lực thành phố Vinh, cơ cấu nhân lực tại các phòng, ban đƣợc thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.15: Cơ cấu nhân lực tại các phòng, ban giai đoạn 2012 - 2014.
Tiêu chí 2012 2013 2014
Tổng số nhân lực 201 220 214
Phòng tổng hợp 7 7 7
Phòng kế hoạch – kỹ thuật 8 8 7
Phòng tài chính – kế toán 7 8 8
Phòng kinh doanh điện năng 11 12 12
Các tổ đội 168 185 180
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Đa phần nguồn nhân lực của điện lực thành phố Vinh là tại các tổ, đội. Còn số lƣợng nguồn nhân lực tại các phòng, ban cơ bản của điện lực nhƣ phòng tổng hợp, phòng kế hoạch – kỹ thuật hay tài chính – kế toán... không có nhiều thay đổi trong các năm.
- Bố trí nhân lực:
cầu và do trƣởng phòng, đơn vị phân công công việc cụ thể (ứng viên sẽ không biết trƣớc mình sẽ đảm nhận công việc cụ thể nào trong phòng, đơn vị ấy cho đến khi đƣợc phân công). Đối với những ngƣời đang làm việc, thỉnh thoảng cũng đƣợc trƣởng phòng, đơn vị phân công thêm, giảm bớt hay hoán chuyển công việc trong nội bộ một phòng ban, đơn vị. Đôi khi vì lý do điều phối lại lao động, Giám đốc đơn vị ra quyết định điều động cán bộ nhân viên từ phòng, ban, đơn vị này sang phòng, ban, đơn vị khác.
Đối với công tác bố trí sắp xếp nhân lực, trong những năm qua, ban lãnh đạo Điện lực TP Vinh đã có nhiều nỗ lực trong việc rà soát nguồn nhân lực hiện có, bố trí sắp xếp lại các vị trí công tác cho phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, khả năng làm việc và sức khỏe của mỗi nhân viên. Tuy nhiên, đây là một công việc mất khá nhiều thời gian và phụ thuộc vào việc đánh giá khả năng của mỗi ngƣời nên thực hiện tốt công tác này không phải là công việc một sớm một chiều.
Bảng 2.16: Công tác bố trí nhân sự giai đoạn 2012 – 2014.Tiêu chí Tiêu chí 2012 2013 2014 SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) Số ngƣời làm việc đúng chuyên môn 137 68 152 69 158 74
Số ngƣời làm việc không
đúng chuyên môn 64 32 68 31 56 26
Tổng số nhân lực 201 100 220 100 214 100
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh.
Số ngƣời làm việc đúng chuyên môn tại điện lực TP Vinh chiếm tỷ lệ tƣơng đối cao và có xu hƣớng tăng lên theo các năm trong giai đoạn. Năm 2012, trong tổng số 201 lao động định biên toàn đơn vị thì có 137 ngƣời làm việc đúng chuyên môn, tƣơng đƣơng với 68%. Năm 2013 trong tổng số 220 lao động thì có 152 ngƣời đƣợc làm việc đúng với chuyên môn nghiệp vụ của mình, tƣơng đƣơng với 69%; năm 2014 tỷ lệ này là 74%.
Song song với tình hình gia tăng số lƣợng lao động làm việc đúng chuyên môn thì số ngƣời làm việc không đúng chuyên môn có xu hƣớng giảm xuống. Các năm trong giai đoạn 2012 – 2014 tỷ lệ này lần lƣợt là 32%; 31% và 26%.
Với những số liệu cũng nhƣ tỷ lệ này cho thấy công tác bố trí, sử dụng nguồn nhân lực tại điện lực Vinh đƣợc triển khai tƣơng đối hiệu quả.
2.3.2.5. Đào tạo và phát triển nhân lực.
a. Xác định nhu cầu đào tạo.
Việc xác định nhu cầu và lập kế hoạch đào tạo đƣợc thực hiện khi tiến hành đánh giá hoàn thành công việc và kế hoạch phát triển của nhân viên tại các phòng, ban, đội, tổ. Kế hoạch đào tạo đƣợc lập trên cơ sở yêu cầu của ban lãnh đạo đơn vị, yêu cầu của bộ phận và nguyện vọng của cá nhân.
Trong quý 1 hàng năm, cán bộ nhân viên đăng kí đào tạo với cán bộ quản lý trực tiếp bằng cách thảo luận và thống nhất về các nội dung:
Thứ nhất là yêu cầu của trƣởng bộ phận đối với nhân viên nhằm hoàn thiện hoặc nâng cao trình độ nhân viên. Thứ hai là nguyện vọng đào tạo của nhân viên.
Về mặt khách quan, mỗi cán bộ nhân viên có thể chƣa thể hiểu hết đƣợc những thiếu sót của mình trong quá trình thực hiện công việc. Cán bộ quản lý trực tiếp là ngƣời thƣờng xuyên tiếp xúc và làm việc với nhân viên, họ có thể hiểu rõ hơn về những thiếu sót đó và yêu cầu nhân viên thực hiện một số khoá đào tạo để nâng cao trình độ.
Việc khảo sát nhu cầu đào tạo của điện lực Vinh đƣợc thực hiện thông qua 2 phƣơng pháp áp dụng với các loại lao động khác nhau. Đối với nhân viên sẽ phải điền vào phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo, đối với cán bộ quản lý sẽ sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp. Phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo sẽ cho biết các thông tin nhƣ: Đánh giá của nhân viên về hoạt động đào tạo nói chung cũng nhƣ nội dung đào tạo mà nhân viên đã đƣợc tham dự, nhận xét của nhân viên về phƣơng pháp giảng dạy, các môn học mà họ cảm thấy cần thiết cho công việc của họ và cần phải thực hiện đào tạo, thời gian phù hợp cho việc đào tạo…
Nội dung đào tạo đƣợc ghi rõ trong bản đánh giá hoàn thành công việc và kế hoạch phát triển của cá nhân và đƣợc trƣởng bộ phận phê duyệt. Trong trƣờng hợp kế hoạch phát triển cá nhân của nhân viên không nằm trong bản đánh giá hoàn thành công việc và kế hoạch phát triển thì cán bộ nhân sự đơn vị có trách nhiệm tập hợp các yêu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo đơn vị trình trƣởng đơn vị phê duyệt.
Trƣởng đơn vị chỉ đạo cán bộ nhân sự đơn vị tập hợp nhu cầu đào tạo của nhân viên trong đơn vị và lập kế hoạch đào tạo. Trong trƣờng hợp cần thiết, trƣởng đơn vị có thể xem xét yêu cầu các cán bộ quản lý cấp bộ phận và các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan xem xét kế hoạch đào tạo bộ phận trƣớc khi phê duyệt. Bản kế hoạch đào tạo của bộ phận đƣợc gửi cho cán bộ phụ trách nhân sự của đơn vị để kiểm soát việc thực hiện đào tạo của bộ phận và khả năng hỗ trợ đào tạo cho toàn đơn vị.
Cán bộ phụ trách nhân sự của đơn vị căn cứ vào kế hoạch đào tạo của đơn vị, phối hợp đánh giá khả năng thực hiện của mình và khả năng cung cấp của các tổ chức đào tạo, lập kế hoạch đào tạo chung cho toàn đơn vị và trình ban lãnh đạo quyết định. Khi cần thiết, giám đốc Điện lực TP Vinh thành lập hội đồng đào tạo để xem xét và tƣ vấn trƣớc khi quyết định.
Kế hoạch đào tạo hàng năm của Điện lực TP Vinh đƣợc phổ biến đến các phòng, ban. Cán bộ nhân sự đơn vị cập nhật các thay đổi nhu cầu đào tạo và kế hoạch của đơn vị (nếu có) khi tiến hành làm bản đánh giá hoàn thành công việc và kế hoạch phát triển giữa năm và gửi cho cán bộ phụ trách nhân sự đơn vị để hiệu chỉnh kế hoạch đào tạo chung cho toàn đơn vị.
Đối với các trƣờng hợp đào tạo đột xuất: Nhân viên có nguyện vọng đƣợc đào tạo đột xuất thì làm đơn đề nghị gửi trƣởng bộ phận xem xét, bộ phận có nhu cầu đào tạo nhân viên đột xuất thì trƣởng bộ phận làm đơn đề nghị. Đơn đƣợc gửi cho cán bộ phụ trách nhân sự Điện lực TP Vinh xem xét sau đó trình giám đốc xem xét hoặc phê duyệt. Thẩm quyền phê duyệt do ban lãnh đạo đơn vị quy định căn cứ theo mức chi phí phát sinh. Các trƣởng bộ phận có thể đề nghị nhân viên ở bộ phận khác đào tạo nhƣng cần có sự đồng ý của trƣởng bộ phận tƣơng ứng.
Bảng 2.17: Nhu cầu đào tạo CBCNV giai đoạn 2012 – 2014.
(Đơn vị: ngƣời)
Tiêu chí 2012 2013 2014
Kế hoạch đào tạo 11 13 13
Thực hiện 13 15 16
% thực hiện so với kế hoạch 119 119 121
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh
Nhìn vào bảng trên ta thấy số nhân viên thực tế đƣợc đào tạo hàng năm cao hơn số ngƣời dự kiến sẽ đào tạo khá nhiều chứng tỏ khâu xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị chƣa đƣợc tốt. Năm 2012, bộ phận nhân sự của Điện lực TP Vinh tổng hợp nhu cầu đào tạo là 11 ngƣời, trong khi thực tế đào tạo là 13 ngƣời, tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch là 119%. Năm 2013, bộ phận nhân sự tổng hợp nhu cầu đào tạo là 13 ngƣời, trong khi đó thực tế đào tạo lại là 15 ngƣời, tỷ lệ thực hiện so với kế hoạch là 119%. Sang năm 2014, tỷ lệ này là 121%. Việc vƣợt mức quá nhiều nhƣ thế gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh của đơn vị trong năm và vấn đề tài chính.
b. Nội dung và phương pháp đào tạo.
Bảng 2.18: Cơ cấu đào tạo nhân lực giai đoạn 2012 – 2014.
Tiêu chí 2012 2013 2014 SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) Kỹ thuật 3 28 5 30 5 33 Quản lý 6 41 6 43 8 48 Kinh doanh 4 31 4 27 3 19 Tổng số nhân
viên đào tạo 13 100 15 100 16 100
Nguồn: Điện lực thành phố Vinh.