IV. Cổ đông sở hữu cổ
2. CÁC TIỂU BAN THUỘC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Nghị quyết số 16-07/2013/NQ-HĐQT của HĐQT ban hành ngày 15/07/2013 đã quyết định thành lập 04 Tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của HĐQT bao gồm: Tiểu ban Đầu tư, Tiểu ban Nhân sự, Tiểu ban Trách nhiệm xã hội, Tiểu ban Quản trị độc lập. Tuy nhiên, Nghị quyết ĐHCĐ thường niên năm 2014 đã phê duyệt sự thành lập của Hội đồng Đầu tư, với chức năng và nhiệm vụ như được quy định tại Khoản 3 Điều 29 của Điều lệ Công ty CP Xuyên Thái Bình được ban hành ngày 28/10/2014. Cũng theo đó, Nghị quyết số 15-06/2014/NQ-HĐQT đã hủy bỏ các nội dung có liên quan đến Tiểu ban đầu tư trong các văn bản nội bộ của Công ty và miễn nhiệm Tiểu ban đầu tư trực thuộc Hội đồng Quản trị.
Ngày 06/04/2015, Hội đồng Quản trị phê duyệt việc thành lập thêm 1 Tiểu ban là Tiểu ban Phát triển bền vững trực thuộc HĐQT, hỗ trợ HĐQT về các công việc liên quan đến xây dựng, tham mưu, theo dõi, đánh giá đối với toàn bộ hoạt động phát triển bền vững của Công ty, hướng vào 3 vấn đề lớn là Kinh tế, Môi trường và Xã hội. Việc thành lập tiểu ban Phát triển bền vững nằm trong chiến lược chuyên nghiệp hóa các hoạt động môi trường xã hội, thực hiện nghĩa vụ đạo đức doanh nghiệp và hướng tới sự phát triển bền vững trong giai đoạn tiếp theo. Thành viên tham gia vào tiểu ban và mạng lưới điều phối viên tại các công ty thành viên là những người
hiểu rõ hoạt động công ty, có kinh nghiệm trong vấn đề khoa học xã hội, từng tư vấn và đào tạo, đánh giá các lĩnh vực môi trường, an toàn, xã hội cho các tập đoàn lớn của Châu Âu, Hoa Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc... như Sumitomo, Yamaha, CJ Vina, Palffiger, Levi Strauss (Levi’s)… Tiểu ban Phát triển bền vững được thành lập theo Nghị quyết số 04-04/2015/NQ-HĐQT ngày 06/04/2015.
Tiếp theo đó, ngày 24/04/2015, Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Tập đoàn PAN (tại thời điểm đó là Công ty Cổ phần Xuyên Thái Bình) đã phê duyệt việc hủy bỏ Hội đồng Đầu tư và xóa bỏ các điều khoản liên quan đến quy định về Hội đồng Đầu tư và sửa lại Điều lệ tương ứng, chuyển toàn bộ quyền hạn và nghĩa vụ của Hội đồng đầu tư theo quy định tại Điều lệ hiện tại cho HĐQT, theo nội dung Nghị quyết số 01-04/2015/NQ-ĐHĐCĐ ngày 24/04/2015, Điều 7, Khoản B.
Vì vậy, tại thời điểm 31/12/2015, Công ty có 04 Tiểu ban trực thuộc HĐQT bao gồm Tiểu ban Nhân sự, Tiểu ban Trách nhiệm xã hội, Tiểu ban Quản trị độc lập và Tiểu ban Phát triển bền vững.
Năm 2016, theo Nghị quyết số 01-04/2016/NQ-HĐQT của HĐQT ngày 05/04/2016 đã cơ cấu lại các tiểu ban và nhân sự trong các tiểu ban trực thuộc HĐQT. Cụ thể như sau:
175ANNUAL REPORT | ANNUAL REPORT |
174 | THE PAN GROUP | BÁO CÁO THƯỜNG NIÊN 2016
STT Số Nghị quyết/Quyết định Ngày Nội dung
1 01-02/2016/NQ-HĐQT 16/02/2016 Thông qua chủ trương đầu tư vào một số công ty lĩnh vực nông nghiệp
2 02-02/2016/NQ-HĐQT 24/02/2016 Thông qua đề xuất thành lập Công ty Cổ phần PAN-SALADBOWL.
3 01-04/2016/NQ-HĐQT 05/04/2016 Thông qua nội dung họp, các báo cáo và tờ trình cần biểu quyết thông qua tại ĐHĐCĐ thường niên năm 2016.
4 02-04/2016/NQ-HĐQT 05/04/2016 Bổ nhiệm Bà Nguyễn Thị Trà My, thành viên HĐQT làm Phó Chủ tịch HĐQT.
5 03-04/2016/NQ-HĐQT 05/04/2016 Thông qua cơ cấu và tổ chức lại các tiểu ban thuộc HĐQT.
6 04-04/2016/NQ-HĐQT 05/04/2016 Bổ nhiệm bà Vũ Thị Lan Anh giữ chức vụ Kế toán trưởng Công ty kể từ ngày 05/04/2016.
7 01-05/2016/NQ-HĐQT 06/05/2016 Thông qua thỏa thuận sửa đổi HĐCN phần vốn góp giữa The PAN Group và Nihon Housing tại PAN Services.
8 02-05/2016/NQ-HĐQT 07/05/2016 Thông qua việc mua lại cổ phiếu ESOP của nhân viên nghỉ việc làm cổ phiếu quỹ của Công ty.
9 01-06/2016/NQ-HĐQT 22/06/2016
Thông qua việc chọn EY Việt Nam là Công ty kiểm toán BCTC riêng lẻ và hợp nhất năm 2016 của Công ty. Chấp thuận giao dịch với các bên liên quan của The PAN Group.
10 02-06/2016/NQ-HĐQT 22/06/2016 Thông qua phương án The PAN Group bảo lãnh cho khoản vay của Công ty CP PAN-SALADBOWL.
11 01-07/2016/NQ-HĐQT 25/07/2016 Thông qua đề xuất thành lập Công ty CP PAN Farm.
12 02-07/2016/NQ-HĐQT 25/07/2016 Bổ nhiệm thành viên độc lập HĐQT của Công ty nhiệm kỳ 2013-2017.
13 03-07/2016/NQ-HĐQT 25/07/2016 Không tiến hành các hoạt động kinh doanh bất động sản.
14 01-09/2016/NQ-HĐQT 13/09/2016 Triển khai kế hoạch phát hành cổ phiếu theo chương trình lựa chọn cho cán bộ chủ chốt của Công Ty.
15 01-10/2016/NQ-HĐQT 04/10/2016 Ban hành Quy chế phát hành ESOP 2016.
16 01-11/2016/NQ-HĐQT 11/11/2016 Bổ nhiệm chức danh Tổng Giám đốc đối với ông Nguyễn Khắc Hải.
CÁC NGHỊ QUYẾT/QUYẾT ĐỊNH CỦA HĐQT:
STT Thành viên HĐQT Chức vụ Ngày bắt đầu/ không còn là thành
viên HĐQT
Số buổi họp
tham dự Tỷ lệ
1 Ông Nguyễn Duy Hưng Chủ tịch 26/04/2013 10/10 100%
2 Bà Nguyễn Thị Trà My Phó Chủ tịch 26/04/2013 10/10 100%
3 Ông Nguyễn Văn Khải Thành viên 31/08/2005 10/10 100%
4 Bà Hà Thị Thanh Vân Thành viên 31/08/2005 10/10 100%
5 Bà Lê Thị Lệ Hằng Thành viên 26/04/2013 10/10 100%
6 Ông Trần Đình Long Thành viên 26/04/2013 10/10 100%
7 Ông Michael Sng Beng Hock Thành viên 10/05/2014 09/10 90%
8 Đặng Kim Sơn Thành viên 25/07/2016 4/10 100%
sở quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm đã được pháp luật quy định, tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông. Trong năm 2016, tuân thủ các quy định nội bộ cũng như để đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty, HĐQT duy trì việc họp mặt trực tiếp định kỳ mỗi quý một (01) lần nhằm bàn bạc, thảo luận và thống nhất các quyết định thuộc thẩm quyền quyết định của HĐQT để kịp thời đưa ra những chỉ đạo trong điều hành hoạt động kinh doanh cho Công ty để phù hợp với biến động của thị trường. Theo đó, năm 2016, HĐQT đã tiến hành 10 cuộc họp định kỳ và đột xuất, dưới hình thức trực tiếp hoặc qua hình thức đàm thoại và thư điện tử, ban hành 16 Nghị quyết/ quyết định về các vấn đề chiến lược, kế hoạch hoạt động của Công ty với sự tham gia đầy đủ của các thành viên. Các cuộc họp HĐQT được tổ chức và tiến hành theo đúng Điều lệ Công ty, Các Biên bản, Nghị quyết, Quyết định của HĐQT đều dựa trên sự thống nhất của các thành viên, được lưu giữ theo đúng quy định. Các thành viên HĐQT tích cực tham gia, đóng góp ý kiến và biểu quyết thông qua các quyết định khi hơn một phần hai (1/2) tổng số thành viên HĐQT tham dự chấp thuận. Tất cả các cuộc họp trực tiếp của HĐQT đều có sự tham gia của Trưởng Ban Kiểm soát (BKS) và/hoặc Thành viên BKS với tư cách quan sát viên, và tất cả các trao đổi và họp thông qua hình thức xin ý kiến bằng văn bản đều có sự chứng kiến của Trưởng Ban Kiểm soát. Cụ thể các cuộc họp của HĐQT như sau: