CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
1.2. Chức năng quản trị nguồn nhân lực
1.2.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Đây là bước tổ chức, doanh nghiệp định ra mục tiêu, xem xét các nguồn lực và đưa ra các giải pháp tối ưu. Hoạch định có tác dụng nhận biết các thời cơ kinh doanh, các nguy cơ có thể có, giảm bớt những sai lầm và lãng phí. Hoạch định là một quá trình suy nghĩ về phía trước, là phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên những kiến thức biết trước.
Quản trị NNL là một tiến trình mà bước đầu tiên là việc nghiên cứu một cách có hệ thống với việc thực hiện chức năng hoạch định nhằm giảm thiểu bất trắc, rủi ro, linh hoạt đối phó và thích ứng trước thị trường trong môi trường luôn thay đổi. Về phương diện nhân lực, công tác hoạch định giúp cho tổ chức thấy rõ được phương hướng, các mục tiêu quản trị NNL, phân tích các yếu tố tác động của bên ngoài và nội bộ tổ chức, các nguồn lực cần thiết và các giải pháp cơ bản nhất để đạt được mục tiêu với NNL có hạn. Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ năng lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Các kế hoạch dài hạn mang tính chiến lược được chi tiết hóa bằng một chuỗi kế hoạch chiến thuật, tác nghiệp trong ngắn hạn, cái mà nó được điều chỉnh theo tín hiệu thị trường và tình hình hoạt động thực tế của tổ chức. Hoạch định giúp cho doanh nghiệp có được người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Nội dung hoạch định NNL là xác định mục tiêu về số lượng và chất lượng NNL của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, khối lượng công việc, các vị trí chức danh cần thiết, dự báo xu hướng của hoạt động quản trị NNL, sự trung thành và cam kết của NV trong môi trường cạnh tranh NNL, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, sự chuyển dịch công việc, sự thay thế nhân lực, tình hình nâng cao chất lượng NV và nâng cao giá trị sản phẩm và cũng trên cơ sở khả năng tài chính để chi cho hoạt động quản trị NNL. Bên cạnh đó, hoạch định lộ trình và đưa ra các giải pháp chính yếu, cơ bản nhất – các nội dung thực hiện chức năng quản trị NNL.
Hoạch định NNL là tiến trình gồm nhiều hoạt động. Trước hết, doanh nghiệp nghiên cứu vị trí của mình ở đâu trên thị trường, phân tích môi trường, yếu tố bên ngoài có tác động lớn đến doanh nghiệp như: Chính trị, công nghệ, chính sách của chính phủ, pháp luật, văn hóa xã hội, điều kiện tự nhiên, trình độ kỹ thuật – công nghệ, tình hình nhân khẩu học, đối thủ cạnh tranh, thị trường lao động và khả năng cung ứng của thị trường này… tác động đến việc hoạch định NNL của doanh nghiệp và phân tích điểm mạnh, yếu của nội bộ doanh nghiệp, các nguồn lực như nhân lực, tài chính, trình độ công nghệ kỹ thuật…
Nhiệm vụ tiếp theo của hoạt động hoạch định là xác định mục tiêu của quản trị NNL xuyên suốt của toàn bộ quá trình quản trị: từ việc thu hút, đào tạo phát triển và duy trì nguồn lực nhằm đảm bảo tổ chức luôn có đủ người, đúng việc và đúng thời điểm. Các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn được đưa ra tuân thủ nguyên tắc về xây dựng mục tiêu: Có thể định lượng, có tính khả thi, nhất quán, có tính kế thừa, có thời gian thực hiện và linh hoạt.
Mục tiêu, kế hoạch dài hạn là cơ sở cho việc dự báo về NNL của tổ chức. Việc dự báo xuất phát từ việc phân tích hoạt động kinh doanh dự kiến và NNL hiện tại cùng với định hướng về NNL, khối lượng công việc cần thực hiện, trình độ và khả năng thay đổi công nghệ, kỹ thuật, thay đổi cơ cấu tổ chức, bộ máy, biện pháp nâng cao năng suất lao động, cơ cấu nghiệp vụ cho hoạt động kinh doanh, tỷ lệ nghỉ việc của NV, khả năng tài chính. Các kết quả phân tích và dự báo các yếu tố tác động là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành dự báo và xác định nhu cầu năng lực.