7. Cấu trúc nghiên cứu
1.2. Chức năng quản trị nguồn nhân lực
1.2.1. Thu hút nguồn nhân lực
1.2.1.1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Đây là bước tổ chức, doanh nghiệp định ra mục tiêu, xem xét các nguồn lực và đưa ra các giải pháp tối ưu. Hoạch định có tác dụng nhận biết các thời cơ kinh doanh, các nguy cơ có thể có, giảm bớt những sai lầm và lãng phí. Hoạch định là một quá trình suy nghĩ về phía trước, là phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên những kiến thức biết trước.
Quản trị NNL là một tiến trình mà bước đầu tiên là việc nghiên cứu một cách có hệ thống với việc thực hiện chức năng hoạch định nhằm giảm thiểu bất trắc, rủi ro, linh hoạt đối phó và thích ứng trước thị trường trong môi trường luôn thay đổi. Về phương diện nhân lực, công tác hoạch định giúp cho tổ chức thấy rõ được phương hướng, các mục tiêu quản trị NNL, phân tích các yếu tố tác động của bên ngoài và nội bộ tổ chức, các nguồn lực cần thiết và các giải pháp cơ bản nhất để đạt được mục tiêu với NNL có hạn. Hoạch định NNL là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động đảm bảo cho tổ chức có đủ năng lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Các kế hoạch dài hạn mang tính chiến lược được chi tiết hóa bằng một chuỗi kế hoạch chiến thuật, tác nghiệp trong ngắn hạn, cái mà nó được điều chỉnh theo tín hiệu thị trường và tình hình hoạt động thực tế của tổ chức. Hoạch định giúp cho doanh nghiệp có được người đúng việc, đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường.
Nội dung hoạch định NNL là xác định mục tiêu về số lượng và chất lượng NNL của tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn, khối lượng công việc, các vị trí chức danh cần thiết, dự báo xu hướng của hoạt động quản trị NNL, sự trung thành và cam kết của NV trong môi trường cạnh tranh NNL, sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, bộ máy, sự chuyển dịch công việc, sự thay thế nhân lực, tình hình nâng cao chất lượng NV và nâng cao giá trị sản phẩm và cũng trên cơ sở khả năng tài chính để chi cho hoạt động quản trị NNL. Bên cạnh đó, hoạch định lộ trình và đưa ra các giải pháp chính yếu, cơ bản nhất – các nội dung thực hiện chức năng quản trị NNL.
Hoạch định NNL là tiến trình gồm nhiều hoạt động. Trước hết, doanh nghiệp nghiên cứu vị trí của mình ở đâu trên thị trường, phân tích môi trường, yếu tố bên ngoài có tác động lớn đến doanh nghiệp như: Chính trị, công nghệ, chính sách của chính phủ, pháp luật, văn hóa xã hội, điều kiện tự nhiên, trình độ kỹ thuật – công nghệ, tình hình nhân khẩu học, đối thủ cạnh tranh, thị trường lao động và khả năng cung ứng của thị trường này… tác động đến việc hoạch định NNL của doanh nghiệp và phân tích điểm mạnh, yếu của nội bộ doanh nghiệp, các nguồn lực như nhân lực, tài chính, trình độ công nghệ kỹ thuật…
Nhiệm vụ tiếp theo của hoạt động hoạch định là xác định mục tiêu của quản trị NNL xuyên suốt của toàn bộ quá trình quản trị: từ việc thu hút, đào tạo phát triển và duy trì nguồn lực nhằm đảm bảo tổ chức luôn có đủ người, đúng việc và đúng thời điểm. Các mục tiêu dài hạn, ngắn hạn được đưa ra tuân thủ nguyên tắc về xây dựng mục tiêu: Có thể định lượng, có tính khả thi, nhất quán, có tính kế thừa, có thời gian thực hiện và linh hoạt.
Mục tiêu, kế hoạch dài hạn là cơ sở cho việc dự báo về NNL của tổ chức. Việc dự báo xuất phát từ việc phân tích hoạt động kinh doanh dự kiến và NNL hiện tại cùng với định hướng về NNL, khối lượng công việc cần thực hiện, trình độ và khả năng thay đổi công nghệ, kỹ thuật, thay đổi cơ cấu tổ chức, bộ máy, biện pháp nâng cao năng suất lao động, cơ cấu nghiệp vụ cho hoạt động kinh doanh, tỷ lệ nghỉ việc của NV, khả năng tài chính. Các kết quả phân tích và dự báo các yếu tố tác động là căn cứ để doanh nghiệp tiến hành dự báo và xác định nhu cầu năng lực.
1.1.2.2. Phân tích công việc
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất kỹ năng NV cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc.
Khi phân tích có hai tài liệu cơ bản là:
- Bảng mô tả công việc: Là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
- Bảng tiêu chuẩn công việc: Là văn bản liệt kê các yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các khả năng khác và đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Phân tích công việc cung cấp thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc như các hành động nào cần được thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao, các loại máy móc trang thiết bị dụng cụ cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và đồng nghiệp trong thực hiện công việc…
Phân tích công việc giúp nhà quản trị tạo sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp, đánh giá chính xác yêu cầu của công việc, tuyển dụng đúng NV. Đặc biệt, phân tích công việc là công cụ hữu hiệu đối với các
doanh nghiêp mới thành lập, hoặc đang có sự cải tổ, thay đổi về cơ cấu tổ chức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Thường thì nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc tùy theo các tổ chức, có thể có 06 bước như sau:
Bước 1: Xác định mục đích của việc phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin, phân tích công việc hợp lý.
Bước 2: Thu thập các thông tin có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn thực hiện phân tích các công việc tương tự nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc, tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin. Những thông tin này cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thông tin qua chính các NV thực hiện công việc hoặc các lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
1.2.1.3. Tuyển dụng
Tuyển dụng NV là một tiến trình thu hút những người có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký, nộp đơn tìm việc làm. Nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng trong các tổ chức thường tiến hành theo 9 bước sau:
Hình 1.1: Sơ đồ quá trình tuyển dụng NNL
Bước 1: Chuẩn bi tuyển dụng
Trong bước chuẩn bị cần thiết phải thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần, quyền hạn của hội đồng tuyển dụng; nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Các tổ chức, doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức tuyển dụng như thông qua quảng cáo trên báo, đài, ti vi; thông qua các trung tâm dịch vụ giới thiệu việc làm; yết thị trước cổng cơ quan, doanh nghiệp.
Bước 3: Thu nhận nghiên, cứu hồ sơ
Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ để ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, tay nghề, kinh nghiệm, điểm mạnh, điểm yếu cũng như nguyện vọng và tình trạng sức khỏe của ứng viên nhằm loại bớt số ứng viên không đạt tiêu chuẩn.
Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường kéo dài từ 5 đến 10 phút, nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn, hoặc yếu kém rõ rệt hơn ứng viên khác mà quá trình nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra.
Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm Thông báo tuyển dụng Chuẩn bị tuyển dụng Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra, trắc nghiệm Phỏng vấn lần 2 Xác minh, điều tra Khám sức khỏe Ra quyết định
Thông qua bước kiểm tra, trắc nghiệm, đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng cá nhân, đặc điểm tâm lý của ứng viên để chọn được các ứng viên xuất sắc.
Bước 6: Phỏng vấn lần 2
Phỏng vấn được áp dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về phương diện như: Kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, tính khí, khả năng hòa đồng, phẩm chất cũng như các yêu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
Bước 7: Xác minh, điều tra
Đây là quá trình được tiến hành nhằm làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên để hiểu thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên.
Bước 8: Khám sức khỏe
Nhằm chọn ra những ứng viên có đủ sức khỏe, có khả năng hoàn thành công việc với thời gian và hiệu suất cao. Một ứng viên có đủ trình độ, năng lực phẩm chất nhưng sức khỏe không đảm bảo thì khi tuyển dụng không những không có lợi về mặt chất lượng thực hiện mà còn gây nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Tất cả các bước trong quá trình tuyển chọn đều quan trọng, nhưng bước quan trọng nhất là quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên. Đây là bước cuối cùng sau khi phân tích và chọn ra những ứng viên đạt yêu cầu về phẩm chất, trình độ, tay nghề…
1.2.2. Đào tạo, phát triển nguồn nhân lực 1.2.2.1. Khái niệm về đào tạo và phát triển 1.2.2.1. Khái niệm về đào tạo và phát triển
Khái niệm đào tạo: Đào tạo là những cố gắng của tổ chức được đưa ra nhằm thay đổi thái độ của NV để đáp ứng yêu cầu hiệu quả công việc.
Khái niệm phát triển: Phát triển là quá trình chuẩn bị và cung cấp những năng lực cần thiết cho tổ chức trong tương lai.
Khái niệm đào tạo và phát triển: Đào tạo và phát triển là chức năng quan trọng, diễn ra thường xuyên trong tổ chức, cần phải gắn liền với những mục tiêu của tổ chức đó là hiệu quả công việc.
Các khái niệm giáo dục, đào tạo, phát triển đều đề cập đến một quá trình tương tự: Quá trình cho phép con người tiếp thu các kiến thức, học các kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi, nâng cao khả năng thực hiện công việc của các cá nhân. Điều đó có nghĩa là giáo dục, đào tạo, phát triển được áp dụng để làm thay đổi việc NV biết gì, làm như thế nào, và quan điểm của họ đối với công việc, hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và các “sếp”, tuy nhiên trong thực tế lại có những quan điểm khác nhau về giáo dục, đào tạo, phát triển về sự tương đồng hoặc khác biệt giữa đào tạo và phát triển.
Đào tạo (chỉ hoạt động giáo dục chuyên nghiệp) là phát triển những năng lực chuyên môn của con người, phát triển nhân cách theo một hướng nhất định nhằm tạo nên “một khả năng, một tinh xảo và sự nhanh nhẹn trong một loại lao động nhất định, nghĩa là làm cho nó thành một sức lao động theo một hướng đặc riêng biệt” bao gồm các hoạt động nhằm nâng cao mục đích, nâng cao kiến thức, kỹ năng để hoàn thiện công việc hiện tại.
1.2.2.2. Các phương pháp đào tạo
Một là các phương pháp đào tạo phổ biến tại nơi làm việc. Đây là hình thức đào tạo học viên cách thức thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc.
Hai là các phương pháp đào tạo phổ biến trên lớp học.
1.2.2.3. Tiến trình đào tạo và phát triển
Tiến trình đào tạo và phát triển thực hiện trình tự như sau:
Giai đoạn 1: Phân tích môi trường bên trong, bên ngoài, kế hoạch sử dụng NNL để làm căn cứ cho việc xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức.
Giai đoạn 2: Ấn định các mục tiêu cụ thể, giai đoạn này nhà quản trị cần trả lời câu hỏi: Các nhu cầu đào tạo của tổ chức là gì?
Giai đoạn 3: Lựa chọn phương pháp đào tạo, hiện nay các trường đại học, cao đẳng có các hình thức đào tạo phù hợp với từng địa bàn, đối tượng, điều quan trọng là chọn hình thức đào tạo nào? còn phụ thuộc vào khả năng đáp ứng của tổ chức và nhiều yếu tố khác, suy cho cùng, yếu tố hiệu quả được đặt lên hàng đầu.
Giai đoạn 4, 5: Sau khi nghiên cứu đầy đủ các giai đoạn trên thì việc lựa chọn phương pháp và thực hiện kế hoạch đào tạo không còn phải đắn đo suy nghĩ. Nhưng vấn đền vướng mắc thường là chi phí đào tạo.
Giai đoạn 6: Đánh giá việc thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, khả năng đáp ứng nhu cầu, mục tiêu và hiệu quả kinh tế đề ra.
1.2.3. Duy trì nguồn nhân lực
Nhóm chức năng này chú ý đến việc duy trì và sử dụng hiệu quả NNL trong tổ chức, doanh nghiệp. Nhóm chức năng này gồm hai chức năng chính là kích thích, động viên NV, duy trì và phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong tổ chức. Chức năng kích thích động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến kích, động viên NV làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các công việc như: Ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu tố, tranh chấp lao động, y tế, bảo hiểm, giao tiếp NV, cải thiện môi trường làm việc, an toàn lao động.
Đánh giá kết quả công việc nhằm mục đích: cung cấp thông tin cho NV biết mức độ thực hiện công việc của họ. Kích thích, động viên NV có những ý tưởng sáng tạo, làm việc tốt hơn. Cung cấp thông tin làm cơ sở lập kế hoạch NNL, giúp tổ chức phát triển NV thông qua đào tạo, làm cơ sở thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về công việc, là cơ sở khách quan tạo sự công bằng theo quy định của pháp luật và hoàn thiện hệ thống quản trị NNL của tổ chức.
Quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc được thực hiện qua các bước sau:
Bước 1: Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp: Phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu trữ, quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu, phương pháp phân tích định lượng.