CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Khảo sát thực nghiệm và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn
4.2.4 Nhân tố hoạt động thông tin truyền thông
Qua kết quả khảo sát tại các đơn vị kho bạc đánh giá thực trạng về đánh giá rủi ro, kết quả ở Bảng 4.4 (Tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố thông tin truyền thông được đo lường qua 5 biến quan sát. Sau hai lần kiểm tra độ tin cậy, tác giả bỏ biến TT6 vì biến này làm cho độ tin cậy của nhóm nhân tố thông tin truyền thông nhỏ hơn 0.7 Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s Alpha) lần cuối là 0.775 > 0.7. Đồng thời, cả 5 biến quan sát đều có tương quan biến tổng > 0.3. Như vậy, thang đo nhân tố thông tin truyền thông đáp ứng độtin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “TT4: KH hài lòng khi giao dịch chỉ một cửa” có chỉ số mean cao nhất 3.4370, điều này chứng tỏ việc thực hiện cơ chế một cửa đã giúp cho các tổ chức cá nhân thực hiện nhanh các công việc của mình, không lãng phí thời gian và công sức. Điều này nói lên được chính sách của nhà nước đúng đắn, tạo điều kiện cho CBCC và các tổ chức cá nhân hoàn thành nhanh chóng các công việc của mình và hạn chế rất nhiều các tiêu cực xảy ra. Còn các nhân tố khác thì có chỉ s ố mean trung bình khoảng hơn 3.0... Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu hỏi “TT2: Giao nhận hồ sơ đúng thời gian quy định” là thấp nhất (2.6891), điều này chứng tỏ việc xử lý công việc của CBCC vẫn còn chậm, chưa đáp ứng được nhu cầu của các tổ chức cá nhân khi đến giao dịch, bên cạnh đó, còn thể hiện quy trình làm việc rườm rà, mất thời gian và năng lực giải quyết công việc của nhân viên.
thực quy trình giao nhận một cửa theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Kho bạc Nhà nước; trong đó yêu cầu CBCC Kho bạc lập phiếu giao nhận khi nhận hồ sơ chứng từ chi của khách hàng. Do CBCC Kho bạc phải kiểm tra, viết tay các chứng từ nhận của khách hàng lên phiếu giao nhận hồ sơ dẫn đến thời gian giải quyết hồ sơ của khách hàng mất nhiều thời gian hơn.
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư ban hành kèm theo Quyết định 686/QĐ- KBNN ngày 18/8/2009 của KBNN còn rườm rà, nhiều thủ tục giao nhận trong nội bộ KBNNnên mất nhiều thời gian và tốn kém giấy tờ. Còn một bộ phận nhỏ CBCC chưa chấp hành nghiêm nội quy, quy chế của ngành và của đơn vị.
Truy cập và ghi nhớ văn bản chế độ của CBCC còn hạn chế: Đối với CBCC ở bất cứ phần hành công việc nào việc nắm bắt, ghi nhớ, vận dụng các văn b ản có liên quan đến phần công việc của mìnhđóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên lượng văn bản ngày càng nhiều, chế độ kế toán thường xuyên thay đổi đòi hỏi CBCC cần có một phương pháp làm việc hiệu quả để nhớ, hiểu và vận dụng đúng vào thực tế. Hiện tại đối với các văn bản mà mỗi CBCC Kho bạc phải nắm bắt, đa phần CBCC gạch dưới phần quan trọng mà mình cần nhớ, khi cần tra cứu CBCC mang toàn bộ tập văn bản ra và đọc lại phần mình đãđánh dấu. Điều này gây mất thời gian trong việc tra cứu, khó ghi nhớcác nội dung quan…
Kế toán nhập máy các yếu tố trên chứng từ vào chương trình: Qua tìm hiểu, điều tra các lỗi sai củaCBCC trong quá trình hạch toán và nhập máy vào chương trình Tabmis; chương trình thanh toán song phương điện tử với ngân hàng; chương trình thu ngân sách nhà nước (TCS) như mãđịa bàn hành chính, niên độ, mục lục ngân sách, tỷ lệ điều tiết, nhập nhầm tạm ứng sang thực chi và ngược lại, mã cơ quan thu... nhưng nhiều nhất là nhập sai mục lục ngân sách, nhập sai thực chi và tạm ứng, nhập sai tài khoản, mãđơn vị quan hệ ngân sách, mã nguồn ngân sách, mã niên độ ngân sách. Được phát hiện khi kế toán viên liệt kê chấm lại chứng từ hàng ngày sau khi kế toán trưởng đã khóa sổ ngày và phát hiện ra, và mặc dù đã chấm chứng từ nhưng do lượng chứng từ nhiều hoặc do bất cẩn kế toán viên không phát hiện ra và chỉ phát hiện ra khi đối chiếu với khách hàng vào cuối quý. Đối với lỗi hạch toán tạm ứng nhầm sang thực chi hoặc ngược lại:
do kế toán không nhìn phần đánh dấu tạm ứng và thực chi của đơn vị và hạc h toán theo thói quen. Khi nhập máy kế toán nhìn vào phần hạch toán để nhập máy. Đối với lỗi sai do hạch toán nhầm tài khoản của đơn vị này sang đơn vị khác: do kế toán nhầm lẫn trong định khoản kế toán hoặc nhập máy nhầm.
Chương trình kế toán chưa hoàn thiện: Trong quá trình làm việc trên chương trình Tabmis, chương trình TCS qua phỏng vấn các kế toán viên có các đề xuất để chương trình và công việc ngày một tốt hơn gồm:
Việc phân chia tỷ lệ điều tiết thu ngân sách nhà nước, việc phân bổ kế hoạch vốn đầu tư xây dựng cơ bản, phân bổ dự toán chi thường xuyên, xử lý cuối năm…theo nguyên tắc, tiêu chí và mẫu biểu thống nhất để phục vụ đưa số liệu và hạch toán kế toán trên Tabmis.
Quá trình nhập, phân bổ dự toán đối với các dự án có chủ đầu tư là UBND quận, huyện, thị xã gặp thông báo lỗi liên quan đến mã quan hệ ngân sách (mãđầu 3) của UBND quận, huyện, thị xã. Theo quyđịnh, thời hạn khóa sổ ngân sách năm trước là ngày 31/01 năm sau nhưng các khoản chi trong thời kỳ chỉnh lý quyết toán lại được quyết toán vào niên độ ngân sách năm trước. Như vậy, vào ngày 31/01, khi hệ thống Tabmis thực hiện khóa sổ thì việc xử lý các khoản chi trong thời kỳ chỉnh lý quyết toán sẽ bất cập. Có trường hợp nhập dữ liệu bị nhầm khi sửa lại phải thao tác từ đầu nên mất nhiều thời gian hoặc bị hệ thống đưa vào cam kết chi nên không lấy được ngay nguồn dự toán (có trường hợp trục trặc mất 3 ngày, có trường hợp thì phải chờ đến khi được Đội hỗ trợ Tabmis trung ương giải quyết)….
Chương trình thanh toán liên ngân hàngđã có giao diện đầu ra với chương trình TABMIS nhưng quá trình chạy giao diện không ổn định, có ngày phải nhập lại chứng từ trên chương trình bằng thủ công nên không an toàn dễ bị nhầm lẫn trong quá trình chuyển tiền. Hệ thống báo cáo trên chương trình TABMIS chưa hoàn chỉnh về công thức tổng hợp báo cáo, chương trình chạy báo cáo còn chậm do vậy việc lấy số liệu cung cấp thông tin nhanh cho lãnh đạo còn bị chậm trễ. Chương trình TCS giao diện với hệ thống TABMIS còn chậm, do đó ảnh hưởng đến khâu đối chiếu cuối ngày; việc x ử lý lỗi trên giao diện chưa được nhanh chóng, thuận tiện cho người sử dụng.
Công tác điều hòa vốn trong điều kiện thanh toán điện tử liên ngân hàng đãđược bổ sung phương pháp hạch toán nhưng chưa rõ ràng về khâu đối chiếu số liệu chuyển vốn từ KBNN trực thuộc về Sở giao dịch KBNN. Chế độ kế toán dùng cho TABMIS chưa bao trùm được hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phù hợp với tính năng của chương trình, công tác điều hành ngân sách chưa thay đổi kịp. Hệ thống chưa nhận được khi chi tồn quỹ ngân sách tỉnh, huyện, xã.
Tài liệu tham khảo về công tác chuyên môn còn hạn chế: Các tài liệu tham khảo về chế độ kế toán ngân sách và kho bạc cụ thể là việc hạch toán kế toán; các văn bản kiểm soát chi có liên quan còn hạn chế. Các sách tham khảo thường sử dụng nội dung từ các văn bản là chủ yếu. Việc định khoản kế toán biểu diễn dưới dạng sơ đồ chữ “T” giúp người đọc dễ hình dung và dễ hiểu chưa có và chưa thể cập nhật kịp thời.