CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2 Khảo sát thực nghiệm và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn
4.2.1 Nhân tố môi trường kiểm soát
Qua kết quả khảo sát tại các đơn vị kho bạc đánh giá thực trạng về môi trường kiểm soát., kết quả ở bảng 4.1 (Tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố MTKS được đo lường qua 5 biến quan sát. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s Alpha) lần 1 là 0. 772 > 0.7. Đồng thời, cả 5 biến quan sát đều có tương quan biến tổng > 0.3. Như vậy, thang đo nhân tố MTKSđáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean củacâu hỏi “MTKS5: NV luôn có cơ hội để phát triển” có chỉ số mean cao nhất 3.6303, điều này chứng tỏ nhân viên luôn được sự quan tâm cao nhất từ phía lãnh đạo. Ngoài năng lực chuyên môn cao, thì đạo đức nghề nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để góp phẩn phát triển thăng tiến trong công việc. Còn các nhân tố khác thì có chỉ số mean trung bình là khoảng hơn 3.4. Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu hỏi “MTKS3: CBCC có trình độ chuyên môn cao” là thấp nhất (3.1261), điều này chứng tỏ đội ngũ nhân viên tại kho bạc cần phải bồi dưỡng thêm chuyên môn của mình.
Hầu hết các CBCC Kho bạc nắm bắt, chấp hành pháp luật, chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước. Luật CBCC do Quốc hội ban hành các văn bản pháp quy mà mỗi CBCC trong đơn vị cần phải nắm bắt và thực hiện đặc biệt về quyền và nghĩa vụ, những điều được làm và không được làm trong quá trình thực thi công vụ. Trong ngành Kho bạc cũng có những văn bản pháp quy yêu cầu CBCC thực hiện với mục tiêu tuân thủ về đạo đức nghề nghiệp: 10 điều kỷ luật của ngành; Văn minh văn hóa nghề Kho bạc; Nội quy quy chế của cơ quan. Do đó đòi
hỏi công việc chuyên môn của từng CBCC phải đảm bảo hạn chế sai sót, nếu xảy ra sai sót phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời; có những sáng kiến để công vi ệc được giải quyết ngày một nhanh hơn. Mục tiêu này được Ban Giám đốc phổ biến đến CBCC qua các cuộc họp định kỳ và thông qua các cuộc họp giao ban các Trưởng phòng phổ biến cho các cán công chức.
Trong suốt quá trình xây dựng và phát triển đội ngũ CBCC hệ thống Kho bạc xác định mục tiêu chính của mình, nhiệm vụ yêu cầu được giao để xây dựng nền tảng chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp nhằm đóng góp tích cực vào sự nghiệp kho bạc làm lành lành mạnh hóa nền tài chính quốc gia. Các đơn vị KBNNđại diện cho nhà nước quản lý và điều hành ngân sách do đó CBCC Kho bạc Tp. Hồ Chí Minh luôn học tập tu dưỡng rèn luyện đạo đức cá nhân chấp hành tốt các cơ chế chính sách, quy trình nghiệp vụ chế độ quản lý tiền mặt giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống để nâng cao đạo đức công vụ. Để nâng cao đạo đức công vụ KBNN đã ban hành nhiều quy định, quy chế đạo đức như 10 điều kỷ luật của ngành, QĐ 831 ngày 10/10/2006 của tổng giám đốc về tiêu thức văn hóa, văn minh nghề kho bạc kếtquả chất lượng đạo đức công vụ CBCC Kho bạc trực thuộc Kho bạc Tp. Hồ Chí Minh được thể hiện rõ nét là một tập thể đoàn kết trách nhiệm tận tâm với công việc tuy cường độ làm việc cao nhưng CBCC CBCC luôn đồng sức đồng lòng phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Quán triệt quan điểm chỉ đạo sắp xếp bộ máy tinh gọn, rà soát và đổi mới các quy trình nghiệp vụ theo hướng đẩy mạnh cải cách hành chính và đổi mới cơ bản cơ chế quản lý, sử dụng lao động KBNN Tp. Hồ Chí Minh đã xây dựng quy chế quản lý sử dụng nhân sự tiết kiệm nhưng đảm bảo hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ quan trọng như kế toán nhà nước quản lý ngân quỹ, tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách. Để đạt được mục tiêu đó chính sách công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao đã được Kho bạc TP hết sức chú trọng, chính sách tuyển dụng được căn cứ theo QĐ 844/QĐ- BTC ngày 24/04/2014 CBCC Kho bạc TP nắm vững kiến thức QLNN về tài chính công, luật CBCC chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Kho bạc và chuyên môn nghiệp vụ vững vàng. Công t ác tuyển dụng được thực hiện công khai lựa chọn đúng chuẩn, đúng chuyên ngành. Công tác đánh giá về các mặt chuyên môn, hoạt động công tác khác( đánh giá thi đua) được các Kho bạc quận huyện xét qua các quý trong năm thông
bạc TP. Công tác quy hoạch đào tạo nguồn nhân lực được các Kho bạc thực hiện thông qua các buổi hội nghị CBCC theo đúng quy định chỉ thị 05 của BTC. Kho bạc TP cũng có nhiều chính sách khuyến khích CBCC phát huy tài năng và năng lực tạo động lực cho CBCC học tập và hoàn thành tốt nhiệm vụ chuyên môn.
Đảm bảo về năng lực:
Để xây dựng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp trách nhiệm năng động đáp ứng khối lượng công việc rất lớn, Kho bạc TP tập trung mọi nguồn lực cán bộ thông qua công tác bồi dưỡng sắp xếp sàn lọc đã có một đội ngũ cán bộ kho bạc có phẩm chất đạo đức tốt, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, tin học,ngoại ngữ vận dụng linh hoạt các chính sách chế độ phù hợp với thực tế đáp ứng với yêu cầu của một TP có số thu chi ngân sách lớn nhất cả nước. Để phát triển nguồn nhân lực và tạo nguồn quy hoạch cán bộlãnhđạo Kho bạc TP đã xây dựng vị trí việc làm với những chức danh gắn với chức vụ, cơ cấu ngạch công chức. Mỗi vị trí việc làm có bản mô tả công việc với các yêu cầu về phẩm chất trình độ năng lực được chia làm 3 loại vị trí việc làm do 1 người đảm nhận, vị trí việc làm do nhiều người đảm nhận áp dụng phương pháp kết hợp giữa hoạt động và phân tích công việc theo các yêu cầu.
Công tác cán bộ liên quan đến nguồn nhân lực cần phải đảm bảo các yêu cầu tối thiểu cho từng vị trí từng đơn vị kho bạc chủ động tạo nguồn nhân lực theo yêu cầu, nhiệm vụ mà hệ thốngkho bạc đang cần việc chuyển đổi vị trí công tác, luân phiên công việc ở các kho bạc hàng năm tương đối nhiều đặc biệt là nhân sự ở tổ nghiệp vụ kho quỹ do khối lượng nghiệp vụ đơn thuần xu hướng sẽ giảm dần khi toàn ngành đang hướng tới các đề án hiện đại hóa Kho bạc, Kho bạc điện tử quy mô tổ này sẽ giảm thông qua các biện pháp phối hợp thu, tr ả lương, thu nhập bằng chuyển khoản thực.
Cơ cấu tổ chức:
KBNN Tp. Hồ Chí Minhchiu sự quản lý trực tiếp của KBNN TW gồm 11 phòng nghiệp vụ và 24 Kho bạc Quận huyện trên địa bàn Tp. Hồ Chí Minh. Với mô hình Kho bạc Quận huyện theo QĐ 163QĐ/KBNN cơ cấu gồmphòng tổng hợp, phòng kế toán, phòng kho quỹ và ban lãnh
đạo gồm 1 giám đốc, 1 phó giám đốc.
Đối với phòng kế toán gồm 1 trưởng phòng , 1 phó phòng và các kế toán viên với các bộ phận và phần hành công việc phân công ổn định bộ máy hiện nay khá hoàn thiện thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Vai trò trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng trong quản lý và tổ chức nghiệp vụ khá rõ nét về góc độ pháp lý và thực tiễn.
Đối với phòng kho quỹ gồm 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và các kiểm ngân, qua khảo sát thực tế thực tếcác kho bạc đều bố trí thủ quỹ kiêm nhiệm các chức danh thủ quỹ, thủ kho, kiểm ngân chi còn lại là kiểm ngân thu.Vai trò trưởng phòng kho quỹ khá mờ nhạt về mặt chuyên môn thì không rõ ràng lẫn thủ quỹ với thủ kho hơn nữa hiện nay các kho bạc đã hiện đại hóa thu NSNN (TCS) và phối hợp thu NSNN thu phạt hành chính với hệ thống ngân hàng thì hoạt động thu và khối lượng thu tiền mặt tại các kho bạcngày càng giảm.Xu thế hiện nay theo quy định về chi tiền mặt theo hình thức bằng chuyển khoản sẽ tăng lên hoạt động thu chi tiền mặt tại các đơn vị kho bạc ngày càng giảm kéo theo tồn quỹ cuối ngày giảm, vận chuyển tiền mặt với ngân hàng giảm hoạt động kho quỹ ngày càng thu hẹp vì vậy phòng kho quỹ hoạt động như hiện nay không có hiệu quả.
Đối với phòng kế hoạch tổng hợp nhiệm vụ khá đa dạng và luôn biến động gồm lãnhđạo phòng, bộ phận kiểm soát chi và bộ phận bảo vệ an toàn cơ quan. Chức danh trưởng phòng cũng chưa thực sự rõ nét cả về pháp lý cũng như thực tiễn sự gắn kết các thành viên trong phòng khá rời rạc cùng với công việc khá độc lập. Trong qua trình thực hiện nhiệm vụ của các thành viên thiếu sự kiểm tra giám sát nội bộ.
4.2.2 Nhân tố đánh giá rủi ro
Qua kết quả khảo sát tại các đơn vị kho bạc đánh giá thực trạng về đánh giá rủi ro, kết quả ở Bảng 4.2 (Tham khảo phụ lục 4) cho thấy, thang đo nhân tố đánh giá rủi ro được đo lường qua 5 biến quan sát. Kết quả phân tích độ tin cậy của thang đo (Cronbach’s Alpha) lần 1 là 0.769 > 0.7. Đồng thời, cả 5 biến quan sát đều có tương quan biến tổng > 0.3. Như vậy, thang đo nhân tốđánh giá rủi rođáp ứng độ tin cậy.
Đồng thời, ta thấy chỉ số mean của câu hỏi “DGRR1: Kho bạc đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản của nhà nước” có chỉ số mean cao nhất 3.9244, điều này chứng tỏ việc đảm bảo tài sản nhà nước, việc thực hiện các quy trình kiểm soát được nhân viên luôn đặt lên hàng đầu. Điều này nói lên được rằng thái độ và trách nhiệm công việc của tất cả lãnhđạo và CBCC trong công việc. Còn các nhân tố khác thì có chỉ số mean trung bình là khá cao như DGRR2 – 3.7731, DGRR3– 3.4022... Tuy nhiên, chỉ số mean ở câu hỏi “DGRR5: Lãnhđạo phát hiện kịp thời và xử lý rủi ro nhanh chóng” là thấp nhất (3.2437), điều này chứng tỏ lãnhđạo kho bạc chưa kịp thời phát hiện các rủi ro trong các nghiệp vụ chuyên môn của nhân viên, thực tế có nhiều trường hợp khi xảy ra sai xót quá lớn gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản của nhà nước thì lãnh đạo mới phát hiện được.
Mục tiêu hàng đầu của các đơn vị kho bạc trên địa bàn TP là an toàn tuyệt đối tiền và tài sản nhà nước, đòi hỏi công việc chuyên môn của từng CBCC phải đảm bảo, hạn chế những sai sót, nếu xảy ra sai sót phải điều chỉnh và phát hiện kịp thời. KBNN đã ban hành văn bản nhận dạng rủi ro và các biện pháp phòng tránh về công tác kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và Kho quỹ. Công tác Kế toán giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của Kho bạc Nhà nước.
Để đảm bảo an toàn tiền và tài sản Tổng giám đốc đã ban hành QĐ 665/QĐ -KBNNngày 16/07/2013 về việc ban hành quy định tạm thời khung quản ký rủi ro đối với hoạt động kế toán ngân sách áp dụng cho hệ thống thông tin quản lý ngân sách và Kho bạc (TABMIT) làm căn cứ thạm chiếu trong việc xây dựng và triển khai kế hoạch thanh tra, kiểm tra tại các đơn vị Kho bạc trên điạ bàn Tp. Hồ Chí Minh.
Nhận dạng rủi ro xảy ra sai sót trong hoạt động nghiệp vụ kế toán mà trong đó một số sai sót thường xảy ra trong hoạt động nghiệp vụ kế toán như:
Sai sót việc chấp hành các chế độ, định mức hoặc quy định của nhà nước. Các sai sót này mang tính quản lý, theo cơ chế, quy trình,định mức, tiêu chuẩn ...
Sai sót vềviệc chấp hành quy trình nghiệp vụ đã ban hành về chứng từ kế toán, nội dung ghi chép trên chứng từ, số tiền bằng chữ so với bằng số:; quy trình xử lý chứng từ kế toán,
chuyển hóa giữa các ứng dụng chuyển hóa chứng từ giấy sang chứng từ điện tử và ngược lại việc chấp hành chế độ chữ ký trên các mẫu biểu chứng từ, sổ sách, báo cáo kế toán đối với từng chức danh theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Sai sót về việc đối chiếu số liệu giao dịch với ngân hàng nơi các kho bạc mở tài trường hợp có chênh lệch nhưng không xác định được nguyên nhân, thiếu chữ ký trên sổ kế toán tiền gởi của các đơn vị kho bạc tại ngân hàng.
Sai sót trong phân loại, hạch toán do sử dụng sai tài khoản, sai mãđơn vị có quan hệ ngân sách mục lục ngân sách.
Sai sót trong nghiệp vụkế toán do chủ quan thiếu sự kiểm tra kiểm soát đối với hoạt động nghiệp vụ phát sinh, cứ nghĩ rằng sự việc xử lý giải quyết đúng chế độ, chính sách, không đối chiếu lại dẫn đến sai sót.
Qua thực tế kiểm soát chứng từ của các đơn vị sử dụng ngân sách (gọi là khách hàng), thống kê các lỗi sai trên sổ điều chỉnh của các KBNN và phỏng vấn các CBCC về những khó khăn gặp phải trong quá trình làm việc, thống kê được những vấn đề sau:
Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách: Hệ thống Mục lục Ngân sách nhànước là bảng phân loại các khoản thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức Nhà nước, ngành kinh kế và các mục đích kinh tế do Nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ cho công tác lập, điều hành, quản lý, kế toán và quyết toán cũng như phân tích các hoạt động tài chính thuộc khu vực Nhà nước. Hệ thống Mục lục Ngân sách nhà nước hoàn chỉnh phải phản ánh được tất cả các giao dịch về thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức, theo ngành kinh tế quốc dân và theo nội dung kinh tế.
Về mục lục ngân sách khách hàng hạch toán sai phần lớn tập trung vào các lỗi sau: hạch toán sai chương, hạch toán sai các tính chất và nội dung kinh tế của nghiệp vụ phát sinh ví dụ như: “chi sửa chữa đường hẻm”thì phản ánh chi lĩnh vực quản lý nhà nước hay chi kiến thiết thị chính; chi mua các công cụ, dụng cụ văn phòng chưa đủ tiêu chuẩn là tài sản cố định vào mục tài sản cố định...
Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ, bằng số: Qua việc phỏng vấn các cán bộ Kế toán; khách hàng từng lập chứng từ bị sai số tiền bằng chữ, bằng số biết được khách hàng lập các mẫu uỷ nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách, giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi trên chương trình Word và Excel và tự gõ tay số tiền bằng chữ, bằng số dẫn đến có lúc khách hàng sẽ đánh sai số, sai chữ.
Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo: Qua phỏng vấn kế toán của các đơn vị có hồ sơ thường xuyên sai sót như hợp đồng thiếu số tiền bằng chữ, bằng số; số hợp đồng trên biên bản nghiệm thu và thanh lý sai, đại diện các bên ký hợp đồng không phải là người đại diện hợp pháp của đơn vị nhưng không có giấy ủy quyền (cấp phó khi ký hợp đồng kinh tế phải có giấy ủy quyền của cấp trưởng), số tiền bằng chữ trên hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý sai, thiếu quyết định trúng thầu, chỉ định thầu hay chọn nhà cung cấp đối với việc mua sắm hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên...nhận thấy trong quy trình luân chuyển chứng từ nội bộ tại đơn vị nổi lên vấn đề sau: chứng từ do các bộ phận khác lập chuyển lên phòng kế toán, kế toán thanh toán lập chứng từ mang ra Kho bạc mà không kiểm soát trước ở đơn vị. Đối với các đơn vị có hồ sơ chứng từ nhiều, tính chất phức tạp, việc kế toán đơn vị không kiểm soát hồ sơ trước khi đưa ra Kho bạc ảnh hưởng rất lớn tạo một lỗ hổng lớn trong công tác kiểm soát