Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức th ực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức.
Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan quản lý… Thông tin và truyền thông cần thiết để thực hiện mục tiêu của KSNB.
Thông tin: Mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình. Điều kiện đầu tiên đảm bảo thông tin thích hợp và đáng tin cậy là thông tin phải được ghi chép kịp thời, phân loại đúng đắn các nghiệp vụ và sự kiện, được chuyển đi dưới những biểu mẫu và lộ trình bảo đảm nhân viên thực hiện chức năng trong KSNB. Do đó, HTKSNB đòi hỏi tất cả các nghiệp vụ phải lập các chứng từ đầy đủ. Khả năng ra quyết định của các nhà lãnh đạo bị ảnh hưởng b ởi chất lượng của những thông tin như
tính thích hợp, tính kịp thời, cập nhật, chính xác và có thể sử dụng được. Mọi hệ thống thông tin thích hợp phải tạo ra các báo cáo về hoạt động, tài chính, những vấn đề tuân thủ hỗ trợ cho việc điều hành và kiểm soát những hoạt động. Nó không chỉ bao gồm những dữ liệu bên trong mà còn xem xét các thông tin bên ngoài, những điều kiện và hoạt động cần thiết ra quyết định và báo cáo.
Một hệ thống thông tin tốt cần phải có những đặc điểm cơ bản như sau:
- Có thể thu thập thông tin cần thiết từ bên ngoài và bên trong chuyển đến người quản lý bằng các báo cáo thích hợp.
- Bảo đảm thông tin được cung cấp đúng chỗ, đủ chi tiết trình bày thích hợp và kịp thời. - Rà soát và phát triển hệ thống thông tin trên cơ sở một chiến lược dài hạn.
- Sự hậu thuẫn mạnh mẽ của người quản lý đối với việc phát triển hệ thống thông tin. Chính vì vậy, khi thiết kế hệ thống, phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần được điều chỉnh để ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, doanh nghiệp.
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin, đó là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin, cần thiết tới các bên có liên quan cả trong và ngoài doanh nghiệp. Bản thân mỗi hệ thống thông tin đều có chức năng truyền thông, bởi có như vậy thì những thông đã được thu thập và xử lý mới có thể đến được với các đối tượng có nhu cầu để giúp họ thực hiện được trách nhiệm của mình. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thông tin xuyên suốt toàn bộ tổ chức. Các cá nhân nhận được thông báo rõ ràng từ nhà lãnhđạo cấp cao về trách nhiệm của bản thân họ trong KSNB. Họ phải hiểu được vai trò của bản thân đối với hệ thống KSNB, đối với các thành viên khác trong tổ chức. Ngoài ra cũng cần có sự truyền thông hiệu quả từ bên ngoài tổ chức.Truyền thông có tính hiệu quả phải có những đặc điểm cơ bản như sau:
- Thiết lập các kênh thông tin ghi nhận các hạn chế hay yếu kém trong hoạt động. - Xem xét và chấp nhận những kiến nghị của nhân viên trong việc cải tiến hoạt động. - Đảm bảo truyền thông giữa các bộ phận.
- Mở rộng truyền thông với bên ngoài.
- Phổ biến cho các đối tác về các tiêu chuẩn đạo đức của đơn vị. - Theo dõi phản hồi thông tin.
Xuất phát từ mối quan hệ không thể tách rời giữa thông tin và truyền thông nên hai khái niệm này được trình bày chung cấu thành một bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. thông tin và truyền thông phải đảm bảo “phủ sóng” đến mọi bộ phận, phòng ban, cá nhân trong từng doanh nghiệp cũng như các đối tượng có liên quan. Với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên tất cả các lĩnh vực, thông tin và truyền thông có vai trò ngày càng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mìnhđể tồn tại và phát triển.