CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.2.3 Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là những chính sách, và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu và nó diễn ra ở mọi cấp độ của và mội hoạt động của tổ chức.
Hoạt động kiểm soát bao gồm có chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát. Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng. Điều quan trọng là chính sách kiểm soát cần được áp dụng một cách nhất quán với sự nhận thức đầy đủ của những cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ của bản thân chính sách đó.
Có rất nhiều loại họat động kiểm soát khác nhau mà tổ chức có thể thiết kế và áp dụng như kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp, hay kiểm soát thủ công, kiểm soát trông môi trường máy tính và kiểm soát quản lý. Tuy nhiên, trên thực tế, xét về mục đích thì người ta thường chia hoạt động kiểm soát thành 3 loại: kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp. Cụ thể, kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai xót và gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu của tổ chức. Trong khi đó, kiểm soát phát hiện là hoạt động nhằm phát hiện kịp thời ra các hành vi sai xót hoặc gian lận đãđược thực hiện. Cuối cùng, sau khi phát hiện sai xót, gian lận thì tổ chức phải thay thế các hoạt động kiểm soát đã bị “qua mặt” này bằng những hoạt động kiểm soát khác hữu hiệu hơn và đó cũng là kiểm soát bù đắp.