CHƯƠNG 3 : PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
5.2 Một số giải pháp hoàn thiện theo kết quả khảo sát
5.2.4 Hoàn thiện yếu tố kiểm soát
Lãnhđạo Kho bạc cần nâng cao các hoạt động kiểm soát nghiệp vụ tại các đơn vị, đây là công việc cần thực hiện định kỳ và đôi khi đột xuất. Thông thường, có thể lãnh đạo kiểm tra theo định kỳ hằng tháng và hàng quý nhưng đôi lúc thời gian kiểm kê không được cố định, điều này hạn chế việc CBCC kiểm soát các quy trình nghiệp vụ các ngày gần ngày kiểm kê kỹ hơn và lơ là với các ngày sau ngày kiểm kê. Vì vậy, lãnh đạo cần tổ chức các kỳ kiểm kê đột xuất để phát hiện các sai sót tại các nghiệp vụ phát sinh để xử lý kịp thời. Bên cạnh đó, lãnhđạo thường xuyên mở các lớp tập huấn về kỹ năng cũng như các lớp nghiệp vụ để CBCC có điều kiện trao dồi kỹ năng, học tập nâng cao trìnhđộ.
5.2.5 Hoàn thiện nhân tố Đánh giárủi ro
Đánh giá rủi ro được thực hiệnchặt chẽ thì hoạt động tại đơn vị sẽ mang lại hiệu quả cao có như vậy mới hạn chế việc lợi dụng quyền hạn, chức vụ để chiếm đoạt tài sản đặc biệt là công tác kế toán để ngăn ngừa rủi ro tiềm ẩn trong tổ chức kế toán, giữa các kế toán viên, giữa kế toán viên và kế toán trưởng cần phải độc lập, tự chủ về nghiệp vụ có thể một nghiệp vụ nhưng kế toán viên này phân tích xử lý khác với kế toán viên kia hoặc giữa kế toán với kế toán trưởng.
Cần đào tạo nhân viên chú ýđến đặc thù của nghề kế toán đó là đạo đức nghề nghiệp, giỏi về chuyên môn nhưng phải trung thực, vô tư, khách quan. Như vậy đòi hỏi phải thường xuyên trao dồi nghiệp vụ kế toán và đạo đức nghề nghiệp trong sáng, tăng cường công tác giám sát đánh giá cán bộ sẽ hạn chế được rủi ro xảy ra.
Về công nghệ thông tin tại các kho bạc, hiện nay mỗi CBCC sử dụng máy tính trong công việc đều được cấp các tài khoản dịch dụ cơ bản như: Tài khoản hệ thống, tài khoản điện tử và tài khoản trao đổi trực tuyến . Ngoài ra tùy công việc được giao sẽ được cấp thêm tài khoản các chương trìnhứng dụng như TABMIS, TCS-TT, chương trình BMS, chương trình kho quỹ và một số các chương trình khác như: Nội bộ, quản lý tài sản, thanh toán điện tử (Liên Kho bạc) thanh toán song phương điện tử … Như vậy ít nhất mỗi người quản lý từ 4 đến 5 tài khoản do vậy rủi ro mất an toàn thông tin từ phía người sử dụng là khá lớn để hạn chế và phòng tránh cần
nêu cao ý thức trách nhiệm trong quản lý và sử dụng các thiết bị tin học cũng như khai thác sử dụng các phần mềm ứng dụng.
Khách hàng lập chứng từ sai mục lục ngân sách: Để khắc phục sai sót này CBCC yêu cầu khách hàng xem xét thực hiện các quyết định: Quyết định số 33/2008/QĐ-BTC ngày 02 tháng 6 năm 2008 về việc ban hành Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước. Quyết định số 822/QĐ-BTC ngày06 tháng 4 năm 2011về việc bổ sung hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước áp dụng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính. Quyết định số 1232/QĐ-BTC ngày 23 tháng 5 năm 2011 về việc bổ sung hệ thống Mục lục NSNN áp dụng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính. Thông tư số 45/2013/TT-BTC ngày 25 tháng 4 năm 2013 Hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định . Đây là các văn bản chính thức, cơ bản giúp đơn vị hạn chế những sai sót do hạch toán sai lầm về mục lục ngân sách và tài sản cố định.
Khách hàng lập chứng từ sai số tiền bằng chữ, bằng số: Hiện tại trên diễn đàn KBNN Tp. Hồ Chí Minh , cũng như các trang web trên mạng có phần mềm chuyển số tiền bằng s ố thành số tiền bằng chữ rất tiện lợi. Khi cài vào máy tính phần mềm tự động thêm vào thanh công cụ của Word và Excel nên CBCC Kho bạc sẽ thông báo cho khách hàng biết để khách hàng cài phần mềm này vào máy tính sử dụng ở đơn vị để hạn chế sai sót.
Khách hàng lập chứng từ sai hồ sơ kèm theo: Để khắc phục rủi ro trên CBCC làm công tác kiểm soát chi hướng dẫn kế toán đơn vị kiểm soát hồ sơ hợp đồng, biên bản nghiệm thu thanh lý trước khi mang ra Kho bạc. Có sự phối hợp tốt giữa đơn vị và Kho bạc sẽ giúp giảm thời gian làm việc của cả Kho bạc và đơn vị.
Khách hàng lập chứng từ có khoản chi sai chế độ: Là nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng công việc của công chức Kho bạc. Đối với những khách hàng hiểu và cập nhật chế độ nhanh, kịp thời, làm việc cẩn thận, công việc kiểm soát chứng từ của CBCC Kho bạcsẽ ít rủi ro tiềm tàng hơn. Ngược lại sẽ làm tăng rủi ro tiềm tàng. Việc cập nhật các văn bản pháp quy mới ban hành là nhiệm vụ của tất cả các cá nhân và đơn vị có liên quan. Tuy nhiên có một số khách hàng do bận việc ít cập nhật văn bản, do đó dẫn đến tham mưu cho thủ trưởng đơn vị không
chính xác. Việc này dẫn đến một rủi ro lớn cho Kho bạc và khách hàng. Để khắc phục lỗi này đòi hỏi các kế toán đơn vị cần phải cập nhật văn bản nhanh chóng, kịp thời để thực hiện chi ngân sách theo đúng luật. Đối với những văn bản hướng dẫn chế độ, định mức chi về khen thưởng, điện thoại cho cán bộ, công tác phí, tiếp khách, hội nghị... Đây là những văn bản mà Kho bạc và đơn vị giao dịch đều phải nắm bắt và thực hiện đúng theo quy định. CBCC Kho bạc sau khi đã có sơ đồ tóm tắt các văn bản theo phương pháp Sơ đồ tư duy của Tony Buzan sẽ cho khách hàng mượn tham khảo. Điều này có lợi là giúp khách hàng biết về một phương pháp làm việc mới để ghi nhớ được các ý chính của văn bản. Thêm vào đó nhờ cập nhật kịp thời khách hàng sẽ không chi sai, Kho bạc không mất nhiều thời gian kiểm soát và từ chối những chứng từ chi sai quy định. Qua đó còn tạo được sự gần gũi với khách hàng do khách hàng thấy được sự nhiệt tình trong công tác, CBCC ở các đơn vị sẽ học tập và thay đổi để làm việc ngày một tốt hơn. Tạo được sự chuyển biến về chất lượng làm việc của CBCC ở các cơ quan hành chính sự nghiệp. Dần dần khiến xã hội có cái nhìn tích cực, mới mẻ về CBCCnhà nước.
Khách hàng đưa dự toán đầu năm ra Kho bạc trễ: Việc này tôi xin đề nghị KBNN cấp trên kiến nghị các cơ quan chủ quản (đặc biệt là các Bộ ngành, các cơ quan ngang bộ) giao dự toán cho đơn vị đúng thời hạn để đơn vị chủ động trong việc sử dụng dự toán. Việc giao đúng thời hạn sẽ giúp giảm công việc đầu năm của cả khách hàng và Kho bạc.