Kiểm soát trong khâu tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành là công việc phải thực hiện thường xuyên, liên tục đối với tất cả gói thầu trong suốt quá trình thực hiện dự án, vì vậy chủ đầu tư, nhà thầu và cơ quan cấp phát vốn phải phối hợp kiểm soát trong việc tạm ứng, thanh toán, đảm bảo giải ngân vốn NSNN kịp thời, đúng quy định, đúng tiến độ cho nhà thầu, tránh gây lãng phí, thất thoát. Cụ thể:
Hồ sơ pháp lý liên quan đến việc tạm ứng và thanh toán vốn đầu tư XDCB cho nhà thầu
- Hồ sơ gởi một lần cho cơ quan cấp phát vốn bao gồm:
+ Quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc báo cáo kinh tế- kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật.
Luật Đấu thầu.
+ Hợp đồng giữa Chủ đầu tư và nhà thầu hoặc nhà cung cấp và các tài liệu kèm theo hợp đồng như phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng.
+ Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình. Riêng công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải gởi kèm theo phương án, dự toán bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Bảo lãnh thực hiện hợp đồng;
+ Bảo lãnh tạm ứng trong trường hợp có thực hiện tạm ứng. - Hồ sơ gởi từng lần gồm có:
+ Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
+ Bảng xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng và phát sinh ngoài hợp đồng.
Kiểm soát tạm ứng
Kiểm tra đối tượng được tạm ứng và tỷ lệ tạm ứng, thu hồi tạm ứng theo quy định, kiểm tra tính hợp lệ về hồ sơ tạm ứng và thu hồi vốn tạm ứng.
Kiểm soát thanh toán
Kiểm tra khối lượng nghiệm thu theo bản vẽ thiết kế và hồ sơ dự thầu so với khối lượng thực tế thi công đã được nghiệm thu theo từng giai đoạn thanh toán.
Kiểm tra tính đúng đắn, hợp lý của việc áp dụng, vận dụng đơn giá xây dựng công trình.
Kiểm tra việc tính toán bảng xác định khối lượng hoàn thành, bảng tính giá trị đề nghị thanh toán (khối lượng trong hợp đồng và khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng)
tỷ lệ được quy định trong hợp đồng.