2.2.3.1. Kiểm soát công tác tạm ứng và thu hồi tạm ứng
Căn cứ kiểm soát
- Quyết định phê duyệt dự án cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có) kèm theo dự án đầu tư xây dựng công trình, hoặc báo cáo kinh tế- kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật.
- Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu.
- Hợp đồng giữa Ban Quản lý và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng như phụ lục hợp đồng, điều kiện riêng, điều kiện chung liên quan đến việc tạm ứng, thanh toán hợp đồng.
- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng.
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của cấp có thẩm quyền đối với từng công việc, hạng mục công trình, công trình. Riêng công tác bồi thường, hỗ trợ và tái định cư phải gởi kèm theo phương án, dự toán bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Đối với hợp đồng liên danh các nhà thầu phải căn cứ vào bảng phân chia khối lượng và giá trị thực hiện giữa các nhà thầu cũng như tài khoản của đơn vị thụ hưởng để thanh toán.
Trách nhiệm kiểm soát: Phòng Tài chính - Kế toán
Kiếm soát đối với công tác tạm ứng
Sau khi lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng, phòng Kế hoạch bàn giao 03 bộ hồ sơ pháp lý của dự án, hợp đồng và các văn bản liên quan cho phòng Tài chính - Kế toán.
Khi có yêu cầu tạm ứng theo Hợp đồng của Nhà thầu, cán bộ Kế toán kiểm tra điều khoản tạm ứng, bảo lãnh tạm ứng và đối chiếu sự phù hợp của hạng mục, nội dung công việc đề nghị với dự toán, hợp đồng đã ký và kế hoạch vốn giao hàng năm cho dự án.
Cán bộ kế toán kiểm tra tỷ lệ tạm ứng hợp đồng phải phù hợp với tính chất công việc, nội dung giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng thi công xây dựng:
+ Hợp đồng có giá trị dưới 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng.
+ Hợp đồng có giá trị từ 10 tỷ đồng đến 50 tỷ, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng.
+ Hợp đồng có giá trị trên 50 tỷ, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 10% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng tư vấn:
+ Hợp đồng có giá trị trên 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 15% giá trị hợp đồng.
+ Hợp đồng có giá trị đến 10 tỷ đồng, mức vốn tạm ứng tối thiểu bằng 20% giá trị hợp đồng.
- Đối với hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, hợp đồng EC, EP, PC, EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: Mức vốn tạm ứng là 10% giá trị hợp đồng.
- Trong trường hợp nhà thầu có yêu cầu tạm ứng ở mức cao hơn mức tạm ứng tối thiểu để đẩy nhanh tiến độ thì Ban Quản lý xem xét, quyết định tỷ
lệ tạm ứng tăng thêm và trình người quyết định đầu tư cho phép. Mức vốn tạm ứng tối đa không vượt quá 50% giá trị hợp đồng và phần giá trị hợp đồng tương ứng với mức tạm ứng hợp đồng vượt mức ứng tối thiểu sẽ không được điều chỉnh giá kể từ thời điểm tạm ứng. Đối với trường hợp này nhà thầu phải lập bảng kê danh mục các công việc thực hiện tạm ứng được Ban Quản lý chấp thuận.
Ban Quản lý thực hiện tạm ứng ngay sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhà thầu nộp bảo lãnh tạm ứng tương ứng với số tiền được tạm ứng đã được quy định cụ thể trong hợp đồng, riêng đối với hợp đồng thi công xây dựng thì phải có biên bản bàn giao mặt bằng thi công.
Theo quy định, đối với các hợp đồng xây dựng có giá trị tạm ứng hợp đồng nhỏ hơn hoặc bằng 01 tỷ đồng thì không bắt buộc phải bảo lãnh tạm ứng hợp đồng. Tuy nhiên để đảm bảo sử dụng vốn tạm ứng an toàn và có hiệu quả, Lãnh đạo Ban yêu cầu tất cả các gói thầu có tạm ứng đều phải thực hiện bảo lãnh tạm ứng.
Cán bộ kế toán kiểm tra tính hợp lệ và thời gian của bảo lãnh tạm ứng. Thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng phải kéo dài đến khi chủ đầu tư thu hồi hết tạm ứng, trong trường hợp bảo lãnh tạm ứng có thời hạn, khi đã gần hết hạn mà vẫn chưa thu hồi hết vốn đầu tư đã tạm ứng thì Ban Quản lý có văn bản yêu cầu nhà thầu thực hiện việc gia hạn thời gian bảo lãnh tạm ứng.
Cán bộ kế toán phải kiểm tra, đối chiếu sự phù hợp của hạng mục, nội dung công việc đề nghị tạm ứng với dự toán, hợp đồng đã ký kết, sau đó mới lập thủ tục trình kế toán trưởng và giám đốc phê duyệt.
Đối với công tác thu hồi tạm ứng
Khi Nhà thầu đã nhận được tiền tạm ứng, cán bộ kế toán phụ trách công trình theo dõi, đôn đốc và phối hợp thu hồi tạm ứng trong thời gian quy định. Đối với các công việc của dự án thực hiện theo hợp đồng: Trong vòng 03 tháng kể từ thời điểm tạm ứng vốn, nhà thầu phải thực hiện công việc và
nghiệm thu khối lượng thanh toán thu hồi tạm ứng, trường hợp gói thầu có thời gian thực hiện kéo dài thì việc thu hồi tạm ứng của những lần tiếp theo phải trong thời hạn 03 tháng để từ ngày thu hồi tạm ứng gần nhất.Quy định này bắt buộc phải đưa vào trong hợp đồng vì có nhưng trường hợp nhà thầu thi công chậm chạp,
Việc thu hồi tạm ứng được thực hiện bắt đầu từ lần thanh toán khối lượng hoàn thành đầu tiên. Mức thu hồi tạm ứng phải quy định cụ thể trong hợp đồng và đảm bảo thu hồi hết khi giá trị thanh toán (bao gồm cả tạm ứng và thanh toán khối lượng hoàn thành) đạt 80% giá trị hợp đồng. Mức thu hồi từng đợt tối thiểu được xác định như sau:
Tỷ lệ thu hồi tạm ứng tối thiểu = = Tỷ lệ tạm ứng X 100% 80
2.2.3.2. Kiểm soát công tác thanh toán khối lượng hoàn thành
Căn cứ kiểm soát
- Hợp đồng ký kết với nhà thầu. - Hồ sơ dự toán đã được phê duyệt.
- Các quy định về quy trình thủ tục thanh toán. - Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành.
- Bảng xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng đề nghị thanh toán.
- Bảng xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán.
Quy trình thanh toán khối lượng hoàn thành
Quy trinh lập hồ sơ thanh toán và thanh toán khối lượng hoàn thành tại Ban Quản lý được thể hiện ở sơ đồ 2.6.
Sơ đồ 2.6. Quy trình lập hồ sơ thanh toán và thanh toán khối lượng hoàn thành
Kiểm tra Đơn vị thi công
Hồ sơ thanh toán
K iể m tr a hồ s ơ và lậ p th ủ tụ c ch uy ển ti ền
(-) Tư vấn giám sát (hoặc cánbộ kế hoạch)
(-) (+) (-) Lãnh đạo Phòng ĐH – GS (Phòng KH) (+) (-) Kho bạc nhà nước
Lãnh đạo Ban Quản lý (+)
Phòng TC - KT Phòng ĐH – GS (P.KH)
(+)
Kiểm tra số liệu trong hồ sơ thanh toán
(+) (+)
(+) Giám đốc
hoặc Phó giám đốc được ủy quyền
- Căn cứ vào khối lượng công việc đã được nghiệm thu theo từng giai đoạn, nhà thầu lập hồ sơ thanh toán gửi cán bộ của Ban Quản lý được giao phụ trách công trình kiểm tra. Đối với hồ sơ xây lắp và thiết bị thì gửi cán bộ tư vấn giám sát của các phòng Điều hành - Giám sát, hồ sơ tư vấn thì gửi cán bộ phòng Kế hoạch.
- Trên cơ sở đơn giá, khối lượng đã được phê duyệt trong dự toán, cán bộ phụ trách kiểm tra đối chiếu khối lượng, đơn giá đề nghị thanh toán với dự toán và phụ lục giá kèm theo hợp đồng, đảm bảo khối lượng nghiệm thu không vượt dự toán, hợp đồng và đúng với các điều khoản thanh toán của hợp đồng, đồng thời kiểm tra các biên bản nghiệm thu giai đoạn để đảm bảo khối lượng đề nghị thanh toán đúng với khối lượng đã nghiệm thu. Trường hợp có sai sót hoặc không phù hợp với khối lượng nghiệm thu thì chuyển trả lại cho nhà thầu và yêu cầu kiểm tra, rà soát và sửa lại cho đúng.
- Sau khi đảm bảo các vấn đề trên thì hồ sơ thanh toán được trình lên Lãnh đạo phòng Điều hành - Giám sát (hoặc phòng Kế hoạch) ký xác nhận và trình lên Lãnh đạo Ban Quản lý để phê duyệt.
- Hồ sơ thanh toán sau khi được phê duyệt được gửi đến phòng Tài chính - Kế toán. Cán bộ kế toán kiểm soát hồ sơ thanh toán, nếu có sai sót thì gửi lại cán bộ phụ trách công trình phối hợp với nhà thầu kiểm tra, sửa chữa và trình ký lại theo quy trình.
- Hồ sơ thanh toán sau khi đã được kiểm soát, cán bộ Kế toán lập chứng từ thanh toán trình Kế toán trưởng và Giám đốc (hoặc Phó giám đốc được ủy quyền) phê duyệt. Chứng từ thanh toán sau khi được phê duyệt được chuyển đến Kho bạc nhà nước kiểm soát và thanh toán cho nhà thầu.
Phương pháp kiểm soát thanh toán
Sơ đồ 2.7. Trình tự kiểm soát thanh toán
Trách nhiệm kiểm soát trong trình tự trên thuộc về cán bộ phòng Tài chính - Kế toán.
Khi nhận được hồ sơ đề nghị thanh toán của nhà thầu, Ban Quản lý tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm soát tính chính xác, hợp pháp của khối lượng thực hiện, định mức xây dựng và đơn giá các loại công việc, chất lượng công trình. Khi đủ điều kiện thanh toán, Phòng Tài chính – Kế toán lập hồ sơ thanh toán cho nhà thầu. Cán bộ kế toán kiểm soát hồ sơ thanh toán ở các nội dung sau:
- Kiểm tra, đối chiếu về đơn giá, số lượng của giá trị khối lượng nghiệm thu trên bảng xác nhận giá trị khối lượng hoàn thành với dự toán, hợp đồng để đảm bảo giá trị thanh toán không cao hơn giá trị dự toán và giá trị hợp đồng.
Bước 1: Kiểm tra biên bản nghiệm thu
Bước 2: Kiểm tra khối lượng nghiệm thu so với khối lượng đã phê duyệt trong hồ
sơ thiết kế - dự toán
Bước 3: Kiểm tra số liệu trong PL03a, PL04
Bước 4: Kiểm tra kế hoạch vốn được giao
Bước 5: Kiểm tra tài liệu gởi 1 lần và từng lần thanh toán
- Kiểm tra tỷ lệ thanh toán và thu hồi tạm ứng trên phụ lục 03a (Bảng xác định giá trị thanh toán theo hợp đồng), phụ lục 04 (Bảng xác định giá trị thanh toán phát sinh ngoài hợp đồng) với các điều khoản đã ghi trong hợp đồng.
- Kiểm tra, đối chiếu số liệu tạm ứng, thanh toán, số dư tạm ứng trên phụ lục 03a, phụ lục 04 với số liệu phòng Tài chính – Kế toán đang theo dõi.
- Kiểm soát số tiền thanh toán cho từng công việc, hạng mục công trình, công trình không được vượt dự toán được duyệt và tổng thanh toán cho công trình không được vượt tổng mức đầu tư của công trình.
- Kiểm tra tỷ lệ thanh toán có phù hợp với điều khoản thanh toán theo hợp đồng. Ở giai đoạn nghiệm thu khối lượng hoàn thành đối với hợp đồng tư vấn mức thanh toán tối đa là 80% giá trị nghiệm thu. Đối với hợp đồng thi công xây lắp thanh toán tối đa 100% khối lượng nghiệm thu từng đợt nhưng không quá 90% giá trị khối lượng nghiệm thu lũy kế của đợt cuối cùng. Đối với thiết bị thì thanh toán 90% giá trị khối lượng nghiệm thu từng đợt.
Tuy nhiên, đối với các công trình hạ tầng, nhiều trường hợp công việc xây lắp đã được ký kết nhưng không được thi công do vướng các công trình khác hoặc điều chỉnh thiết kế nên công trình dừng thi công để quyết toán nên khối lượng của đợt thanh toán cuối cùng được xác định có thể nhỏ hơn giá trị công việc đã ký hợp đồng nên dễ dẫn đến việc thanh toán vượt 90% giá trị thanh toán cuối cùng. Vì vậy, Ban Quản lý yêu cầu các hợp đồng xây lắp hạ tầng chỉ thanh toán 90% giá trị khối lượng nghiệm thu từng đợt.
- Đối với khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng phải lập bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng đề nghị thanh toán có ký xác nhận, đóng dấu của đại diện nhà thầu và đại diện Ban Quản lý. Khối lượng phát sinh này phải có dự toán phát sinh và quyết định phê duyệt dự toán của Ban Quản lý hoặc của cấp có thẩm quyền, phụ lục bổ sung hợp đồng.
toán và điều kiện thanh toán trong hợp đồng, Ban Quản lý lập hồ sơ đề nghị thanh toán gửi Kho bạc Nhà nước, bao gồm:
+ Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng và bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng (nếu có) có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.
Việc thanh toán hợp đồng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng. Số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán phải được quy định rõ trong hợp đồng. Ban Quản lý có trách nhiệm tuân thủ các điều kiện áp dụng các loại giá hợp đồng theo quy định hiện hành của nhà nước, cụ thể:
- Đối với hợp đồng trọn gói
Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi thanh toán không yêu cầu có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.
- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định
Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm được phê duyệt theo thẩm quyền, nếu có) được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng.
- Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh
Thanh toán trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm, nếu có) được nghiệm thu của từng lần thanh toán và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.
- Đối với hợp đồng theo thời gian
Chi phí cho chuyên gia được xác định trên cơ sở mức lương cho chuyên gia và các chi phí liên quan do các bên thỏa thuận trong hợp đồng nhân với
thời gian làm việc thực tế được nghiệm thu (theo tháng, tuần, ngày, giờ). Các khoản chi phí ngoài mức thù lao cho chuyên gia thì thanh toán theo phương thức quy định trong hợp đồng.
- Đối với hợp đồng theo giá kết hợp
Việc thanh toán được thực hiện tương ứng với các loại hợp đồng theo quy định tại các điểm trên đây. Đối với khối lượng công việc phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng, thực hiện theo thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định hiện hành của pháp luật có liên quan.
Kiểm soát thanh toán khi công trình, hạng mục công trình đã được phê duyệt quyết toán Đối với hợp đồng xây lắp 10% giá trị xây lắp giữ lại bao gồm 5% bảo hành công trình, 5% quyết toán công trình.
Sau khi có Quyết định phê duyệt quyết toán dự án của cấp có thẩm quyền, Ban Quản lý thực hiện ký thanh lý hợp đồng, đối chiếu tổng giá trị trên hóa đơn do đơn vị thi công đã cung cấp với số liệu quyết toán duyệt, yêu cầu đơn vị xuất