Để lựa chọn được nhà thầu có năng lực, kinh nghiệm tốt, có chi phí thực hiện hợp lý nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả kinh tế của gói thầu thì quá trình lựa chọn nhà thầu phải được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo cạnh tranh, công bằng, minh bạch. Một số giải pháp cần thực hiện:
- Nâng cao trình độ chuyên môn của Tổ chuyên gia
Theo quy định hiện hành, tổ chuyên gia bao gồm các thành viên có nghiệp vụ chuyên môn phù hợp, đã được tham gia, hoàn thành lớp bồi dưỡng nghiệp vụ đấu thầu và phải thi đạt chứng chỉ hành nghề đấu thầu. Vai trò của tổ chuyên gia được đánh giá là rất quan trọng trong quá trình xét thầu. Vì vậy, Ban Quản lý phải thường xuyên lập kế hoạch đào tạo và tạo điều kiện cho các
thành viên này được học tập, bồi dưỡng nâng cao kiến thức về đấu thầu, nâng cao ý thức đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm cá nhân trong công tác lập, đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu. Ban Quản lý có thể mời các chuyên gia giỏi về đào tạo, bồi dưỡng hoặc có thể cử các nhân viên đi học thêm các khóa ngắn hạn về đào tạo nghiệp vụ đấu thầu, lựa chọn nhà thầu. Khi có sự thay đổi về quy định đấu thầu cần có kế hoạch phổ biến cho tất cả thành viên nắm bắt, vận dụng có hiệu quả.
Thay thế kịp thời những cán bộ yếu kém về năng lực, trình độ hoặc suy thoái về đạo đức, nghề nghiệp, gây nhũng nhiễu tiêu cực hoặc thao túng, chi phối trong quản lý đầu tư công, đấu thầu.
Ban Quản lý cũng có thể thuê một số cá nhân ngoài đơn vị có năng lực và kinh nghiệm về công tác đấu thầu để bổ sung vào tổ chuyên gia trong trường hợp công trình phải triển khai gấp, cán bộ chuyên môn về đấu thầu của Ban Quản lý không đủ để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Đổi mới công tác xét thầu
Việc đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu dự trên các tiêu chuẩn quy định trong hồ sơ mời thầu. Vì vậy, khi lập và phê duyệt hồ sơ mời thầu cần xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu một cách cụ thể, rõ ràng. Mỗi dự án phải có những tiêu chí chấm thầu một cách cụ thể, công khai tránh tình trạng chủ đầu tư và đơn vị tư vấn cố tình lập hồ sơ mời thầu theo ý chủ quan để chỉ có một số ít nhà thầu đáp ứng yêu cầu.
Ban Quản lý cần tiến hành phân chia trách nhiệm và quyền hạn của các thành viên trong tổ chuyên gia, quy định quyền độc lập đánh giá của từng chuyên gia, phương pháp tổng hợp ý kiến của các chuyên gia và đảm bảo quá trình xét thầu tổ chuyên gia phải độc lập với các nhà thầu.
Xây dựng chuẩn mực trong công tác chấm điểm và đánh giá nhà thầu tham gia dự thầu. Khi chấm thầu, các tiêu chí chấm thầu phải được công
khai cho các nhà thầu, công bố nhà thầu trúng thầu.
- Cơ chế quản lý đấu thầu chặt chẽ
Khắc phục tình trạng đấu thầu hình thức, chống phá giá trong đấu thầu bằng cách ban hành các tiêu chí, chuẩn mực rõ ràng trong hồ sơ mời thầu.
Xây dựng cơ chế quản lý, giám sát, xử phạt nghiêm minh các hành vi tiêu cực trong các hoạt động đấu thầu. Quy định cụ thể hình thức xử phạt đối với cá nhân, tập thể để xảy ra sai phạm.
Quy định cụ thể việc phân chia dự án thành các gói thầu. Đưa ra phương án phân chia dự án thành các gói thầu một cách cụ thể để thực hiện thống nhất, tránh tình trạng vận dụng tùy tiện, chia nhỏ gói thầu để không phải đấu thầu. Có hình thức xử phạt cụ thể đối với việc phân chia gói thầu nhằm mục đích chỉ định thầu hoặc hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.
Đối với các nhà thầu gian lận trong việc cung cấp thông tin trong hồ sơ dự thầu, khi phát hiện lập biên bản, thông báo cấp quyết định đầu tư đồng thời thông báo trên mạng đấu thầu quốc gia, cấm tham gia dự thầu trong một thời gian nhất định.
Để hạn chế tình trạng giá rẻ, chất lượng kém thì chủ đầu tư phải xây dựng cơ chế giá sàn cho dự án. Giá trúng thầu là giá thấp nhất và dao động không được thấp hơn giá sàn một tỷ lệ phần trăm nhất định. Nếu giá chào dưới ngưỡng đó nhà thầu sẽ bị loại. Cách làm này đảm bảo giúp chủ đầu tư chọn được những nhà thầu đủ năng lực thực hiện dự án.
Khi đánh giá hồ sơ dự thầu về mặt kỹ thuật nên đánh giá thấp hoặc loại những nhà thầu có tính năng kỹ thuật của vật tư, thiết bị không tương thích với các nhà cung cấp khác để tránh lệ thuộc vào giá thay thế vật tư, vật liệu khi dự án đi vào vận hành.
Hạn chế lựa chọn nhà thầu bằng hình thức chỉ định thầu, tất cả các gói thầu xây lắp, thiết bị nên thực hiện đấu thầu rộng rãi, thực hiện công trình đấu
thầu qua mạng đấu thầu quốc gia, tiến hành công khai ở tất cả các khâu để tránh thiên vị, làm sai kết quả đấu thầu nhằm nâng cao tính cạnh tranh, minh bạch trong đấu thầu.
Thắt chặt công tác quản lý sau đấu thầu, đối với các gói thầu đang trong giai đoạn thương thảo hợp đồng thì cần xác định rõ các cơ chế tài chính trong hợp đồng để ràng buộc nhà thầu phải đảm bảo theo yêu cầu về tiến độ, chất lượng công trình. Đối với các gói thầu đang thực hiện hợp đồng thì cần tăng cường giám sát, bảo đảm thực hiện hợp đồng theo đúng kế hoạch, tiến độ đã nêu trong hồ sơ dự thầu và trong hợp đồng đã ký kết; thực hiện nghiêm túc việc xử lý vi phạm hợp đồng đối với các hành vi chậm tiến độ, không đảm bảo chất lượng vật tư, thiết bị, công trình. Trường hợp việc vi phạm hợp đồng làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ, chất lượng, hiệu quả của gói thầu thì Ban Quản lý xem xét, báo cáo người quyết định đầu tư chấm dứt ngay hợp đồng với nhà thầu đó để thay thế nhà thầu khác phù hợp.