Trong định nghĩa tiêu chuẩn hoá ở trên đã nêu rõ mục đích chung của tiêu chuẩn hóa là nhằm đạt đƣợc mức độ trật tự tối ƣu cho những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn trong một khung cảnh nhất định, ngăn ngừa rào cản trong thƣơng mại và tạo thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học, công nghệ. Tiêu chuẩn hoá có thể có thêm một hoặc nhiều mục đích cụ thể làm cho sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ phù hợp với mục đích của chúng. Những mục đích này có thể (nhƣng không hạn chế) là: đảm bảo tính thỏa dụng/tính phù hợp với mục đích/công dụng, kiểm soát tính đa dạng, đảm bảo tính tƣơng thích, tính đổi lẫn, bảo vệ sức khoẻ, tính an toàn, bảo vệ môi trƣờng, bảo vệ sản phẩm, thông hiểu, cải thiện các chỉ tiêu kinh tế, thƣơng mại,... Tiêu chuẩn hóa cơ sở về cơ bản nhằm đạt đƣợc các mục đích sau:
a) Đảm bảo tính thỏa dụng hay tính phù hợp với mục đích/công dụng Tiêu chuẩn hóa đảm bảo tính thỏa dụng, tức là khả năng của sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ đáp ứng đƣợc mục đích đề ra trong những điều kiện nhất định.
b) Kiểm soát tính đa dạng
tới sự lựa chọn một số lƣợng tối ƣu kích cỡ hay chủng loại của sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ nhằm đáp ứng đƣợc những nhu cầu đang thịnh hành. Kiểm soát tính đa dạng thông thƣờng liên quan đến việc giảm bớt sự đa dạng, đơn giản hóa và thống nhất hóa.
c) Đảm bảo tính tƣơng thích
Tiêu chuẩn hóa đảm bảo tính tƣơng thích, tức là làm cho sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ thích hợp để sử dụng cùng nhau trong những điều kiện nhất định để đáp ứng những yêu cầu tƣơng ứng mà không gây ra những tác động qua lại không thể chấp nhận đƣợc.
d) Đảm bảo tính đổi lẫn
Tiêu chuẩn hóa đảm bảo tính đổi lẫn, tức là làm cho sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ có khả năng đƣợc sử dụng để thay thế cho sản phẩm, quá trình hoặc dịch vụ khác nhƣng vẫn đáp ứng những yêu cầu tƣơng tự. Đổi lẫn các sản phẩm và các bộ phận cấu thành của sản phẩm sẽ đƣợc thực hiện thông qua tiêu chuẩn hóa các đối tƣợng khác nhau (nhƣ vật liệu, các bộ phận cấu thành, các sản phẩm trung gian, thành phẩm, phƣơng tiện sản xuất, dụng cụ, thiết bị thử nghiệm và kiểm tra...). Đổi lẫn, có thể về kích thƣớc, tính năng hay phƣơng pháp... Về mặt chức năng, tính đổi lẫn đƣợc gọi là “tính đổi lẫn chức năng”, còn về mặt kích thƣớc thì gọi là “tính đổi lẫn kích thƣớc”.
đ) Đảm bảo tính an toàn
Tiêu chuẩn hóa đảm bảo tính an toàn, tức là không có những rủi ro gây thiệt hại không thể chấp nhận đƣợc. Trong tiêu chuẩn hoá, tính an toàn của sản phẩm, quá trình và dịch vụ thƣờng đƣợc xem xét theo quan điểm đạt đƣợc sự cân bằng tối ƣu của hàng loạt yếu tố kể cả các yếu tố phi kỹ thuật, nhƣ hành vi của con ngƣời, làm giảm bớt tới mức chấp nhận đƣợc những rủi ro gây thiệt hại cho con ngƣời và hàng hoá.
e) Bảo vệ môi trƣờng
Tiêu chuẩn hóa đƣa ra nội dung bảo vệ môi trƣờng, giữ gìn cho môi trƣờng khỏi bị hủy hoại không thể chấp nhận đƣợc do những tác động của sản phẩm, quá trình và dịch vụ.
g) Bảo vệ sản phẩm
Tiêu chuẩn hóa đƣa ra các yêu cầu bảo vệ sản phẩm, giữ cho sản phẩm tránh đƣợc các tác động của khí hậu hoặc những điều kiện bất lợi khác trong thời gian sử dụng, vận chuyển hoặc bảo quản.
h) Truyền đạt thông tin
Tiêu chuẩn hóa đóng vai trò là phƣơng tiện truyền đạt thông tin, cho phép truyền đạt và phổ biến các thông tin về chính sách, quản lý, kế hoạch, cũng nhƣ về nội dung và kết quả của các hoạt động khác của cơ sở, tạo nên sự thông hiểu trong phạm vi nội bộ cơ sở và giữa cơ sở với khách hàng. Nó ấn định rõ ràng các thủ tục cần thực hiện trong mỗi bộ phận, giữa các bộ phận và thống nhất cách cung cấp thông tin và các dịch vụ khác ở cơ sở.
i) Tích lũy kỹ năng công nghệ, cải thiện khả năng công nghệ Tiêu chuẩn hóa cho phép tích lũy khả năng công nghệ của các cá nhân và cơ sở và từ đó nâng cao khả năng công nghệ của mình.
k) Làm cơ sở kiểm soát các hoạt động
Tiêu chuẩn hóa là chuẩn cứ cho kiểm soát chất lƣợng, kiểm soát quá trình, kiểm soát chi phí và các hoạt động khác. Chu trình kiểm soát PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) thiết lập cho kiểm soát chất lƣợng có thể đƣợc biểu thị thông qua nội dung tiêu chuẩn cơ sở đƣợc giới thiệu trong Hình 1.
Xây dựng các tiêu chuẩn cơ sở có liên quan đến các hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại, nhƣ về
chất lƣợng, giao hàng, dịch vụ, an toàn... Thực hiện (áp dụng) các tiêu chuẩn cơ sở
Kiểm tra xem tiêu chuẩn cơ sở có đƣợc tuân thủ không?
Hình 1. Tiêu chuẩn cơ sở là cơ sở cho các chu trình kiểm soát
l) Tạo điều kiện sử dụng các phƣơng pháp thống kê
Tiêu chuẩn hóa cơ sở sẽ tạo điều kiện để đƣa vào sử dụng các phƣơng pháp thống kê.
Hành động Lập kế hoạch (A - Action) (P - Plan) Kiểm tra Thực hiện (C - Check) (D - Do)
Nếu tiêu chuẩn cơ sở không đƣợc áp dụng thì phải giáo dục, đào tạo nhân viên sao cho tiêu chuẩn cơ sở đƣợc áp dụng
Nếu khi áp dụng thấy tiêu chuẩn không mang lại hiệu quả thì soát xét lại tiêu chuẩn
Xây dựng các tiêu chuẩn cơ sở có liên quan đến các hoạt động sản xuất lặp đi lặp lại,
nhƣ về chất lƣợng, giao hàng, dịch vụ, an toàn...
Thực hiện (áp dụng) các tiêu chuẩn cơ sở Kiểm tra xem tiêu chuẩn cơ
m) Ổn định và nâng cao chất lƣợng (giảm độ phân tán)
Tiêu chuẩn hóa làm ổn định chất lƣợng và giảm độ phân tán, nâng cao chất lƣợng. Có thể kiểm soát các nguyên nhân khác nhau gây nên độ phân tán chất lƣợng (của vật liệu, thiết bị, phƣơng pháp...) bằng các tiêu chuẩn cơ sở. Những sản phẩm đƣợc tiêu chuẩn hóa đƣợc sản xuất hàng loạt lặp đi lặp lại thƣờng là các sản phẩm có chất lƣợng và độ tin cậy cao.
n) Giảm chi phí
Hiệu quả chủ yếu của tiêu chuẩn hóa cơ sở là hiệu quả kinh tế. Tiêu chuẩn hóa góp phần làm giảm chi phí thông qua:
- Đơn giản hóa (giảm chủng loại) vật liệu, các bộ phận cấu thành, sản phẩm... làm tăng cỡ lô và giảm giá thành;
- Tiêu chuẩn hóa sản phẩm làm thuận lợi, đơn giản việc đặt mua của bộ phận cung ứng/mua và thiết kế; giảm chi phí mua vật liệu và các bộ phận; giảm dự trữ, lƣu kho và giảm chi phí dịch vụ và quản lý chung trong phạm vi toàn cơ sở.
o) Nâng cao hiệu quả công việc
Tiêu chuẩn hóa cơ sở nâng cao hiệu quả của mỗi nội dung hoạt động hợp tác, phối hợp toàn cơ sở. Toàn bộ các hoạt động của cơ sở đƣợc đồng bộ, thống nhất và đƣợc thực hiện theo các quy chế hợp lý, nhất quán góp phần nâng cao hiệu quả chung. Mỗi một chức năng của hoạt động hợp tác có liên quan một cách hệ thống với nhau để thực thi các hoạt động có hiệu quả mà không gây ra các lãng phí không cần thiết.
p) Bảo vệ sức khỏe và cuộc sống
tiêu chuẩn ngăn ngừa các bệnh nghề nghiệp, an toàn lao động cho ngƣời lao động.
q) Góp phần bảo vệ lợi ích của ngƣời tiêu dùng và cộng đồng Tiêu chuẩn hóa cơ sở nhằm cung cấp sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ thỏa mãn nhu cầu, đồng thời đảm bảo an toàn, sức khỏe và nhiều lợi ích khác cho ngƣời tiêu dùng và cộng đồng.
Các tiêu chuẩn cơ sở về môi trƣờng nhằm ngăn ngừa ô nhiễm nƣớc, không khí, tiếng ồn và hậu quả xã hội có thể ảnh hƣởng đến cộng đồng.