Hệ thống tiêu chuẩn cơ sởnày phân loại theo cấp tiêu chuẩn hóa, nhƣ vấn đề ở cấp toàn công ty/cơ sở, các bộ phận, phòng, ban,... Cụ thể xem Ví dụ 6.
Ví dụ 6 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo cấp tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn nhà máy O.O ...
Tiêu chuẩn bộ phận,
phòng, ban riêng lẻ Tiêu chuẩn phân xƣởng X.X ...
Tiêu chuẩn bộ phận kinh doanh (bán hàng) ∆.∆
Chƣơng 4
THỦ TỤC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN CƠ SỞ 4.1. Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở là một trong những nhiệm vụ chủ yếu và quan trọng bậc nhất của hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở. Quá trình này tốn kém và mất nhiều thời gian, vì vậy bộ phận tiêu chuẩn hóa phải cố gắng làm cho quá trình đỡ tốn kém nhất có thể. Cần phải xem xét kỹ lƣỡng nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn.
Quy mô và đặc điểm của cơ sở xác định phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở. Tuy nhiên, các kiến nghị sau đây có thể giúp cơ sở thực hiện đƣợc kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn của mình.
Cơ sở có thể lập ban tiêu chuần có nhiệm vụ chủ yếu là chỉ đạo chung hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở. Các đại diện trong ban tiêu chuẩn đƣợc chọn từ các bộ phận, phòng ban chức năng chính của cơ sở và gồm những cán bộ cấp cao có thẩm quyền trong các bộ phận, phòng, ban tƣơng ứng và là ngƣời có năng lực kỹ thuật.
Trong xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, ban tiêu chuẩn này sẽ có trách nhiệm xem xét tiến bộ khoa học, công nghệ, đƣa ra những yêu cầu mới và quyết định những vấn đề ƣu tiên, đồng thời xem xét dự thảo tiêu chuẩn lần cuối trƣớc khi trình lãnh đạo cơ sở phê duyệt.
Ở các cơ sở sản xuất, kinh doanh lớn, ban tiêu chuẩn có thể thành lập các tiểu ban để đảm nhiệm các loại tiêu chuẩn khác nhau. Các tiểu ban có trách nhiệm xem xét các dự thảo đề nghị hoặc đƣa ra các dự thảo tiêu chuẩn, thảo luận hoàn chỉnh và sau đó chuyển cho ban tiêu chuẩn để làm các công việc tiếp theo.
và tiểu ban có thể không cần thiết. Các dự thảo tiêu chuẩn đƣợc gửi cho những ngƣời lãnh đạo hoặc đại diện các bộ phận, phòng, ban để lấy ý kiến và thảo luận. Có thể tổ chức các hội nghị để giải quyết những bất đồng nảy sinh trong quá trình lấy ý kiến, thảo luận. Sau khi thống nhất, dự thảo tiêu chuẩn đƣợc trình duyệt ở cấp cao nhất để đảm bảo việc áp dụng có hiệu lực, hiệu quả hơn.
4.2. Trình tự xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
4.2.1. Các bước xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Cơ sở phải nghiên cứu thiết lập cho mình một thủ tục xây dựng tiêu chuẩn hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện riêng của cơ sở, đảm bảo chất lƣợng tiêu chuẩn và tuân thủ các nguyên tắc nhƣ đã nêu ở trên. Tùy theo quy mô, loại hình sản xuất, kinh doanh của cơ sở, trình tự, thủ tục xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở có thể bao gồm các bƣớc sau đây:
Bƣớc 1: Lập kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 2: Biên soạn dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 3: Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 4: Tổ chức hội nghị chuyên đề về dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 5: Xử lý ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 6: Lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 7: Thẩm tra dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 8: Công bố tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 9: In ấn tiêu chuẩn cơ sở.
Nội dung cụ thể các bƣớc đƣợc trình bày dƣới đây. Cần lƣu ý rằng, trong quá trình xây dựng dự thảo tiêu chuẩn, tùy nhu cầu, cơ sở có thể tiến hành khảo sát, khảo nghiệm, thử nghiệm ở các bƣớc
khác nhau để xác định các mức, chỉ tiêu, yêu cầu cần quy định trong tiêu chuẩn.
4.2.2. Bước 1: Lập kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
4.2.2.1. Giai đoạn xác định đối tượng
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn là việc xác định đối tƣợng cần tiêu chuẩn hóa. Đối tƣợng đó có thể xuất phát từ nhu cầu bên trong và/ hoặc từ bên ngoài cơ sở. Thƣờng nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn hiển nhiên khi vấn đề phát sinh do hậu quả không có tiêu chuẩn cần thiết. Tất cả những nhu cầu nhƣ vậy phải chuyển đến bộ phận tiêu chuẩn hóa để xử lý.
4.2.2.2. Giai đoạn thu thập thông tin, phân tích và phê duyệt kế hoạch
Giai đoạn này bao gồm những hoạt động sau đây:
- Điều tra khảo sát các vấn đề có liên quan đến đối tƣợng;
- Thu thập thông tin về tình hình sử dụng, thị trƣờng, thiết kế, sản xuất, kinh tế, tình hình tiêu chuẩn hóa (các tiêu chuẩn hiện hành, các tiêu chuẩn đang xây dựng)...;
- Phân tích nhu cầu, mục tiêu và chi phí hoạt động tiêu chuẩn hóa; - Đánh giá và xác định các mục tiêu và nội dung của tiêu chuẩn đề nghị;
- Đánh giá những giá trị, lợi ích có thể thu đƣợc, có tính đến những rủi ro, khó khăn có thể xảy ra.
Giai đoạn này giao cho một nhóm chuyên gia từ các bộ phận khác nhau ở cơ sở bao gồm cả ngƣời sử dụng hoặc ngƣời sản xuất thực hiện. Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải có trách nhiệm điều phối các hoạt động. Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải bảo đảm tất cả mọi ngƣời sẽ tham gia áp
dụng tiêu chuẩn này phải đƣợc hỏi ý kiến đầy đủ, bời vì điều đó sẽ làm đơn giản việc phê chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn đó khi nó đƣợc hoàn chỉnh. Khi xem xét nghiên cứu các tài liệu khác nhau, phải nghiên cứu những yêu cầu của ngƣời cung cấp, những nhà thầu và ngƣời tiêu dùng từ bên ngoài cũng nhƣ các quy định pháp luật liên quan.
Sau khi đã thống nhất, bộ phận tiêu chuẩn hóa trình lãnh đạo cơ sở phê duyệt kế hoạch.
4.2.3. Bước 2: Biên soạn dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Khi đã hoàn thành việc phân tích, bƣớc tiếp theo là tập hợp tất cả các thông tin đã có để soạn thảo dự thảo tiêu chuẩn. Khi soạn thảo dự thảo phải hiểu thấu đáo đối tƣợng, cũng nhƣ những hƣớng dẫn của cơ sở về trình bầy và thể hiện nội dung tiêu chuẩn. Nếu cần, dự thảo tiêu chuẩn phải đƣợc nghiên cứu đồng thời với sự cố gắng chung giữa các cán bộ tiêu chuẩn hóa và các cán bộ hoặc chuyên gia kỹ thuật. Dự thảo này phải đƣợc Bộ phận tiêu chuẩn hóa nhất trí và phải trình bầy phù hợp với quy định của tiêu chuẩn cơ sở.
4.2.4. Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Dự thảo tiêu chuẩn đƣợc gửi đi lấy ý kiến đến những bộ phận và cá nhân có liên quan đến việc áp dụng tiêu chuẩn sau khi tiêu chuẩn đƣợc phê duyệt. Khi gửi dự thảo đi lấy ý kiến cần kèm theo bản thuyết minh nêu mục đích, xuất xứ và nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn. Các ý kiến góp ý phải có sau một thời hạn xác định, sao cho không làm chậm quá trình soạn thảo tiêu chuẩn. Mọi ý kiến nhận đƣợc phải đƣợc xử lý và có giải pháp xử lý, dung hòa các ý kiến bất đồng.
4.2.5. Bước 4: Tổ chức hội nghị chuyên đề về dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
bất đồng. Mọi vấn đề cần phải đƣợc giải quyết theo nguyên tắc đồng thuận. Không nên hoặc cố gắng hạn chế sử dụng hình thức biểu quyết vì rằng trong trƣờng hợp khi dự thảo tiêu chuẩn đƣợc chấp nhận do kết quả đa số tán thành thì sẽ làm mất lòng thiểu số còn lại và điều đó có thể làm ảnh hƣởng đến việc áp dụng tiêu chuẩn. Do vậy nên tận dụng mọi cố gắng, nỗ lực để tránh gặp trƣờng hợp nhƣ vậy.
4.2.6. Bước 5: Xử lý ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Ban/tiểu ban tiêu chuẩn hoặc bộ phận đƣợc giao soạn thảo dự thảo tiêu chuẩn tập hợp và xử lý tất cả các ý kiến liên quan, lập bản tiếp thu ý kiến, hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn một cách thấu đáo, trung thực.
4.2.7. Bước 6: Lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình xây dựng tiêu chuẩn đƣợc tập hợp và lập thành hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn.
4.2.8. Bước 7: Thẩm tra dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Sau khi hoàn thành các công việc trên, Bộ phận tiêu chuẩn hóa tổ chức thẩm định dự thảo tiêu chuẩn để xem xét sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật liên quan (nếu có), với tiến bộ khoa học và công nghệ, điều kiện và nhu cầu phát triển của cơ sở, cũng nhƣ xem xét mức độ hài hòa với tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực có liên quan và thể thức trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn. Nếu có ban/tiểu ban tiêu chuẩn thì ban đó giúp thực hiện nhiệm vụ này. Tuy nhiên, vì trong phạm vi một cơ sở, nên các nội dung thẩm định thƣờng đã đƣợc đặt ra để thực hiện và đƣợc theo dõi trong suốt quá trình xây dựng tiêu chuẩn, nên bƣớc này có thể rút ngắn để đƣa nhanh tiêu chuẩn vào áp dụng trong thực tiễn sản xuất, kinh doanh.
4.2.9. Bước 8: Công bố tiêu chuẩn cơ sở
Bƣớc tiếp theo là phê duyệt tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn phải đƣợc phê duyệt ở cấp lãnh đạo cao nhất của cơ sở.
Việc phê duyệt tiêu chuẩn phải đƣợc thông báo kịp thời đến các bộ phận của cơ sở.
4.2.10. Bước 9: In ấn tiêu chuẩn cơ sở
Sau khi tiêu chuẩn đƣợc phê duyệt, tiêu chuẩn đƣợc xuất bản và phát hành đến tất cả các bộ phận cần phải áp dụng tiêu chuẩn đó.
4.3. Soát xét tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn cũng nhƣ phần lớn dữ liệu khác luôn ở trạng thái động. Điều đó đòi hỏi phải rà soát định kỳ (hoặc khi có yêu cầu đặc biệt) tất cả các tiêu chuẩn cơ sở đã công bố để khẳng định giữ nguyên hiệu lực hoặc xác định chúng có cần phải soát xét (sửa đổi hoặc thay thế) hay không. Việc xem xét này bảo đảm duy trì tiêu chuẩn ở trình độ phù hợp nhất đối với điều kiện của cơ sở.
Các yếu tố cơ bản xác định thời điểm cần soát xét tiêu chuẩn cơ sở nhƣ sau:
- Thay đổi yêu cầu chất lƣợng của ngƣời tiêu dùng;
- Nghiên cứu phát triển sản phẩm mới và sản phẩm cải tiến; - Nghiên cứu phát triển vật liệu, phƣơng pháp đo mới...; - Đạt đƣợc tiến bộ kỹ thuật trong lĩnh vực liên quan; - Tiến bộ trong khả năng xử lý quá trình;
- Thay đổi quy định pháp luật (Văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật) về an toàn, vệ sinh, môi trƣờng,...;
- Xảy ra biến cố không đƣợc chấp nhận (bác bỏ) trong quá trình kiểm tra;
- Xảy ra khiếu nại, than phiền, yêu sách từ bên ngoài; - Thay đổi khác về chất lƣợng thiết kế;
- Cải tiến khác về quá trình;
- Có đề nghị soát xét tiêu chuẩn cơ sở;
- Kết quả đánh giá về hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở; - Kết quả rà soát định kỳ tiêu chuẩn cơ sở.
Chƣơng 5
TRÌNH BÀY VÀ THỂ HIỆN NỘI DUNG TIÊU CHUẨN CƠ SỞ
5.1. Yêu cầu chung
Khi soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở cần chú ý các yêu cầu sau đây: 1) Ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, dễ đọc, không sai lỗi, thuận tiện sử dụng, dễ sửa chữa, dễ sao chụp, đảm bảo mỹ thuật;
2) Tránh biệt ngữ, cần sử dụng ngôn ngữ thông dụng - Tiêu chuẩn sẽ đƣợc không chỉ các nhà chuyên môn sử dụng, mà cả những ngƣời không có chuyên môn sử dụng, vì vậy cần sử dụng ngôn ngữ thông dụng. Khi sử dụng thuật ngữ kỹ thuật thì phải có định nghĩa kèm theo, các ký hiệu, dấu hiệu, đơn vị, hình vẽ, bảng... phải đƣợc giải thích rõ ràng;
3) Sử dụng hình minh họa - Một hình vẽ, biểu đồ rõ ràng, dễ hiểu có giá trị hơn phần chữ (lời) dài dòng. Khi có thể, phải sử dụng hình vẽ và biểu đồ để giảm độ dài phần chữ;
4) Sử dụng viện dẫn - Phải tránh lặp lại không cần thiết, đặc biệt khi nội dung/thông tin lặp lại đó đƣợc thể hiện trong những tiêu chuẩn khác nhau. Khi nội dung nào đó phải nhắc đi nhắc lại nhiều lần, nếu có thể, thì cần phải xây dựng tiêu chuẩn riêng cho nội dung đó. Khi đó ta sẽ sử dụng viện dẫn tiêu chuẩn đó;
5) Có thể áp dụng đƣợc - Tiêu chuẩn xây dựng với mục đích để áp dụng. Do vậy tiêu chuẩn không đƣợc có những nội dung/ thông tin hoặc các câu mơ hồ, mập mờ hay đa nghĩa, gây nhầm lẫn và cần đƣa ra các yêu cầu có thể đo lƣờng đƣợc bằng những phƣơng pháp thích hợp;
6) Nhất quán - Soạn thảo tiêu chuẩn phải nhất quán trong từng tiêu chuẩn hoặc trong cả bộ tiêu chuẩn có liên quan. Cấu trúc, văn phong, thuật ngữ, đánh số điều của các tiêu chuẩn có liên quan với nhau phải càng giống nhau càng tốt;
7) Khuôn khổ và mẫu thống nhất - Tiêu chuẩn cơ sở phải có khuôn khổ và mẫu trình bầy thống nhất. Tiêu chuẩn cơ sở có thể đóng rời từng tiêu chuẩn hoặc thành từng tập tiêu chuẩn theo các đối tƣợng khác nhau, cũng có thể sử dụng tờ rời để thuận tiện cho việc bổ sung thêm, bỏ đi hoặc sửa đổi nội dung khi cần thiết. Khổ giấy thƣờng dùng là khổ A4 (210mm x 297mm). Trong trƣờng hợp đóng thành từng tập tiêu chuẩn có thể sử dụng khổ nhỏ hơn, nhƣng phải bảo đảm thống nhất trong toàn cơ sở.
5.2. Trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn cơ sở
5.2.1. Các phần nội dung tiêu chuẩn cơ sở
Nội dung tiêu chuẩn cơ sở cần có các phần sau: - Phần thông tin mở đầu;
- Phần cơ bản;
- Phần thông tin bổ sung.
Khuôn khổ, mẫu trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn cơ sở có thể tham khảo TCVN 1-2 về trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn quốc gia. Sau đây là một số nội dung khuyến nghị về trình bày và thể hiện nội dung các phần của tiêu chuẩn cơ sở. Tuy nhiên, việc quy định cụ thể nhƣ thế nào là quyền lựa chọn của cơ sở.
5.2.2. Phần thông tin mở đầu
Phần thông tin mở đầu có thể bao gồm trang bìa, mục lục, lời nói đầu, lời giới thiệu.
Nội dung trang bìa gồm có tên (có thể kèm biểu tƣợng) của cơ sở; dòng chữ “TIÊU CHUẨN CƠ SỞ”; tên tiêu chuẩn; ký hiệu và số hiệu TCCS; lần xuất bản; lần sửa đổi.
Ký hiệu tiêu chuẩncơ sở đƣợc thể hiện nhƣ sau:
- Số hiệu và năm công bố tiêu chuẩn cơ sở đƣợc phân cách bằng dấu hai chấm (:) và đƣợc đặt sau ký hiệu TCCS;
- Chữ viết tắt tên cơ sở công bố tiêu chuẩn đƣợc đặt sau năm công bố tiêu chuẩn cơ sở và đƣợc phân cách bằng dấu gạch chéo.
Ví dụ: TCCS 27:2006/XXX là ký hiệu của tiêu chuẩn cơ sở có số hiệu là 27, do cơ sở có tên giao dịch viết tắt là XXX xây dựng và công bố năm 2006.
Mục lục có thể có hoặc không có. Mục lục chỉ cần thiết khi tiêu chuẩn có nhiều trang, nhiều điều để dễ tra cứu khi sử dụng. Nội dung này phải có tiêu đề là “Mục lục”, liệt kê các điều và có thể liệt kê cả các điều nhỏ có tên/tiêu đề, các phụ lục, mục lục tra cứu, thƣ mục tài liệu tham khảo.
Lời nói đầu không quy định các yêu cầu, dùng để giới thiệu các