Xuất phát từ nội dung hoạt động tiêu chuẩn hóa ở cơ sở đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở bao gồm 3 nội dung cơ bản sau:
- Tổ chức soạn thảo tiêu chuẩn; - Đƣa ra các thông tin về tiêu chuẩn; - Giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn.
Không phụ thuộc vào quy mô và vị trí tổ chức, bộ phận tiêu chuẩn hóa ở cơ sở có thể có những chức năng và nhiệm vụ chính sau đây:
1) Xây dựng và/hoặc tổ chức xây dựng các tiêu chuẩn và các hƣớng dẫn nội bộ
Ở đây cần lƣu ý phải tăng cƣờng hài hòa với những tiêu chuẩn bên ngoài có sẵn, nhằm mục đích giảm chi phí, rút ngắn thời gian thiết kế và sản xuất, và nâng cao chất lƣợng, cải thiện dịch vụ bảo dƣỡng và làm tăng tính có sẵn các bộ phận dự trữ thay thế.
Để xây dựng các tiêu chuẩn và hƣớng dẫn nội bộ, bộ phận tiêu chuẩn hóa cần huy động các nguồn lực kỹ thuật ở cơ sở tham gia. Để thực hiện nhiệm vụ này, cơ sở có thể thành lập các ban kỹ thuật/tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn hoặc ban soạn thảo tiêu chuẩn để đảm nhiệm các nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa trong các lĩnh vực kỹ thuật khác nhau. Các ban, tiểu ban kỹ thuật/ban soạn thảo này cần nhỏ gọn, nhƣng phải đảm bảo đại diện đủ các thành phần liên quan và làm việc có hiệu quả. 2) Đầu mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài trong việc tham gia xây dựng các tiêu chuẩn bên ngoài, bảo đảm quan điểm và quyền lợi của cơ sở đƣợc bảo vệ trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn đó.
Điều đó có nghĩa bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở cần thƣờng xuyên theo dõi các ấn phẩm thông tin về quá trình xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn quốc tế, cũng nhƣ các tiêu chuẩn khác và cần tận dụng mọi cơ hội và khả năng để xem xét, nghiên cứu, góp ý các dự thảo tiêu chuẩn có liên quan. Khi có thể cơ sở phải cố gắng cử đại diện tham gia làm thành viên các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia và nếu đƣợc, về lâu dài, cả các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc tế
tƣơng ứng. Thông qua bộ phận tiêu chuẩn hóa, cơ sở cần tạo lập mối quan hệ làm việc gần gũi với tổ chức tiêu chuẩn quốc gia và các tổ chức tiêu chuẩn khác.
3) Thúc đẩy và giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn ở cơ sở
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở cần thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn bằng cách:
a) Trình lãnh đạo phƣơng án áp dụng tiêu chuẩn, trong đó cần làm rõ những chi phí liên quan và lợi nhuận (bằng tiền) đem lại do áp dụng tiêu chuẩn, và
b) Thông tin về việc công bố những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mới, những thay thế, sửa đổi tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan, các hoạt động của các ban kỹ thuật tiêu chuẩn và sự tham gia của các cán bộ của cơ sở trong hoạt động tiêu chuẩn cơ sở, quốc gia, khu vực và quốc tế. Đồng thời phát hiện những sai lệch không bình thƣờng và từ đó xác định nhu cầu soát xét tiêu chuẩn đã lạc hậu có thể do có sự thay đổi công nghệ và/hoặc thị hiếu ngƣời tiêu dùng.
4) Cập nhật và cung cấp thông tin tiêu chuẩn làm cho sản phẩm /dịch vụ luôn cập nhật với những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy định và luật lệ mới nhất.
Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải giữ cho sản phẩm, dịch vụ của cơ sở luôn phù hợp với những quy chuẩn kỹ thuật, các quy định và các luật lệ liên quan, cũng nhƣ đảm bảo tiếp cận với các tiêu chuẩn quốc gia, khu vực, quốc tế có liên quan. Điều này đòi hỏi các cán bộ tiêu chuẩn hóa cần theo dõi, có mối liên hệ với cơ quan tiêu chuẩn quốc gia, đầu mối hoạt động tiêu chuẩn ở các bộ, ngành, địa phƣơng và các tổ chức
liên quan. Hiện nay, các thông tin về hoạt động tiêu chuẩn hóa đƣợc đăng tải rộng rãi trên các trang thông tin điện tử và các ấn phẩm thông tin khác của các cơ quan, tổ chức có liên quan.
5) Quản lý hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở phải tổ chức thiết lập một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa hợp lý cho các đối tƣợng cần quản lý của cơ sở. Một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa tốt sẽ giúp cơ sở dễ dàng quản lý.
6) Quản lý hệ thống tài liệu, kiểm tra bản vẽ, bản kê các bộ phận, chi tiết
Bảo đảm toàn bộ tài liệu chính thức của cơ sở đƣợc soạn thảo một cách thống nhất.
Các nội dung kiểm tra bản vẽ là: - Kích thƣớc;
- Kỹ thuật sản xuất; - Tiêu chuẩn hóa.
Trong đó kiểm tra nội dung tiêu chuẩn hóa là việc kiểm tra: - Tính đồng bộ và hoàn chỉnh của bộ bản vẽ và bản kê bộ phận, chi tiết;
- Việc sử dụng lặp lại những bộ phận, chi tiết đã thiết kế sẵn; - Việc sử dụng các bán thành phẩm phi tiêu chuẩn;
- Việc sử dụng bộ phận, chi tiết mua ngoài; - Việc ghi mã số;
- Ghi nhãn, viết tắt;
- Việc tuân thủ các tiêu chuẩn bản vẽ; ...
7) Thiết lập và duy trì quan hệ giữa các nhóm chức năng khác nhau ở cơ sở để tăng cƣờng khả năng hợp tác trao đổi thông tin với nhau.
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở là đầu mối tổ chức các nhóm xây dựng tiêu chuẩn để các bộ phận (phòng, ban) khác nhau ở cơ sở hợp tác với nhau có hiệu quả hơn. Để duy trì mối quan hệ này, cán bộ bộ phận tiêu chuẩn hóa phải có khả năng làm việc tốt và có thái độ vô tƣ khách quan sao cho các quan điểm của tất cả các bên có liên quan luôn đƣợc chú ý.