Hoạt động thông tin tiêu chuẩn là hoạt động không thể thiếu đƣợc, đặc biệt trong giai đoạn phát triển thƣơng mại trên quy mô toàn cầu hiện nay. Thông tin tiêu chuẩn trong nội bộ cơ sở có thể bao gồm các nội dung sau:
a) Các hoạt động thông tin tƣ vấn:
- Tìm kiếm, thu thập các quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn liên quan cần thiết;
- Nghiên cứu tìm hiểu, giải thích làm sáng tỏ nội dung và dịch các tiêu chuẩn nếu cần;
- Theo dõi quá trình xây dựng, công bố, soát xét tiêu chuẩn các cấp, cũng nhƣ hoạt động tiêu chuẩn hóa khác, nhƣ hội nghị, hội thảo phổ biến áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật,... trong lĩnh vực liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của cơ sở để kịp thời tham gia trong khả năng, điều kiện có thể.
b) Quản lý thƣ viện nội bộ:
- Cập nhật cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, cũng nhƣ văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu kỹ thuật,... liên quan;
- Mua tiêu chuẩn và tài liệu có liên quan; - Phục vụ ngƣời đọc.
c) Phát hành nội bộ các tiêu chuẩn, tài liệu, hƣớng dẫn và các thông tin tiêu chuẩn khác:
Cơ sở cần tổ chức hệ thống phát hành, phân phối các tiêu chuẩn, các hƣớng dẫn và các thông tin tiêu chuẩn khác, sao cho những tài liệu hoặc thông tin đến đƣợc đúng địa chỉ của những bộ phận, cá nhân có liên quan trong cơ sở một cách kịp thời, tránh tình trạng thất lạc, đến muộn, không thƣờng xuyên.
d) Thông tin tuyên truyền công tác tiêu chuẩn hóa
Thông tin tuyên truyền công tác tiêu chuẩn hóa là việc làm không thể thiếu, đặc biệt đối với các cơ sở tại các quốc gia mà tiêu chuẩn hóa chƣa đƣợc mọi ngƣời thông hiểu. Phải tận dụng các biện pháp và phƣơng pháp tuyên truyền khác nhau để làm mọi ngƣời hiều đƣợc ý nghĩa và lợi ích của tiêu chuẩn hóa và từ đó lôi cuốn họ tham gia tích cực vào hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở.
đ) Lập và quản lý các bản kê
Một trong những mục đích của tiêu chuẩn hóa là kiểm soát tính đa dạng, giảm thiểu, đơn giản hóa và thống nhất hóa, nên việc lập các bản kê cho các đối tƣợng khác nhau là rất cần thiết. Bản kê không chỉ đề cập đến các bộ phận cấu thành của sản phẩm mà còn đề cập đến các bản vẽ và các đối tƣợng khác.
e) Thiết lập và quản lý hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa Cơ sở cần thiết lập một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa phù hợp với cơ sở. Một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa tốt sẽ giúp cho cơ sở kiểm soát có hiệu quả các hoạt động của mình.
Chƣơng 3
HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN CƠ SỞ 3.1. Tổng quan
Để hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở phát huy đƣợc hiệu quả, tránh bỏ sót hoặc trùng lặp các quy định cho các đối tƣợng, cơ sở cần phân loại rõ ràng, mạch lạc hệ thống tiêu chuẩn cơ sở của mình.
Hệ thống phân loại các tiêu chuẩn cơ sở có thể rất khác nhau, tùy thuộc vào từng ngành công nghiệp, loại hình sản xuất, quy mô và tổ chức của cơ sở. Rất khó tìm ra đƣợc một hệ thống chung cho tất cả. Có thể phân loại hệ thống tiêu chuẩn cơ sở theo đối tƣợng, nội dung (khía cạnh), cấp tiêu chuẩn hóa,... Sau đây là ví dụ một số hệ thống phân loại tiêu chuẩn cơ sở để tham khảo:
- Theo đối tƣợng tiêu chuẩn hóa:
Theo vật phẩm (phần cứng) và vấn đề tổ chức, quản lý (phần mềm) ... - Ví dụ 1
Theo lĩnh vực hoạt động của cơ sở
Phƣơng án 1 ... - Ví dụ 2 Phƣơng án 2 ... - Ví dụ 3 Phƣơng án 3 ... - Ví dụ 4 - Theo nội dung (khía cạnh) tiêu chuẩn hóa ... - Ví dụ 5 - Theo cấp tiêu chuẩn hóa ... - Ví dụ 6