Mục đích và hiệu quả tiêu chuẩn này là: - Giảm giá thành dự trữ (lƣu kho); - Phòng ngừa suy giảm chất lƣợng.
- Trình tự và thủ tục hoạt động kiểm soát kho chứa (xếp kho, cấp phát/giao hàng, kiểm soát dự trữ, chỉ dẫn,...);
- Mức tổng dự trữ; - Phƣơng pháp lƣu giữ;
Chƣơng 6
TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TIÊU CHUẨN HÓA CƠ SỞ 6.1. Tổ chức tiêu chuẩn hóa cơ sở
6.1.1. Tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hóa
Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách thức tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hóa của cơ sở và cụ thể là vị trí của bộ phận tiêu chuẩn hóa trong cơ cấu tổ chức của cơ sở. Ở các tập đoàn, tổng công ty, doanh nghiệp lớn có thể dành sự quan tâm và đầu tƣ thỏa đáng cho hoạt động tiêu chuẩn hóa, song ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự quan tâm và đầu tƣ cho hoạt động tiêu chuẩn hóa còn rất hạn chế, nhất là ở các doanh nghiệp nhỏ. Trƣớc đây ở Việt Nam có quy định các xí nghiệp phải có bộ phận chuyên trách tiêu chuẩn hóa. Song hiện nay quy định này không còn tồn tại, việc có hay không bộ phận chuyên trách tiêu chuẩn hóa do cơ sở tự quyết định. Mặc dù vậy, hoạt động tiêu chuẩn hóa ở cấp cơ sở vẫn tồn tại và ngày một quan trọng hơn, không phân biệt lĩnh vực, ngành nghề và quy mô hoạt động. Việc có bố trí một bộ phận hay cán bộ chuyên trách hay không, không có nghĩa là những nhiệm vụ liên quan đến tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật không cần thực hiện.
Có thể có một số phƣơng án tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hóa ở cơ sở nhằm đạt đƣợc hiệu quả hoạt động mong muốn. Tùy thuộc vào quy mô, loại hình, chƣơng trình tiêu chuẩn hóa và các điều kiện đặc thù của từng cơ sở, bộ phận tiêu chuẩn hóa có thể đƣợc bố trí nhƣ sau:
1) Bộ phận tiêu chuẩn hóa là một bộ phận độc lập (phòng, ban...) trực thuộc lãnh đạo cao nhất về kỹ thuật có vị trí không đƣợc thấp hơn
các bộ phận khác (nhƣ phòng thiết kế, phòng quản lý chất lƣợng, phòng cung ứng,...) của cơ sở;
2) Bộ phận tiêu chuẩn hóa là một bộ phận của một phòng, ban nào đó (nhƣ phòng thiết kế, phòng quản lý chất lƣợng,...) của cơ sở.
3) Bộ phận tiêu chuẩn hoá đặt trực thuộc lãnh đạo cao nhất, nhƣng còn có cả bộ phận tiêu chuẩn hoá đặt tại phòng, bộ phận nào đó, ví dụ trong phòng/bộ phận thiết kế, phòng/bộ phận quản lý chất lƣợng...
Phƣơng án 1 và 2 là phƣơng án tập trung, tức là chỉ có một bộ phận tiêu chuẩn hóa duy nhất trong một cơ sở. Tuy nhiên, đối với những cơ sở sản xuất, kinh doanh lớn có thể sử dụng phƣơng án phi tập trung (phân tán) tức là cùng đồng thời tồn tại cả bộ phận tiêu chuẩn hóa trực thuộc ban lãnh đạo và bộ phận tiêu chuẩn hóa đặt tại phòng, bộ phận nào đó, ví dụ nhƣ phòng thiết kế, phòng quản lý chất lƣợng,...
Phƣơng án 1 là phƣơng án đặt bộ phận tiêu chuẩn hoá trực thuộc ban lãnh đạo cơ sở . Phƣơng án này có nhiều ƣu điểm. Thứ nhất là có thể dễ dàng và nhanh chóng tiếp cận đƣợc lãnh đạo cao nhất cũng nhƣ các bộ phận, phòng ban khác ở cơ sở. Thứ hai là uy tín và thẩm quyền trong trƣờng hợp này chắc chắn cao hơn, do vậy hoạt động tiêu chuẩn hoá sẽ tốt hơn và hiệu quả hơn.
Phƣơng án 2 là phƣơng án đặt bộ phận tiêu chuẩn hoá trong một phòng, bộ phận nào đó. Đây là phƣơng án có thể áp dụng khi không áp dụng phƣơng án 1. Cơ sở cần chọn bộ phận nào đó có khả năng hỗ trợ và thực hiện tốt hoạt động tiêu chuẩn hoá cho cơ sở. Thông thƣờng, trong lĩnh vực chế tạo máy, ngƣời ta hay đặt bộ phận tiêu
chuẩn hoá trong phòng/bộ phận thiết kế/ kỹ thuật, bởi bộ phận thiết kế có liên quan và thực hiện nhiều nhất những nhiệm vụ tiêu chuẩn hoá của cơ sở. Cũng có thể đặt ở những bộ phận khác, nhƣ phòng/bộ phận quản lý chất lƣợng.
Phƣơng án 3 là phƣơng án phi tập trung, ngoài bộ phận tiêu chuẩn hoá đặt trực thuộc lãnh đạo cao nhất, còn có bộ phận tiêu chuẩn hoá đặt tại phòng, bộ phận nào đó, ví dụ trong phòng/bộ phận thiết kế, phòng/ bộ phận quản lý chất lƣợng. Thực chất đây là phƣơng án có đầy đủ ƣu điểm của cả hai phƣơng án đã nêu ở trên. Song phƣơng án này lại có khả năng làm tăng biên chế, tăng các khâu trách nhiệm, vì vậy nó thƣờng chỉ đƣợc sử dụng ở các cơ sở sản xuất, kinh doanh lớn, khi sử dụng các phƣơng án trên kém hiệu quả.
Đối với cơ sở sản xuất, kinh doanh vừa và nhỏ, có thể áp dụng thành công phƣơng án 1 hoặc 2. Đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh, nhất là các cơ sở nhỏ, siêu nhỏ, khi không có bộ phận tiêu chuẩn hóa độc lập, có thể cử cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm để làm đầu mối thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hoạt động tiêu chuẩn hóa của cơ sở.
6.1.2. Nhiệm vụ của bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở
Xuất phát từ nội dung hoạt động tiêu chuẩn hóa ở cơ sở đã nêu ở phần trên, nhiệm vụ của bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở bao gồm 3 nội dung cơ bản sau:
- Tổ chức soạn thảo tiêu chuẩn; - Đƣa ra các thông tin về tiêu chuẩn; - Giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn.
Không phụ thuộc vào quy mô và vị trí tổ chức, bộ phận tiêu chuẩn hóa ở cơ sở có thể có những chức năng và nhiệm vụ chính sau đây:
1) Xây dựng và/hoặc tổ chức xây dựng các tiêu chuẩn và các hƣớng dẫn nội bộ
Ở đây cần lƣu ý phải tăng cƣờng hài hòa với những tiêu chuẩn bên ngoài có sẵn, nhằm mục đích giảm chi phí, rút ngắn thời gian thiết kế và sản xuất, và nâng cao chất lƣợng, cải thiện dịch vụ bảo dƣỡng và làm tăng tính có sẵn các bộ phận dự trữ thay thế.
Để xây dựng các tiêu chuẩn và hƣớng dẫn nội bộ, bộ phận tiêu chuẩn hóa cần huy động các nguồn lực kỹ thuật ở cơ sở tham gia. Để thực hiện nhiệm vụ này, cơ sở có thể thành lập các ban kỹ thuật/tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn hoặc ban soạn thảo tiêu chuẩn để đảm nhiệm các nhiệm vụ tiêu chuẩn hóa trong các lĩnh vực kỹ thuật khác nhau. Các ban, tiểu ban kỹ thuật/ban soạn thảo này cần nhỏ gọn, nhƣng phải đảm bảo đại diện đủ các thành phần liên quan và làm việc có hiệu quả. 2) Đầu mối quan hệ với các tổ chức bên ngoài trong việc tham gia xây dựng các tiêu chuẩn bên ngoài, bảo đảm quan điểm và quyền lợi của cơ sở đƣợc bảo vệ trong quá trình xây dựng các tiêu chuẩn đó.
Điều đó có nghĩa bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở cần thƣờng xuyên theo dõi các ấn phẩm thông tin về quá trình xây dựng các tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn quốc tế, cũng nhƣ các tiêu chuẩn khác và cần tận dụng mọi cơ hội và khả năng để xem xét, nghiên cứu, góp ý các dự thảo tiêu chuẩn có liên quan. Khi có thể cơ sở phải cố gắng cử đại diện tham gia làm thành viên các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia và nếu đƣợc, về lâu dài, cả các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc tế
tƣơng ứng. Thông qua bộ phận tiêu chuẩn hóa, cơ sở cần tạo lập mối quan hệ làm việc gần gũi với tổ chức tiêu chuẩn quốc gia và các tổ chức tiêu chuẩn khác.
3) Thúc đẩy và giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn ở cơ sở
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở cần thúc đẩy việc áp dụng tiêu chuẩn bằng cách:
a) Trình lãnh đạo phƣơng án áp dụng tiêu chuẩn, trong đó cần làm rõ những chi phí liên quan và lợi nhuận (bằng tiền) đem lại do áp dụng tiêu chuẩn, và
b) Thông tin về việc công bố những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mới, những thay thế, sửa đổi tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật có liên quan, các hoạt động của các ban kỹ thuật tiêu chuẩn và sự tham gia của các cán bộ của cơ sở trong hoạt động tiêu chuẩn cơ sở, quốc gia, khu vực và quốc tế. Đồng thời phát hiện những sai lệch không bình thƣờng và từ đó xác định nhu cầu soát xét tiêu chuẩn đã lạc hậu có thể do có sự thay đổi công nghệ và/hoặc thị hiếu ngƣời tiêu dùng.
4) Cập nhật và cung cấp thông tin tiêu chuẩn làm cho sản phẩm /dịch vụ luôn cập nhật với những tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, quy định và luật lệ mới nhất.
Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải giữ cho sản phẩm, dịch vụ của cơ sở luôn phù hợp với những quy chuẩn kỹ thuật, các quy định và các luật lệ liên quan, cũng nhƣ đảm bảo tiếp cận với các tiêu chuẩn quốc gia, khu vực, quốc tế có liên quan. Điều này đòi hỏi các cán bộ tiêu chuẩn hóa cần theo dõi, có mối liên hệ với cơ quan tiêu chuẩn quốc gia, đầu mối hoạt động tiêu chuẩn ở các bộ, ngành, địa phƣơng và các tổ chức
liên quan. Hiện nay, các thông tin về hoạt động tiêu chuẩn hóa đƣợc đăng tải rộng rãi trên các trang thông tin điện tử và các ấn phẩm thông tin khác của các cơ quan, tổ chức có liên quan.
5) Quản lý hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở phải tổ chức thiết lập một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa hợp lý cho các đối tƣợng cần quản lý của cơ sở. Một hệ thống đánh số, phân loại và mã hóa tốt sẽ giúp cơ sở dễ dàng quản lý.
6) Quản lý hệ thống tài liệu, kiểm tra bản vẽ, bản kê các bộ phận, chi tiết
Bảo đảm toàn bộ tài liệu chính thức của cơ sở đƣợc soạn thảo một cách thống nhất.
Các nội dung kiểm tra bản vẽ là: - Kích thƣớc;
- Kỹ thuật sản xuất; - Tiêu chuẩn hóa.
Trong đó kiểm tra nội dung tiêu chuẩn hóa là việc kiểm tra: - Tính đồng bộ và hoàn chỉnh của bộ bản vẽ và bản kê bộ phận, chi tiết;
- Việc sử dụng lặp lại những bộ phận, chi tiết đã thiết kế sẵn; - Việc sử dụng các bán thành phẩm phi tiêu chuẩn;
- Việc sử dụng bộ phận, chi tiết mua ngoài; - Việc ghi mã số;
- Ghi nhãn, viết tắt;
- Việc tuân thủ các tiêu chuẩn bản vẽ; ...
7) Thiết lập và duy trì quan hệ giữa các nhóm chức năng khác nhau ở cơ sở để tăng cƣờng khả năng hợp tác trao đổi thông tin với nhau.
Bộ phận tiêu chuẩn hóa cơ sở là đầu mối tổ chức các nhóm xây dựng tiêu chuẩn để các bộ phận (phòng, ban) khác nhau ở cơ sở hợp tác với nhau có hiệu quả hơn. Để duy trì mối quan hệ này, cán bộ bộ phận tiêu chuẩn hóa phải có khả năng làm việc tốt và có thái độ vô tƣ khách quan sao cho các quan điểm của tất cả các bên có liên quan luôn đƣợc chú ý.
6.1.3. Yêu cầu đối với cán bộ tiêu chuẩn hóa ở cơ sở
Tham gia vào hoạt động tiêu chuẩn hóa ở cơ sở có thể là các nhân viên từ các bộ phận (phòng, ban) khác nhau. Họ có thể là những kỹ sƣ, kế toán hay nhà khoa học... Sau đây gọi chung là cán bộ tiêu chuẩn hóa (Standards officer).
Cán bộ tiêu chuẩn hóa ở cơ sở phải có trình độ và kỹ năng sau đây:
a) Có hiểu biết về:
- Các hoạt động chung của cơ sở, các sản phẩm và thị trƣờng của cơ sở;
- Các hoạt động của tổ chức tiêu chuẩn quốc gia, cũng nhƣ hoạt động các tổ chức khác soạn thảo các tiêu chuẩn có liên quan;
b) Làm chủ trong giao tiếp cả viết và nói;
c) Có khả năng quan hệ xã hội tốt, có năng khiếu giao thiệp, hòa đồng với mọi ngƣời.
Những yêu cầu về trình độ và kỹ năng này là cần thiết để đảm bảo cán bộ tiêu chuẩn hóa có đƣợc kiến thức và khà năng hoàn thành nhiệm vụ, cũng nhƣ có khả năng soạn thảo nội dung các quy định kỹ thuật và trở thành thành viên thƣ ký hoặc trƣởng ban ban, tiểu ban kỹ thuật/ ban soạn thảo tiêu chuẩn có năng lực. Khả năng giao tiếp xã hội yêu cầu cán bộ tiêu chuẩn hóa phải có những tƣ chất: thuyết phục, biết lắng nghe và nói đúng lúc.
Cán bộ tiêu chuẩn hóa phải có kiến thức và kinh nghiệm đủ để hiểu đƣợc, nhận thức đƣợc tất cả nội dung, khía cạnh, chức năng hoạt động của cơ sở.
Cán bộ tiêu chuẩn hóa phải vững vàng, kiên trì, nhún nhƣờng khi mắc sai lầm và phải kiên quyết trong trƣờng hợp ngƣợc lại. Họ phải làm việc với phƣơng châm: “thuyết phục hay bị thuyết phục”.
6.1.4. Thẩm quyền của cán bộ tiêu chuẩn hóa ở cơ sở
Cán bộ tiêu chuẩn hóa trƣớc hết phải cung cấp các khuyến cáo của mình khi cần thiết. Để các khuyến cáo đƣợc chấp nhận, điều quan trọng là cán bộ tiêu chuẩn hóa phải có những hiểu biết cần thiết trong lĩnh vực hoạt động của họ, họ phải là những ngƣời có khả năng ngoại giao tốt và có sức thuyết phục trong giao tiếp với mọi ngƣời. Với trình độ nhƣ vậy, cán bộ tiêu chuẩn hóa sẽ có khả năng làm việc với các cộng sự của mình, bằng cách đó các thẩm quyền sẽ đạt đƣợc và các lời khuyến cáo sẽ đƣợc chấp nhận.
Trong bất cứ trƣờng hợp nào, cán bộ tiêu chuẩn hóa về cơ bản phải đƣợc giao thẩm quyền đối với một số hoạt động ở cơ sở. Điều đó có thể là:
a) Thẩm quyền bắt buộc các bộ phận (phòng, ban) phải hỏi ý kiến trƣớc khi thực hiện với một số công việc nào đó, hoặc
b) Thẩm quyền bắt buộc các bộ phận (phòng, ban) phải yêu cầu các cán bộ tiêu chuẩn hóa khuyến cáo trƣớc khi làm một số công việc nào đó.
Trong trƣờng hợp sau, lời khuyến cáo của cán bộ tiêu chuẩn hóa sẽ là bắt buộc. Lãnh đạo cơ sở có trách nhiệm xác định dạng và phạm vi thẩm quyền (quyền hạn) cho cán bộ tiêu chuẩn hóa . Ví dụ trƣờng hợp một bộ phận (phòng, ban) cần hỏi ý kiến bộ phận tiêu chuẩn hóa là khi nguồn cung cấp vật liệu thay đổi. Bộ phận tiêu chuẩn hóa sẽ đƣợc hỏi về chất lƣợng vật liệu mới và ảnh hƣởng có thể xẩy ra đối với chất lƣợng sản phẩm cuối cùng của cơ sở.
6.2. Các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở
6.2.1. Tổng quan
Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố cơ bản sau:
- Sự ủng hộ của lãnh đạo; - Quan điểm lựa chọn;
- Chủ động tiến hành hoạt động tiêu chuẩn hóa (tránh bị động); - Sử dụng các tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực, nƣớc ngoài có sẵn;
- Tuyên truyền và các biện pháp thúc đẩy áp dụng tiêu chuẩn.
6.2.2. Sự ủng hộ của lãnh đạo
không thể thành công nếu thiếu sự ủng hộ thích đáng và thƣờng xuyên của lãnh đạo. Sự ủng hộ đó không phải là những lời nói suông, mà phải thể hiện bằng những hành động và việc làm cụ thể của lãnh đạo. Lãnh đạo phải coi hoạt động tiêu chuẩn hóa không phải là hoạt động nằm ngoài sản xuất, kinh doanh, mà là hoạt động phục vụ trực tiếp cho sản xuất, kinh doanh, mang lại cho sản xuất, kinh doanh hiệu quả thực sự, mà mọi ngƣời ở cơ sở phải có trách nhiệm tham gia. Tiêu chuẩn phải là kết quả của chính sách và các hoạt động khác nhau của cơ sở. Xuất phát từ nhận thức đó, lãnh đạo phải thực sự giao cho bộ