3.3.1. Phương án 1
Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở này phân loại theo lĩnh vực hoạt động, nhƣ tổ chức, vấn đề chung, sản phẩm, nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, kiểm tra, quản lý trang thiết bị, quản lý kho,... Cụ thể xem Ví dụ 2.
Ví dụ 2 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo lĩnh vực hoạt động - Phương án 1
Tiêu chuẩnvề tổ chức (cho cơ quan đầu não)
- Quy chế về tổ chức
- Quy chế phân công, trách nhiệm và quyền hạn - Quy chế quản lý chính sách
Tiêu chuẩn chung - Quy chế quản lý tiêu chuẩn cơ sở - Quy chế kiểm soát chất lƣợng - Quy chế Ban kiểm soát chất lƣợng
- Quy chế quản lý phòng chống ô nhiễm môi trƣờng - Quy chế quản lý khiếu nại
- Quy chế, quản lý mẫu biểu
Tiêu chuẩn sản phẩm - Tiêu chuẩn sản phẩm - Tiêu chuẩn thiết kế - Quy chế quản lý bản vẽ
- Quy chế phát triển sản phẩm mới
Tiêu chuẩn nguyên vật liệu
- Tiêu chuẩn nguyên vật liệu - Tiêu chuẩn vật liệu phụ - Tiêu chuẩn đồ gá và dụng cụ - Tiêu chuẩn dụng cụ đo lƣờng - Tiêu chuẩn các bộ phận cấu thành - Quy chế cung ứng (mua) vật liệu - Điều kiện kỹ thuật mua hàng - Quy chế quản lý thầu phụ
- Điều kiện kỹ thuật đối với thầu phụ
Tiêu chuẩn sản xuất - Quy chế sản xuất
- Tiêu chuẩn kiểm soát chất lƣợng trong quá trình sản xuất - Tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản xuất
Tiêu chuẩn kiểm tra - Quy chế về công tác kiểm tra
- Tiêu chuẩn về phƣơng pháp kiểm tra và thử nghiệm - Tiêu chuẩn kiểm tra nghiệm thu
- Tiêu chuẩn kiểm tra sản phẩm trong quá trình sản xuất
Tiêu chuẩn quản lý trang thiết bị
- Quy chế quản lý trang thiết bị sản xuất - Quy chế quản lý thiết bị, dụng cụ kiểm tra - Quy chế quản lý đồ gá và dụng cụ - Quy chế kiểm tra hàng ngày trang thiết bị
Tiêu chuẩn quản lý kho - Quy chế quản lý kho vật liệu - Quy chế quản lý kho sản phẩm - Quy chế xuất hàng
- ....
3.3.2. Phương án 2
Hệ thống tiêu chuẩn cơ sởnày phân loại theo lĩnh vực hoạt động, nhƣ vấn đề quản lý chung, sản phẩm, nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành, sản xuất, kiểm tra, trang thiết bị sản xuất, lĩnh vực khác. Cụ thể xem Ví dụ 3.
Ví dụ 3 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo lĩnh vực hoạt động - Phương án 2
1) Tiêu chuẩn chung - Quy chế chung
- Tổ chức, thẩm quyền và trách nhiệm các bộ phận - Quy chế xây dựng, soát xét và hủy bỏ tiêu chuẩn cơ sở - Quy chế kiểm soát chất lƣợng
2) Tiêu chuẩn sản phẩm
- Tiêu chuẩn sản phẩm
3) Tiêu chuẩn nguyên vật liệu và bộ phận cấu thành
-Quy chế cung ứng (mua) nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành - Tiêu chuẩn nguyên vật liệu, bộ phận cấu thành
4) Tiêu chuẩn sản xuất - Tiêu chuẩn sản xuất 5) Tiêu chuẩn kiểm tra
- Tiêu chuẩn kiểm tra nghiệm thu đối với nguyên vật liệu - Tiêu chuẩn kiểm tra chất lƣợng trong quá trình sản xuất - Tiêu chuẩn kiểm tra thành phẩm
- Tiêu chuẩn phƣơng pháp thử 6) Tiêu chuẩn trang thiết bị sản xuất
- Quy chế quản lý trang thiết bị sản xuất
- Quy chế quản lý thiết bị, dụng cụ kiểm tra và thử nghiệm 7) Tiêu chuẩn khác
- Quy chế kiểm soát phân xƣởng - Quy chế quản lý khiếu nại
- Quy chế quản lý phòng chống ô nhiễm môi trƣờng
3.3.3. Phương án 3
Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở này phân loại theo lĩnh vực hoạt động sản xuất từng sản phẩm, quá trình đơn lẻ. Cụ thể xem Ví dụ 4.
Ví dụ 4 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo lĩnh vực hoạt động - Phương án 3
Quy chế hoạt động sản xuất Tiêu chuẩn chung
Tiêu chuẩn KSCL Tiêu chuẩn KSCL trong quá Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn trong quá trình trình sản xuất sản phẩm A cho từng
sản xuất sản xuất ’’ ’’ ’’ B sảnphẩm
’’ ’’ ’’ C đơn lẻ
Quy trình O.O Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn sản xuất “ ... cho từng
“ ... quá trình
“ ... đơn lẻ
3.4. Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo nội dung (khía cạnh) tiêu chuẩn hóa cạnh) tiêu chuẩn hóa
Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở này phân loại theo nội dung (khía cạnh) tiêu chuẩn hóa, nhƣ vấn đề cơ bản, yêu cầu chất lƣợng đối với sản phẩm, phƣơng pháp sản xuất, kiểm tra,... Cụ thể xem Ví dụ 5.
Ví dụ 5 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo nội dung (khía cạnh) tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn cơ bản ... Tiêu chuẩn về đơn vị đo, thuật ngữ, ký hiệu...
Tiêu chuẩn chất lƣợng ... Tiêu chuẩn sản phẩm Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ...
Tiêu chuẩn phƣơng pháp ... Tiêu chuẩn sản xuất Tiêu chuẩn kiểm tra ...
3.5. Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo cấp tiêu chuẩn hóa
Hệ thống tiêu chuẩn cơ sởnày phân loại theo cấp tiêu chuẩn hóa, nhƣ vấn đề ở cấp toàn công ty/cơ sở, các bộ phận, phòng, ban,... Cụ thể xem Ví dụ 6.
Ví dụ 6 - Hệ thống tiêu chuẩn cơ sở phân loại theo cấp tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn nhà máy O.O ...
Tiêu chuẩn bộ phận,
phòng, ban riêng lẻ Tiêu chuẩn phân xƣởng X.X ...
Tiêu chuẩn bộ phận kinh doanh (bán hàng) ∆.∆
Chƣơng 4
THỦ TỤC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN CƠ SỞ 4.1. Phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở là một trong những nhiệm vụ chủ yếu và quan trọng bậc nhất của hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở. Quá trình này tốn kém và mất nhiều thời gian, vì vậy bộ phận tiêu chuẩn hóa phải cố gắng làm cho quá trình đỡ tốn kém nhất có thể. Cần phải xem xét kỹ lƣỡng nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn.
Quy mô và đặc điểm của cơ sở xác định phƣơng pháp xây dựng tiêu chuẩn cơ sở. Tuy nhiên, các kiến nghị sau đây có thể giúp cơ sở thực hiện đƣợc kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn của mình.
Cơ sở có thể lập ban tiêu chuần có nhiệm vụ chủ yếu là chỉ đạo chung hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở. Các đại diện trong ban tiêu chuẩn đƣợc chọn từ các bộ phận, phòng ban chức năng chính của cơ sở và gồm những cán bộ cấp cao có thẩm quyền trong các bộ phận, phòng, ban tƣơng ứng và là ngƣời có năng lực kỹ thuật.
Trong xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn, ban tiêu chuẩn này sẽ có trách nhiệm xem xét tiến bộ khoa học, công nghệ, đƣa ra những yêu cầu mới và quyết định những vấn đề ƣu tiên, đồng thời xem xét dự thảo tiêu chuẩn lần cuối trƣớc khi trình lãnh đạo cơ sở phê duyệt.
Ở các cơ sở sản xuất, kinh doanh lớn, ban tiêu chuẩn có thể thành lập các tiểu ban để đảm nhiệm các loại tiêu chuẩn khác nhau. Các tiểu ban có trách nhiệm xem xét các dự thảo đề nghị hoặc đƣa ra các dự thảo tiêu chuẩn, thảo luận hoàn chỉnh và sau đó chuyển cho ban tiêu chuẩn để làm các công việc tiếp theo.
và tiểu ban có thể không cần thiết. Các dự thảo tiêu chuẩn đƣợc gửi cho những ngƣời lãnh đạo hoặc đại diện các bộ phận, phòng, ban để lấy ý kiến và thảo luận. Có thể tổ chức các hội nghị để giải quyết những bất đồng nảy sinh trong quá trình lấy ý kiến, thảo luận. Sau khi thống nhất, dự thảo tiêu chuẩn đƣợc trình duyệt ở cấp cao nhất để đảm bảo việc áp dụng có hiệu lực, hiệu quả hơn.
4.2. Trình tự xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
4.2.1. Các bước xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Cơ sở phải nghiên cứu thiết lập cho mình một thủ tục xây dựng tiêu chuẩn hợp lý, phù hợp với đặc điểm, điều kiện riêng của cơ sở, đảm bảo chất lƣợng tiêu chuẩn và tuân thủ các nguyên tắc nhƣ đã nêu ở trên. Tùy theo quy mô, loại hình sản xuất, kinh doanh của cơ sở, trình tự, thủ tục xây dựng và công bố tiêu chuẩn cơ sở có thể bao gồm các bƣớc sau đây:
Bƣớc 1: Lập kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 2: Biên soạn dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 3: Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 4: Tổ chức hội nghị chuyên đề về dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 5: Xử lý ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 6: Lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 7: Thẩm tra dự thảo tiêu chuẩn cơ sở; Bƣớc 8: Công bố tiêu chuẩn cơ sở;
Bƣớc 9: In ấn tiêu chuẩn cơ sở.
Nội dung cụ thể các bƣớc đƣợc trình bày dƣới đây. Cần lƣu ý rằng, trong quá trình xây dựng dự thảo tiêu chuẩn, tùy nhu cầu, cơ sở có thể tiến hành khảo sát, khảo nghiệm, thử nghiệm ở các bƣớc
khác nhau để xác định các mức, chỉ tiêu, yêu cầu cần quy định trong tiêu chuẩn.
4.2.2. Bước 1: Lập kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
4.2.2.1. Giai đoạn xác định đối tượng
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn là việc xác định đối tƣợng cần tiêu chuẩn hóa. Đối tƣợng đó có thể xuất phát từ nhu cầu bên trong và/ hoặc từ bên ngoài cơ sở. Thƣờng nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn hiển nhiên khi vấn đề phát sinh do hậu quả không có tiêu chuẩn cần thiết. Tất cả những nhu cầu nhƣ vậy phải chuyển đến bộ phận tiêu chuẩn hóa để xử lý.
4.2.2.2. Giai đoạn thu thập thông tin, phân tích và phê duyệt kế hoạch
Giai đoạn này bao gồm những hoạt động sau đây:
- Điều tra khảo sát các vấn đề có liên quan đến đối tƣợng;
- Thu thập thông tin về tình hình sử dụng, thị trƣờng, thiết kế, sản xuất, kinh tế, tình hình tiêu chuẩn hóa (các tiêu chuẩn hiện hành, các tiêu chuẩn đang xây dựng)...;
- Phân tích nhu cầu, mục tiêu và chi phí hoạt động tiêu chuẩn hóa; - Đánh giá và xác định các mục tiêu và nội dung của tiêu chuẩn đề nghị;
- Đánh giá những giá trị, lợi ích có thể thu đƣợc, có tính đến những rủi ro, khó khăn có thể xảy ra.
Giai đoạn này giao cho một nhóm chuyên gia từ các bộ phận khác nhau ở cơ sở bao gồm cả ngƣời sử dụng hoặc ngƣời sản xuất thực hiện. Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải có trách nhiệm điều phối các hoạt động. Bộ phận tiêu chuẩn hóa phải bảo đảm tất cả mọi ngƣời sẽ tham gia áp
dụng tiêu chuẩn này phải đƣợc hỏi ý kiến đầy đủ, bời vì điều đó sẽ làm đơn giản việc phê chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn đó khi nó đƣợc hoàn chỉnh. Khi xem xét nghiên cứu các tài liệu khác nhau, phải nghiên cứu những yêu cầu của ngƣời cung cấp, những nhà thầu và ngƣời tiêu dùng từ bên ngoài cũng nhƣ các quy định pháp luật liên quan.
Sau khi đã thống nhất, bộ phận tiêu chuẩn hóa trình lãnh đạo cơ sở phê duyệt kế hoạch.
4.2.3. Bước 2: Biên soạn dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Khi đã hoàn thành việc phân tích, bƣớc tiếp theo là tập hợp tất cả các thông tin đã có để soạn thảo dự thảo tiêu chuẩn. Khi soạn thảo dự thảo phải hiểu thấu đáo đối tƣợng, cũng nhƣ những hƣớng dẫn của cơ sở về trình bầy và thể hiện nội dung tiêu chuẩn. Nếu cần, dự thảo tiêu chuẩn phải đƣợc nghiên cứu đồng thời với sự cố gắng chung giữa các cán bộ tiêu chuẩn hóa và các cán bộ hoặc chuyên gia kỹ thuật. Dự thảo này phải đƣợc Bộ phận tiêu chuẩn hóa nhất trí và phải trình bầy phù hợp với quy định của tiêu chuẩn cơ sở.
4.2.4. Bước 3: Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Dự thảo tiêu chuẩn đƣợc gửi đi lấy ý kiến đến những bộ phận và cá nhân có liên quan đến việc áp dụng tiêu chuẩn sau khi tiêu chuẩn đƣợc phê duyệt. Khi gửi dự thảo đi lấy ý kiến cần kèm theo bản thuyết minh nêu mục đích, xuất xứ và nhu cầu xây dựng tiêu chuẩn. Các ý kiến góp ý phải có sau một thời hạn xác định, sao cho không làm chậm quá trình soạn thảo tiêu chuẩn. Mọi ý kiến nhận đƣợc phải đƣợc xử lý và có giải pháp xử lý, dung hòa các ý kiến bất đồng.
4.2.5. Bước 4: Tổ chức hội nghị chuyên đề về dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
bất đồng. Mọi vấn đề cần phải đƣợc giải quyết theo nguyên tắc đồng thuận. Không nên hoặc cố gắng hạn chế sử dụng hình thức biểu quyết vì rằng trong trƣờng hợp khi dự thảo tiêu chuẩn đƣợc chấp nhận do kết quả đa số tán thành thì sẽ làm mất lòng thiểu số còn lại và điều đó có thể làm ảnh hƣởng đến việc áp dụng tiêu chuẩn. Do vậy nên tận dụng mọi cố gắng, nỗ lực để tránh gặp trƣờng hợp nhƣ vậy.
4.2.6. Bước 5: Xử lý ý kiến và hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Ban/tiểu ban tiêu chuẩn hoặc bộ phận đƣợc giao soạn thảo dự thảo tiêu chuẩn tập hợp và xử lý tất cả các ý kiến liên quan, lập bản tiếp thu ý kiến, hoàn chỉnh dự thảo tiêu chuẩn một cách thấu đáo, trung thực.
4.2.7. Bước 6: Lập hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình xây dựng tiêu chuẩn đƣợc tập hợp và lập thành hồ sơ dự thảo tiêu chuẩn.
4.2.8. Bước 7: Thẩm tra dự thảo tiêu chuẩn cơ sở
Sau khi hoàn thành các công việc trên, Bộ phận tiêu chuẩn hóa tổ chức thẩm định dự thảo tiêu chuẩn để xem xét sự phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật, quy định pháp luật liên quan (nếu có), với tiến bộ khoa học và công nghệ, điều kiện và nhu cầu phát triển của cơ sở, cũng nhƣ xem xét mức độ hài hòa với tiêu chuẩn quốc gia, quốc tế, khu vực có liên quan và thể thức trình bày và thể hiện nội dung tiêu chuẩn. Nếu có ban/tiểu ban tiêu chuẩn thì ban đó giúp thực hiện nhiệm vụ này. Tuy nhiên, vì trong phạm vi một cơ sở, nên các nội dung thẩm định thƣờng đã đƣợc đặt ra để thực hiện và đƣợc theo dõi trong suốt quá trình xây dựng tiêu chuẩn, nên bƣớc này có thể rút ngắn để đƣa nhanh tiêu chuẩn vào áp dụng trong thực tiễn sản xuất, kinh doanh.
4.2.9. Bước 8: Công bố tiêu chuẩn cơ sở
Bƣớc tiếp theo là phê duyệt tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn phải đƣợc phê duyệt ở cấp lãnh đạo cao nhất của cơ sở.
Việc phê duyệt tiêu chuẩn phải đƣợc thông báo kịp thời đến các bộ phận của cơ sở.
4.2.10. Bước 9: In ấn tiêu chuẩn cơ sở
Sau khi tiêu chuẩn đƣợc phê duyệt, tiêu chuẩn đƣợc xuất bản và phát hành đến tất cả các bộ phận cần phải áp dụng tiêu chuẩn đó.
4.3. Soát xét tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn cũng nhƣ phần lớn dữ liệu khác luôn ở trạng thái động. Điều đó đòi hỏi phải rà soát định kỳ (hoặc khi có yêu cầu đặc biệt) tất cả các tiêu chuẩn cơ sở đã công bố để khẳng định giữ nguyên hiệu lực hoặc xác định chúng có cần phải soát xét (sửa đổi hoặc thay thế) hay không. Việc xem xét này bảo đảm duy trì tiêu chuẩn ở trình độ phù hợp nhất đối với điều kiện của cơ sở.
Các yếu tố cơ bản xác định thời điểm cần soát xét tiêu chuẩn cơ sở nhƣ sau:
- Thay đổi yêu cầu chất lƣợng của ngƣời tiêu dùng;