Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở muốn có hiệu quả phải thâm nhập vào toàn bộ các hoạt động của cơ sở, cả trong lĩnh vực sản xuất cũng nhƣ các hoạt động tổ chức - quản lý, hỗ trợ,... Tuy nhiên theo điều kiện cụ thể của mình ở từng thời kỳ mà cơ sở có thể chú trọng ở các mức độ khác nhau, ví dụ hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở có thể thâm nhập vào các lĩnh vực cụ thể nhƣ: tổ chức - quản lý; thiết kế; cung ứng/mua sắm vật tƣ; sản xuất; bao gói; tiêu thụ/bán hàng; kế toán; quản lý trang thiết bị; môi trƣờng; ...
Sau đây là lợi ích cụ thể mà hoạt động tiêu chuẩn hóa có thể đem lại trong từng lĩnh vực hoạt động kể trên của cơ sở.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực tổ chức - quản lý
Hiệu quả tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực tổ chức - quản lý nhiều khi rất khó định lƣợng, chính vì vậy nhiều khi chƣa đƣợc cơ sở quan tâm đúng mức. Tuy nhiên lợi ích tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực này có thể là:
- Giảm công việc văn phòng do tiêu chuẩn qui định các thủ tục tác nghiệp hợp lý, thống nhất và rõ ràng;
- Giảm chi phí lƣu kho và vận chuyển; - Giảm giá thành nghiên cứu phát triển; - Giảm chi phí đào tạo;
- Mua và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị sản xuất và thiết bị văn phòng;
- Làm chủ và kiểm soát có hiệu quả chất lƣợng;
- Tổ chức hợp lý các cửa hàng, nơi giao nhận hàng hoá.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong thiết kế
Khâu thiết kế là khâu quan trọng bậc nhất quyết định đến chất lƣợng sản phẩm sau này. Tại khâu thiết kế ngƣời ta áp dụng các tiêu chuẩn về các sản phẩm, chi tiết, vật liệu, phƣơng pháp tính toán,... có sẵn đã đƣợc kiểm chứng trong thực tế, không cần mày mò tính toán thiết kế mới lại từ đầu, cũng nhƣ các tiêu chuẩn về dung sai lắp ghép, bản vẽ, quy tắc làm tròn số,... thƣờng đã đƣợc công bố ở cấp quốc gia, quốc tế. Vì vậy tiêu chuẩn hóa làm cho khâu thiết kế nhanh hơn, hiệu quả hơn, tin cậy hơn.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong cung ứng/mua sắm vật tư
Nếu trong phƣơng án thiết kế sản phẩm có nhiều chi tiết, vật liệu tiêu chuẩn, cũng nhƣ sử dụng nhiều trang thiết bị sản xuất... đã tiêu chuẩn hoá có sẵn trên thị trƣờng, thì lợi ích trong cung ứng/mua sắm vật tƣ có thể là:
- Giảm chủng loại, kích cỡ hàng đặt mua; - Tiết kiệm do không cần nhiều kho bãi dự trữ; - Giảm những công việc hành chính có liên quan;
- Đảm bảo chất lƣợng hàng mua; - Giảm chi phí lƣu kho và kiểm tra.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong sản xuất
Chất lƣợng sản phẩm có phù hợp với thiết kế hay không phụ thuộc chủ yếu vào khâu sản xuất. Nếu khâu sản xuất đƣợc trang bị các máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ gá, sản phẩm mua, vật liệu, ... tiêu chuẩn, đƣợc cung cấp đầy đủ các tiêu chuẩn và các hƣớng dẫn liên quan đến quá trình sản xuất, thì lợi ích trong sản xuất có thể là:
- Quá trình sản xuất liên tục và mềm dẻo; - Hiệu suất sử dụng trang thiết bị cao hơn; - Giảm chi phí bảo dƣỡng, sửa chữa, thay thế;
- Bảo đảm chất lƣợng sản phẩm phù hợp với thiết kế; - Bảo đảm an toàn sức khoẻ ngƣời lao động;
- Giảm chủng loại trang thiết bị sử dụng.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong bao gói
Sản phẩm sản xuất ra phải đƣợc bao gói. Chất lƣợng bao gói quyết định rất nhiều đến việc duy trì đƣợc chất lƣợng sản phẩm đã đƣợc tạo ra trong khâu sản xuất, nó bảo vệ sản phẩm khỏi tác động có hại của các yếu tố bên ngoài trong quá trình lƣu kho, vận chuyển, bảo quản trƣớc khi sản phẩm đến đƣợc tay ngƣời tiêu dùng. Mặt khác bao gói ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả và giá thành vận chuyển sản phẩm. Tiêu chuẩn về bao gói giúp ta giải quyết đƣợc các vấn đề đó. Vì vậy có thể nói rằng lợi ích tiêu chuẩn hoá trong bao gói có thể là :
- Duy trì đƣợc chất lƣợng và an toàn sản phẩm; - Dễ dàng và hạ giá thành vận chuyển.
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong tiêu thụ/bán hàng
Lợi ích tiêu chuẩn hoá trong tiêu thụ/bán hàng có thể là: - Nâng cao lòng tin với khách hàng;
- Khách hàng dễ dàng làm quen với sản phẩm; - Giảm khối lƣợng công việc trao đổi.
Khi khách hàng lựa chọn ngƣời cung cấp cho mình, điều đầu tiên họ quan tâm là sản phẩm, hàng hoá đó sản xuất theo tiêu chuẩn nào, trong phần lớn trƣờng hợp khách hàng sẽ từ chối mua sản phẩm, hàng hoá của cơ sở nếu không có tiêu chuẩn, đặc biệt các khách hàng đến từ các nƣớc phát triển. Khi sản phẩm, hàng hoá sản xuất ra phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia, khu vực hoặc quốc tế, hoặc sản xuất theo tiêu chuẩn cơ sở có mức, yêu cầu cao hơn, thì khách hàng dễ dàng nhận biết đƣợc chất lƣợng, tin tƣởng hơn vào chất lƣợng sản phẩm, hàng hóa và nhanh chóng đi đến quyết định đặt hàng mua sản phẩm, hàng hóa của cơ sở.
1.7.4. Đối tượng tiêu chuẩn hóa cơ sở
Nhƣ trên đã nêu đối tƣợng của tiêu chuẩn hóa là chủ đề (đối tƣợng) cần tiêu chuẩn hóa. Nó có thể là sản phẩm, hàng hoá; dịch vụ; quá trình; môi trƣờng và các đối tƣợng khác phục vụ cho hoạt động của cơ sở. Nó có thể là đối tƣợng hữu hình và/hoặc vô hình.
Đối tƣợng hữu hình là thành phẩm; bán thành phẩm; cụm chi tiết; chi tiết; nguyên liệu vật liệu; máy móc, thiết bị công nghệ; dụng cụ; thiết bị, dụng cụ đo lƣờng, thử nghiệm; trang bị công nghệ, đồ gá,...
Đối tƣợng vô hình là quy tắc, quy trình, phƣơng pháp, thủ tục tác nghiệp v.v...
Cơ sở khi xác định đối tƣợng tiêu chuẩn hóa cẫn xem xét kỹ sự cần thiết, hiệu quả và lợi ích của việc chọn đối tƣợng.
1.7.5. Loại tiêu chuẩn cơ sở
Ở trên đã nêu các loại tiêu chuẩn nói chung. Theo quy định của Thông tƣ 21/2007/TT-BKHCN, tiêu chuẩn cơ sở bao gồm các loại sau:
- Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật;
- Tiêu chuẩn phƣơng pháp thử; phƣơng pháp đo; - Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản; - Tiêu chuẩn quá trình;
- Tiêu chuẩn dịch vụ; - Tiêu chuẩn môi trƣờng.
Tuy nhiên, tùy theo loại hình, quy mô hoạt động, mục đích, yêu cầu quản lý nội bộ, các cơ sở có thể vận dụng cách thức phân loại trên hoặc bổ sung loại tiêu chuẩn khác để quy định về việc phân loại tiêu chuẩn một cách thích hợp cho cơ sở mình.
Tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật quy định về mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tƣợng tiêu chuẩn hóa.
Tiêu chuẩn phương pháp thử, phương pháp đo quy định phƣơng pháp lấy mẫu, phƣơng pháp đo, phƣơng pháp xác định, phƣơng pháp phân tích, phƣơng pháp kiểm tra, phƣơng pháp khảo nghiệm, phƣơng pháp giám định các mức, chỉ tiêu, yêu cầu đối với đối tƣợng tiêu chuẩn hóa. Có thể kèm theo các điều khoản liên quan đến thử nghiệm, ví dụ nhƣ lấy mẫu, sử dụng phƣơng pháp thống kê, trình tự thử.
Tiêu chuẩn ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản quy định các yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển và bảo quản sản phẩm, hàng hoá.
Tiêu chuẩn quá trình là tiêu chuẩn quy định những yêu cầu mà một quá trình phải thỏa mãn nhẳm tạo ra tính thỏa dụng của quá trình đó.
Tiêu chuẩn dịch vụ là tiêu chuẩn quy định những yêu cầu mà một dịch vụ phải thỏa mãn nhằm tạo ra tính thỏa dụng của dịch vụ đó. Tiêu chuẩn dịch vụ có thể đƣợc xây dựng cho các lĩnh vực nhƣ: giặt là, quản lý khách sạn, vận tải, dịch vụ xe, viễn thông, bảo hiểm, ngân hàng, thƣơng mại,...
Tiêu chuẩn môi trƣờng là tiêu chuẩn quy định những yêu cầu liên quan đến quá trình hoạt động của cơ sở nhằm bảo vệ môi trƣờng làm việc và môi trƣờng xung quanh, nhƣ các quy định về chất thải rắn, khí thải, nƣớc thải, tiếng ồn, chiếu sáng, rung,...
Có thể bổ sung tiêu chuẩn thuật ngữ là tiêu chuẩn liên quan đến những từ ngữ thƣờng kèm theo các định nghĩa và đôi khi có chú thích, minh họa, ví dụ v.v... Cũng có thể bổ sung tiêu chuẩn sản phẩm là tiêu chuẩn quy định những yêu cầu mà một sản phẩm hoặc một nhóm sản phẩm phải thỏa mãn nhằm tạo ra tính thỏa dụng của sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm đó.
Một tiêu chuẩn sản phẩm ngoài những yêu cầu về tính thỏa dụng có thể trực tiếp hoặc gián tiếp quy định những nội dung về thuật ngữ, lấy mẫu, thử nghiệm, bao gói, ghi nhãn, vận chuyển, bảo quản và đôi khi cả những yêu cầu đối với quá trình sản xuất. Một tiêu chuẩn sản phẩm có thể là toàn diện hoặc không toàn diện, tùy thuộc vào tiêu chuẩn đó có quy định toàn bộ hoặc chỉ một số những yêu cầu cần thiết hay không. Nếu một tiêu chuẩn đề cập đầy đủ tất cả các nội dung liên quan thì đó là tiêu chuẩn toàn diện. Theo khía cạnh này, một tiêu chuẩn sản phẩm có thể phân ra các tiêu chuẩn khác nhau nhƣ: tiêu chuẩn về thuật ngữ - định nghĩa, phân loại, ký hiệu, quy cách, yêu cầu kỹ thuật, lấy mẫu, phƣơng pháp thử, bao gói, ghi nhãn, vận chuyển và bảo quản. Song cũng có thể chỉ là một tiêu chuẩn duy nhất chứa đựng tất cả các nội dung đó.
1.7.6.Hiệu lực của tiêu chuẩn
Theo Luật Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn đƣợc áp dụng trên tự nguyện, tuy nhiên toàn bộ hoặc một phần của tiêu chuẩn cụ thể trở thành bắt buộc áp dụng khi đƣợc viện dẫn trong văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật. Tuy nhiên, việc áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn nƣớc ngoài tiên tiến luôn đƣợc các cơ quan, tổ chức, cá nhân quan tâm và sử dụng rộng rãi trong quản lý, sản xuất, kinh doanh của mình. Nhà nƣớc khuyến khích các cơ sở sử dụng các tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn quốc tế hay tiêu chuẩn nƣớc ngoài tiên tiến tƣơng ứng để xây dựng hoặc chấp nhận thành tiêu chuẩn cơ sở. Rất nhiều tiêu chuẩn hoặc một phần tiêu chuẩn, đặc biệt các tiêu chuẩn có nội dung liên quan đến an toàn, vệ sinh, sức khỏe con ngƣời, động thực vật, môi trƣờng,... đƣợc viện dẫn trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc quy chuẩn kỹ thuật và trở thành bắt buộc áp dụng. Các tiêu chuẩn khác, mặc dù không bắt buộc áp dụng, nhƣng cũng làm cơ sở tốt giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Tiêu chuẩn cơ sở do lãnh đạo cơ sở phê duyệt để áp dụng tại cơ sở và thƣờng là bắt buộc trong phạm vi hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ sở và điều này nên đƣợc nêu rõ trong quy chế quản lý tiêu chuẩn cơ sở.
1.7.7. Những nguyên tắc cơ bản vận dụng trong hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở chuẩn hóa cơ sở
Ở trên đã nêu các nguyên tắc cơ bản chung cho hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật, đối với hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở cần lƣu ý thêm các nguyên tắc cơ bản sau đây:
a) Giảm thiểu, đơn giản hóa và thống nhất hóa
Trong phạm vi cơ sở, nguyên tắc này càng phải vận dụng ở mức độ cao hơn. Trong quá trình tiêu chuẩn hóa phải giảm đến tối thiểu có thể đƣợc các chủng loại khác nhau (tính đa dạng) của đối tƣợng tiêu chuẩn hóa, định ra một số lƣợng hợp lý nhằm đơn giản hóa quá trình sản xuất sản phẩm và thống nhất hóa các hoạt động cần thiết.
b) Xác định thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn cơ sở Thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn phụ thuộc vào quá trình hình thành (nghiên cứu, phát triển) và sản xuất sản phẩm.
Sau đây là mối quan hệ tƣơng ứng với các bƣớc xây dựng tiêu chuẩn cơ sở với các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm.
Các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm
Các bƣớc xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Giai đoạn nghiên cứu (Researching period) Giai đoạn phát triển (Developing period)
A. Sản xuất thử lần đầu ... Dự thảo 1 B. Sản xuất thử lần 2 ... Dự thảo 2 C. Sản xuất thử lần 3 ... Dự thảo 3 D. Sản xuất thử lần 4 ... Dự thảo 4 Giai đoạn sản xuất (Manufacturing period)
A. Giai đoạn đầu sản xuất hàng loạt ... Công bố tiêu chuẩn B. Giai đoạn sản xuất hàng loạt ổn định ... Soát xét (lần 1)
Cần lƣu ý rằng quá trình đƣa sản phẩm mới vào sản xuất hiện nay ngày càng rút ngắn, từ hàng chục năm, xuống còn vài năm, có thể còn vài tháng đến vài tuần. Vì vậy, quá trình soạn thảo tiêu chuẩn phải tiến hành khẩn trƣơng và theo kịp các bƣớc nghiên cứu, phát triển tƣơng ứng.
Qua sơ đồ có thể thấy rằng tiêu chuẩn cơ sở phải đƣợc xây dựng theo từng bƣớc gắn liền với các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm, bắt đầu từ giai đoạn phát triển sản phẩm, đi qua sản xuất thử lần 1, lần 2, lần 3 và hoàn chỉnh khi giai đoạn sản xuất hàng loạt thử kết thúc.
c) Sử dụng nguyên tắc đồng thuận giữa những ngƣời sử dụng tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn đƣợc xây dựng và công bố chỉ mang lại lợi ích khi nó đƣợc áp dụng. Hiệu quả càng cao khi số ngƣời áp dụng càng nhiều. Vì vậy trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn cần lôi cuốn những ngƣời sử dụng tiêu chuẩn sau này (các bên có liên quan) tham gia và đặc biệt cần tuân thủ nguyên tắc đồng thuận. Ở cấp cơ sở nguyên tắc này càng có ý nghĩa hơn, vì rằng quá trình xây dựng tiêu chuẩn cơ sở đã động chạm tới từng cá nhân cụ thể, chứ không phải từng tổ chức, từng quốc gia nhƣ đối với các tiêu chuẩn quốc gia, khu vực, quốc tế nữa. Ví dụ khi xây dựng tiêu chuẩn cơ sở về sản phẩm cần huy động không chỉ các chuyên gia từ bộ phận thiết kế, bộ phận kiểm tra chất lƣợng mà cần lôi cuốn các lực lƣợng từ khu vực sản xuất trực tiếp, cũng nhƣ từ các bộ phận cung ứng, tiêu thụ, tiếp thị,... Các tiêu chuẩn đƣợc xây dựng nhƣ vậy chắc chắn sẽ dung hoà đƣợc các ý kiến và quyền lợi của các bộ phận khác nhau ở cơ sở và chắc chắn sẽ đƣợc mọi ngƣời nghiêm chỉnh áp dụng hơn. Các tiêu chuẩn đƣợc xây dựng nhƣ vậy
chắc chắn sẽ là thành quả tích luỹ đƣợc trí tuệ chung của mọi ngƣời ở cơ sở và khi áp dụng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
d) Hài hòa với tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia và các tiêu chuẩn bên ngoài tiên tiến khác
Đây là nguyên tắc mang lại nhiều lợi ích cho cơ sở và lợi ích chung của toàn xã hội. Một mặt làm đơn giản hóa quá trình soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở và mặt khác làm cho sản phẩm, hàng hóa của cơ sở dễ thâm nhập vào thị trƣờng trong phạm vi toàn quốc, khu vực và quốc tế. Để thúc đẩy hài hòa tiêu chuẩn, cơ sở cần tham gia tích cực vào hoạt động xây dựng tiêu chuẩn các cấp. Càng tham gia tích cực thì hiệu quả mang lại cho cơ sở càng lớn.
đ) Tuân thủ các quy định và luật lệ
Trong quá trình xây dựng mới và soát xét tiêu chuẩn của mình, cơ sở phải thu thập, điều tra, nghiên cứu các quy định và luật lệ có liên quan. Đối với sản phẩm xuất khẩu, cần điều tra nghiên cứu cả các luật