chuẩn hóa cơ sở
Ở trên đã nêu các nguyên tắc cơ bản chung cho hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật, đối với hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở cần lƣu ý thêm các nguyên tắc cơ bản sau đây:
a) Giảm thiểu, đơn giản hóa và thống nhất hóa
Trong phạm vi cơ sở, nguyên tắc này càng phải vận dụng ở mức độ cao hơn. Trong quá trình tiêu chuẩn hóa phải giảm đến tối thiểu có thể đƣợc các chủng loại khác nhau (tính đa dạng) của đối tƣợng tiêu chuẩn hóa, định ra một số lƣợng hợp lý nhằm đơn giản hóa quá trình sản xuất sản phẩm và thống nhất hóa các hoạt động cần thiết.
b) Xác định thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn cơ sở Thời điểm xây dựng và soát xét tiêu chuẩn phụ thuộc vào quá trình hình thành (nghiên cứu, phát triển) và sản xuất sản phẩm.
Sau đây là mối quan hệ tƣơng ứng với các bƣớc xây dựng tiêu chuẩn cơ sở với các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm.
Các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm
Các bƣớc xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Giai đoạn nghiên cứu (Researching period) Giai đoạn phát triển (Developing period)
A. Sản xuất thử lần đầu ... Dự thảo 1 B. Sản xuất thử lần 2 ... Dự thảo 2 C. Sản xuất thử lần 3 ... Dự thảo 3 D. Sản xuất thử lần 4 ... Dự thảo 4 Giai đoạn sản xuất (Manufacturing period)
A. Giai đoạn đầu sản xuất hàng loạt ... Công bố tiêu chuẩn B. Giai đoạn sản xuất hàng loạt ổn định ... Soát xét (lần 1)
Cần lƣu ý rằng quá trình đƣa sản phẩm mới vào sản xuất hiện nay ngày càng rút ngắn, từ hàng chục năm, xuống còn vài năm, có thể còn vài tháng đến vài tuần. Vì vậy, quá trình soạn thảo tiêu chuẩn phải tiến hành khẩn trƣơng và theo kịp các bƣớc nghiên cứu, phát triển tƣơng ứng.
Qua sơ đồ có thể thấy rằng tiêu chuẩn cơ sở phải đƣợc xây dựng theo từng bƣớc gắn liền với các giai đoạn nghiên cứu, phát triển và sản xuất sản phẩm, bắt đầu từ giai đoạn phát triển sản phẩm, đi qua sản xuất thử lần 1, lần 2, lần 3 và hoàn chỉnh khi giai đoạn sản xuất hàng loạt thử kết thúc.
c) Sử dụng nguyên tắc đồng thuận giữa những ngƣời sử dụng tiêu chuẩn cơ sở
Tiêu chuẩn đƣợc xây dựng và công bố chỉ mang lại lợi ích khi nó đƣợc áp dụng. Hiệu quả càng cao khi số ngƣời áp dụng càng nhiều. Vì vậy trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn cần lôi cuốn những ngƣời sử dụng tiêu chuẩn sau này (các bên có liên quan) tham gia và đặc biệt cần tuân thủ nguyên tắc đồng thuận. Ở cấp cơ sở nguyên tắc này càng có ý nghĩa hơn, vì rằng quá trình xây dựng tiêu chuẩn cơ sở đã động chạm tới từng cá nhân cụ thể, chứ không phải từng tổ chức, từng quốc gia nhƣ đối với các tiêu chuẩn quốc gia, khu vực, quốc tế nữa. Ví dụ khi xây dựng tiêu chuẩn cơ sở về sản phẩm cần huy động không chỉ các chuyên gia từ bộ phận thiết kế, bộ phận kiểm tra chất lƣợng mà cần lôi cuốn các lực lƣợng từ khu vực sản xuất trực tiếp, cũng nhƣ từ các bộ phận cung ứng, tiêu thụ, tiếp thị,... Các tiêu chuẩn đƣợc xây dựng nhƣ vậy chắc chắn sẽ dung hoà đƣợc các ý kiến và quyền lợi của các bộ phận khác nhau ở cơ sở và chắc chắn sẽ đƣợc mọi ngƣời nghiêm chỉnh áp dụng hơn. Các tiêu chuẩn đƣợc xây dựng nhƣ vậy
chắc chắn sẽ là thành quả tích luỹ đƣợc trí tuệ chung của mọi ngƣời ở cơ sở và khi áp dụng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
d) Hài hòa với tiêu chuẩn quốc tế, khu vực, quốc gia và các tiêu chuẩn bên ngoài tiên tiến khác
Đây là nguyên tắc mang lại nhiều lợi ích cho cơ sở và lợi ích chung của toàn xã hội. Một mặt làm đơn giản hóa quá trình soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở và mặt khác làm cho sản phẩm, hàng hóa của cơ sở dễ thâm nhập vào thị trƣờng trong phạm vi toàn quốc, khu vực và quốc tế. Để thúc đẩy hài hòa tiêu chuẩn, cơ sở cần tham gia tích cực vào hoạt động xây dựng tiêu chuẩn các cấp. Càng tham gia tích cực thì hiệu quả mang lại cho cơ sở càng lớn.
đ) Tuân thủ các quy định và luật lệ
Trong quá trình xây dựng mới và soát xét tiêu chuẩn của mình, cơ sở phải thu thập, điều tra, nghiên cứu các quy định và luật lệ có liên quan. Đối với sản phẩm xuất khẩu, cần điều tra nghiên cứu cả các luật lệ và quy định của nƣớc đối tác nhập khẩu. Nếu đối tƣợng tiêu chuẩn hóa cơ sở thuộc danh mục sản phẩm, hàng hóa có khả năng gây mất an toàn (nhóm 2), tức là thuộc loại sản phẩm, hàng hoá trong điều kiện vận chuyển, lƣu giữ, bảo quản, sử dụng hợp lý và đúng mục đích, vẫn tiềm ẩn khả năng gây hại cho ngƣời, động vật, thực vật, tài sản, môi trƣờng và đã có quy chuẩn kỹ thuật tƣơng ứng thì các tiêu chuẩn cơ sở liên quan phải tuân thủ quy định trong quy chuẩn kỹ thuật tƣơng ứng đó. Tiêu chuẩn cơ sở không đƣợc trái với quy chuẩn kỹ thuật và quy định của pháp luật hiện hành có liên quan.
Chƣơng 2
NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG TIÊU CHUẨN HÓA CƠ SỞ 2.1. Tổng quan
Hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở hiện nay có nhiều thay đổi, nhất là về cách thức, phƣơng tiện tiến hành, đã gắn liền với việc sử dụng công nghệ thông tin,... song về cơ bản bao gồm các nội dung chính sau đây:
- Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở (nội bộ), tham gia hoạt động tiêu chuẩn hóa các cấp (bên ngoài);
- Áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; - Thông tin tiêu chuẩn.
Nội dung chi tiết của hoạt động tiêu chuẩn hóa cơ sở đƣợc trình bày dƣới đây.
2.2. Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở (nội bộ), tham gia hoạt động tiêu chuẩn hóa các cấp (bên ngoài) tiêu chuẩn hóa các cấp (bên ngoài)
2.2.1. Xây dựng tiêu chuẩn cơ sở
Các cơ sở cần có tiêu chuẩn nội bộ cho các đối tƣợng tiêu chuẩn của mình. Tiêu chuẩn nội bộ đó quy định các điều khoản cần áp dụng để sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trƣờng của cơ sở thỏa mãn đƣợc nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, cộng đồng, đồng thời giúp cơ sở nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh một cách bền vững. Nhìn chung, trong từng thời điểm cơ sở phải xác định đƣợc đối tƣợng nào cần phải đƣợc xây dựng tiêu chuẩn, loại tiêu chuẩn nào cần xây dựng để sao cho có đủ tiêu chuẩn
phục vụ sản xuất, kinh doanh. Cơ sở cần ƣu tiên xây dựng tiêu chuẩn cho thành phẩm, sản phẩm cuối cùng phục vụ ngƣời tiêu dùng, đƣợc đƣa vào sử dụng trong thực tiễn, mang lại lợi ích trực tiếp cho cơ sở. Tiếp đến cơ sở cần quan tâm đến các đối tƣợng là vật liệu, bán thành phẩm, những sản phẩm trung gian này quyết định rất nhiều đến chất lƣợng của thành phẩm. Và đƣơng nhiên cơ sở cũng rất cần lƣu ý đến các vấn đề liên quan đến tổ chức - quản lý, quá trình, an toàn, môi trƣờng, đây cũng là đối tƣợng quan trọng cần tiêu chuẩn hóa trong nội bộ cơ sở.
Trong nhiều trƣờng hợp tồn tại những tiêu chuẩn bên ngoài cho chính đối tƣợng mà tổ chức cần xây dựng tiêu chuẩn nội bộ, nhƣ tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam (TCVN), tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ ISO, IEC, CAC, CODEX...), tiêu chuẩn khu vực (EN, ASEAN STAN,...), tiêu chuẩn nƣớc ngoài (BS, DIN, AS, JIS...), tiêu chuẩn hiệp hội (ASTM,...) hoặc tiêu chuẩn của nhiều tổ chức khác. Trong trƣờng hợp này, cơ sở nên tập trung nỗ lực chấp nhận tối đa các tiêu chuẩn bên ngoài đó, đặc biệt là những tiêu chuẩn quốc tế thuộc đối tƣợng ƣu tiên hài hòa mà các tổ chức khu vực, ví dụ nhƣ ASEAN, APEC đã thông qua cho từng thời kỳ. Cần lƣu ý rằng, Tiêu chuẩn quốc gia của Việt Nam (TCVN) đƣợc quan tâm xây dựng và có tỷ lệ hài hòa/tƣơng đƣơng với các tiêu chuẩn quốc tế tƣơng đối cao.
Sau đây là một số trƣờng hợp có thể gặp và cách tiếp cận giải quyết: - Khi tiêu chuẩn bên ngoài khó hiểu, cũng có thể do cách diễn đạt, trình bày khác gây hiểu lầm thì cần chuyển đổi sang tiêu chuẩn cơ sở sao cho dễ hiểu và thích hợp với cơ sở;
- Khi tiêu chuẩn bên ngoài không hàm chứa các yêu cầu cụ thể thì cần soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở với những yêu cầu cụ thể, rõ ràng;
- Khi tiêu chuẩn bên ngoài bao hàm quá rộng hoặc bao gồm những phƣơng án lựa chọn khác nhau thì cần soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở nhằm cụ thể hóa và chỉ rõ phƣơng án sản phẩm của cơ sở;
- Khi tồn tại một số hoặc nhiều tiêu chuẩn bên ngoài cho cùng một đối tƣợng thì tiêu chuẩn nào cơ sở thấy cần áp dụng và áp dụng có hiệu quả thì cơ sở chấp nhận tiêu chuẩn đó thành tiêu chuẩn của mình.
Về nguyên tắc, mức độ tƣơng đƣơng với tiêu chuẩn quốc tế, khu vực hay quốc gia càng cao càng tốt. Nếu không hoàn toàn tƣơng đƣơng đƣợc thì có thể tƣơng đƣơng có sửa đổi. Khi không chấp nhận đƣợc thì tiêu chuẩn bên ngoài vẫn luôn phải là một tài liệu tham khảo quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo tiêu chuẩn cơ sở.
Trong quá trình xây dựng tiêu chuẩn cơ sở cần hết sức lƣu ý đến các quy định mang tính quy phạm bắt buộc. Các quy định đó thƣờng đƣợc thể hiện dƣới dạng văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc áp dụng. Nhiều tiêu chuẩn đƣợc viện dẫn trong các văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật trở thành bắt buộc áp dụng cho các đối tƣợng liên quan. Tiêu chuẩn cơ sở không đƣợc phép trái với các văn bản quy phạm pháp luật, quy chuẩn kỹ thuật hay tiêu chuẩn có liên quan đó.
2.2.2. Tham gia hoạt động tiêu chuẩn hóa các cấp (bên ngoài)
Mặc dù không phải cấp nào cũng xây dựng, công bố các tiêu chuẩn riêng của mình, nhƣng hoạt động tiêu chuẩn hóa đƣợc thực hiện ở hầu nhƣ tất cả các cấp với những nội dung và quy mô khác nhau. Có
nhiều cấp tổ chức xây dựng và công bố tiêu chuẩn của cấp mình, nhƣ cấp quốc tế, khu vực, quốc gia, cơ sở. Ở cấp quốc tế hiện nay có hàng chục tổ chức xây dựng và công bố tiêu chuẩn của riêng mình, điển hình là ISO, IEC, CAC,... Những tiêu chuẩn quốc tế này thƣờng là cơ sở để các nƣớc xây dựng các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của quốc gia mình. Ở cấp khu vực, điển hình là Liên minh châu Âu tổ chức xây dựng, công bố các tiêu chuẩn EN áp dụng chung trong toàn Liên minh; Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á (ASEAN) cũng công bố một số tiêu chuẩn ASEAN STAN để áp dụng trong Hiệp hội. Ngoài các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế, còn có các hiệp hội, nhƣ Hội thử nghiệm và vật liệu quốc tế của Mỹ (ASTM International),... và nhiều tổ chức khác công bố các tiêu chuẩn riêng (nhƣ IFOAM, Global G.A.P,...), mặc dù không phải là tiêu chuẩn quốc tế, nhƣng những tiêu chuẩn này cũng có ảnh hƣởng rộng rãi trên phạm vi toàn cầu. Ở cấp quốc gia, hầu hết các nƣớc đều có hoạt động tích cực và công bố tiêu chuẩn quốc gia của mình. Hoạt động tiêu chuẩn hóa ở Việt Nam đƣợc quan tâm và phát triển mạnh mẽ và một trong những nhiệm vụ chính là tổ chức xây dựng, công bố các tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) cho hầu hết các lĩnh vực kinh tế-xã hội. Trong thực tế, có cấp không công bố tiêu chuẩn của riêng mình, chỉ tập trung vào việc tham gia xây dựng và thúc đẩy áp dụng tiêu chuẩn là chính. Ở Việt Nam hiện nay các bộ/ngành, địa phƣơng không công bố tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn địa phƣơng, nhƣng hoạt động tiêu chuẩn hóa ở các bộ/ngành, địa phƣơng vẫn đƣợc chú trọng. Ở cấp ngành, các Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi quyền hạn của mình lại có thẩm quyền tổ chức biên soạn dự thảo Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) để Bộ Khoa học và Công nghệ
thống nhất công bố, đồng thời tổ chức xây dựng và công bố quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN), và thực hiện các công việc trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có liên quan. Ở cấp địa phƣơng, Ủy ban nhân dân các tỉnh/thành phố trực thuộc trung ƣơng trong phạm vi quyền hạn của mình, có thẩm quyền tổ chức xây dựng và công bố quy chuẩn kỹ thuật địa phƣơng (QCĐP) và tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật có liên quan.
Cơ sở cần tìm hiểu hoạt động tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực liên quan và cần tích cực tham gia vào hoạt động tiêu chuẩn hóa các cấp, nhƣ cấp quốc gia, quốc tế, khu vực, ngành, địa phƣơng,... Đây thực sự là biện pháp hữu ích để bảo vệ quyền lợi của chính cơ sở mình. Khi tham gia vào quá trình xây dựng một tiêu chuẩn bất kỳ, ngoài việc nắm đƣợc nội dung tiêu chuẩn, học hỏi đƣợc kinh nghiệm của các bên có liên quan, thì các quyền lợi chính đáng của cơ sở cũng đƣợc quan tâm chú ý tới, điều đó làm cho cơ sở dễ dàng áp dụng và áp dụng có hiệu quả tiêu chuẩn đó hơn.
Các hình thức tham gia của cơ sở vào hoạt động tiêu chuẩn hóa bên ngoài có thể là một số hoặc toàn bộ các hình thức sau đây:
- Gửi (cử) các chuyên gia đại diện của mình tham gia vào các ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật/ban soạn thảo tiêu chuẩn quốc gia, ban soạn thảo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hoặc dự các hội nghị chuyên đề góp ý dự thảo có liên quan. Việc có các đại diện trong các tổ chức soạn thảo hoặc hội nghị góp ý dự thảo liên quan nêu trên là cơ hội tốt nhất cho công ty trong việc bảo vệ quyền lợi chính đáng của mình. Cần lƣu ý rằng mặc dù còn những hình thức tham gia khác nữa, nhƣ góp ý dự thảo bằng văn bản gửi đến chẳng hạn, song nhiều khi chƣa
đủ. Đối với những tiêu chuẩn ảnh hƣởng trực tiếp đến quyền lợi cơ sở, thì tốt nhất là cử chuyên gia giỏi đến dự trực tiếp các hội nghị chuyên đề để góp ý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của cơ sở;
- Góp ý nội dung dự thảo các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia có liên quan. Việc góp ý cần thực hiện nghiêm túc, cần cử những chuyên gia giỏi và có trách nhiệm nghiên cứu hoặc thành lập một nhóm chuyên gia nghiên cứu góp ý cho dự thảo. Góp ý cần thể hiện rõ quan điểm của cơ sở đối với phƣơng án dự thảo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và các ý kiến cần cụ thể chi tiết và thực hiện đúng thời hạn yêu cầu để tổ chức biên soạn tiêu chuẩn, quy chuẩn dễ dàng và có đủ thời gian tiếp thu ý kiến;
- Đề nghị các dự án xây dựng tiêu chuẩn quốc gia, xây dựng dự thảo đề nghị cho các đối tượng có liên quan. Mọi tổ chức cá nhân có quyền đề nghị dự án xây dựng tiêu chuẩn, vì vậy cơ sở có thể đề nghị dự án xây dựng các tiêu chuẩn cấp trên cho đối tƣợng sản xuất kinh doanh của mình. Cần liên hệ với cơ quan tiêu chuẩn hóa để nắm đƣợc thủ tục đề nghị. Cơ sở có quyền chủ động xây dựng trƣớc dự thảo đề nghị gửi kèm dự án cho các cơ quan tƣơng ứng. Trƣờng hợp này dự án sẽ dễ đƣợc ƣu tiên chấp nhận hơn;
- Tham gia xây dựng tiêu chuẩn quốc tế. Ở những nƣớc phát triển, nhiều cơ sở sản xuất, kinh doanh, nhất là các tập đoàn, cơ sở lớn rất tích cực cử các chuyên gia đại diện của mình tham gia vào các ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc tế và nhìn chung các cơ sở tích cực tham gia góp ý nội dung dự thảo các tiêu chuẩn quốc tế có