2009 – 2011:
2.2.2.5. Hệ thống các chuẩn mực về giao tiếp và truyền đạt thông tin
Tập thể CBCNV công ty phải nghiêm chỉnh tuân thủ các nội quy, quy chế, Pháp luật và các thỏa thuận khác liên quan đến các chuẩn mực hoạt động của Công ty. Nếu vi phạm thì bất cứ thành viên nào trong công ty cũng bị xử phạt như nhau.
2.2.2.5. Hệ thống các chuẩn mực về giao tiếp và truyền đạt thông tin trong Công ty: Công ty:
2.2.2.5.1. Cách thức giao tiếp và truyền đạt thông tin:
Công ty áp dụng linh hoạt cả hai mô hình truyền đạt thông tin dọc và ngang. Với mô hình này công ty có sự giao tiếp và truyền đạt thông tin linh hoạt, nhanh chóng giữa Giám đốc với các phòng và giữa các phòng với nhau. Với các thức truyền đạt kết hợp này Giám đốc có thể ra quyết định, theo dõi và đánh giá một cách chính xác và kỹ càng hơn. Bên cạnh đó cũng tạo nên sự hợp tác giữa các phòng nhằm giải quyết được các vấn đề liên quan đến nhiều phòng ban.
2.2.2.5.2. Hình thức giao tiếp và truyền đạt thông tin:
Kết hợp hình thức bằng lời nói và bằng văn bản trong giao tiếp và truyền đạt thông tin, cụ thể:
- Chủ trương, chính sách, chỉ dẫn của Tổng công ty: được giao tiếp và truyền đạt bằng lời nói trước; sau đó có văn bản.
- Điều lệnh hành động mang tính nghiệp vụ, hoạt động thường xuyên: giao tiếp và truyền đạt thông tin bằng lời nói, khi cần có thể bổ sung bằn văn bản.
- Khi có đề xuất thay đổi những vấn đề chủ trương, chính sách, thói quen… mang tính truyền thống: giao tiếp và truyền đạt thông tin bằng văn bản trước, sau đó tuyên truyền bằng lời.
2.2.2.5.3. Kênh giao tiếp và truyền đạt thông tin:
- Họp hành, trao đổi công việc trực tiếp.
- Bảng tin nội bộ, bản tin nội bộ hoặc Tổng công ty, website, email. - Thông qua các nghi lễ truyền thống diễn ra hằng năm.
- Diễn đàn và tham luận - Báo chí
- Các chương trình truyền thông khác
- Giao tiếp và truyền đạt thông tin không liên quan đến sự vụ, công việc cụ thể với mục đích lắng nghe, giải đáp thông tin, chia sẻ, duy trì kênh truyền thông xuyên suốt.
- Ban lãnh đạo có trách nhiệm tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với nhân sự do mình quản lý tối thiểu mỗi tháng một lần.
2.2.2.6. Hệ thống các chuẩn mực về giao tiếp và truyền đạt thông tin bên ngoài Công ty: ngoài Công ty:
- Giao tiếp bằng lời: Các nhân viên khi được ứng tuyển vào Công ty phải đảm bảo được kỹ năng giao tiếp, đặc biệt là kỹ năng nói, kỹ năng nghe, kỹ năng phản hồi sao cho hiệu quả. Các kỹ năng này
thường xuyên được trau dồi, luyện tập vì Công ty chủ yếu tương tác trực tiếp với khách hàng nên khônh chỉ toàn thể ban lãnh đạo và nhân viên công ty luôn chú ý cách nói năng, sử dụng câu từ sao cho đúng mực nhằm tạo thiện cảm cho khách hàng.
- Giao tiếp không lời:
+ Mặt tiền công ty được xây dựng một cách chuyên nghiệp với bảng tên công ty ở chính diện, hai bên là các băng rôn, khẩu hiệu được thay đổi thường xuyên phù hợp với chủ điểm.
+ Bên trong công ty sạch sẽ, ngăn nắp, vị trí làm việc được bố trí phù hợp với yêu cầu công việc; nơi tiếp khách hàng trang trọng, lịch sự. + Nhân viên công ty mặc đồng phục theo đúng mẫu quy định của Tổng công ty; có bảng tên, phù hiệu, danh thiếp thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy cho khách hàng.