2009 – 2011:
2.2.2.4. Hệ thống các chuẩn mực trong hoạt động của Công ty
A. Chuẩn mực về tổ chức hoạt động:
Công ty có cơ cấu tổ chức và lao động rõ ràng. Có sự phân chia nhiệm vụ cụ thể giữa các phòng ban; quyền hạn của mỗi cá nhân trong công ty cũng được
xác định đúng với công tác.
B. Các quy trình chuẩn mực trong thực hiện công việc của các bộ phận:
Mỗi phòng ban, bộ phận phải tự thiết lập các quy trình thực hiện công việc thành các chuẩn mực để đảm bảo chất lượng đề ra, theo một hệ thống quản lý chất lượng cho toàn hệ thống làm việc của Công ty.
C. Chuẩn mực về chế độ họp hành: Họp định kỳ:
- Họp kế hoạch hoạt động năm:
+ Đối tượng: Tất cả các phòng trong Công ty và các trưởng văn phòng đại diện, các đại lý bảo hiểm trên địa bàn
+ Nội dung: Phổ biến kế hoạch hoạt động cả năm và chỉ tiêu do Tổng Công ty đưa xuống.
- Họp tổng kết hoạt động sáu tháng:
+ Đối tượng: Tất cả các phòng trong Công ty và các trưởng văn phòng đại diện
+ Thời gian: Cuối tháng 6 mỗi năm
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động 6 tháng đầu năm, đề ra phương hướng hoàn thành kế hoạch trong 6 tháng cuối năm.
- Họp tổng kết hoạt động năm:
+ Đối tượng: Tất cả các phòng trong Công ty + Thời gian: Cuối năm
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động của năm. - Họp xét chế độ lương:
+ Đối tượng: Giám đốc, Phó giám đốc và các Trưởng phòng + Thời gian: Trong tháng 5 và Tháng 11 hàng năm
+ Nội dung: Xét duyệt chế độ lương của cán bộ công nhân viên - Họp định kỳ mỗi tháng:
+ Đối tượng: Giám đốc, Phó giám đốc và các Trưởng phòng + Thời gian: Đầu mỗi tháng
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động tháng, đề ra kế hoạch tháng tới và phương hướng giải quyết.
+ Đối tượng: Các phòng + Thời gian: Thứ 2 đầu tuần
+ Nội dung: Tổng kết hoạt động tuần, đề ra kế hoạch tuần tới và phương hướng giải quyết.
Họp bất thường:
Tùy tình hình, nội dung cụ thể cần thiết phát sinh có thể tổ chức các cuộc họp khác nhau như: họp chuẩn bị tổi chức hay tham gia các sự kiện,
họp khi có vấn đề nảy sinh trong quá trình kinh doanh… D. Chuẩn mực về chế độ báo cáo:
Báo cáo định kỳ: - Báo cáo tuần:
+ Đối tượng: Các trưởng phòng báo cáo cho Giám đốc + Thời gian: Đầu tuần hoặc cuối tuần
+ Nội dung: Báo cáo việc thực hiện công việc tuần trước và kế hoạch công việc tuần tới với mục tiêu và tiến độ rõ ràng.
- Báo cáo tháng:
+ Đối tượng: Các trưởng phòng và trưởng văn phòng đại diện báo cáo cho Giám đốc
+ Thời gian: Đầu tháng
+ Nội dung: Báo cáo tình hình hoạt động tháng trước và kế hoạch hoạt động tháng tới của các phòng.
+ Đối tượng: Các trưởng phòng và trưởng văn phòng đại diện báo cáo cho Giám đốc; Giám đốc báo cáo cho Tổng Giám đốc tập đoàn + Thời gian: Cuối tháng 6 và cuối năm
+ Nội dung: Báo cáo tình hình kinh doanh 6 tháng đầu năm hoặc năm trước và kế hoạch 6 tháng tới hoặc năm tới của các phòng ban/ văn phòng đại diện.
Báo cáo bất thường:
Đối tượng, thời gian và nội dung tùy thuộc vào tình huống cụ thể cần thiết phải báo cáo.
E. Chuẩn mực trong hoạt động đối nội – đối ngoại:
Chuẩn mực chung theo phương châm hoạt động của Công ty và theo nguyên tắc sau:
- Hoạt động đối nội: Đoàn kết, chia sẻ, tương trợ, cộng đồng
- Hoạt động đối ngoại: nhiệt tình, thân thiện, chuyên nghiệp, linh hoạt.
F. Chuẩn mực trong hoàn thiện hệ thống tuyển dụng:
- Việc tiến hành hoạt động tuyển dụng được quy định, hướng dẫn cụ thể theo Quy trình của hoạt động tuyển dụng của Tổng công ty
- Thu hút nguồn nhân lực từ bên ngoài hay các sinh viên tốt nghiệp loại khá giỏi từ các trường đại học. Việc tuyển dụng phải lựa chọn được những ứng viên có đủ năng lực, phẩm chất để đáp ứng được với nhu cầu công việc đề ra.
- Nhân sự mới sau khi được tuyển dụng, nhất thiết phải qua thời gian thử việc với các nội dung được tiến hành như sau:
+ Đào tạo văn hóa PVI; tìm hiểu về tập đoàn, về công ty, nội quy, quy chế, thủ tục hành chính, chuyên môn nghiệp vụ.
+ Giao nhiệm vụ: Rõ ràng, cụ thể, phù hợp về tính chất, quy mô, yêu cầu thực hiện, để sau thời gian thử việc có thể đánh giá được.
+ Hướng dẫn: Tạo sự hỗ trợ nhất định, không hướng dẫn sâu làm mất tính thử thách và cạnh tranh trong công việc.
+ Giám sát: Theo dõi quá trình làm việc của nhân sự đủ để có thể đánh giá chính xác.
+ Đánh giá: Toàn diện từ hai phía, với hai bản đánh gia độc lập và trao đổi thông tin trực tiếp của người quản lý nhân sự và nhân sự đó.
G. Chuẩn mực về các nghi lễ truyền thống trong năm:
- Tết Dương Lịch: CBCNV được nghỉ 01 ngày. - Tất niên: thường vào 25/12 Âm lịch hàng năm. - Lễ xuân: gặp mặt chúc Tết Ban giám đốc.
- Gặp mặt đầu xuân: ngày đầu tiên đi làm sau kỳ nghỉ Tết; Giám đốc mừng tuổi CBCNV.
- Ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3: Công ty tổ chức tiệc mừng chị em trong Công ty.
- Ngày chiến thắng 30/4 và Quốc tế lao động 1/5: CBCNV được nghỉ và được thưởng tùy theo mức quy định của tập đoàn.
- Ngày Quốc tế thiếu nhi 1/6: Công ty tặng quà cho các cháu có thành tích học tập tốt, là con của các CBCNV.
- Ngày Thương binh Liệt sĩ 27/7: Có hoạt động quan tâm đến các gia đình CBCNV Công ty có người thân trong gia đình là thương binh liệt sĩ.
- Nghỉ mát mùa hè: thường vào tháng 7 mỗi năm; công ty tổ chức cho CBCNV đi nghỉ mát ở ngoại tỉnh. Công ty đã tổ chức thành công chuyến nghỉ mát cho CBCNV đến lục tỉnh miền Tây, khu resort White Sand…
- Ngày Quốc khánh 2/9: CBCNV được nghỉ - Trung thu: tặng quà cho con em CBCNV
- Ngày phụ nữ Việt Nam 20/10: Công ty tặng hoa, quà cho các chị em trong công ty.
- Kỷ niệm ngày thành lập Tổng công ty 23/1:
+ Tổ chức cuộc thi viết: “Tìm hiểu về Tổng công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam” với những giải thưởng có giá trị dành cho tập thể và cá nhân.
+ Tổ chức hội thao, hội diễn văn nghệ tại Quãng Ngãi: công ty đã tích cực tham gia và dành được nhiều thành tích.
- Ngày Giáng sinh( Noel) 24/12: Tổ chức tiệc noel cho CBCNV công ty.
+ Đối tượng: toàn công ty và hai văn phòng đại diện
+ Thời gian: Khoảng một tiếng đầu giờ sáng thứ 2 tuần đầu tiên của tháng.
+ Nội dung: Hát tập thể “bài ca PVI”; tặng quà sinh nhật cho các nhân sự có ngày sinh trong tháng; giới thiệu nhân sự mới ( nếu có); phổ biến các hoạt động sinh hoạt tập thể.
H. Chuẩn mực về hoạt động của Công ty đối với các sự kiện quan trọng trong đời sống cá nhân CBCNV PVI:
Đó là các hoạt động thăm hỏi, ngoài cơ sở dựa trên thiện chí, tình cảm mọi người nói chung còn được quy định thành các chuẩn mực sau:
- Các sự kiện Hỷ của nhân sự công ty( đám cưới, tân gia) hoặc sự kiện Hiếu của nhân sự và người thân( cha mẹ, vợ chồng, con cái).
Ban thăm hỏi: Bắt buộc phải có sự tham gia của chủ tịch Công đoàn; trưởng phòng quản lý nhân sự đó; có thể có Giám đốc hoặc Phó giám đốc tham gia.
- Các sự kiện ốm đau, sanh đẻ: Nhân sự có người thân( cha mẹ, vợ chồng, con cái) bị ốm nặng; nhân sự có con cái mới sinh.
Ban tham hỏi: Bắt buộc phải có sự tham gia của chủ tịch Công đoàn; trưởng phòng quản lý nhân sự đó; có thể có Giám đốc hoặc Phó giám đốc tham gia.
- Các sự kiện lễ, tết: Tất cả CBCNV trong công ty thăm hỏi lẫn nhau và thăm hỏi ban lãnh đạo; điều này dựa trên thiện chí, tình
cảm quan tâm chia sẻ với văn hóa không quà biếu( các món quà mang tính chất tinh thần, không mang tính vật chất).