Hiện nay, một giao dịch KDNT được thực hiện qua một qui trình đổi mới theo Thông tư 20 từ khâu niêm yết tỷ giá căn cứ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng NHNN công bố, sau đó đến khâu tiếp nhận nhu cầu của khách hàng và tổng hợp cân đối nhu cầu chung để thiết lập tỷ giá giao dịch, bộ phận tác nghiệp sẽ thực hiện trên hệ thống giao dịch mua bán ngoại tệ với khách hàng và cuối cùng phòng ALM sẽ có chức năng theo dõi trạng thái ngoại tệ cuối ngày của toàn hệ thống và giao dịch cân bằng theo đúng qui định. Để phân loại đối tượng khách hàng và trách nhiệm của các phòng ban thì Vietcombank đã chia số lượng ngoại tệ được phép mua bán đối với một khách hàng thành 2 mức: mức giao dịch 1 và
- Mức giao dịch 1: Giá trị mua bán ngoại tệ nhỏ hơn 20.000 USD, ở mức này khách hàng được hưởng giá đang được niêm yết tại thời điểm giao dịch và do phòng DVKH xem xét và trình duyệt mua bán ngoại tệ. - Mức giao dịch 2: Giá trị mua bán ngoại tệ từ 20.000 USD trở lên, ở mức
này khách hàng được thỏa thuận tỷ giá và do phòng KH xem xét tính hợp lệ của hồ sơ, mức tiềm năng của khách hàng và trình duyệt mua bán ngoại tệ.
Tuy nhiên, đứng dưới góc độ quản lý rủi ro thì việc với mức giao dịch cao trên 20.000 USD được giao cho phòng KH mà không có một bộ phận tổng hợp đánh giá lại những rủi ro xảy ra với hợp đồng KDNT này thì khả năng xảy ra việc phòng KH chạy theo mục tiêu lợi nhuận và chú trọng thỏa mãn nhu cầu ngoại tệ cho khách hàng sẽ tạo lỗ hổng cho giao dịch. Vì thế cần xây dựng lại mô hình điều hành theo quy định về quản lý rủi ro hoạt động của Ủy Ban Basel II (Andrew Cornford 2005) từng bước như sau:
Thứ nhất, thống nhất từ cấp cao nhất đến thấp nhất trong hệ thống Vietcombank về mục tiêu quản lý rủi ro hoạt động trong ngân hàng. Bên cạnh, thiết lập các phòng ban quản trị ở Hội sở và trong từng Chi nhánh thì cần có những khóa đào tạo nhắc nhở và quán triệt chủ trương quản trị rủi ro đi đôi với hiệu quả hoạt động cho toàn thể cán bộ nhân viên Vietcombank. Theo đó, điểm cần có ở các khóa đào tạo là nêu lý thuyết và trình bày tính cấp thiết của việc quản lý rủi ro KDNT- nó góp phần ảnh hưởng đến lợi ích của từng cá nhân trong ngân hàng, phân tích các trường hợp đã xảy ra và mức độ nghiêm trọng của sự việc. Nhấn mạnh tính thống nhất trong mô hình quản lý rủi ro này và tinh thần trách nhiệm của từng cá thể trong giao dịch KDNT.
Thứ hai, sau khi đã trang bị kiến thức và ý nghĩa của công tác quản lý rủi ro KDNT, ban điều hành sẽ xây dựng một hệ thống quản lý hoàn thiện hơn trước.
- Tại Hội sở chính:
Thiết lập bộ phận chuyên trách theo dõi và tổng hợp báo cáo trực thuộc phòng Quản lý rủi ro, thay vì được phụ trách chung như hiện nay. Bộ phận này
có trách nhiệm thu thập số liệu và báo cáo hằng ngày của phòng ALM (vì biến động tỷ giá luôn mang tính thời điểm, cấp thiết và kịp thời) sẽ nắm rõ được hoạt động sinh lời của KDNT như thế nào, có phù hợp với mức an toàn vốn theo qui định của Vietcombank hay không. Kịp thời phát hiện ra những giao dịch bất thường và xử lý trước khi gây hậu quả nghiêm trọng tới ngân hàng. Và bộ phận này phụ trách theo dõi hồ sơ và hiệu quả hoạt động kinh doanh của cả phòng đầu mối khách hàng và phòng kinh doanh vốn. Nhiệm vụ của hai phòng này là tìm kiếm khách hàng, xem tính hợp lệ của hồ sơ và cân đối cơ cấu KDNT sao cho hiệu quả và sinh lời. Muốn như thế, thì hai phòng này phải thông qua phòng ALM để chốt tỷ giá thông qua công cụ Email và chương trình FX Online. Điều này phải được giám sát và rà soát đối chiếu nghiêm ngặt hơn. Bởi chỉ cần xảy ra lỗi tác nghiệp tại đây thì sẽ gây ra chênh lệch giá trị giao dịch giữa những phòng ban có liên quan.
Ví dụ: trường hợp lệnh giao dịch do Chi nhánh đưa lên cho Hội sở, cân đối ngoại tệ và chốt tỷ giá giao dịch xong, Phòng ALM gởi bản xác nhận tỷ giá cho Chi nhánh để chi nhánh thực hiện, tuy nhiên giá trị của giao dịch mua ngoại tệ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng cá nhân là 2.400 USD, thanh toán viên chi nhánh lại thực hiện nhầm thành 2.400.000.000 USD. Rủi ro xảy ra là không có bộ phận nào đánh giá lại bảng cân đối ngoại tệ tại chi nhánh và hội sở phát hiện ra điểm bất thường là khách hàng cá nhân lại mua bán số lượng ngoại tệ lớn như vậy. Rủi ro thứ hai khi cán bộ tại phòng kế toán tổng hợp Chi nhánh đã không phát hiện ra và tiếp tục cân đối bằng cách mua ngoại tệ từ Trung ương để bù đắp và kéo theo Phòng ALM mua ngoại tệ từ các Chi nhánh khác,…Đến cuối ngày, do cán bộ kinh doanh ngoại tệ đã tìm cách cân đối ngoại tệ cuối ngày nên cũng đã không phát hiện ra lỗi kia cho đến khi khách hàng khiếu nại.Vì thế, điều cấp thiết là phải có hẳn một bộ phận chuyên trách nhận diện và phát hiện ra rủi ro KDNT thường xuyên hơn nữa và báo cáo giao dịch bất thường.
doanh ngoại tệ đối với từng cán bộ KDNT, hạn mức duyệt của Lãnh đạo phòng đối với các giao dịch trong ngày. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các giao dịch đầu cơ trước sự biến thiên của thị trường tiền tệ quốc tế.
- Tại Chi nhánh
Hoạt động KDNT được thực hiện dưới sự phối hợp của ba phòng: Phòng DVKH, Phòng KH và Phòng kế toán tổng hợp. Do có sự tách biệt ở ba khâu tiếp nhận hồ sơ, chào giá khách hàng, với trao đổi mua bán ngoại tệ với đầu mối trung tâm ngoại tệ tại Hội sở và thực hiện trên thệ thống nên rủi ro hoạt động xảy ra khi có sự bất cân xứng thông tin của ba bộ phận này và thời gian chốt một giao dịch xác định. Để khắc phục rủi ro này, cần có một người phụ trách chung trực thuộc phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ rà soát và lập báo cáo theo dõi sự phối hợp của ba phòng ban này trong KDNT. Cụ thể, một chứng từ được lưu trữ tại bộ phần này phải gồm văn bản thể hiện trách nhiệm của phòng KH trong việc kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ mua bán ngoại tệ, bản xác nhận tỷ giá được chốt với phòng KTTH, và chứng từ hạch toán của TTV trực tiếp thực hiện để đảm bảo không có sự chênh lệch hay rủi ro nào xảy ra tại những khâu nghiệp vụ này.
Ngoài ra, tại Chi nhánh cần phải tuân thủ hạn mức được phép phê duyệt mua bán ngoại tệ, như: trưởng/ phó Phòng DVKH chỉ được phê duyệt những giao dịch giá trị từ 7.000 quy USD trở xuống, và mức cao hơn phải được phê duyệt bởi Ban Giám Đốc. Việc giám sát thực hiện qui định về hạn mức này cũng là một nhiệm vụ quan trọng của tổ Kiểm tra giám sát tuân thủ.
Thứ ba, bên cạnh hoàn thiện công tác điều hành về người thì Vietcombank cần tạo một kho dữ liệu chung về rủi ro KDNT và những biến động thị trường có liên quan. Theo đó, tất cả các bộ phận có liên quan đều có thể nhận thức được vai trò của mình và tránh những rủi ro từ phía khách hàng đem lại. Kho dữ liệu này chứa đựng những kiến thức cập nhật về qui định ngoại hối hiện hành, các văn bản nhà nước có hiệu lực đi kèm, qui trình thực hiện và tuân thủ qui trình ngoại hối do Vietcombank lập ra, những thông tin về thị trường thế giới tại các quốc
gia hay giao dịch, những bản báo cáo về rủi ro liên quan đến KDNT của tất cả các Chi nhánh và diễn đàn trao đổi kinh nghiệm thực hiện giao dịch ngoại tệ.
Cuối cùng, nghiêm túc thực hiện việc đánh giá, báo cáo tình hình trao đổi KDNT với khách hàng một cách thường xuyên (tuần, tháng, quý, năm) để nắm rõ đối tác của mình. Phân tích tỷ lệ ngành của các doanh nghiệp tham gia mua bán ngoại tệ, khách hàng trọng điểm và thường xuyên. Từ đó, theo dõi xu hướng biến động kinh tế của ngành và đánh giá được rủi ro trong hoạt động này.