Phân phối là sự kết hợp hữu cơ giữa nhà sản xuất và những trung gian để tổ chức vận động hàng hoá hợp lý nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Hay phân phối là một mạng lưới kết hợp các tổ chức và cá nhân trong việc thực hiện tất cả các hoạt động nhằm đưa một hay một nhóm sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Các thành phần trong phân phối bao gồm 3 yếu tố cơ bản là người sản xuất, các yếu tố trung gian và người tiêu dùng cuối cùng.
Khái niệm phân phối sản phẩm không chỉ áp dụng trong phân phối các sản phẩm hữu hình mà cả trong các sản phẩm vô hình, trong đó có sản phẩm bảo hiểm. Đối với các sản phẩm hữu hình, yêu cầu hệ thống phân phối bao gồm các phương tiện vật chất có thể rất lớn và khá tốn kém về tài chính như kho chứa hàng, phòng trưng bày, phương tiện vận chuyển... Còn đối với sản phẩm vô hình, hệ thống phân phối đòi hỏi đơn giản hơn về phương tiện vật chất, mà chủ yếu tập trung vào yếu tố con người.
Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn bán sản phẩm đều cần đến kênh phân phối, đó là cần đến các yếu tố con người và phương tiện vật chất nhằm trao đổi thông tin và chuyển giao sản phẩm từ doanh nghiệp, từ người bán sang người mua. Kênh phân phối là cầu nối giữa người bán và người mua, giữa cung và cầu. Nhờ có hệ thống phân phối, người mua có thể mua được sản phẩm, còn người bán bán được sản phẩm của mình. Nắm bắt được đặc điểm của sản phẩm người quản trị doanh nghiệp cũng phải nắm được đặc điểm của phân phối sản phẩm bảo hiểm. Có thể tóm tắt những đặc điểm chủ yếu của phân phối sản phẩm bảo hiểm như sau:
Thứ nhất, phân phối sản phẩm bảo hiểm phải chủ động tiếp cận khách hàng. Đối với doanh nghiệp kinh doanh bảo hiểm vai trò của kênh phân phối sản phẩm bảo hiểm càng trở nên quan trọng vì sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm dịch vụ ngoài những đặc điểm chung của các sản phẩm dịch vụ như tính vô hình, tính không thể
tách rời, không thể cất trữ, tính không đồng nhất và không được bảo hộ bản quyền, sản phẩm bảo hiểm còn có những đặc điểm khác biệt như là sản phẩm “không mong đợi”, sản phẩm của “chu trình hạch toán đảo ngược” và là sản phẩm có “hiệu quả xê dịch” nên sản phẩm bảo hiểm được xếp vào nhóm sản phẩm của “nhu cầu thụ động” – người tiêu dùng thường không chủ động tìm mua mà mua sau khi có các nỗ lực tư vấn, giới thiệu của người bán. Do vậy các doanh nghiệp bảo hiểm cần phải có kênh phân phối chuyên nghiệp để tư vấn cho khách hàng hiểu rõ về tính chất của sản phẩm dịch vụ đặc biệt này.
Thứ hai, phân phối sản phẩm bảo hiểm hỗ trợ quá trình tiêu thụ sản phẩm. Nhờ có kênh phân phối mà các sản phẩm dịch vụ nói chung và sản phẩm bảo hiểm nói riêng có thể dễ dàng đến được với khách hàng có nhu cầu và đem đến cho khách hàng nhiều thuận lợi do rút ngắn được khoảng cách về không gian và thời gian. Đồng thời nó cũng làm cho quá trình tiêu thụ sản phẩm diễn ra suôn sẻ, làm tăng quy mô và tốc độ tiêu thụ sản phẩm, kích thích ngành kinh doanh bảo hiểm phát triển.
Thứ ba, phân phối sản phẩm bảo hiểm là một phần của sản phẩm bảo hiểm. Phân phối sản phẩm chính là quá trình làm gia tăng sự hoàn thiện trong việc cung cấp dịch vụ của công ty bảo hiểm, phục vụ nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của khách hàng. Khi con người có nhu cầu về bảo hiểm, cũng là lúc con người có nhu cầu về sự an toàn, sự đảm bảo trong cuộc sống. Đây là nhóm nhu cầu cơ bản của con người. Nhu cầu về bảo hiểm chỉ phát sinh khi con người đã có một khả năng tài chính nhất định. Chính vì thế, khi phục vụ khách hàng của mình, công ty bảo hiểm cần phải nhận thức được rằng, khách hàng của mình là những khách hàng có kiến thức và nhu cầu phục vụ rất cao. Hệ thống phân phối, cùng các yếu tố vật chất và con người trong đó, phải đáp ứng được các nhu cầu cao của khách hàng, góp phần hoàn thiện dịch vụ hoàn hảo của công ty bảo hiểm.
Thứ tư, phân phối sản phẩm bảo hiểm là một kênh liên kết thông tin. Thông qua phân phối sản phẩm bảo hiểm đem các thông tin sản phẩm, dịch vụ từ nhà cung cấp đến với người tiêu dùng và ngược lại, đem các thông tin phản hồi về sản phẩm từ khách hàng quay trở lại với nhà cung cấp. Cũng như rất nhiều các sản phẩm dịch
vụ khác, sản phẩm bảo hiểm thỏa mãn các nhu cầu không vật chất của con người, do vậy các nhu cầu này luôn luôn thay đổi tùy theo hoàn cảnh, điều kiện kinh tế - xã hội của từng đối tượng khách hàng cụ thể. Nếu không có sự trao đổi thông tin thường xuyên từ hai phía, sản phẩm bảo hiểm rất dễ bị lỗi thời và không phù hợp. Chính hệ thống phân phối sẽ là kênh khai thác và truyền tải thông tin để thông tin được trao đổi giữa hai phía. Điều này có ý nghĩa rất lớn với cả nhà sản xuất và người tiêu dùng, và đem lại lợi ích thiết thực cho cả công ty bảo hiểm và khách hàng.
Thứ năm, phân phối sản phẩm bảo hiểm là một trong các yếu tố ảnh hưởng lớn tới định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Nói một cách cụ thể, khi một doanh nghiệp bảo hiểm lựa chọn hệ thống phân phối chính là khi doanh nghiệp đó lựa chọn các loại hình, mức giá và phương thức tiêu thụ sản phẩm tương ứng. Mỗi kênh phân phối có những ưu điểm, khuyết điểm riêng, hướng tới nhóm khách hàng đặc trưng, và hướng tới những mục tiêu khác nhau. Ví dụ, một công ty bảo hiểm muốn hướng tới mục tiêu thị phần, thì công ty đó cần hướng tới các nhóm sản phẩm bản lẻ như bảo hiểm xe cơ giới, bảo hiểm tai nạn và sức khỏe… Tương ứng với mục tiêu và các sản phẩm như vậy, công ty bảo hiểm sẽ cần hướng tới các kênh phân phối phục vụ bán lẻ như kênh đại lý, kênh trực tiếp, kênh Phân phối sản phẩm bảo hiểm qua hệ thống ngân hàng thương mại… Khi hướng tới mục tiêu thị phần, công ty buộc phải chấp nhận tạm hi sinh các mục tiêu về hiệu quả kinh doanh, doanh thu vì những sản phẩm bán lẻ thường có tỷ lệ bồi thường cao, hiệu quả thấp... Do vậy, điều này phụ thuộc lớn vào mục tiêu và định hướng trung và dài hạn của từng Công ty.
Và hệ thống phân phối tốt là yếu tố quyết định về lợi thế cạnh tranh của thương hiệu trên thị trường: ngăn chặn sự xâm nhập của đối thủ, giúp đưa giá trị của thương hiệu đến tay người tiêu dùng kịp thời, thuận tiện, củng cố mức độ nhận biết và nâng cao thương hiệu, từ đó tăng doanh thu. Điều này luôn đúng đối với mọi sản phẩm, không riêng đối với sản phẩm bảo hiểm, nhưng với sản phẩm đặc thù như bảo hiểm thì điều này có ý nghĩa rất lớn.