- Dùng phần mềm Microsoft Excel tính tỉ lệ % các tiêu chí nghiên cứu và vẽ các biểu đồ theo số liệu thống kê.
Chương 4 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN
4.3.2. Ứng dụng phần mềm eMed 5.0 vào quản lý dược
Phần mềm được cài đặt vào máy tính tại các bộ phận trong Khoa Dược và máy chủ tại phòng Phó giám đốc phụ trách chuyên môn. Thông qua mạng LAN nội bộ, kết nối với tất cả máy tính ở các phòng chức năng và các khoa cận lâm sàng, các khoa điều trị có mạng máy tính.
Hình 4.2. Phần mềm eMed 5.0 ứng dụng vào quản lý dược + Tính năng chính của phần mềm:
- Tính năng phân quyền sử dụng, bảo mật và nhật ký cơ sở dữ liệu.
- Quản lý danh mục thuốc với các thông tin: mã số, tên biệt dược, hoạt chất chính, phân nhóm điều trị, phân nguồn thuốc.
- Quản lý nhập thuốc với các thông tin: số hóa đơn, ngày nhập, tổng số tiền, công ty cung cấp, mã số, tên biệt dược, lô sản xuất, hạn dùng, đơn giá, đơn vị, quy cách đóng gói.
- Quản lý xuất thuốc theo đơn thuốc với các thông tin: họ tên bệnh nhân, số thẻ BHYT, đối tượng BHYT, ngày xuất, lý do xuất, mã số, tên biệt dược, lô sản xuất, hạn dùng, đơn giá, đơn vị, quy cách đóng gói, ngày nhập và số lượng tồn kho. - Quản lý xuất nhập thuốc theo mã số và số lô bằng thẻ kho với các thông tin: mã số, tên biệt dược, lô sản xuất, hạn dùng, đơn giá, đơn vị, quy cách đóng gói, thời gian nhập – xuất, số lượng xuất, số lượng tồn ko, hạn dùng.
- Quản lý báo cáo thuốc với các thông tin: thời gian báo cáo, phân nhóm điều trị, mã số, tên biệt dược, lô sản xuất, hạn dùng, đơn giá, đơn vị, chi tiết nhập – xuất – tồn, kho (số lô, hạn dùng, công ty phân phối, số lượng, số tiền).
Nhận xét:
Do kinh phí bệnh viện còn hạn hẹp và do phạm vi đề tài chỉ đề xuất một số giải pháp tổ chức – quản lý dược áp dụng thực hiện tại Khoa Dược nên chưa có điều kiện trang bị phần mềm toàn diện cho bệnh viện, chỉ mới áp dụng tin học vào quản lý dược.
Tuy nhiên về cơ bản, các tính năng của phần mềm eMed 5.0 đáp ứng được nhu cầu quản lý dược tại khoa, tất cả công tác thống kê, báo cáo, dự trù đều được thực hiện trên phần mềm, tăng độ chính xác và tiết kiệm được thời gian so với sử dụng phần mềm Microsoft Excel trước đây. Điều quan trọng nhất là chế độ bảo mật dữ liệu, phân quyền quản lý phần mềm và kiểm tra được hàng hóa nhập – xuất tại bất kỳ thời điểm nào, quản lý xuất – nhập thuốc theo số lô và hạn dùng.
4.3.3. Nhân lực và tổ chức Khoa Dược
Bổ sung thêm 01 DSĐH, 01 DSTH, 2 dược tá, 01 kế toán. Tổng nhân viên Khoa Dược là 14 chiếm tỉ lệ 8,69% so với tổng số cán bộ công nhân viên toàn bệnh viện là 161.
Bảng 4.14. Trình độ chuyên môn nhân lực Khoa Dược BV Quận 3 (06/2008 – 09/2009)
Trình độ chuyên môn Số lượng Tỉ lệ %
DSĐH 2 14,3
DSTH 3 21,4
Dược tá 8 57,2
Kế toán 1 7,1
Tổng cộng: 14 100
Sơ đồ 4.15. Tổ chức Khoa Dược BV Quận 3 (06/2008 – 09/2009) Điều hành và quản lý Khoa Dược gồm : 1 Trưởng khoa, 1 Phó khoa. + Nhiệm vụ dược sĩ trưởng khoa:
- Nhận sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc phụ trách chuyên môn. Phó Giám Đốc
(Phụ trách chuyên môn) Trưởng Khoa Dược
Bộ phận
cấp phát Thông tin thuốcdược lâm sàng, thuốcNhà
Kho Y dụng cụ, Hóa chất
Kho chẵn
Kho lẻ cấp phát
điều trị nội viện Kho lẻ cấp phátBảo hiểm y tế Hành chính dược,
Pháp chế, Thống kê đông yKho Phó Khoa Dược
- Giúp Ban giám đốc tổ chức thực hiện các hoạt động của khoa và nhiệm vụ được giao.
- Phụ trách chung các hoạt động của Khoa Dược.
- Trực tiếp quản lý bộ phận hành chính dược, kiêm nhiệm phụ trách bộ phận chuyên môn, dược lâm sàng và thông tin thuốc.
+ Nhiệm vụ Phó Khoa Dược:
- Nhận sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng Khoa Dược. - Kiêm nhiệm phụ trách bộ phận kho.
- Hỗ trợ Trưởng Khoa Dược trong công tác dược lâm sàng và thông tin thuốc. + Nhiệm vụ DSTH thủ kho:
- Nhận sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo Khoa Dược.
- Quản lý và phân công nhiệm vụ cho nhân viên thuộc quyền.
- Quản lý xuất – nhập và bảo quản thuốc, y dụng cụ, hóa chất đúng quy định.
- Dự trù và báo cáo số lượng xuất nhập tồn đúng theo quy trình và đúng thời gian quy định.
Bảng 4.15. Phân bổ nhân lực Khoa Dược BV Quận 3 (06/2008 – 09/2009)
Bộ phận Sau ĐH DSĐH DSTH DT KT Tổng %
Trưởng khoa phụ trách chung
1 1
Phó khoa phân quyền
điều hành 1 1
Hành chính (1) 1 1 1 (1), 3 28,57
Kho chẵn, lẻ cấp phát (1) 2 7 (1), 9 71,43
Chuyên môn (2) (2) 14,29
Tổng cộng 2 3 8 1 14/18
Ghi chú: (1), (2) phụ trách kiêm nhiệm.
- Trưởng khoa trực tiếp quản lý bộ phận hành chính và kiêm nhiệm phụ trách bộ bộ phận chuyên môn (thành viên là tất cả DSĐH của khoa).
Biểu đồ 4.17. Phân bổ nhân lực Khoa Dược BV Quận 3 (06/2008 – 09/2008)
Nhận xét:
- Bổ sung nhân lực cho Khoa Dược 14/161 tổng số nhân viện bệnh viện, cơ bản đáp ứng được công tác tại khoa, trong đó bổ sung 01 DSĐH và 01 kế toán dược tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và phân nhiệm.
- Đến tháng 06/2008 bệnh viện có tổng cộng 40 bác sĩ. Tỉ lệ cơ cấu chuyên môn DSĐH/BS là 2/40 tuy ít mất cân đối hơn tỉ lệ 1/30 trước đây nhưng vẫn chưa đủ so với quy định về biên chế sự nghiệp trong các cơ sở nhà nước là 1/8 – 1/15 [2]. - Dược sĩ trưởng khoa phụ trách chung, trực tiếp quản lý bộ phận hành chính dược và kiêm nhiệm bộ phận chuyên môn. Bộ phận cấp phát kho do DSĐH phụ trách, đảm bảo được công tác chuyên môn. Đảm bảo các bộ phận quan trọng trong Khoa Dược đều có DSĐH phụ trách.
- Phân bổ nhân lực có sự thay đổi so với trước đây, giảm tại bộ phận kho chẵn, lẻ cấp phát (71,43/ 88,89) và tăng ở bộ phận hành chính (28,57/ 22,22) cho thấy khi áp dụng tin học vào quản lý dược đã tiết kiệm được nhân lực làm việc trực tiếp, Khoa Dược tập trung chú trọng vào bộ phận hành chính và quản lý điều hành mọi hoạt động Khoa Dược thông qua bộ phận này.