- Dùng phần mềm Microsoft Excel tính tỉ lệ % các tiêu chí nghiên cứu và vẽ các biểu đồ theo số liệu thống kê.
Chương 4 KẾT QUẢ VÀ BÀN LUẬN
4.3.6.3. Cấp phát cơ số thuốc cấp cứu cho khoa cấp cứu và các khoa điều trị
- Danh mục và cơ số thuốc cấp cứu của khoa cấp cứu và các khoa điều trị được “Hội đồng thuốc và điều trị” quy định và ký duyệt của Giám đốc bệnh viện. Kho lẻ cấp phát giao cơ số thuốc cấp cứu theo danh mục được duyệt cho khoa cấp cứu và các khoa điều trị vào đầu năm.
- Trưởng khoa cấp cứu và trưởng khoa các khoa điều trị có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi bảo quản, sử dụng cơ số thuốc cấp cứu trong khoa.
- Khi có sử dụng cơ số thuốc cấp cứu trong ca trực, khoa cấp cứu, khoa điều trị làm phiếu lãnh bổ sung cơ số tại kho lẻ cấp phát ngay trong ngày hoặc ngày hôm sau. - Căn cứ vào quy trình “Cấp phát khoa cấp cứu và khoa điều trị” (phụ lục 08), đơn thuốc lãnh bổ sung cơ số thuốc cấp cứu được bác sĩ trực tiếp sử dụng trong ca trực hoặc bác sĩ trưởng khoa ký lãnh bổ sung và đóng dấu của khoa, nhân viên kho lẻ
cấp phát thực hiện 3 tra, 3 đối trước khi cấp phát, yêu cầu điều dưỡng ký nhận đơn thuốc khi nhận thuốc.
- Thuốc gây nghiện, thuốc hướng tâm thần có phiếu lãnh riêng (mẫu số 3) theo quy chế [12][15]. Phải có ký duyệt của bác sĩ trưởng khoa điều trị, điều dưỡng nhận thuốc và ký nhận, dược sĩ phụ trách kho ký giao thuốc. Riêng thuốc gây nghiện dạng tiêm sau khi các khoa sử dụng phải trả lại vỏ thuốc cho kho chẵn đúng với số lô, hạn dùng mà kho chẵn đã cấp phát mới được lãnh bổ sung. Nhân viên kho lẻ cấp phát nhận thuốc gây nghiện, hướng tâm thần trực tiếp tại kho chẵn phát cho điều dưỡng. Phiếu lãnh thuốc gây nghiện, hướng tâm thần có 2 liên, kho chẵn giữ lại 1 liên. Nhân viên kho chẵn sau khi thực hiện 3 tra, 3 đối trước khi cấp phát, giữ phiếu lãnh thuốc gây nghiện, hướng tâm thần (liên 2) và nhập thông tin bệnh nhân, số lượng thuốc xuất trên từng đơn thuốc vào phần mềm eMed 5.0, đồng thời ghi vào sổ Xuất – Nhập thuốc gây nghiện (mẫu số 6) hoặc sổ Xuất – Nhập thuốc hướng tâm thần (mẫu số 5) [9][12][14][15], tổng hợp phiếu lãnh thuốc gây nhiện, hướng tâm thần vào cuối tháng, kiểm tra và chuyển số liệu về bộ phận thống kê dược. Phiếu lãnh thuốc gây nghiện, hướng tâm thần được tổng hợp lưu trữ theo từng tháng tại bộ phận hành chính Khoa Dược.
- Nhân viên kho lẻ giữ lại đơn thuốc và nhập thông tin bệnh nhân, số lượng thuốc xuất trên từng đơn thuốc vào phần mềm eMed 5.0, tổng hợp đơn thuốc vào cuối tháng, kiểm tra và chuyển số liệu về bộ phận thống kê dược. Đơn thuốc được tổng hợp lưu trữ theo từng tháng tại bộ phận hành chính Khoa Dược.
4.3.6.4. Cấp phát y dụng cụ, hóa chất
- “Danh mục vật tư y tế tiêu hao, vật tư y tế thay thế dùng cho bệnh viện Quận 3” được “Hội đồng thuốc và điều trị” quy định và ký duyệt của Giám đốc bệnh viện. - Căn cứ vào danh mục và nhu cầu điều trị, trưởng khoa cấp cứu, trưởng khoa các khoa cận lâm sàng và các khoa điều trị dự trù bông, băng, vật tư y tế tiêu hao 1 lần/ tháng, căn cứ theo dự trù và tùy theo nhu cầu sử dụng, điều kiện bảo quản tại khoa, các khoa lãnh hàng tuần hoặc 1 lần/ tháng tại kho y dụng cụ, hóa chất.
- Hóa chất chuyên khoa (X quang, xét nghiệm …), lãnh hàng tháng theo dự trù tại kho y dụng cụ, hóa chất. Riêng đối với hóa chất có yêu cầu điều kiện bảo quản đặc biệt kho sẽ cấp phát cho các khoa ngay sau khi nhập về để bảo quản và sử dụng tại khoa.
- Căn cứ vào quy trình “Xuất kho” (phụ lục 10), dựa vào phiếu dự trù và yêu cầu số lượng khoa lãnh trong số đã dự trù nhân viên kho nhập số liệu xuất kho vào phần mềm eMed 5.0, thực hiện 3 tra, 3 đối và phát y dụng cụ, hóa chất cho khoa, in phiếu xuất kho lần 1 cho khoa (nếu khoa lãnh nhiều lần, tối đa không quá 4 lần/ tháng), phiếu xuất kho in thành 2 bản, kho giữ 1 bản, khoa giữ 1 bản và ký giao nhận trên cả 2 phiếu xuất kho. Phiếu xuất của các khoa được tổng hợp cuối tháng, kiểm tra và chuyển số liệu về bộ phận thống kê dược. Phiếu xuất được tổng hợp lưu trữ theo từng tháng tại bộ phận hành chính Khoa Dược.
Nhận xét:
Xây dựng quy trình quản lý cấp phát thuốc và tập huấn 100% nhân viên sử dụng phần mềm eMed 5.0 tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên làm việc một cách khoa học và hạn chế sai sót trong khâu cấp phát. Giải quyết được vướng mắc các vấn đề phát sinh như thuốc bệnh nhân trả về, quy trình cấp phát thuốc gây nghiện, hướng tâm thần.
Đơn thuốc được nhập vào phần mềm ngay khi bệnh nhân nhận thuốc giúp ích rất nhiều cho việc thu tiền cho đối tượng BHYT đồng chi trả, Khoa Dược quản lý được số lượng thuốc xuất – tồn trong ngày. Kiểm soát được việc trùng thuốc khi bệnh nhân khám ở nhiều khoa khác nhau, và kiểm soát được số lần khám của bệnh nhân trong tuần, hạn chế tình trạng thất thoát thuốc do bệnh nhân khám bệnh nhiều khoa trong ngày hoặc nhiều lần trong tuần để lấy thuốc.
4.3.7. Bảo quản thuốc, y dụng cụ, hóa chất
4.3.7.1. Kho chẵn
Kho chẵn được phân thành 3 khu vực:
- Khu vực bảo quản (Có khu vực riêng bảo quản thuốc gây nghiện và hướng tâm thần).
- Khu vực hàng mới nhập.
- Khu vực hàng trả về và tủ biệt trữ. Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho:
Thuốc được sắp xếp phân loại theo 4 cấp: phân loại bảo quản theo quy chế (thuốc thường, gây nghiện, hướng tâm thần), nguồn sử dụng (BHYT, Nhi, điều trị), dạng bào chế (dạng viên, thuốc nước, dạng tiêm, dịch truyền, dùng ngoài …), tác dụng dược lý. Thuốc yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ thấp được bảo quản trong tủ mát hoặc tủ lạnh.
Nguyên tắc 3 dễ:
- Dễ thấy: thuốc được sắp xếp nhãn quay ra ngoài, mỗi khối hàng được ghi thêm một nhãn lớn.
- Dễ lấy: Thuốc được xếp thành từng dãy hàng, khối hàng có chiều cao vừa phải, thuốc thường xuyên xuất nhập được để bên ngoài.
- Dễ kiểm tra: Thuốc được xếp cách nền 0,1 m và cách tường 0,2 m. Thường xuyên kiểm tra phát hiện sự thâm nhập, phá hoại của mối, chột, nấm mốc.
Nguyên tắc 5 chống:
- Chống ẩm nóng: Thường xuyên theo dõi nhiệt độ kho, thông hơi, thông gió.
- Chống mối mọt, chuột, nấm mốc: định kỳ vào thứ sáu cuối tuần xịt thuốc chống mối mọt …
- Chống cháy nổ: thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy chữa cháy, định kỳ kiểm tra và bảo dưỡng, kiểm định thiết bị phòng cháy chữa cháy.
- Chống đổ vỡ, hư hao, mất mác, nhầm lẫn: điều kiện kho rộng rãi hạn chế được việc đổ vỡ hư hao, thực hiện tốt quy định kho.
+ Căn cứ quy trình “Nhập kho” (phụ lục 09) và dựa vào số lượng thuốc xuất cho kho lẻ – tồn trong tháng, dự trù 1 lần/tháng, đảm bảo cơ số thuốc kho chẵn sử dụng trong 1,5 tháng.
- Riêng đối với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần lập kế hoạch dự trù sử dụng trong cả năm.
- Bộ phận kiểm nhập gồm thủ kho chẵn, kế toán dược, người giao thuốc. Kiểm tra đối chiếu hóa đơn nhập với phiếu dự trù nhập, đối chiếu số lượng, số lô, hạn dùng, quy cách đóng gói với hóa đơn, kiểm tra cảm quan ngẫu nhiên chất lượng thuốc trong lô nhập. Thủ kho, kế toán dược và người giao thuốc cùng ký giao nhận vào hóa đơn, kế toán dược giữ hóa đơn và có trách nhiệm nhập số liệu vào phần mềm eMed 5.0 ngay sau khi thuốc nhập vào kho.
- Thuốc nhập về được để ở khu vực hàng mới nhập để chờ sắp xếp theo đúng quy trình, riêng thuốc gây nghiện, hướng tâm thần phải để ngay vào nơi bảo quản riêng. + Căn cứ “Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng” (phụ lục 12) kho chẵn sắp xếp thuốc theo đúng điều kiện bảo quản yêu cầu. Định kỳ kiểm tra hàng quý trùng với thời gian kiểm tra kho chẵn của ban kiểm tra Khoa Dược và ban kiểm tra bệnh viện.
+ Căn cứ quy trình “Sắp xếp trình bày” (phụ lục 11) nhân viên kho chẵn sắp xếp thuốc theo 4 cấp: phân loại bảo quản theo quy chế (thuốc thường, gây nghiện, hướng tâm thần), nguồn sử dụng (BHYT, Nhi, điều trị), dạng bào chế (dạng viên, thuốc nước, dạng tiêm, dịch truyền, dùng ngoài …), tác dụng dược lý. Thuốc yêu cầu bảo quản ở nhiệt độ thấp được bảo quản trong tủ mát hoặc tủ lạnh. Tuân thủ nguyên tắc 3 dễ, 5 chống và nguyên tắc FIFO, FEFO.
+ Căn cứ quy trình “Vệ sinh kho” (phụ lục 13) để nhân viên vệ sinh của bệnh viện và nhân viên kho chẵn thực hiện đúng.
+ Căn cứ vào quy trình “Xuất kho” (phụ lục 10) kho chẵn xuất thuốc cho kho lẻ 1 lần/tuần, xuất thuốc gây nghiện, hướng tâm thần cho khoa cấp cứu và các khoa điều
trị theo đúng quy chế. Khi xuất thuốc lưu ý thực hiện đúng nguyên tắc FIFO – FEFO, và xuất theo từng lô.
+ Căn cứ vào “Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi” thủ kho chẵn xác nhận các thông tin về thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi từ kho lẻ hoặc khoa cấp cứu, khoa điều trị, kiểm tra xác định thuốc là của kho (tên thuốc, số lô, hạn dùng …), kiểm tra chất lượng thuốc. Báo cáo dược sĩ phụ trách kho để có biện pháp xử lý.