5. Kết cấu của khóa luận
1.2.2. Xác định mục tiêu và đối tượng đào tạo
Xác định mục tiêu đào tạo là xác định cái đích đến tiêu chuẩn cần đạt được, những kết quả cần đạt được của người tham gia đào tạo khi kết thúc quá trình đó. Việc xác định mục tiêu đào tạo là hết sức cần thiết là công việc đầu tiên mà không thể thiếu nhất là trong giai đoạn hiện nay, khi xã hội còn quá chú trọng đến vấn đề bằng cấp mà quên đi sự phù hợp cần thiết giữa yêu cầu công việc với tiêu chuẩn cần có của người lao động. Nói cách khác, bất cứ công việc nào cũng vậy đều có những yêu cầu nhất về kỹ năng thao tác, khả năng hoàn thành và điều kiện thực hiện.
Vì vậy, để thực hiện nó người lao động cần có những tiêu chuẩn nhất định. Quá trình đào tạo là nhằm giúp cho người lao động có được tiêu chuẩn nói trên. Xác định mục tiêu đào tạo là quá trình nghiên cứu, tìm ra sự khác nhau giữa yêu cầu công việc và khả năng của người lao động nhằm hạn chế sự sai khác đối với công việc một cách tối đa.
Từ đó chúng ta thấy rằng việc xác định mục tiêu đào tạo trước hết phải xuất phát từ yêu cầu công việc, từ mục tiêu của tổ chức, từ chiến lược phát triển của đơn vị. Mục tiêu đào tạo phải được nêu một cách rõ ràng, chính xác, cụ thể của khóa đào tạo muốn đạt được. Nó phải xác định học viên đạt được những gì, mức độ kiến thức, kỹ năng và khả năng thực hiện công việc sau quá trình đào tạo. Các mục tiêu đào tạo cụ thể có khả năng đạt được, đo lường được và mô tả toàn bộ kết quả của khóa học. Mục tiêu phải nêu được cả kết quả thực hiện công việc và các tiêu chuẩn thực hiện. Các mục tiêu đào tạo bao gồm những kỹ năng cụ thể cần được dạy, trình độ kỹ năng có được sau đào tạo, số lượng và cơ cấu học viên theo từng loại, bộ phận lao động và thời gian đào tạo.
Xác định đối tượng đào tạo đó là việc lựa chọn người cụ thể để đào tạo, dựa trên cơ sở nghiên cứu và xác định nhu cầu, động cơ đào tạo của người lao động, tác dụng của đào tạo đối với người lao động và khả năng nghề nghiệp của từng người.
Nhu cầu đào tạo của người lao động có những điểm khác biệt do kiến thức cơ bản, tiềm năng và hoài bão phát triển của họ không giống nhau. Do vậy, phải xác định đối tượng đào tạo để hướng tới việc thiết kế chương trình sao cho đáp ứng yêu cầu của họ. Đối tượng đào tạo được chia thành hai nhóm:
Thứ nhất là các cán bộ lãnh đạo và chuyên viên điều hành. Với các cán bộ lãnh đạo chia ra thành các cán bộ đang là lãnh đạo và cán bộ nguồn (cán bộ lãnh đạo trong tương lai).
Thứ hai là lao động trực tiếp. Đối tượng đào tạo sẽ tạo thành đặc điểm của học viên. Một yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến việc thiết kế một chương trình đào tạo.
Số lượng học viên là một điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn chương trình đào tạo. Phần lớn các chương trình đào tạo có hiệu quả nếu có số học viên hợp lý. Khả năng của học viên cũng phải được cân nhắc. Chương trình đào tạo cần phải được trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu được.
Sự khác nhau của từng học viên về nhu cầu đào tạo cũng là một điều quan trọng phải cân nhắc khi hoạch định hoặc chọn chương trình đào tạo. Các chương trình đào tạo có hiệu quả sẽ tính đến các khả năng khác nhau của học viên, kinh nghiệm và động cơ của học viên.
Việc xác định đúng đối tượng đào tạo quyết định đến hiệu quả thành công của công tác đào tạo.
Đối với người lao động: Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Nâng cao trình độ kiến thức, kỹ năng làm việc, từ đó có thể tìm kiếm một công việc theo trình độ chuyên môn hoặc có thể đảm nhận và phát huy tốt công việc hiện hành. Thoả mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. Việc được lựa chọn một cách đúng đắn, hợp lý sẽ kích thích nhân viên thực hiện tốt công việc hơn, đạt nhiều thành tích tốt hơn, muốn được trao nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Đối với tổ chức: Xứng đáng với chi phí bỏ ra để đào tạo để có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ với tinh thần trách nhiệm cao về nhiệm vụ của mình với tổ chức. Tuy nhiên, với một câu hỏi được đặt ra khiến nhiều tổ chức phải lo lắng là vấn đề sử dụng nguồn nhân lực sau khi đào tạo và việc “chảy máu chất xám” rời bỏ tổ chức sau khi được đào tạo. Bởi vậy việc xác định đúng đối tượng đào tạo có vai trò quan trọng để lựa chọn ra những người vừa có trình độ với công việc và có tâm huyết với tổ chức nhằm xây dựng tổ chức vững mạnh hơn.
1.2.3. Xây dựng nội dung chương trình và phương pháp đào tạo
1.2.3.1. Nội dung chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, qua đó cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần được giảng dạy và giảng dạy trong thời gian bao lâu. Chương trình đào tạo được xây dựng theo các nội dung gắn với chuyên ngành, mức độ chuyên sâu sẽ được xây dựng dựa trên đối tượng đào tạo. Nội dung của từng chương trình học sẽ được thiết kế bởi các chuyên gia thuộc chuyên ngành chuyên sâu lĩnh vực được đào tạo. Trên cơ sở các đề cương chi tiết của từng chương trình đào tạo, tiến hành công tác biên soạn và chuẩn bị tài liệu. Tài liệu đào tạo được biên soạn không những phù hợp với nội dung cần đào tạo mà còn
phải phù hợp với trình độ và điều kiện của người học để đảm bảo thông tin truyền đạt với hiệu quả cao nhất.
Nội dung đào tạo phải quan tâm đến việc phát triển các khả năng, kỹ năng và sự hình thành thái độ của người lao động. Nội dung lựa chọn nên quan tâm tới tầm quan trọng văn hóa phải phù hợp với khả năng của người đọc với thời gian cho phép, các nguồn lực có sẵn, tính chuyên môn của đội ngũ giáo viên.
Với từng mục tiêu nhất định cần có những loại kiến thức đào tạo nhất định: + Đối với lao động trực tiếp: đào tạo định hướng công việc, huấn luyện nhân viên nắm vững chuyên môn nghiệp vụ.
+ Đối với lãnh đạo đạo cấp quản lý thì cần phải có nội dung đào tạo nhằm phát triển kỹ năng quản trị, điều hành.
1.2.3.2. Phương pháp đào tạo
Hiện tại, trong các doanh nghiệp có nhiều phương pháp đào tạo khác nhau được phân chia tùy theo đối tượng đào tạo hay theo mối quan hệ với công việc thực hiện. Hiện nay có hai phương pháp đào tạo được coi là phổ biến nhất:
Phương pháp đào tạo trong công việc:
Đào tạo trong công việc là phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, khi đó người học sẽ được NLĐ lành nghề hơn hướng dẫn kiến thức kỹ năng cần thiết thông qua thực tế thực hiện công việc. Phương pháp này bao gồm:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Phương pháp này áp dụng phần lớn cho nhân viên sản xuất và cả một số công việc quản lý. Đây là phương pháp phổ biến bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy (thường là người quản lý trực tiếp, công nhân có tay nghề cao hơn). Phương pháp kết hợp vừa học, vừa thực hành giúp việc tiếp thu dễ dàng hơn, không cần chi phí cho trang thiết bị mới. Tuy nhiên, người học có khả năng học theo những kiến thức, kỹ năng chưa chuẩn của người dạy.
- Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này thường được dùng cho cán bộ quản lý
và nhân viên giám sát thông qua sự kèm cặp, chỉ bảo của những người quản lý giỏi hơn để học các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc. Phương pháp này không đòi hỏi nhiều thời gian, chi phí, hiệu quả mang lại tương đối cao.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Phương pháp này dùng để dạy một nghề hoàn chỉnh cho công nhân dưới sự kèm cặp của công nhân lành nghề. Chương trình bắt đầu bằng việc học lý thuyết trên lớp, sau đó người học được đưa đến làm việc dưới sự hướng dẫn của công nhân lành nghề đến khi thành thạo các kỹ năng. Do vậy phương pháp này mất nhiều thời gian, chi phí.
- Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác nhằm cung cấp cho họ nhiều kinh nghiệm khác nhau trong tổ chức, giúp họ có khả năng thực hiện những công việc cao hơn trong tương lai.
Đánh giá về đào tạo trong công việc
Ưu điểm : mất ít thời gian đào tạo, mang lại hiệu quả tức thì trong công việc cho NLĐ, tạo thêm thu nhập cho NLĐ, tăng sự gắn bó với các đồng nghiệp khác, tiết kiệm được chi phí trang thiết bị cho doanh nghiệp, có thể áp dụng được tại hầu hết các doanh nghiệp
Nhược điểm: Lý thuyết trang bị không hệ thống, NLĐ có thể bắt chước những thao tác không tiên tiến của người dạy. Phương pháp đánh giá đào tạo trong công việc hơi khó do chịu ảnh hưởng lớn của yếu tố chủ quan, người học khó đưa ra được những nhận xét, ghi nhận chính xác.
Điều kiện để đào tạo trong công việc đạt hiệu quả: giáo viên phải có kiến thức, kỹ năng phù hợp với yêu cầu đào tạo, chương trình đào tạo phải được xây dựng chặt chẽ và có kế hoạch, phải xây dựng được tiêu chí đánh giá chất lượng đào tạo phù hợp.
Phương pháp đào tạo ngoài công việc:
Phương pháp đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo mà trong đó NLĐ tách khỏi thực hiện công việc thực tế. Phương pháp này bao gồm:
- Tổ chức các lớp phối hợp với các đơn vị có cùng lĩnh vực hoạt động: Các lớp được tổ chức khi việc đào tạo bằng kèm cặp không đáp ứng được yêu cầu cả về số lượng và chất lượng với những nghề tương đối phức tạp. Phương pháp này giúp học viên được học có hệ thống hơn bao gồm: phần lý thuyết được giảng tập trung do các kỹ sư, cán bộ kỹ thuật phụ trách, phần thực hành được tiến hành ở các xưởng thực tập do các kỹ sư hoặc công nhân lành nghề hướng dẫn.
- Cử đi học ở các trường chính quy: NLĐ được cử đi học ở các trường dạy nghề hay quản lý do các bộ, ngành hoặc do trung ương tổ chức. Người học được trang bị tương đối đầy đủ kiến thức và kỹ năng thực hành.
- Tổ chức các bài giảng, hội nghị hoặc hội thảo: Tại các buổi hội thảo, học viên sẽ được thảo luận theo từng chủ đề dưới sự hướng dẫn của người lãnh đạo nhóm, của người hướng dẫn, từ đó học viên rút ra được những kinh nghiệm, kiến thức cần thiết. Các buổi hội thảo, hội nghị này thường được tổ chức tại doanh nghiệp hoặc bên ngoài, có thể được tổ chức riêng hoặc kết hợp các chương trình đào tạo khác.
- Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự trợ giúp của máy tính: Phương pháp này sử dụng sự trợ giúp phần lớn của công nghệ thông tin và đang được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp. Các chương trình đào tạo được viết sẵn trong đĩa mềm của máy tính do các chuyên gia có trình độ cao biên tập, người học chỉ cần thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính không cần người dạy vẫn có thể đào tạo nhiều kỹ năng.
- Đào tạo theo phương pháp từ xa: Phương pháp này sử dụng các phương tiện nghe nhìn trung gian, không cần người học và người dạy gặp gỡ trực tiếp. Phương tiện trung gian có thể là tài liệu học tập, đĩa mềm, băng hình, Internet, đĩa VCD, DVD...Phương pháp này rất đa dạng theo sự phát triển của khoa học công nghệ.
- Mô hình hóa hành vi: Phương pháp này là xây dựng các vở kịch để mô hình hóa các hành vi hợp lý trong các tình huống đặc biệt có thể diễn ra trong lao động, quản lý. Phương pháp này giúp người học linh hoạt, năng động trong xử lý tình huống.Phương pháp này có thể tổ chức tại doanh nghiệp hoặc bên ngoài doanh nghiệp và có thể kết hợp với các phương pháp khác.
Mỗi phương pháp đều hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng làm việc, tăng hứng thú trong công việc cho NLĐ. Đào tạo ngoài công việc có ưu điểm là người học được trang bị kiến thức có hệ thống cả về lý thuyết và thực hành, kiến thức phong phú đa dạng, nhược điểm chi phí cao có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện công việc của bộ phận.
Nhìn chung, phương pháp đào tạo trong công việc hay ngoài công việc đều có những ưu, nhược điểm nhưng áp dụng phương pháp nào cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất là bài toán quản trị nhân lực cho mọi tổ chức.
1.2.4. Lựa chọn giáo viên đào tạo
Trong suốt quá trình đào tạo giáo viên là người không thể thiếu, việc lựa chọn giáo viên cũng rất quan trọng. Phải lựa chọn giáo viên có trình độ chuyên môn cao đồng thời cũng tiết kiệm được nhiều chi phí nhất cho tổ chức. Mỗi tổ chức có thể lựa chọn giáo viên theo các cách sau:
Lựa chọn giáo viên ngay từ bên trong các doanh nghiệp: Việc lựa chọn này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp và dễ quản lý. Nhưng ngược lại nhược điểm là khả năng truyền đạt kiến thức không cao.
Lựa chọn giáo viên từ bên ngoài doanh nghiệp: với giáo viên bên ngoài doanh nghiệp sẽ có ưu điểm là khả năng truyền đạt cao tạo điều kiện cho các học viên tiếp thu kiến thức chuyên môn nhanh chóng, nhưng với cách này rất khó quản lý và chi phí cao.
Vì vậy, tổ chức nên kết hợp giáo viên thuê ngoài và những người có kinh nghiệm lâu năm trong tổ chức, việc kết hợp này cho phép người học tiếp cận với những kiến thức mới, đồng thời không xa rời thực tiễn doanh nghiệp. Các giáo viên cần phải được tập huấn để nắm vững mục tiêu và cơ cấu của chương trình đào tạo chung.
Chất lượng giảng dạy cao hay thấp của giáo viên là nhân tố quan trọng để quyết định chất lượng đào tạo học viên. Bộ phận đào tạo phải xây dựng cho doanh nghiệp một đội ngũ cán bộ giảng dạy có chất lượng cao để đảm bảo cho việc đào tạo được thành công.
Song song với việc lựa chọn giáo viên thì cần phải lựa chọn phương pháp đào tạo, các phương tiện, thiết bị sẽ được đưa vào giảng dạy và đánh giá xem chúng có đem lại hiệu quả cho chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực không?
1.2.5. Dự tính chi phí đào tạo
Chi phí thực tế cho đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp bao gồm các chi phí về tài chính và chi phí cơ hội.
- Chi phí tài chính là chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải chi trả cho chương trình đào tạo bao gồm: chi phí cho các phương tiện dạy và học, chi phí cho người dạy, chi phí cho người học, chi phí quản lý khoá học....
- Nhóm chi phí cơ hội bao gồm những lợi ích bị bỏ qua khi đầu tư vào việc đào tạo và khi người lao động đi học. Tuy nhiên chi phí cơ hội là khó xác định và việc tính toán mang tính tương đối. Do vậy doanh nghiệp thường chỉ tính toán đối với các chi phí tài chính.
Dự tính chi phí đào tạo có ý nghĩa lớn đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực để từ đó có thể xây dựng ngân quỹ cho phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
1.2.6. Thực hiện chương trình đào tạo
Tổ chức triển khai đào tạo theo chương trình kế hoạch đã xác định bao gồm