1.4.1 Quá trình tuyển mộ nhân lực:
Sơ đồ 1.1: Quy trình tuyển mộ nhân lực
(Nguồn: Giáo trình Quản trị Nhân lực- tập I năm 2012 - NXB Lao động - Xã hội )
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển mộ và lên kế hoạch.
Trước khi thực hiện công tác tuyển dụng cần xác định một số vấn đề như:
o Xem xét tình hình biến động nhân lực trong tổ chức như những nhân viên về
hưu, hết hạn hợp đồng, nghỉ việc.. và những mục tiêu phát triển kinh doanh có thực sự cần tuyển dụng thêm nhân sự hay không.
o Tổ chức cần xác định nhu cầu tuyển mộ bao nhiêu cho từng vị trí cần tuyển.
Từ việc xác định được nhu cầu tuyển dụng, sau đó kế hoạch tuyển dụng được xây dựng để trả lời những câu hỏi: Tuyển dụng vị trí gì?, tuyển bao nhiêu?, thời gian nào tuyển?, tuyển trong bao lâu?...
Công việc xác định nhu cầu cũng như lập kế hoạch tuyển dụng bị tác động bởi rất nhiều yếu tố như: Tình hình kinh doanh của tổ chức những năm gần đây, chi phí dành cho công tác tuyển dụng, quy mô và chất lượng thị trường lao động hiện tại...
Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí việc làm còn thiếu người, tổ chức cần cân nhắc, lựa chọn xem ở vị trí công việc nào nên lấy người từ bên ngoài tổ chức và vị trí nào nên lấy người từ bên trong nội bộ, và đi kèm với đó là phương pháp tuyển mộ phù hợp.
Các phương pháp nhằm thu hút tuyển dụng có thể áp dụng bao gồm:
• Phương pháp tuyển mộ thông qua bảng thông báo tuyển mộ trong tổ chức.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua sự giới thiệu của cán bộ tổ chức.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua hồ sơ nhân sự lưu trữ.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua các trung tâm môi giới và giới thiệu việc
làm.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua các trang tuyển dụng việc làm.
• Phương pháp tuyển mộ thông qua các hội chợ việc làm.
Bước 3: Xác định địa điểm tuyển mộ và thời gian tuyển mộ
S Xác định địa điểm tuyển mộ:
Căn cứ vào số lượng cần tuyển, chi phí tuyển dụng, tình trạng biến động của thị trường lao động, cũng như nơi làm việc tương ứng với vị trí tuyển dụng... để đưa ra và lựa chọn các vùng tuyển dụng phù hợp.
S Xác định thời gian tuyển mộ:
Căn cứ vào chiến lực kinh doanh, mục tiêu tuyển dụng, nhu cầu tuyển dụng của tổ chức . .mà bộ phận tuyển dụng sẽ được ra thời gian tuyển dụng phù hợp: khi nào tuyển dụng?, tuyển dụng trong bao lâu phải đạt được mục tiêu?
Bước 4: Tìm kiếm người ứng tuyển
Sau khi hoàn thành những bước trên, công việc hết sức quan trọng trong quá trình tuyển mộ là tìm kiếm ứng viên ứng tuyển. Tổ chức biết phối hợp những phương pháp tuyển dụng đã lựa chọn, từ đó đưa ra những cách thức truyền đạt thông tin tuyển dụng đến người lao động một cách hiệu quả và đầy đủ, rõ ràng nhất.
Để thực hiện bước này hiệu quả, những người làm công tác tuyển dụng cần lưu ý một số điểm như sau:
S Đưa thông tin tuyển dụng phải đúng và đủ, rõ ràng không mơ hồ
S Bài đăng tuyển cần được trình bày thu hút và ấn tượng nhất từ câu chữ, hình
ảnh.
S Cần có những nhân viên tuyển dụng nhiệt tình, hiểu chuyên môn, đạo đức
tốt, nhiệt tình giải đáp những thắc mắc của ứng viên liên quan đến một vị trí nào đó của tổ chức trước khi nộp hồ sơ.
Bước 5: Đánh giá quy trình tuyển mộ
Để đo lường tính hiệu quả mà công tác tuyển dụng đạt được trong quá trình tuyển mộ thì tổ chức cần xem xét, đánh giá lại những công việc đã thực hiện. Khi đánh giá tổ chức cần xem xét những vấn đề nổi trội như sau:
• Số ứng viên thu hút có đủ đảm bảo yêu cầu so với mục tiêu ban đầu đưa ra
hay không?
• Số lượng hồ sơ được chọn có đảm bảo bước vào giai đoạn - tuyển chọn hiệu
quả hay không?
• Việc quảng cáo tuyển dụng, công tác đăng tin cũng như phản hồi giải đáp
thắc mắc ứng viên có tốt, kịp thời hay không ? Xem xét vấn đề nào mà các ứng viên thắc mắc và phản hổi nhiều nhất.
• Kinh phí cho tuyển mộ có bị vượt quá hạn mức cho phép hay không?
• Các thông tin gửi về từ ứng viên có đầy đủ, đảm bảo độ tin cậy hay không?
• Các tiêu chuẩn để đánh giá hồ sơ, lọc CV ứng viên đã hợp lý chưa?
Sau khi đánh giá lại quy trình, dựa trên những yếu tố khác nhau thì tổ chức cần rút ra được những điểm đã đạt được, những điểm còn hạn chế, từ đó đưa ra cách khắc phục, cải thiện quá trình tuyển mộ, đáp ứng tốt hồ sơ cho quá trình tuyển chọn tiếp theo.
1.4.2 Quy trình tuyển chọn nhân lực
Tuyển chọn nhân lực là giai đoạn cuối của quá trình tuyển dụng, là giai đoạn mà các nhà tuyển dụng đưa ra việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí tuyển dụng của tổ chức.
Nên trong giai đoạn này, yêu cầu những nhà tuyển dụng cũng như bộ phận chuyên môn phải có sự đánh giá khách quan, cẩn trọng đối với các ứng viên, các nhà tuyển dụng thực hiện quy trình tuyển chọn nhân lực phải thật hiệu quả và chặt chẽ với nhau.
Quá trình, từng bước trong giai đoạn tuyển dụng được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: Giáo trình Quản trị Nhân lực- tập I năm 2012 - NXB Lao động - Xã hội )
Để thực hiện quy trình tuyển chọn này một cách chặt chẽ và hiệu quả, cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
• Tuyển chọn cần phát xuất phát đúng với những yêu cầu tuyển dụng của tổ
chức như tuyển vị trí gì?, tuyển cho bộ phận nào?, ở đâu?, tuyển bao nhiêu người?, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào?.
• Người phụ trách tuyển dụng cũng như bộ phận chuyên môn cần làm rõ trình
độ cũng như kiến thức, khả năng thực tế của các ứng viên, so sánh với những điều ứng viên đã thể hiện trong CV.
• Cần có đưa ra những tiêu chí và nội dung tuyển chọn rõ ràng.
• Việc tuyển chọn không chỉ hướng đến những ứng viên có kinh nghiệm, trình
độ chuyên môn tốt mà cần chọn người có thức, thái độ, đạo đức tốt, có ý muốn gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Tuyển chọn cần phải đảm bảo tính trung thực, đánh giá khách quan, minh
bạch, công bằng cho tất cả ứng viên giữa các ứng viên nội bộ và bên ngoài.
• Những người tham gia tuyển chọn cần có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
trong việc tuyển chọn ứng viên.
• Đảm chi phí tuyển chọn không vượt quá giới hạn cho phép.
Quá trình tuyển chọn được thực hiện cụ thể như sau : Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Việc sàng lọc hồ sơ phải dựa theo những tiêu chí tuyển chọn mà tổ chức đã đưa ra. Ví dụ về một số tiêu chí cốt lõi như sau:
• Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo có phù hợp với vị trí cần tuyển
hay không?
• Kinh nghiệm cần thiết cần có để thực hiện công việc của ứng viên?
• Hồ sơ lý lịch và các văn bằng cần có đầy đủ, rõ ràng, xác thực hay không?
• Đơn xin việc của ứng viên.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ.
Bước này có thể được thực hiện cùng thời điểm mà ứng viên đến tổ chức nộp hồ sơ. Bước này giúp nhà tuyển dụng xác lập mối quan hệ ban đầu giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Những tố chất, kỹ năng giao tiếp, đối đáp của ứng viên ban đầu sẽ giúp nhà tuyển dụng xem họ có phù hợp với công việc của tổ chức hay không?
Nếu phỏng vấn sơ bộ, thấy ứng viên không đủ tố chất hoặc không đủ khả năng đảm nhiệm chức danh công việc cần tuyển chọn, người tuyển dụng có thể cân nhắc để đi đến quyết định loại bỏ ứng viên.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Ở bước này tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức và từng vị trí tuyển dụng thì sẽ cần thực hiện bài kiểm tra. Nội dung bài thi sẽ được thiết kế, cũng như mục đích bài thi đưa ra phụ thuộc vào tính chất, yêu cầu của từng vị trí ứng tuyển. Có thể có những bài kiểm tra về chuyên môn, về ngoại ngữ...
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
Tại bước này, tất cả các ứng viên vượt qua những bước trên, sẽ bước vào phòng vấn. Hai bên sẽ gặp gỡ và trao đổi chi tiết, đi sâu và làm rõ những vẫn đề liên quan. Việc phỏng vấn tuyển chọn thường có những mục tiêu cốt lõi như sau:
• Phỏng vấn để tìm hiểu thêm những thông tin hoặc kiểm tra thông tin người
xin việc.
• Phỏng vấn để gián tiếp truyền thông cho tổ chức: thông qua phần giới thiệu
thêm về tổ chức, giúp ứng viên hiểu rõ thêm về tổ chức.
• Nhằm cung cấp cụ thể những thông tin cho người xin việc như chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, thời gian làm việc, cơ hội phát triển nghề nghiệp tại tổ chức...
• Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của
người tuyển chọn.
Để cuộc phỏng vấn hiệu quả thì yêu cầu người phỏng vấn phải có kỹ năng phỏng vấn, cách đặt câu hỏi phù hợp để khai thách thông tin hiệu quả để từ đó lựa chọn ứng viên phù hợp. Cùng với đó là các khâu chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp phải thật chu đáo và đúng quy trình.
Bước 5: Khám sức khỏe
Bước này thực hiện để đảm bảo các ứng viên có thể lực tốt để tạo ra năng suất lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ và gắn bó lâu dài với tổ chức. Đây là hoạt động quan trọng nhưng không phải được các tổ chức quan tâm nhiều và đánh giá cao nó. Hầu hết ở các doanh nghiệp Việt Nam, chủ yếu doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa chú trọng thực hiện khâu khám sức khỏe cũng như hồ sơ đánh giá thể lực của ứng viên mà mới chỉ đánh giá sơ sài.
Bước 6: Phỏng vấn của lãnh đạo
Để lựa chọn được đúng người phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên cần được lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn, bởi người lãnh đạo trực tiếp là người chụi trách nhiệm quản lý công việc đó và là người trực tiếp sử dụng lao động. Trong một số trường hợp, do tính chất quan trọng của vị trí cần tuyển, việc phỏng vấn ứng viên có thế có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao hơn, thậm chí có dự tham gia của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và có thể có trưởng bộ phận quản trị nhân sự cũng tham gia phỏng vấn để lựa chọn ứng viên.
Bước 7: Kiểm tra thông tin
Bước này, để bộ phận tuyển dụng cũng như tổ chức, kiểm định lại một cách chắc chắn những thông tin ứng viên cung cấp và trao đổi để tránh việc cung cấp thông tin sai sự thật, làm giả mạo hồ sơ xin việc. Việc kiểm định hồ sơ chỉ thực hiện đối với các ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn trước. Có nhiều cách để kiểm tra thông tin như xác nhận thông tin với những chỗ làm cũ cũng như cơ sở đào tạo của ứng viên..
Bước 8: Tham quan, giới thiệu công việc.
Mục tiêu chính của bước này là giúp các ứng viên tiềm năng (có khả năng được tuyển chọn) tìm hiểu công việc tương lai, những công việc mà họ sẽ phải đảm nhận nếu trúng tuyển, nhằm tránh gây cho họ những thất vọng khi được tuyển vào làm việc tại tổ chức. Qua quá trình tham quan, giới thiệu công việc, nếu ứng viên thực sự muốn làm việc tại tổ chức, những nhà tuyển dụng có thể xem xét việc ra quyết định cuối cùng.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành tất cả các bước tuyển chọn theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra, Hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Sau khi ra quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định hiện hành của pháp luật lao động để ra.
1.5Các tiêu chí đánh giá giá hiệu quả công tác tuyển dụng
1.5.1 Lượng hồ sơ đạt chuẩn/Lượng hồ sơ thu hút được
Lượng hồ sơ thu hút được là lượng hồ sơ đã nộp về tổ chức sau quá trình đăng tin, quảng cáo của tổ chức về vị trí cần tuyển. Lượng hồ sơ này sẽ đánh giá được mức độ thành công của công tác đăng tin tuyển dụng.
Lượng hồ sơ đạt chuẩn là số lượng hồ sơ đã qua quá trình sàng lọc, những hồ sơ thực sự phù hợp cho ví trí cần tuyển. Lượng hồ sơ này đánh giá về mặt chất lượng của quá trình tuyển mộ.
Tỉ lệ: Lượng hồ sơ đạt chuẩn/ Lượng hồ sơ thu hút sẽ đánh giá chung và khách quan được mức hiệu quả của quá trình chiêu mộ cũng như sàng lọc hồ sơ. Nó phản ánh được mức độ thuận lợi hay khó khăn của quá trình tuyển dụng. Nếu tỉ lệ này lớn, thể hiện số lượng hồ sơ vào tổ chức đảm bảo hoặc cao hơn so với yêu cầu đặt ra, phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của tổ chức. Ngược lại nếu tỉ lệ này càng nhỏ, thể hiện lượng hồ sơ thu hút về không đảm bảo yêu cầu tuyển dụng ban đầu đề ra của tổ chức, làm giai đoạn tuyển chọn trở nên khó khăn hơn, làm lãng phí thời gian cũng như chi phí của công tác tuyển dụng.
Ngoài tỉ lệ này, thì có thể đánh giá việc hiệu quả của quá trình tuyển dụng thông
qua tỉ lệ: Tỉ lệ ứng viên trúng tuyển so với lượng ứng viên cần tuyển theo kế hoạch
ban đầu.
1.5.2 Tỷ lệ nhân viên không nhận việc sau khi trúng tuyển.
Tỉ lệ nhân việc của ứng viên phản ánh việc hiệu quả trong việc thỏa thuận về những quyền lợi đối những viên trúng tuyển khi họ được đi làm. Những thỏa thuận về lương, chế độ... hoặc có thể trong việc thu hút giữ chân của tổ chức chưa thực sự hiệu quả so với những tổ chức khác cùng có nhu cầu tuyển dụng ứng viên đó.
1.5.3 Tỉ lệ bỏ việc của nhân viên mới.
Nếu sau quá trình tuyển dụng và nhân viên bước vào công việc mới mà không có ứng viên nào bỏ việc và đáp ứng được yêu cầu, tạo ra năng suất lao động thì công tác tuyển dụng thực sự đạt hiệu quả. Nếu sau quá trình tuyển dụng có những ứng viên bỏ việc thì đó có thể do một phần lỗi của bộ phận tuyển dụng,vì trong quá trình tuyển dụng cũng như tiếp nhận ứng viên, quá trình trao đổi thông tin thì nhà tuyển dụng chưa thực sự tìm hiểu kĩ ứng viên về những mong muốn, thái độ, cách nhìn nhận của ứng viên, cũng cách thức làm việc của ứng viên.
1.5.4 Chi phí cho các hoạt động của công tác tuyển dụng
Chi phí tuyển dụng, như chi phí quảng cáo, chi phí thuê dịch vu tuyển dụng, chi phí tổ chức cho sự kiện tuyển dụng, chi cho cán bộ tuyển dụng, chi phí đào tạo nhân viên mới....Những chi phí này đảm bảo cho quá trình tuyển dụng diễn ra được tốt nhất. Chỉ tiêu này mang ý nghĩa về mặt kinh tế đối với tổ chức. Mức đầu tư chi phí cho công tác tuyển dụng có thể phụ thuộc những yếu tố như quy mô tổ chức, lượng công việc cần tuyển, số lượng và chất lượng ứng viên muốn tuyển vào. Nếu chi phí bỏ ra ban đầu mà công tác tuyển dụng không tuyển được ứng viên cho tổ chức thì việc sử dụng những chi phí đó là không hiệu quả, hoặc trường hợp chi phí chi cho công tác tuyển dụng vượt quá mức quy định dẫn đến việc lãng phí và sử dụng chi phí không hiệu quả.
Tỉ lệ của chi phí một người được tuyển = (Tổng chi phí/ Tổng số ứng viên được tuyển dụng)*100%.
Tỉ lệ này sẽ phản ánh xác thực cụ thể mức hiệu quả của quá trình tuyển dụng. Thông thường , nếu tỉ lệ này càng nhỏ thì công tác tuyển dụng càng hiệu quả. Nhưng đối với những trường hợp tuyển ứng viên cho những vị trí cấp cao, những vị trí khó