Tuyển chọn nhân lực là giai đoạn cuối của quá trình tuyển dụng, là giai đoạn mà các nhà tuyển dụng đưa ra việc lựa chọn ứng viên phù hợp nhất cho các vị trí tuyển dụng của tổ chức.
Nên trong giai đoạn này, yêu cầu những nhà tuyển dụng cũng như bộ phận chuyên môn phải có sự đánh giá khách quan, cẩn trọng đối với các ứng viên, các nhà tuyển dụng thực hiện quy trình tuyển chọn nhân lực phải thật hiệu quả và chặt chẽ với nhau.
Quá trình, từng bước trong giai đoạn tuyển dụng được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình tuyển chọn nhân lực
(Nguồn: Giáo trình Quản trị Nhân lực- tập I năm 2012 - NXB Lao động - Xã hội )
Để thực hiện quy trình tuyển chọn này một cách chặt chẽ và hiệu quả, cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
• Tuyển chọn cần phát xuất phát đúng với những yêu cầu tuyển dụng của tổ
chức như tuyển vị trí gì?, tuyển cho bộ phận nào?, ở đâu?, tuyển bao nhiêu người?, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào?.
• Người phụ trách tuyển dụng cũng như bộ phận chuyên môn cần làm rõ trình
độ cũng như kiến thức, khả năng thực tế của các ứng viên, so sánh với những điều ứng viên đã thể hiện trong CV.
• Cần có đưa ra những tiêu chí và nội dung tuyển chọn rõ ràng.
• Việc tuyển chọn không chỉ hướng đến những ứng viên có kinh nghiệm, trình
độ chuyên môn tốt mà cần chọn người có thức, thái độ, đạo đức tốt, có ý muốn gắn bó lâu dài với tổ chức.
• Tuyển chọn cần phải đảm bảo tính trung thực, đánh giá khách quan, minh
bạch, công bằng cho tất cả ứng viên giữa các ứng viên nội bộ và bên ngoài.
• Những người tham gia tuyển chọn cần có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm
trong việc tuyển chọn ứng viên.
• Đảm chi phí tuyển chọn không vượt quá giới hạn cho phép.
Quá trình tuyển chọn được thực hiện cụ thể như sau : Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Việc sàng lọc hồ sơ phải dựa theo những tiêu chí tuyển chọn mà tổ chức đã đưa ra. Ví dụ về một số tiêu chí cốt lõi như sau:
• Trình độ học vấn và chuyên ngành đào tạo có phù hợp với vị trí cần tuyển
hay không?
• Kinh nghiệm cần thiết cần có để thực hiện công việc của ứng viên?
• Hồ sơ lý lịch và các văn bằng cần có đầy đủ, rõ ràng, xác thực hay không?
• Đơn xin việc của ứng viên.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ.
Bước này có thể được thực hiện cùng thời điểm mà ứng viên đến tổ chức nộp hồ sơ. Bước này giúp nhà tuyển dụng xác lập mối quan hệ ban đầu giữa ứng viên và nhà tuyển dụng. Những tố chất, kỹ năng giao tiếp, đối đáp của ứng viên ban đầu sẽ giúp nhà tuyển dụng xem họ có phù hợp với công việc của tổ chức hay không?
Nếu phỏng vấn sơ bộ, thấy ứng viên không đủ tố chất hoặc không đủ khả năng đảm nhiệm chức danh công việc cần tuyển chọn, người tuyển dụng có thể cân nhắc để đi đến quyết định loại bỏ ứng viên.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Ở bước này tùy thuộc vào yêu cầu của tổ chức và từng vị trí tuyển dụng thì sẽ cần thực hiện bài kiểm tra. Nội dung bài thi sẽ được thiết kế, cũng như mục đích bài thi đưa ra phụ thuộc vào tính chất, yêu cầu của từng vị trí ứng tuyển. Có thể có những bài kiểm tra về chuyên môn, về ngoại ngữ...
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn.
Tại bước này, tất cả các ứng viên vượt qua những bước trên, sẽ bước vào phòng vấn. Hai bên sẽ gặp gỡ và trao đổi chi tiết, đi sâu và làm rõ những vẫn đề liên quan. Việc phỏng vấn tuyển chọn thường có những mục tiêu cốt lõi như sau:
• Phỏng vấn để tìm hiểu thêm những thông tin hoặc kiểm tra thông tin người
xin việc.
• Phỏng vấn để gián tiếp truyền thông cho tổ chức: thông qua phần giới thiệu
thêm về tổ chức, giúp ứng viên hiểu rõ thêm về tổ chức.
• Nhằm cung cấp cụ thể những thông tin cho người xin việc như chính sách nhân sự, chế độ đãi ngộ, thời gian làm việc, cơ hội phát triển nghề nghiệp tại tổ chức...
• Thiết lập quan hệ tốt với các ứng viên, tăng cường khả năng giao tiếp của
người tuyển chọn.
Để cuộc phỏng vấn hiệu quả thì yêu cầu người phỏng vấn phải có kỹ năng phỏng vấn, cách đặt câu hỏi phù hợp để khai thách thông tin hiệu quả để từ đó lựa chọn ứng viên phù hợp. Cùng với đó là các khâu chuẩn bị phòng phỏng vấn, đón tiếp phải thật chu đáo và đúng quy trình.
Bước 5: Khám sức khỏe
Bước này thực hiện để đảm bảo các ứng viên có thể lực tốt để tạo ra năng suất lao động, hoàn thành tốt nhiệm vụ và gắn bó lâu dài với tổ chức. Đây là hoạt động quan trọng nhưng không phải được các tổ chức quan tâm nhiều và đánh giá cao nó. Hầu hết ở các doanh nghiệp Việt Nam, chủ yếu doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa chú trọng thực hiện khâu khám sức khỏe cũng như hồ sơ đánh giá thể lực của ứng viên mà mới chỉ đánh giá sơ sài.
Bước 6: Phỏng vấn của lãnh đạo
Để lựa chọn được đúng người phù hợp với chức danh công việc cần tuyển, ứng viên cần được lãnh đạo trực tiếp phỏng vấn, bởi người lãnh đạo trực tiếp là người chụi trách nhiệm quản lý công việc đó và là người trực tiếp sử dụng lao động. Trong một số trường hợp, do tính chất quan trọng của vị trí cần tuyển, việc phỏng vấn ứng viên có thế có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao hơn, thậm chí có dự tham gia của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc và có thể có trưởng bộ phận quản trị nhân sự cũng tham gia phỏng vấn để lựa chọn ứng viên.
Bước 7: Kiểm tra thông tin
Bước này, để bộ phận tuyển dụng cũng như tổ chức, kiểm định lại một cách chắc chắn những thông tin ứng viên cung cấp và trao đổi để tránh việc cung cấp thông tin sai sự thật, làm giả mạo hồ sơ xin việc. Việc kiểm định hồ sơ chỉ thực hiện đối với các ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn trước. Có nhiều cách để kiểm tra thông tin như xác nhận thông tin với những chỗ làm cũ cũng như cơ sở đào tạo của ứng viên..
Bước 8: Tham quan, giới thiệu công việc.
Mục tiêu chính của bước này là giúp các ứng viên tiềm năng (có khả năng được tuyển chọn) tìm hiểu công việc tương lai, những công việc mà họ sẽ phải đảm nhận nếu trúng tuyển, nhằm tránh gây cho họ những thất vọng khi được tuyển vào làm việc tại tổ chức. Qua quá trình tham quan, giới thiệu công việc, nếu ứng viên thực sự muốn làm việc tại tổ chức, những nhà tuyển dụng có thể xem xét việc ra quyết định cuối cùng.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng.
Sau khi hoàn thành tất cả các bước tuyển chọn theo đúng yêu cầu tuyển chọn đề ra, Hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với người xin việc. Sau khi ra quyết định tuyển dụng, người sử dụng lao động và người lao động cần tiến hành ký kết hợp đồng lao động theo đúng quy định hiện hành của pháp luật lao động để ra.