Ecoba Việt Nam thuộc loại hình doanh nghiệp Công ty Cổ phần, hoạt động trên cơ sở vốn góp của các cổ đông và tuân thủ các nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp 2015. Với đặc điểm sản xuất kinh doanh là một công ty đảm nhiệm nhiều vai trò vừa thiết kế thi công, vừa xây dựng - hoàn thiện và quản lý nhiều loại hình dự án. Ecoba VN đã xây dựng một cơ cấu tổ chức vận hành theo mô hình trực tuyến - chức năng. Với mô hình này, bộ máy của công ty có nhiều cấp quản lý, trong đó quản lý và ban lãnh đạo công ty sẽ nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ từ các bộ phận phòng ban chức năng để có thể giải quyết nhiều hơn các vấn đề liên quan đến chiến lược như hoạch định chiến lược, kiểm soát việc ra các quyết định đối với cấp dưới dựa trên những thông tin đã được tổng hợp đã xử lý từ các bộ phận chức năng... Việc ra quyết định và truyền quyết định sẽ theo tuyến như đã quy định ban đầu, người lãnh đạo ở các bộ phận chức năng bao gồm các phòng, ban chuyên môn.
Sơ đồ 2.1 : Sơ đồ về cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Ecoba Việt Nam
Thể hiện các khối phòng
ban của Ecoba Việt Nam Các công ty thành viên
(Nguồn: Phòng Hành Chính Nhân sự)
2.1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy tổ chức
> Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất về mọi vấn đề của công ty. Có các quyền và nghĩa vụ là:
• Thông qua những định hướng phát triển của công ty.
• Có nhiệm vụ thảo luận, thông qua và quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ
công ty.
• Có quyền xem xét và xử lý những vi phạm của Hội đồng quản trị, Ban kiểm
soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty.
• Ngoài ra còn có các quyền và nghĩa vụ được quy định tại điều 135 của Luật
doanh nghiệp 2014
> Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty, do Đại hội cổ đông bầu, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Cơ quan này có các quyền và nghĩa vụ như sau:
• Quyết định chiến lược cũng như những kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài
hạn của công ty, những phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩm quyền và giới hạn theo quy định pháp luật.
• Quyết định những vấn đề liên quan vấn đề tổ chức, quy chế quản lý nội bộ
cũng như các quyết định thành lập các công ty thành viên.
• Ngoài ra còn có các quyền và nghĩa vụ được quy định tại điều 149 của Luật
doanh nghiệp 2014
> Ban điều hành của Công ty Cổ phần Ecoba: Bao gồm có 01 Tổng giám đốc, 02 Phó tổng giám đốc. Cụ thể, với vị trí Tổng giám đốc (Mr Võ Tiến Đạt) công ty phải điều hành mọi hoạt động và trách nhiệm về kết quả hoạt động của doanh nghiệp, triển khai chiến lược, bảo đảm các hoạt động của công ty diễn ra hiệu quả, tham gia phát triển hệ thống quản lý và văn hóa của công ty. Còn 02 Phó tổng giám đốc, mỗi PTGĐ được bổ nhiệm để phụ trách một khối chức năng khác nhau. Trong đó, một PTGĐ (Ms Lê Quỳnh Hoa) phụ trách kinh doanh điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của khối PTKD. Và PTGĐ (Mr Lê Chiến Công) còn lại phụ trách khối Sản xuất theo dõi và kiểm soát các các vấn đề liên quan đến điều hành và kiểm soát dự án. Kế toán trưởng, trợ lý TGĐ sẽ đảm nhiệm vai trò hỗ trợ TGĐ trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty.
> Ban kiểm soát nội bộ: Bộ phận này được hội đồng quản trị bầu ra có chức năng và nhiệm vụ kiểm soát hoạt động diễn ra trong khối văn phòng và khối dự án. Kiểm tra, thẩm định tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực trong hoạt động quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, tính chính xác trong công tác kế toán, các báo cáo tài chính. Đánh giá hoạt động của từng dự án, hiệu quả làm việc của từng nhân sự trên trong. thông qua phần mềm hỗ trợ KPI, từ đó phục vụ công tác đào tạo phát triển nhân sự của phòng NSHC.
> Khối phát triển kinh doanh: Phụ trách và theo dõi các hoạt động kinh doanh
của công ty. Cụ thể, các hoạt động liên quan Marketing, bán hàng, đấu thầu, đàm phán điều kiện ký kết hợp đồng và quản lý quan hệ khách hàng như chăm sóc và tư vấn những dịch vụ của công ty cho khách hàng.
> Khối sản xuất hay là khối điều hành và kiểm soát các dự án. Với khối này
gồm các phòng quản lý thi công, phòng hậu cần và phòng QHSE, phòng kế hoạch. Với khối này sẽ có chức năng và nhiệm vụ đó là điều hành hoạt động sản xuất của công ty; Đưa ra các kế hoạch sản xuất (dài hạn) và kế hoạch dự án (trung hạn, ngắn hạn); Có nhiệm phối nguồn lực trong quá trình sản xuất và có chức năng bảo hành, bảo trì các công trình đã và đang thi công. Cụ thể:
• Phòng ban Quản lý thi công có nhiệm vụ chuẩn hóa kỹ thuật thi công, biện
pháp thi công, lập tổng mặt bằng tổ chức thi công,tương tác với nhóm kết cấu để đưa ra phương án thi công khả thi và tối ưu chi phí; huy động vật tư cho dự án, giám sát hiện trường, quản lý các khối dự án và tổ chức thi công dự án.
• Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và điều chỉnh kế hoạch
phù hợp với chiến lược điều phối và nhằm phục vụ việc lập ngân sách chi tiết (tiến độ thi công, điều động nguồn lực,..; Phân tích hệ thống dựa trên các bản vẽ kỹ thuật cũng như việc bóc tách khối lượng vật tư, vật liệu đảm bảo kế hoạch sản xuất. Thường xuyên phải lập và báo cáo dự án định kỳ của kế hoạch sản xuất.
• Phòng hậu cần với chức năng thu mua cụ thể là thiết lập các mạng lưới với
các nhà cung cấp về dịch vụ, thầu phụ, đội thi công, tài sản, máy móc thiết bị, vật tư, dự báo nhu cầu mua sắm, tổ chức cân đối và lập phương án mua sắm nhằm phục vụ công tác đấu thầu và hoạt động thi công trực tiếp; Ngoài ra, phòng hậu cần còn có nhiệm vụ quản lý, giám sát, điều phối tài sản, máy móc thiết bị trong quá trình thi công các dự án. Phòng QHSE viết tắt của Quality (chất lượng), Safety (an toàn), Healthy (sức khỏe) và Environment (môi trường) có chức năng xây dựng, nâng cao và
giám sát, kiểm tra thực hiện hệ thống quản lý chất lượng sản xuất cũng như sức khỏe, sự an toàn của công nhân trong việc thi công các dự án, đảm bảo môi trường, an ninh của dự án được tốt nhất. Quản lý, giám sát, đo lường để đảm bảo chất lượng hệ thống quy trình thực hiện (QA) và kiểm soát tiến độ, chất lượng của dự án (QC)...
> Khối thứ 3 đó là Khối hỗ trợ vận hành, bao gồm các phòng ban như Phòng tài chính kế toán và quản lý chi phí, Phòng phát triển kiểm soát hệ thống, Phòng nhân sự hành chính.
• Trong đó Phòng Hành chính nhân sự với các chức năng về các hoạt động
tuyển dụng để cung ứng nguồn nhân lực đầu vào công ty. Thiết kế công việc, hoạch định các chính sách nguồn nhân lực, đánh giá, lựa chọn và bố trí nguồn nhân lực hiệu quả nhất, ngoài ra còn có những nhiệm vụ như: Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách đãi ngộ và phúc lợi, chấm công, tư vấn người lao động, đảm nhiệm các hoạt động văn thư, lễ tân và mua sắm và quản lý trang thiết bị, dụng cụ văn phòng..
• Phòng Tài chính kế toán với chức năng bao gồm lập và triển khai, kiểm soát
kế hoạch tài chính dài, trung và ngắn hạn, quản trị vốn và dòng tiền, cung cấp tài chính cho dự án, kiểm soát rủi ro tài chính. Ngoài ra còn có bộ phận chuyên trách về Kế toán quản trị và kế toán thuế để thiết lập hệ thống quản trị, theo dõi để phản ánh vận động vốn kinh doanh, quản lý tài sản của công ty trên sổ sách. Trong Phòng tài chính kế toán có có bộ phận kiểm soát chi phí thực hiện các hoạt động tạm ứng, thu hồi tiền bảo lãnh bảo hành thanh toán và quản lý rủi ro, kiểm soát hao hụt, thiết lập - theo dõi - kiểm soát - đánh giá ngân sách cơ sơ...
• Phòng Phát triển và kiểm soát hệ thống có chức năng đảm bảo chất lượng các
hệ thống nhằm hỗ trợ cho việc quản lý trong công ty như hệ thống thông tin, các phần mềm ERP-SAP, IBOM, Email. Chủ trì các hoạt động đánh giá, kiểm soát nội bộ hệ thống quản lý chất lượng toàn công ty, quản trị, kiểm soát toàn bộ ứng dụng và bảo trì hệ thống CNTT trên toàn công ty và có nhiệm vụ đào tạo hướng dẫn sử dụng ứng dụng các hệ thống phần mềm, thiết bị thông tin đến các nhân viên của các phòng ban trên dưới công ty.