> Hoàn thiện xây dựng bản mô tả công việc và chức danh công việc trong quá trình đăng tuyển.
Một trong những điểm trừ lớn trong các tin đăng tuyển dụng đã làm giảm đi sức hút đối với ứng viên đó là bản mô tả công việc chưa được thiết kế phù hợp và rõ ràng về nội dung và chức danh công việc. Tại Ecoba nhiều vị trí còn đăng tuyển chung chung, làm người đọc hiểu rõ và có sự phân biệt, thiếu sự hấp dẫn. Để có được một bản mô tả hấp dẫn, chính xác giúp cho nhà tuyển dụng thu hút được ứng viên phù hợp thì bản mô tả công ty cần tuân thủ những nguyên tắc cốt lõi sau:
• Tạo được sự hấp dẫn để thu hút ứng viên: Phần này được thể hiện cụ thể trong phần quyền lợi mà ứng viên được hưởng đối với vị trí ứng tuyển của công ty so với vị trí tương ứng của các công ty khác. Ngoài đưa ra các chế độ đãi ngộ hấp dẫn như giới thiệu thêm những cơ hội phát triển nghề nghiệp, môi trường làm việc, chế độ phụ cấp, nghỉ dưỡng... Để tạo ra sự khác biệt cũng như tạo sự hấp dẫn hơn so với đối thủ cạnh tranh cùng tuyển dụng một vị trí tương ứng.
• Nêu mục tiêu vị trí công việc rõ ràng: Vị trí này có vai trò như thế nào trong công ty?
• Nêu rõ nhiệm vụ: Công ty nên sắp xếp và liệt kê những nhiệm vụ có vai trò
từ cao đến thấp. Những nhiệm vụ cốt lõi, cần nêu ngắn ngọn súc tích, tránh dài dòng và chung chung.
• Cần làm nổi bật quyền hạn, trách nhiệm đối với vị trí cần tuyển: giúp cho ứng viên hiểu rõ mình được làm gì và giới hạn của mình tương ứng với vị trí đó như thế nào?.
• Cụ thể những yêu cầu, kinh nghiệm cần thiết: Đối với nguyên tắc này thì cần
nêu rõ giới tính, trình độ chuyên môn, thái độ, kinh nghiệm, kỹ năng tối thiểu đế đáp ứng được nhu cầu công việc đó.
Ngoài ra, tại Công ty Ecoba cần nêu rõ các chức danh, hay tiêu đề công việc sát hơn với những tiêu đề chức danh công việc trên thị trường vì có những tên chức danh công việc ở ngoài thị trường khác với tên gọi chức danh trong công ty.
Ví dụ kết cầu bản mô tả công việc hiểu quả được áp dụng tại nhiều công ty lớn hiện nay.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC 1. Tiêu đề chức danh (rõ ràng, ngắn ngọn)
2. Phần mở đầu: Giới thiệu về công ty (ngắn ngọn và nổi bật), mục tiêu vị trí đang tuyển
3. Mô tả những nhiệm vụ, quyền hạn của vị trí đang tuyển (không nên dài dòng, cần ngắn ngọn, súc tích)
4. Yêu cầu về công việc.
5. Quyền lợi được hưởng (chế độ đãi ngộ: lương, phụ cấp, thưởng,...) 6. Thời gian ứng tuyển
7. Địa điểm làm việc: (Vị trí cụ thể làm việc của vị trí ứng tuyển )
8. Địa chỉ liên lạc: số điện thoại, địa chỉ e-mail để ứng viên liên lạc trong trường hợp cần ứng tuyển và giải đáp thắc mắc.
> Đa dạng hơn hình thức nhận hồ sơ.
Thay vì chỉ mặc định nhận hồ sơ online thì công ty nên linh hoạt nhận hồ sơ tại văn phòng. Vì có nhiều trường hộp nhiều ứng viên quan tâm đến việc làm và muốn trực tiếp nộp hồ sơ tại văn phòng có thể tìm hiểu kỹ hơn những nhu cầu, tiêu chí tuyển dụng của công ty. Trong khi đó, công ty chỉ nhận hồ sơ online và quá trình giải đáp thắc mắc ứng viên chưa thật chu đáo và kịp thời. Điều đó có thể làm mất đi một lượng ứng viên tiềm năng, có thể những người lớn tuổi có trình độ và kinh nghiệm nhưng họ không thành thạo các ứng dụng hiện đại hoặc ngại ứng tuyển online, hoặc những ứng
viên tốt nhưng họ có nhu cầu trao đổi trực tiếp tại công ty. Vì khi trao đổi trực tiếp thì ứng viên có thể nắm bắt nhiều thông tin thiết thực hơn.
> Hoàn thiện hơn trong việc xây dựng tiêu chí trong quy trình tuyển dụng.
Hệ thống tiêu chí là kim chỉ nam giúp cho công tác tuyển dụng đi đúng hướng, tuyển đúng người, đúng thời điểm, đúng vị trí... Do đó, việc xây dựng tiêu chí cần được thống nhất, kết hợp một cách hợp lý giữa bộ phận chuyên môn và bộ phận tuyển dụng để đưa ra những tiêu chí lựa chọn, đánh giá phù hợp nhất cho từng vị trí. Hiện tại, tiêu chí tuyển dụng cho khối dự án đã được đề cập ở Chương trước thì chỉ mới đưa ra chung chung cho các ngạch bậc thay vì nêu rõ cho từng vị trí. Việc đưa ra những tiêu chí tuyển dụng phù hợp giúp cho việc đánh giá và kiểm duyệt hồ sơ chặt chẽ hơn và hiệu quả hơn. Nếu việc đưa ra tiêu chí không phù hợp sẽ dẫn tới việc hồ sơ không đảm chất lượng và sẽ kéo theo kết quả của các bước sau của quy trình tuyển dụng sẽ không tốt nhất.
Ngoài ra, cần phải có sự sắp xếp thứ tự những tiêu chí theo từng mức quan trọng khác nhau dự theo nhu cầu từng công việc. Ví dụ, với tính chất công việc như nhân viên mua hàng thì tiêu chí đánh giá về khả năng giao tiếp, thương thảo sẽ được đánh giá cao so với kiến thức chuyên môn liên quan đến mua hàng, do đó tiêu chí về kỹ năng giao tiếp, đàm phán sẽ là quan trọng nhất, sau đến là kiến thức chuyên môn liên quan; hoặc vị trí Chỉ huy trưởng (xây dựng dân dụng) là một cấp vị trí cấp cao yêu cầu về kinh nghiệm chuyên môn sâu nên tiêu chí chuyên môn/kinh nghiệm sẽ đặt lên cao hơn so với tiêu chí kỹ năng về giao tiếp.
> Thiết kế bài kiểm tra năng lực ứng viên hiệu quả hơn.
Bài kiểm tra năng lực luôn là công cụ giúp cho nhà tuyển dụng đánh giá chính xác phần nào trình độ của ứng viên cũng như kiểm chứng được những gì mà ứng viên trình bày trong hồ sơ. Do đó, ban bộ phận chuyên môn cần thiết kế bài test phù hợp nhất, phù hợp về thời gian, vị trí cần tuyển, bài test không nên quá dài, quá lan man, không đi đúng trọng tâm. Hiện tại, CTCP Ecoba Việt Nam chỉ mới dừng lại kiểm tra chuyên môn ứng viên là chủ yếu, có một số vị trí cần kiểm tra kỹ năng sử dụng phần mềm vi tính. Hầu hết, ở công ty còn thiếu những bài kiểm tra đánh giá về trình độ ngoại ngữ, về tính cách còn hạn chế. Để có thể đánh giá chính xác và khách quan hơn về ứng viên, cũng như yêu cầu đáp ứng công việc trong thời đại công nghệ 4.0 thì cần có
những bài test hoàn thiện, kiểm tra toàn diện hơn về chuyên môn, tính cách và ngoại ngữ, đặc biệt khả năng sử dụng vi tính. Ket quả bài kiểm tra là một trong những cơ sở để đưa đến quyết định chọn ứng viên phù hợp, nếu bước này được làm chặt chẽ và hiệu quả thì sẽ giúp cho viêc lựa chọn ứng viên tốt nhất, tránh được những đánh giá mang tính chủ quan . Đồng thời, đó cũng là một trong những cơ sở giúp cho công ty xác định nhu cầu đào tạo cho ứng viên nếu trúng tuyển vào công ty, giúp cho nhân viên phát triển và hoàn thiện hơn, đáp ứng công việc tốt hơn. Từ đó, tạo nên động lực làm việc cho nhân viên và tăng sự gắn bó lâu dài của họ đối với công ty, làm giảm tỉ lệ nghỉ việc.
> Cần bổ sung thêm một số bước trong quy trình tuyển dụng của công ty.
Cần bổ sung thêm bước "Phỏng vấn sơ tuyển ”.
Phỏng vấn sơ tuyển là cơ hội cho nhà tuyển dụng tiếp xúc với các ứng viên lần đầu. Thông qua cuộc trao đổi này sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về ứng viên trên các phương diện như thái độ, tính cách, kỹ năng, kinh nghiệm để từ đó đưa ra những đánh giá sơ bộ , cũng như những nhận định ban đầu về ứng viên. Từ đó, có thể loại bỏ những ứng viên chưa phù hợp để tránh lãng phí thời gian cho việc thực hiện những bước còn lại của quy trình tuyển dụng mà không đem lại hiệu quả.
Đồng thời, qua cuộc phỏng vấn này cũng giúp cho ứng viên hiểu sơ qua những thông tin về Công ty như môi trường, văn hóa Công ty, quy định, đãi ngộ... Từ đó, đưa ra những quyết định “có còn nguyện vọng tiếp tục ứng tuyển vào công ty hay không?”
Bổ sung bước “Tổ chức khám và đánh giá sức khỏe ứng viên”.
Là một công ty làm trong môi trường xây dựng thì yếu tố sức khỏe của ứng viên phải luôn được chú trọng. Nhưng hiện tại, công tác đánh giá sức khỏe của ứng viên còn chưa được chú trọng. Điều này có thể dẫn đến chất lượng sức khỏe không đảm bảo ,đáp ứng công việc lâu dài. Tăng tỉ lệ nhân viên nghỉ việc trong thời gian ngắn, ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng của công ty về chi phí và thời gian. Do đó, công tác này cần được chú trọng hơn nữa, để kiểm tra và đánh giá sức khỏe ứng viên, công ty nên liên kết hoạt động với một cơ sở y tế nào đó để đảm nhiệm việc khám sức và sẽ chịu trách nhiệm gửi kết quả ứng viên về cho công ty. Điều này, làm giảm tỉ lệ gian
lận trong hồ sơ sức khỏe của ứng viên, giúp cho bộ phận tuyển dụng đánh giá chính xác hơn, đảm bảo chất lượng đầu vào cho công ty tốt hơn.
> Tiến hành kiếm tra đánh giá công tác tuyển dụng chặt chẽ hơn.
Sau mỗi quy trình được đưa ra, để nó hoạt động hiệu quả và tối ưu nhất thì cần có công tác kiểm tra đánh giá, kiểm soát quy trình chặt chẽ. Trong quá trình thực hiện không thể tránh khỏi những sai sót do nhiều nguyên nhân khác nhau không thể dự đoán trước, có thể dẫn đến quy trình hoạt động không được hiệu quả và đi sai hướng, đem lại kết quả không như kế hoạch. Việc kiểm soát, kiểm tra đánh giá chặt chẽ và kịp thời trong công tác tuyển dụng dễ giúp hạn chế những sai sót, xác định được những nguyên nhân và tìm ra cách khắc phục, sửa chữa kịp thời. Do đó, trong giai đoạn tới, Công ty cần có những chính sách, chiến lược cụ thể cho sự kiểm tra đánh giá được chặt chẽ hơn, hạn chế tối đa những sai sót không như mong muốn. Ví dụ, công ty nên đánh giá tách biệt giữa quá trình tuyển mộ và tuyển chọn, theo như cơ sở lý luận đã đề cập.