Quản lý chi thường xuyên tại cơ sở y tế công lập được thực hiện theo quy trình sau:
Sơ đồ 1.1. Quy trình quản lý chi thường xuyên tại cơ sở y tế công lập
1.2.3.1. Lập dự toán chi
Dự toán chi ở các đơn vị sự nghiệp y tế là một bộ phận rất quan trọng trong chu trình quản lý chi thường xuyên ở bệnh viện và khi lập dự toán chi phải dựa trên những căn cứ sau:
- Nhiệm vụ phát triển ở các đợn vị sự nghiệp y tế cụ thể và những chỉ tiêu phản ánh đặc điểm, nhiệm vụ của bệnh viện. Căn cứ này giúp cho công tác xây dựng kế hoạch chi có tính bao quát về những mục tiêu nhiệm vụ phải thực hiện trong năm kế hoạch. Đồng thời giúp cho việc khai thác các nguồn thu và việc sử dụng NSNN cho năm kế hoạch sau được chính xác, đảm bảo hơn.
- Chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi NSNN cho các đơn vị y tế do cấp có thẩm quyền quy định và khả năng nguồn kinh phí đáp ứng. Đây là căn cứ theo quy định của Luật NSNN. Từ đó đảm bảo tính hợp pháp cho việc lập dự toán chi của bệnh viện. Những chỉ thị của cấp trên về việc xây dựng kế hoạch phát triển y tế và dự toán chi cho năm tiếp theo. Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài
LẬP DỰ TOÁN CHI THỰC HIỆN DỰ TOÁN QUYẾT TOÁN THANH TRA, KIỂM TRA
chính về lập dự toán chi NSNN, văn bản hướng dẫn của Bộ, ngành liên quan. Căn cứ này giúp cho khâu lập dự toán được thực hiện một cách chính xác và khoa học nhất.
Quy trình lập dự toán chi thường xuyên tại các cơ sở y tế công lập được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Bộ phận quản lý tài chính của cơ sở y tế sẽ thông báo việc lập dự toán chi thường xuyên cho các đơn vị và ban hành các hướng dẫn và định mức chi.
Bước 2: Các phòng ban trong cơ sở y tế sẽ căn cứ vào hướng dẫn, định mức, chỉ tiêu được giao, kế hoạch hoạt động năm tới và tiến hành lập dự toán kinh phí của đơn vị mình gửi đơn vị dự toán cấp trên.
Bước 3: Căn cứ vào dự toán chi thường xuyên của các phòng ban, bộ phận quản lý tài chính của cơ sở y tế sẽ tiến hành tổng hợp và trình lên lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền.
Bước 4: Các cấp có thẩm quyền tiến hành thẩm định, phê duyệt dự toán. Nếu cần điều chỉnh sẽ yêu cầu các phòng ban làm lại và tiến hành tổng hợp lại. Trong trường hợp được xét duyệt sẽ tiến hành thông báo cho các phòng ban nắm được thông tin và thực hiện.
Các nội dung sẽ tiến hành lập dự toán:
- Các khoản chi liên quan tới thanh toán cá nhân: Chi tiền lương, phụ cấp theo lương, chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn...
- Các khoản chi cho chuyên môn, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ: Chi học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho y bác sĩ, chi hội thảo…
- Các khoản chi mua sắm máy móc, vật tư, sửa chữa, xây dựng nhỏ: Chi mua sắm, bổ sung tài sản, máy móc thiết bị, vật tư phục vụ khám chữa bệnh…Đây là khoản chi rất lớn đối với các cơ sở y tế.
- Các khoản chi khác: Chi vật tư văn phòng, văn phòng, công tác phí, công tác tuyên truyền,…
Các công việc chủ yếu trong lập dự toán chi: Theo luật NSNN, công tác chuẩn bị lập dự toán hàng năm được tiến hành vào cuối quý II và đầu quý III của năm báo cáo với các công việc chủ yếu sau:
- Đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch 6 tháng đầu năm và ước thực hiện 6 tháng cuối năm. Kết quả này là căn cứ thiết thực để xây dựng dự toán chi sự nghiệp y tế năm kế hoạch.
- Soạn thảo phổ biến các thông tư, chỉ thị hướng dẫn về phương hướng nhiệm vụ công tác chi ngân sách năm kế hoạch, các biện pháp nghiệp vụ chủ yếu, cách thức và thời gian hoàn thành công tác lập dự toán chi.
- In ấn, phát hành hệ thống mẫu biểu phục vụ cho công tác lập dự toán chi cho sự nghiệp y tế.
- Giao sổ kiểm tra cho phòng ban tham khảo.
1.2.3.2. Quản lý việc thực hiện dự toán
Thực hiện dự toán là khâu quan trọng trong quá trình quản lý chi thường xuyên tại bệnh viện. Đây là quá trình sử dụng tổng hoà các biện pháp tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu đã được ghi trong kế hoạch thành hiện thực. Thực hiện dự toán đúng đắn là cơ sở quan trọng để thực hiện các chỉ tiêu phát triển bệnh viện. Tổ chức thực hiện dự toán là nhiệm vụ của tất cả các phòng ban trong đơn vị. Việc thực hiện dự toán diễn ra trong một niên độ ngân sách (ở nước ta là một năm từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm).
Căn cứ thực hiện dự toán
- Dự toán chi của cơ sở y tế công lập đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đây là căn cứ mang tính quyết định trong chấp hành dự toán của cơ sở y tế. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay, cùng với việc tăng cường quản lý Nhà nước bằng pháp luật, một hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật điều
chỉnh hoạt động quản lý ngày càng được hoàn thiện, chặt chẽ và chính xác hơn. Việc chấp hành dự toán chi được luật hoá, tạo điều kiện cho đơn vị chủ động thực hiện theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mình.
- Khả năng tài chính có thể đáp ứng nhu cầu hoạt động của cơ sở y tế. - Chế độ, chính sách chi tiêu và quản lý tài chính hiện hành của Nhà nước.
Qui trình tổ chức thực hiện dự toán:
- Căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thầm quyền giao, cơ sở y tế sẽ lập phương án dự kiến phân bổ dự toán kinh phí, gửi cơ quan tài chính cùng cấp để thẩm định. Căn cứ vào quyết định giao dự toán ngân sách của cấp có thẩm quyền, cơ quan tài chính phân công các bộ phận chuyên môn kiểm tra đủ hồ sơ, tài liệu của đơn vị, tính khớp đúng về nội dung, kinh phí so với dự toán được giao đầu năm và trình lãnh đạo phê duyệt, thông báo kết quả thẩm định bằng văn bản cho đơn vị sử dụng ngân sách, đồng thời gửi Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để làm cơ sở kiểm soát, thanh toán, chi trả.
- Khi phát sinh nhu cầu thanh toán chi thường xuyên, đơn vị thực hiện đầy đủ trình tự, thủ tục sau: Căn cứ vào chủ trương của cấp trên, chương trình chi tiết, nhu cầu thực tế về cơ sở vật chất và kinh phí của đơn vị. Lập kế hoạch thực hiện hoặc giấy đề nghị nộp Phòng Tài chính Kế toán để trình lãnh đạo đơn vị. Căn cứ Kế hoạch hoặc đề nghị được duyệt, Phòng Tài chính Kế toán hướng dẫn đơn vị lập dự trù kinh phí thực hiện theo quy định. Sau khi lãnh đạo đơn vị đồng ý bằng văn bản, phòng Tài chính Kế toán sẽ tiến hành tạm ứng.
Yêu cầu của công tác thực hiện dự toán
- Đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng nguồn kinh phí một cách khoa học, hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả.
- Nguyên tắc chung là chi theo dự toán nhưng nếu không có dự toán mà cần chi thì có quyết định kịp thời, đồng thời có thứ tự ưu tiên việc trước, sau.
Khi thực hiện dự toán cơ sở y tế cần phải chú ý về các mặt sau: + Khâu vệ sinh phòng dịch
+ Thuốc men đảm bảo khám và chữa bệnh
+ Trang thiết bị, cơ sở y tế phục vụ cho công tác khám chữa bệnh. + Tiền lương và phụ cấp cho cán bộ, công nhân viên.
+ Sửa chữa, nâng cấp cơ sở vật chất của cơ sở y tế.
- Tổ chức thực hiện thu chi các nguồn tài chính theo kế hoạch, quyền hạn. - Tổ chức thực hiện các khoản chi theo chế độ, tiêu chuẩn và định mức đúng quy định của Nhà nước trên cơ sở đánh giá hiệu quả công việc.
1.2.3.3. Quyết toán kinh phí
Công tác quyết toán là khâu cuối cùng của quá trình sử dụng kinh phí. Đây là quá trình phản ánh đầy đủ các khoản chi và báo cáo quyết toán ngân sách theo đúng chế độ báo cáo đã quy định về biểu mẫu, thời gian, nội dung. Trên cơ sở các số liệu báo cáo quyết toán có thể đánh giá hiệu quả phục vụ của bệnh viện, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đồng thời rút ra ưu, khuyết điểm làm cơ sở cho việc lập kế hoạch của năm sau.
Muốn công tác quyết toán được thực hiện tốt cần lưu ý những điểm sau: - Đội ngũ làm công tác kế toán tài chính cần được tinh gọn nhưng vẫn đảm bảo thực hiện tốt công việc.
- Sổ sách theo dõi luôn đầy đủ và đúng quy định của pháp luật.
- Ghi chép cập nhật thông tin, số liệu, phản ánh kịp thời và chính xác. - Thường xuyên tổ chức đối chiếu, kiểm tra, tránh tối đa mức sai sót có thể. - Cuối kỳ báo cáo theo mẫu biểu quy định.
- Thực hiện báo cáo quý sau 15 ngày và báo cáo năm sau 45 ngày theo đúng quy định của Nhà nước.
Quy trình thực hiện quyết toán chi thường xuyên như sau: Căn cứ dự trù kinh phí được duyệt và sự chấp thuận bằng văn bản của lãnh đạo đơn vị, Phòng Tài chính Kế toán hướng dẫn, thẩm tra và giám sát các đơn vị thực hiện kế hoạch, lập các chứng từ thanh toán theo quy định như: Hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn, phiếu giao hàng, phiếu nhập xuất kho, danh sách chi, bảng kê chi… Trong thời gian quy định, các phòng ban, cá nhân phải hoàn thành thủ tục, chứng từ với phòng Tài chính Kế toán. Nếu quá thời gian trên phòng Tài chính Kế toán sẽ tạm giữ lương và các chế độ khác để hoàn tạm ứng.
1.2.3.4. Thanh, kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện kế hoạch chi thường xuyên NSNN
Thanh tra là một chức năng thiết yếu trong quản lý chi NSNN, đó là kiểm tra, xem xét việc tuân thủ pháp luật về chi thường xuyên NSNN của của tổ chức theo trình tự thủ tục do pháp luật quy định nhằm kết luận đúng, sai, đánh giá ưu, khuyết điểm, phát huy nhân tố tích cực, phòng ngừa, xử lý các vi phạm pháp luật về chi thường xuyên NSNN, góp phần hoàn thiện cơ chế quản lý chi thường xuyên NSNN, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ lợi ích của Nhà nước, các quyền, lợi ích hợp pháp của người công dân.
Kiểm tra việc thực hiện chi thường xuyên NSNN là hoạt động xem xét tình hình thực tế của đối tượng được kiểm tra để đánh giá, nhận xét và xử lý của tổ chức đó đối với việc thực hiện pháp luật chi thường xuyên NSNN của tổ chức đó.
Trên cơ sở dự toán được duyệt và các chính sách chế độ chi thường xuyên NSNN, thanh tra tài chính có nhiệm vụ thanh tra việc chấp hành chi thường xuyên và quản lý chi thường xuyên NSNN. Thực hiện kiểm tra, thanh tra theo định kỳ bằng việc thẩm định các báo cáo chi thường xuyên NS hàng quý của các đơn vị sử dụng NSNN. Thanh tra tài chính phải chịu trách nhiệm về kết luận thanh tra của mình. Thực hiện thanh tra, kiểm tra một cách đột
xuất tại đơn vị bằng việc tổ chức thanh tra tài chính. Hình thức này sẽ do cơ quan chức năng chuyên trách của ngành hoặc của Nhà nước thực hiện, mỗi khi phát hiện thấy có dấu hiệu không lành mạnh trong quản lý tài chính của đơn vị.
Mục đích thực hiện thanh kiểm tra, kiểm soát là nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, phát hiện tham nhũng, lãng phí, những sơ hở trong cơ chế quản lý chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, tránh thất thoát, lãng phí NSNN góp phần đẩy mạnh phát triển kinh tế bền vững.
Quy trình kiểm tiến hành thanh tra, kiểm tra gồm các bước như sau:
- Bước 1: Căn cứ theo yêu cầu của các cơ quan tài chính, cơ sở y tế tiến hành thành lập ban thanh tra, kiểm tra.
- Bước 2: Thông báo rộng rãi tới toàn thể đơn vị thành phần ban thanh tra, kiểm tra, kế hoạch thanh kiểm tra và các nội dung sẽ kiểm tra tới rộng rãi các phòng ban trong cơ sở y tế.
- Bước 3: Thực hiện thanh, kiểm tra theo kế hoạch và nội dung đã thông báo.
- Bước 4: Họp tổng kết, rút kinh nghiệm và tiến hành xử phạt (nếu có). Nội dung kiểm soát chi NSNN nói chung và kiểm soát chi thường xuyên nói riêng thể hiện qua ba giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trước khi chi, trong khi chi và sau khi chi.
Kiểm soát trước khi chi là kiểm soát việc lập, quyết định, phân bổ dự toán chi NSNN. Đây là khâu đầu tiên trong chu trình kiểm soát chi. Nó giúp nâng cao chất lượng dự toán, tránh tình trạng giao dự toán quá thấp không đủ kinh phí hoạt động cho đơn vị hoặc giao quá cao dễ dẫn đến tình trạng lãng phí trong việc sử dụng NSNN.
Kiểm soát trong khi chi là kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện và theo quy định trước khi xuất quỹ
NSNN chi trả cho đối tượng thụ hưởng. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của Kho bạc Nhà nước trong việc quản lý chi quỹ NSNN. Kiểm soát trong khi chi giúp ngăn chặn kịp thời những sai phạm trái quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản Nhà nước.
Kiểm soát sau khi chi là kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sử dụng NSNN sau khi Kho bạc Nhà nước đã xuất quỹ NSNN. Kiểm soát sau khi chi do các cơ quan có thẩm quyền quyết định dự toán, cơ quan kiểm toán và cơ quan tài chính đảm nhiệm.
Kiểm soát chi NSNN qua Kho bạc Nhà nước được tiến hành theo ba nội dung sau:
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ: Chứng từ chi phải được lập đúng theo mẫu qui định đối với từng khoản chi.
- Kiểm tra các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm các khoản chi phải còn đủ số dư dự toán để thực hiện chi trả; bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định; có đầy đủ các hồ sơ, hoá đơn, chứng từ liên quan của từng khoản chi.
- Kiểm tra tồn quỹ NSNN của cấp ngân sách tương ứng với khoản chi. Tồn quỹ ngân sách phải đủ để cấp phát theo yêu cầu của đơn vị sử dụng NSNN.
Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc Nhà nước được thực hiện chủ yếu ở khâu kiểm soát trong khi chi gồm các bước sau:
Một là, căn vào dự toán được phân bổ, nhu cầu chi đã gửi Kho bạc nhà nước và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, đơn vị sử dụng NSNN lập giấy rút dự toán ngân sách, kèm theo hồ sơ thanh toán gửi Kho bạc nhà nước nơi giao dịch. Trường hợp được cơ quan có thẩm quyền thông báo điều chỉnh nhu cầu chi thì đơn vị chỉ được chi trong giới hạn điều chỉnh.
Hai là, Kho bạc nhà nước nơi giao dịch kiểm tra hồ sơ thanh toán, các điều kiện chi theo quy định và giấy rút dự toán ngân sách của lãnh đạo đơn vị sử dụng NSNN hoặc của người được uỷ quyền. Nếu đủ điều kiện theo quy định thì thực hiện việc chi trả, thanh toán cho đơn vị thụ hưởng NSNN. Trường hợp chưa đủ điều kiện thực hiện thanh toán trực tiếp qua Kho bạc nhà nước ở tất cả các khoản chi thì được phép cấp tạm ứng đối với một số khoản