5. Bố cục của luận văn
1.4.2. Quản lý quy trình ngân sách
Cũng nhƣ các cấp NS khác, NSX đƣợc tổ chức quản lý theo một chu trình khoa học gồm 3 khâu: Lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán ngân sách xã. Nội dung quản lý ngân sách xã đƣợc quy định cụ thể tại Luật NSNN năm 2002; Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành Luật NSNN; Thông tƣ số 59/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 60/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành Luật NSNN; Thông tƣ số 60/2003/TT-BTC ngày 23/6/2003 của Bộ Tài chính quy định về quản lý ngân sách xã và các hoạt động tài chính khác của xã, phƣờng, thị trấn và các văn bản hƣớng dẫn hiện hành của các cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền. Nội dung cơ bản về Chu trình quản lý ngân sách xã nhƣ sau:
1.4.2.1. Lập dự toán ngân sách
Lập dự toán ngân sách xã là một khâu quan trọng trong công tác quản lý, điều hành ngân sách xã; là quá trình phân tích đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính của ngân sách xã để từ đó xác lập các chỉ tiêu thu - chi dự kiến có thể đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch, xác lập các biện pháp chủ yếu về kinh tế tài chính và hành chính để đảm bảo thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu và giao chi. Lập dự toán ngân sách xã là khâu mở đầu cho một chu trình ngân sách làm cơ sở, nền tảng của các khâu tiếp theo, đặc biệt là khâu chấp hành ngân sách cho nên khi lập dự toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Dự toán NSX phải phản ánh một cách đầy đủ, chính xác các khoản thu, chi dự kiến có thể phát sinh trong năm kế hoạch theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức của nhà nƣớc. Điều này có nghĩa khi lập dự toán NSX đòi hỏi ngƣời lập phải tính toán đầy đủ các khả năng thu NSX, có tính đến khả năng khai thác nguồn thu tiềm năng của xã, đồng thời tính toán phân bổ chi NSX đảm bảo bao quát hết nhiệm vụ chi, tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả.
- Dự toán chi đầu tƣ phát triển phải căn cứ vào các dự án đầu tƣ có đủ điều kiện và nguồn vốn đƣợc đảm bảo, ƣu tiên bố trí cho các công trình đang thực hiện dở dang.
- Dự toán chi thƣờng xuyên phải đƣợc tuân theo các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức của các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành.
- Lập dự toán NSX phải đảm bảo nguyên tắc cân đối, chi không đƣợc vƣợt quá nguồn thu đƣợc hƣởng theo phân cấp. Nghiêm cấm vay dƣới mọi hình thức, chiếm dụng vốn hoặc để cân đối NSX.
- Dự toán phải đƣợc lập theo đúng biểu mẫu quy định, đúng thời gian, đúng mục lục NSNN, gửi kịp thời cho các cơ quan chức năng của Nhà nƣớc xét duyệt, đồng thời phải có thuyết minh làm rõ cơ sở, căn cứ tính toán.
* Căn cứ lập dự toán
Dự toán ngân sách xã đƣợc lập dựa trên những căn cứ cụ thể, đảm bảo xác lập các chỉ tiêu thu, chi NSX một cách tƣơng đối chính xác, khoa học. Các căn cứ lập dự toán ngân sách xã bao gồm:
- Chủ trƣơng, định hƣớng phát triển kinh tế - xã hội chung của tỉnh, của huyện; - Các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn của xã;
- Chế độ, tiêu chuẩn, định mức thu, chi Ngân sách do Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ Tài chính quy định. Cơ chế phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi NSX và tỷ lệ phân chia nguồn thu do HĐND cấp tỉnh quy định;
- Số kiểm tra về dự toán NSX do UBND huyện thông báo;
- Tình hình thực hiện dự toán NSX các năm trƣớc, ƣớc thực hiện Ngân sách năm hiện hành.
Sơ đồ 1.1: Quy trình lập dự toán
UBND xã UBND huyện Các ban ngành đoàn thể thuộc xã HĐND Xã 1 8 6 7 3 4 2 1 0 9
Hƣớng dẫn xây dựng dự toán nhƣ sau:
Bƣớc (1): UBND huyện hƣớng dẫn và giao số kiểm tra dự toán ngân sách cho các xã.
Bƣớc (2): UBND xã tổ chức hội nghị triển khai xây dựng dự toán NSX và giao số kiểm tra cho các ban ngành, đoàn thể lập và tổng hợp dự toán ngân sách xã.
Bƣớc (3): Các ban ngành, đoàn thể, kế toán xã lập dự toán ngân sách xã. Bƣớc (4): UBND xã làm việc với các ban ngành, đoàn thể về dự toán ngân sách; kế toán tổng hợp và hoàn chỉnh dự toán NSX.
Bƣớc (5): UBND xã trình Thƣờng trực HĐND xã xem xét cho ý kiến về dự toán NSX.
Bƣớc (6): Căn cứ vào ý kiến của Thƣờng trực HĐND xã, UBND xã hoàn chỉnh lại dự toán ngân sách và gửi Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện.
Bƣớc (7): Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện tổ chức làm việc về dự toán ngân sách với các xã đối với năm đầu của thời kỳ ổn định hoặc khi UBND xã có yêu cầu ở những năm tiếp theo của thời kỳ ổn định ngân sách; tổng hợp và hoàn chỉnh dự toán ngân sách huyện báo cáo UBND huyện. Phân bổ và quyết định dự toán ngân sách xã.
Bƣớc (8): UBND huyện giao dự toán ngân sách chính thức cho các xã.
Bƣớc (9): UBND xã hoàn chỉnh lại dự toán ngân sách xã gửi đại biểu HĐND xã trƣớc phiên họp của HĐND xã về dự toán ngân sách; HĐND xã thảo luận và quyết định dự toán ngân sách.
Bƣớc (10): UBND xã giao dự toán cho ban, ngành, đoàn thể, đồng gửi phòng Tài chính- Kế hoạch huyện, Kho bạc nhà nƣớc huyện; thực hiện công khai dự toán ngân sách xã trƣớc ngày 31/12.
1.4.2.2. Quản lý chấp hành dự toán ngân sách
Chấp hành dự toán ngân sách xã là khâu tiếp theo của một chu trình ngân sách, là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính nhằm thực hiện các chỉ tiêu thu, chi ghi trong dự toán ngân sách đƣợc duyệt. Để quản lý khâu chấp hành dự toán ngân sách cần tiến hành quản lý tốt các nội dung sau:
a. Quản lý quá trình thu
+ Ban Tài chính xã có nhiệm vụ phối hợp với cơ quan thuế giám sát, kiểm tra các nguồn thu đảm bảo thu đúng, thu đủ và kịp thời nộp vào ngân sách Nhà nƣớc. Trƣờng hợp cần thiết có thể thu cho một năm nhƣng chỉ trong nhiệm kỳ của Hội đồng nhân dân.
+ Khuyến khích các đối tƣợng thu nộp ngân sách trực tiếp tại Kho bạc Nhà nƣớc, trƣờng hợp đối tƣợng phải nộp ngân sách không có điều kiện nộp tiền trực tiếp vào ngân sách tại Kho bạc Nhà nƣớc thì các khoản thu thuộc nhiệm vụ thu của cơ quan nào cơ quan đó thu sau đó viết giấy nộp tiền mang tới Kho bạc Nhà nƣớc để nộp vào ngân sách.
+ Nghiêm cấm thu không biên lai, thu để ngoài sổ sách.
+ Trƣờng hợp phải hoàn trả thu ngân sách xã, Kho bạc Nhà nƣớc xác nhận rõ số tiền đã thu vào ngân sách xã để Ban Tài chính xã làm căn cứ thoái thu cho đối tƣợng đƣợc hoàn trả.
+ Chứng từ thu phải đƣợc luân chuyển theo đúng quy định.
+ Đối với số thu bổ sung của ngân sách xã, phòng Tài chính huyện căn cứ vào dự toán bổ sung đã giao cho từng xã, dự toán thu chi từng quý và khả năng cân đối ngân sách huyện thông báo và cấp bổ sung ngân sách hàng quý cho xã chủ động điều hành ngân sách.
b. Quản lý quá trình chi:
- Nguyên tắc chi:
+ Việc thực hiện chi phải đảm bảo điều kiện: Đã đƣợc ghi trong dự toán, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức qui định, đƣợc Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã hoặc ngƣời đƣợc uỷ quyền chuẩn chi.
+ Cấp phát ngân sách xã chỉ dùng hình thức lệnh chi tiền. Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt phải kèm theo giấy đề nghị rút tiền mặt, Kho bạc Nhà nƣớc kiểm tra, đủ điều kiện thì thực hiện thanh toán.
+ Trong trƣờng hợp thật cần thiết nhƣ tạm ứng công tác phí, ứng tiền trƣớc cho khách hàng, cho nhà thầu theo hợp đồng, chuẩn bị hội nghị, tiếp khách, mua sắm nhỏ... đƣợc tạm ứng ngân sách để chi; khi có đủ chứng từ hợp lệ Ban Tài chính xã phải lập bảng kê chứng từ chi và giấy đề nghị thanh toán tạm ứng gửi Kho bạc Nhà nƣớc nơi giao dịch làm thủ tục chuyển tạm ứng sang thực chi ngân sách.
+ Các khoản thanh toán từ ngân sách qua Kho bạc Nhà nƣớc cho các đối tƣợng có tài khoản giao dịch ở Kho bạc Nhà nƣớc hoặc ở Ngân hàng phải đƣợc thực hiện bằng hình thức chuyển khoản.
+ Đối với các khoản chi từ các nguồn thu đƣợc giữ lại tại xã, Ban Tài chính xã phối hợp với Kho bạc Nhà nƣớc định kỳ kiểm tra, làm thủ tục ghi thu - ghi chi để quản lý qua ngân sách xã.
- Đối với chi thƣờng xuyên:
+ Ƣu tiên trả lƣơng, các khoản phụ cấp cho cán bộ xã, không để nợ lƣơng và các khoản phụ cấp.
+ Các khoản chi thƣờng xuyên phải căn cứ vào dự toán năm, tình hình tổ chức thực hiện công việc, khả năng của ngân sách xã tại thời điểm để thực hiện chi cho phù hợp.
- Đối với chi đầu tƣ phát triển:
+ Việc quản lý vốn đầu tƣ xây dựng cơ bản của ngân sách xã thực hiện theo quy định của Nhà nƣớc và phân cấp của tỉnh.
+ Đối với dự án đầu tƣ bằng nguồn đóng góp theo nguyên tắc tự nguyện của nhân dân, phải mở sổ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thời quá trình thu nộp và sử dụng mọi khoản đóng góp bằng tiền, ngày công lao động, hiện vật của nhân dân.
Quá trình thi công, nghiệm thu và thanh toán phải có sự giám sát của ban giám sát dự án do nhân dân cử ra. Kết quả đầu tƣ và quyết toán dự án phải đƣợc thông báo công khai cho nhân dân biết.
1.4.2.3. Quản lý quyết toán Ngân sách
Quyết toán ngân sách xã là khâu cuối cùng của chu trình ngân sách. Đó là việc tổng kết lại quá trình thực hiện dự toán ngân sách năm, nhằm đánh giá lại toàn bộ kết quả hoạt động cảu một năm ngấn sách, từ đó rút ra ƣu nhƣợc điểm và bài học kinh nghiệm cho chu trình ngân sách tiếp theo. Do vậy, quản lý khâu quyết toán ngân sách cần làm những công việc sau:
- Ban Tài chính xã lập Báo cáo quyết toán thu - chi ngân sách hàng năm trình UBND xã xem xét để trình HĐND xã phê chuẩn, đồng thời gửi cho Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện để tổng hợp. Thời hạn gửi báo cáo quyết toán năm cho Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện chậm nhất là ngày 15 tháng 02 năm sau.
- Quyết toán chi ngân sách xã không đƣợc lớn hơn quyết toán thu ngân sách xã, kết dƣ ngân sách xã là số chênh lệch lớn hơn giữa số thực thu và số thực chi ngân sách xã. Toàn bộ số kết dƣ đƣợc chuyển vào vƣợt thu ngân sách năm sau.
- Báo cáo quyết toán đƣợc phê duyệt lập thành 5 bản để gửi HĐND xã, UBND xã, phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, lƣu Ban Tài chính xã và thông báo công khai nơi công cộng cho nhân dân trong xã biết.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện có trách nhiệm kiểm tra báo cáo quyết toán thu - chi ngân sách xã, trƣờng hợp có sai sót phải báo cáo UBND huyện yêu cầu HĐND xã điều chỉnh.