6. Kết cấu đề tài
3.2.2. Giải pháp giảm thiểu chi phí
Việc tiến hành tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm là một bước quan trọng trong việc nâng cao khả năng sinh lời cho doanh nghiệp. Nếu như chi phí của doanh nghiệp càng cao thì sẽ dẫn đến lợi nhuận của doanh nghiệp càng thấp, chính vì vậy doanh nghiệp cần quan tâm đến vấn đề kiểm soát chi phí, tìm ra các giải pháp giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Tại công ty cổ phần Oc Đảo thì tuy rằng giá vốn hàng bán được doanh nghiệp kiểm soát khá tốt nhưng việc quản lý chi phí bán hàng lại chưa thật sự tối ưu, do đó bên cạnh những giải pháp tăng doanh thu thì bài khóa luận xin phép được đưa ra một số giải pháp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp như sau:
Quản lý tốt giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp nhưng tại CTCP Oc Đảo thì năm 2020 tỷ lệ giá vốn hàng bán so với doanh thu lại tăng khá nhanh (83,33%) do đó doanh nghiệp nên có những cải cách trong việc quản lý như sau:
- Tiếp tục hợp tác, tạo mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp hiện tại, đàm phán thương lượng tăng thêm mức chiết khấu giảm giá nếu ký hợp đồng mua hàng trong thời gian dài và mua với số lượng lớn. Cùng với đó, tìm kiếm những nhà cung cấp tốt hơn, có uy tín và chất lượng sản phẩm tốt, mức giá tốt và những chính sách về chiết khấu sâu hơn.
- Bộ phận tài chính - kế toán của doanh nghiệp cần hạch toán rõ ràng hơn về các chỉ tiêu chi phí trong giá vốn hàng bán. Cụ thể là ghi chép đầy đủ giá nhập vào, tình trạng nhập kho - xuất kho của những nguyên vật liệu, hàng hóa, công cụ dụng cụ phục
vụ cho hoạt động kinh doanh thường ngày, phân chia rõ chi phí cho từng khoản mục đó trong một kỳ hay một khoảng thời gian là bao nhiêu.
- Bộ phận kho kiểm đếm thường xuyên và dự trù lượng nguyên vật liệu tối ưu cần thiết tránh dự trữ quá nhiều dẫn đến tăng chi phí lưu kho, dự trữ quá ít lại làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bộ phận nhân sự cần thiết lập lịch làm việc cho nhân viên và phân công công việc sao cho phù hợp, tăng nhân sự vào những giờ cao điểm và cắt giảm nhân sự vào những thời điểm vắng khách. Nhất là khi dịch Covid-19 đang diễn ra, lượt khách thuê phòng ở khách sạn mỗi ngày không nhiều, có thể sắp xếp nhân viên thay nhau làm việc.
Quản lý tốt chi phí bán hàng
Đối với chi phí bán hàng, doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến phí liên kết và chi phí hoa hồng cho các bên đại lý vì mức phí cho các bên trung gian này bao gồm chi phí cố định và phần trăm hoa hồng từ doanh thu. Doanh nghiệp liên kết, hợp tác với khá nhiều kênh phân phối nhưng không hẳn kênh nào cũng hiệu quả, do đó định kỳ bộ phận kinh doanh cần đánh giá xem xét cắt giảm những kênh phân phối nào không hiệu quả để cắt giảm được những khoản chi phí không đáng có, chẳng hạn như trong một tháng nếu kênh trung gian này không đưa về trên 10 phòng thì cần xem xét đến cắt giảm hoặc yêu cầu bên trung gian tháng tiếp theo cần giới thiệu nhiều khách hàng hơn, nếu không sẽ tiến hành ngừng hợp tác. Trong tương lai, mong rằng khi ký kết tiếp với các bên trung gian thì doanh nghi ệp nên đưa ra một định mức khách hàng cụ thể theo kỳ để đảm bảo lượng khách hàng từ các kênh phân phối ổn định hơn và tránh phải chi những khoản chi phí không đáng có.
Để không phải tốn kém nhiều hoa hồng cho bên đại lý, CTCP Oc Đảo nên khuyến khích khách hàng đặt phòng qua kênh phân phối trực tiếp bằng các phương pháp như: đặt phòng trực tiếp sẽ được ưu đãi với mức giá thấp hơn, miễn phí sử dụng một số dịch vụ bổ sung tại khách sạn, hỗ trợ đưa đón tận nơi,...
Bộ phận kinh doanh cần chú trọng đến việc kết nối với khách hàng cũ, có thể là qua số điện thoại hay email để thông tin với khách hàng cũ những chương trình khách
sạn đang triển khai. Vì thông thường việc tiếp cận được với 1 khách hàng mới tốn kém nhiều chi phí hơn so với tiếp cận khách hàng cũ.
Thắt chặt quản lý về chi phí quản lý doanh nghiệp
Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, thì phần chi phí điện nước và chi phí vật dụng mua ngoài, chi phí vận dụng văn phòng cần quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp cần nâng cao ý thức tiết kiệm điện nước của cán bộ công nhân viên: tắt điện trước khi ra về; khóa vòi nước khi không sử dụng; những vật dụng sử dụng xong cần để lại vào chỗ cũ nhất là đối với những vật dụng nhỏ như bút, tẩy,... cần bỏ lại vào hộp hoặc ống đựng sau khi sử dụng; tài liệu chỉ in ra sau khi chắc chắn rằng đã được chỉnh sửa hoàn thiện một cách tốt nhất và cần thiết sử dụng đến tài liệu đó; yêu cầu nhân viên không sử dụng tài sản của công ty vào việc cá nhân,...
Trong thời gian này, doanh nghiệp cần tái cơ cấu lại doanh nghiệp để giảm thiểu chi phí vận hành chẳng hạn như dịch vụ massage hiện không thể hoạt động do chủ trương giãn cách xã hội của nhà nước, dịch vụ bể bơi,... những dịch vụ này có thể tạm dừng hoạt động để giảm thiểu những chi phí về quản lý. Đồng thời có thể ngưng hoạt động một vài thang máy do lượng người sử dụng không nhiều, sử dụng bóng điện tiết kiệm điện năng,...