5. Bố cục của luận văn
4.2.3. Nâng cao hiệu quả quản lý quy trình và tiến độ dự án tại Ban QLDA
Xây dựng, ban hành quy trình thanh toán vốn đầu tư xây dựng. xác định rõ trình tự và quy định trách nhiệm thực hiện các bước công việc trong công việc tạm ứng, thanh toán khối lượng theo đợt; Giai đoạn hoàn thành theo hợp đồng hay hạng mục.
Xây dựng cơ chế, quy trình thẩm tra, phê duyệt thanh, quyết toán trên cơ sở nâng cao trách nhiệm của Ban quản lý dự án và các đơn vị, cá nhân liên quan: Đối với công tác thanh quyết toán hiện nay ở các trường đang chưa đạt hiệu quả cao nguyên nhân chính là do sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan còn hạn chế. Hiện nay, chưa có văn bản cụ thể nào quy định Chủ đầu tư, Ban quản lý dự án và Nhà thầu phải chịu trách nhiệm về giá trị quyết toán chưa chính xác; Chưa quy định rõ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thanh quyết toán. Do vậy, Chủ đầu tư cần xây dựng cơ chế xử lý trách nhiệm đối với Ban quản lý dự án như : Phạt thưởng, đánh giá thi đua, khiển trách.
Lựa chọn nhà thầu tư vấn Kiểm toán đã được niêm yết, có uy tín trong nước tiến hành kiểm toán độc lập Báo cáo quyết toán dự án đầu tư xây dựng hoàn thành. Đơn vị tư vấn kiểm toán sẽ tiến hành kiểm tra toàn bộ quyết toán
các gói thầu của dự án từ đó phát hiện các sai xót, bất hợp lý trong công tác nghiệm thu, thanh, quyết toán với nhà thầu báo cáo kiến nghị Chủ đầu tư điều chỉnh kịp thời.
Ban QLDA luôn đặt ra mục tiêu nỗ lực thực hiện các công đoạn thuộc dự án được giao theo đúng tiến độ kế hoạch và quy trình sản xuất. Trường hợp phát sinh các sự cố ngoài ý muốn cần phải có các giải pháp đồng bộ và kịp thời để tránh tiến độ chung của dự án bị ảnh hưởng.
Tuy nhiên, tiến độ thực tế của từng giai đoạn thuộc dự án hiện nay đều không đảm bảo kế hoạch đề ra, nguyên nhân khách quan của tình trạng này xuất phát từ những khúc mắc trong việc bố trí nguồn vốn thanh toán cho nhà thầu thi công, do nguồn vốn từ Bộ Quốc Phòng điều tiết về chưa kịp thời đúng tiến độ. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn tồn tại nguyên nhân chủ quan là do chất lượng của đội ngũ cán bộ Ban QLDA còn yếu, chưa thật sự bám sát và có các đề xuất kịp thời để xử lý vướng mắc tồn tại trong quá trình thi công dự án. Tiến độ thi công có được đảm bảo hay không phụ thuộc trực tiếp và phần lớn vào năng lực của nhà thầu, bên cạnh đó, sự quản lý kiểm tra thanh tra giám sát từ phía Ban QLDA cũng có ý nghĩa quan trọng.
Ban QLDA có thể xác lập quy trình và xây dựng hệ thống điều hành, kiểm soát tiến độ thông qua các bước sau:
- Phổ biến và giao nhiệm vụ: Trên cơ sở Bảng tiến độ được duyệt, Nhà máy phổ biến về nội dụng đặc điểm và yêu cầu tiến độ đề ra của dự án và giao nhiệm vụ cho Ban QLDA, Ban QLDA phổ biến và giao lại cho Nhà thầu thông qua Phiếu Giao việc hoặc Bảng giao việc.
- Tổ chức theo dõi, giám sát tiến độ: Kỹ sư giám sát theo dõi, ghi chép và cập nhật quá trình thực hiện các công việc. Định kỳ (tuần, tháng, quý) tổ chức họp giao ban với các Nhà thầu, các đội trưởng, tư vấn thiết kế… để nghe báo cáo tiến độ, các vướng mắc nảy sinh trong quá trình thi công hiện trường theo Mẫu báo cáo tiến độ.
- Đo lường tiến triển thực hiện dự án: Dựa vào số liệu thông tin của Bảng báo cáo giám sát tiến độ, sử dụng phương pháp EVM (Earned Value Management” để đo lường hiệu quả thực hiện tiến độ thông qua chỉ số SPI = (Giá trị thu được)/(Giá trị kế hoạch) = BCWP/BCWC. Nếu SPI <1, chậm tiến độ; SPI = 1, đúng tiến độ; SPI >1, vượt tiến độ.
- Xác định nguyên nhân chậm tiến độ: Sử dụng biểu đồ xương cá, xác định nguyên nhân chậm tiến độ của các hạng mục.
- Đề xuất các biện pháp khắc phục xử lý: Dự vào nguyên nhân và đề ra các biện pháp khắc phục, đảm bảo tiến độ dự án.
Để nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, cán bộ quản lý chi phí ở Ban cũng cần phải cập nhật thường xuyên các biến động về giá cả trên thị trường, kịp thời nắm bắt những phát sinh và có phương án xử lý hợp lý để chi phí thực tế không vượt ra ngoài dự toán.
Ngoài ra, để đẩy nhanh tiến độ giải ngân theo kế hoạch đã được lập, một mặt Ban QLDA cần có các biện pháp hiệu quả đôn đốc nhà thầu nhanh chóng hoàn thiện các hồ sơ thanh toán; mặt khác, về phần mình Ban QLDA cần hoàn tất nhanh chóng các thủ tục cần thiết để chuyển hồ sơ thanh toán của nhà thầu đến các đơn vị cấp vốn.