5. Bố cục của luận văn
4.2.2. Nâng cao cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ công tác quản lý dự án
Hiện nay Ban QLDA hầu như không áp dụng bất cứ công cụ nào trong công tác Quản lý tiến độ mà chỉ phối họp với tư vấn giám sát theo dõi tiến độ thực tế của dự án, đối chiếu với kế hoạch tiến độ đã được duyệt từ đó yêu cầu
nhà thầu có biện pháp đẩy nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tượng chậm tiến độ ở một số khâu hay một số bộ phận. Thực tế cho thấy cách làm này khá thụ động và đem lại hiệu quả không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đều phải gia hạn thời gian thực hiện. Hơn nữa, QLDA là một tổ họp của rất nhiều các hoạt động, công việc phức tạp, việc có một công cụ hiệu quả để quản lý tiến độ các công việc cần thực hiện sẽ giúp công tác QLDA trở nên dễ dàng hơn, đồng thời giúp cán bộ QLDA có điều kiện kiểm soát mọi hoạt động của dự án.
Do đó, Ban QLDA nên áp dụng một công cụ quản lý công việc rất hiệu quả và phổ biến hiện nay, đó là WBS- Work Breakdown Structure - Cơ cấu phân tách công việc. WBS l à phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích:
+ Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn;
+ Hệ thống hóa tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án; + Ước tính được nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống;
+ Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý.
Số lượng cấp công việc được phân tách phụ thuộc vào: Mức độ chi tiết, mức độ rủi ro, mức độ kiểm soát yêu cầu, độ chính xác của dự toán và giá trị gói thầu. Theo đó, dự án có độ phức tạp càng lớn, độ rủi ro càng cao, mức độ kiểm soát yêu cầu càng lớn, dự toán có độ chính xác càng cao và giá trị các gói thầu càng lớn thì các cấp công việc càng được phân tách chi tiết hơn. Tùy thuộc vào đặc điểm từng dự án mà các Ban QLDA có thể lựa chọn các phương pháp phân tách công việc khác nhau cho phù hợp và mang lại hiệu quả cao nhất.
Tương tự như quản lý thời gian và tiến độ dự án, phần mềm MS Project cũng có hiệu quả cao trong việc hỗ trợ cán bộ quản lý chi phí dự án. Cụ thể, MS Project được sử dụng trong tất cả các công đoạn của quản lý chi
phí của dự án, cho phép lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, tối ưu hóa giữa thời gian thực hiện dự án và tổng chi phí của dự án, vì mỗi khi có thay đổi phương án phân bổ nguồn lực máy sẽ tự động tính toán lại tổng chi phí cho dự án.
MS Project cho phép ghi lại kế hoạch tối ưu đã lập chính là kế hoạch ngân sách gốc, dùng trong kiểm tra giám sát chi phí dự án, lập báo cáo tiến độ thực hiện chi phí dự án, giúp xác định rõ nhiệm vụ nào vượt chi hoặc chậm tiến độ, ước tính được mức độ ảnh hưởng đến tổng chi phí của dự án và thời hạn hoàn thành dự án. Ngoài ra nó còn cho phép điều chỉnh kế hoạch thực hiện các công việc còn lại, thay đổi cơ cấu phân bổ ngân sách để đáp ứng được mục tiêu của dự án.