5. Kết cấu luận văn
3.2.2 Thực trạng lập kế hoạch các nguồn lực
3.2.2.1. Quản lý và cung ứng vật tư cho sản xuất
Nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, hoạch định tốt nhu cầu NVL hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát được dòng luân chuyển vật tư để có quyết định và cơ sở trong chính sách cung ứng, tiết kiệm chi phí mua hàng, chi phí lưu kho và quan trọng nhất là xử lý trước những tình huống thiếu hụt có thể xảy ra trong tương lai gần.
Trong các nguyên vật liệu đầu vào cần dùng cho quá trình sản xuất bao bì carton thì giấy cuộn là nguyên liệu chủ yếu và quan trọng nhất. Giấy cuộn carton có vai trò 70% tạo nên chất lượng của một bao bì Carton. Vì vậy, nếu như chất lượng của giấy cuộn không tốt thì dù cho công nghệ sản xuất có hiện đại hay tiên tiến đến đâu thì bao bì Carton sau khi được hoàn thiện vẫn không đạt được chất lượng tốt.
Quy trình cung ứng nguyên vật liệu là tổng hợp các hoạt động quản trị, xác định kế hoạch cung ứng, kế hoạch mua sắm, vận chuyển và dự trữ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong những hoạt động đóng vai trò then chốt trong tất cả các lĩnh vực trong đó có lĩnh vực sản xuất bao bì carton.
Hiện tại, quy trình cung ứng nguyên vật liệu được công ty TNHH Tín Thành thực hiện như sau:
- Bước 1: Đánh giá nhà cung cấp
Công ty Tín Thành xác định danh sách các nhà cung cấp chính, nhà cung cấp phụ và khoảng thời gian dự kiến nhận được hàng.
- Bước 2: Tính toán các yếu tố liên quan
Trước khi đưa ra quyết định đặt hàng, Tín Thành xác định định mức tồn kho hợp lý, thời gian đặt hàng an toàn cũng như lượng đặt hàng tối ưu cho mỗi đơn hàng.
Trong công đoạn này, Tín Thành căn cứ vào kế hoạch sản xuất hiện tại và các dữ liệu tồn kho cũng như định mức vật tư cần thiết cho mỗi sản phẩm để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu.
Hình 3.3: Quy trình cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty
- Bước 3: Xử lý đơn đặt mua hàng
Sau khi nhận được quyết định của các cấp quản lý, nhân viên mua hàng sẽ lập đơn đặt hàng gửi tới nhà cung cấp, đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan về kế hoạch giao hàng của nhà cung cấp.
- Bước 4: Nhập kho hàng hóa
Khi nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp, bộ phận nhận hàng sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng và phiếu giao hàng để để nhận hàng và kiểm kê hàng hóa.
Lập phiếu nhận hàng và chuyển cho các bộ phận liên quan. Kiểm đếm hàng và tiến hành nhập kho hàng hóa.
- Bước 5: Đóng đơn hàng
Việc lên kế hoạch rõ ràng cụ thể cho quy trình cung ứng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố giúp công ty TNHH Tín Thành có thể dự trù được các tình huống phát sinh cũng như sử dụng hiệu quả nguồn lực, góp phần giảm giá thành sản phẩm.
Đối với việc xuất NVL cho sản xuất: Về công tác sử dụng NVL hiện nay còn nhiều bất cập.
Hình 3.4: Quy trình xuất NVL vào sử dụng
(Nguồn: Phòng Kế hoạch sản xuất, Công ty TNHH Tín Thành)
Theo quy trình trên, khi xuất dùng NVL cho sản xuất, quản đốc xưởng căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng yêu cầu thủ kho xuất vật tư mà không lập phiếu yêu cầu xuất, số lượng xuất, ngày xuất, người phê duyệt. Trong khi đó, công ty chưa lập định mức NVL cho từng loại sản phẩm, không có sự kiểm tra chéo giữa các bộ phận dễ gây thông đồng giữa quản đốc xưởng và thủ kho, gây thất thoát, lãng phí NVL trong quá trình sử dụng. Đơn hàng khách hàng Xuất NVL Thủ kho Quản đốc xưởng
3.2.2.2. Quản lý và sử dụng lao động
a. Về tình hình lao động
Bảng 3.3: Lao động tại Công ty TNHH Tín Thành năm 2017
Chỉ tiêu Số lượng (Người) Tỷ trọng (%) Tổng số lao động 135 100 1.Theo trình độ - Trên đại học 0 0,00 - Đại học 23 17,04 - Cao đẳng 11 8,15 - Trung cấp, chứng chỉ, CNKT lành nghề 17 12,59 - Lao động phổ thông 84 62,22
2.Theo tính chất công việc
- Lao động trực tiếp 78 57,78
- Lao động gián tiếp 57 42,22
3.Theo giới tính
- Nam 105 77,78
- Nữ 30 22,22
(Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự, Công ty TNHH Tín Thành )
Qua bảng số liệu trên có thể thấy rằng, tình hình phân bổ lao động của công ty khá hợp lý. Trong đó, lao động trực tiếp chiếm tỷ lệ khá cao năm 2017 chiếm 57,78%, mặc dù việc tiêu thụ sản phẩm trên thị trường gặp khó khăn do sự cạnh tranh gay gắt của nhiều doanh nghiệp sản xuất bao bì carton nhưng tỷ lệ lao động trực tiếp của công ty vẫn được giữ nguyên trong tổng số lao động tại công ty, điều này thể hiện việc sử dụng hợp lý lao động đồng thời vẫn tạo việc làm cho công nhân.
Với cơ cấu lao động như trên, lao động có trình độ của DN trong đó lao động đại học chiếm tỷ lệ khá lớn đạt 17,04% năm 2017, tuy nhiên lao động phổ thông chưa qua đào tạo chiếm tỷ lệ lớn 62,22% trong cơ cấu lao động của DN điều này có thuận lợi là chi phí nhân công rẻ, tuy nhiên lao động phổ thông do chưa qua đào tạo
công ty mất thời gian đào tạo lại, đồng thời tay nghề không cao từ đó làm giảm năng lực sản xuất do người lao động chưa có kỹ năng, kỹ xảo trong công việc.
Đặc điểm là công ty sản xuất, vì vậy lao động nam luôn chiếm tỷ lệ cao 77,78% năm 2017, lao động nữ chiếm tỷ lệ nhỏ và chủ yếu là lao động gián tiếp và khối văn phòng.
b. Về quản lý sử dụng lao động
Thời gian làm việc: công ty quản lý theo thời gian.
Giờ làm việc bắt đầu: 7g30 - 11g30, chiều 13g30 - 17g30
Vào những mùa cao điểm công ty huy động công nhân làm thêm giờ cả thứ 7, chủ nhật đôi khi làm cả buổi tối, khi hết mùa công việc ít hơn công ty cho một số lao động nghỉ nhằm giảm chi phí lao động, tuy nhiên điều này làm cho đời sống công nhân viên không ổn định, công nhân không yên tâm sản xuất. năng suất lao động không cao, không giữ chân được người lao động có tay nghề.
Phân công lao động trong công ty được phân theo chức năng: theo đó công nhân sản xuất được chia thành công nhân sản xuất chính và công nhân sản xuất phụ. Tác dụng của phân công này giúp mọi cá nhân và bộ phận làm việc đúng phạm vi, trách nhiệm, quyền hạn cuả mình đồng thời thực hiện tốt các mối liên hệ trong sản xuất của công ty.
Đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân: hiện nay công ty có tổ chức đào tạo tay nghề tại chỗ cho công nhân, tuy nhiên việc này thực hiện không thường xuyên và chủ yếu là dành cho công nhân mới vào. Điều này ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm và tiến độ giao hàng của DN.
Chế độ lương, thưởng cho người lao động: hiện nay tính lương tại công ty thông qua bảng chấm công. Đầu tháng phòng hành chính giao cho nhân viên phụ trách văn phòng xưởng theo dõi, nhắc nhở công nhân làm việc và chấm công, cuối tháng cộng sổ giao cho kế toán lương cộng sổ tính lương.
Bảng 3.4: Bảng chấm công tại Công ty TNHH Tín Thành BẢNG CHẤM CÔNG Tháng... năm... STT Họ và tên 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Tổng 1 2 3 4 5 6 ...
Bắc Ninh, ngày .... tháng ... năm ...
Người chấm công Thủ trưởng đơn vị
Ghi chú: NL: nghỉ lễ KL: nghỉ không lương P: nghỉ phép X: ngày làm việc I: làm ½ ngày
Hình thức trả lương: công ty trả lương theo thời gian lao động, phương pháp tính lương này có thuận lợi là dễ tính toán. Tuy nhiên, việc tính lương theo thời gian có hạn chế không đảm bảo chất lượng sản phẩm, không phát huy được tính tích cực của công nhân trong sản xuất, không khuyến khích việc sử dụng hợp lý thời gian làm việc, tiết kiệm NVL, không tập trung công suất của máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động.
Đối với cán bộ quản lý công ty áp dụng tính lương theo thời gian cộng thêm lương chức vụ, trách nhiệm. Công ty không tính lương theo bậc thợ. Điều này không thúc đẩy công nhân nâng cao tay nghề, đồng thời làm “chảy máu chất xám” do công nhân có tay nghề cao chuyển sang công ty khác làm việc.
3.2.2.3. Quản lý và sử dụng máy móc thiết bị
Như chúng ta đã biết, máy móc là một trong 3 yếu tố quan trọng để DN có thể tiến hành sản xuất kinh doanh, nó quyết định sự ra đời của sản phẩm, cũng như số lượng, chất lượng sản phẩm. Ngày nay, để nắm bắt kịp các xu hướng mới trên thị trường, công ty TNHH Tín Thành luôn chú trọng đầu tư trang thiết bị máy móc hiện đại, dây chuyền sản xuất tiên tiến nhằm tạo nên những sản phẩm mới chất lượng cao hơn với chi phí rẻ hơn.
Những loại máy móc công ty hiện đang sử dụng được thể hiện dưới bảng sau:
Bảng 3.5: Máy móc, thiết bị sản xuất bao bì carton tại Công ty
STT Loại máy Số lượng
1 Máy đóng ghim 05
2 Máy dán 03
3 Máy bế dập tự động 01
4 Dây chuyền máy tạo sóng 01
5 Hệ thống máy in Flexo 4 màu 01
6 Dây chuyền máy in và máy bế dán 01
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính, Công ty TNHH Tín Thành )
Đặc điểm của các loại máy móc thiết bị trên như sau:
- Dây chuyền máy tạo sóng:
Dạng sóng: A, B, AB, BC
- Máy in ngang Flexo: sản phẩm mới nhất là máy in ngang Flexo tự động 4 màu với tốc độ nhanh, độ chính xác cao, có thể kèm bộ xẻ rãnh, cắt góc, cán lằn hoặc kèm bộ phận bế tròn. Các thiết kế của loại máy này đảm bảo sự an toàn và tính thuận tiện cho nhân viên thao tác.
- Dây chuyền máy in liên hoàn, công suất 250 sản phẩm/phút, đã tạo ra một điểm mới trong việc đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng và giá cả. Dây chuyền máy in liên hoàn mới 100% từ Đài Loan đã mang lại những ưu điểm như: Sản phẩm đẹp, sắc nét, chất lượng ổn định, đồng đều. Tăng năng suất lao động, giảm chi phí giá thành....
- Máy bế dập tự động: được sử dụng phổ biến cho những đơn đặt hàng số lượng ít. Loại máy này đưa giấy vào nhanh, chính xác, an toàn với những thao tác dễ dàng cho người sử dụng. Công suất 100 sản phẩm/ phút.
- Máy dán thùng carton: Đây là loại máy đơn giản, dễ vận hành và bảo trì, cho năng suất hoạt động khác cao để đáp ứng các yêu cầu đóng gói phức tạp từ phía khách hàng.
- Máy bấm kim: Loại máy cơ bản được sử dụng là máy bấm kim dùng khí nén, sử dụng kim bấm chữ U phù hợp với nhiều loại giấy sản xuất thùng carton.
Có thể thấy, trong những năm qua Công ty khá chú trọng công tác đầu tư vào máy móc, thiết bị. Các máy móc thiết bị hiện tại của Công ty hầu như là những máy móc thiết bị hiện đại, tiên tiến trên thị trường hiện nay.
Để đảm bảo máy luôn hoạt động ở tình trạng tốt, công ty giao trách nhiệm quản lý máy cho công nhân trực tiếp đứng máy, hết ca làm việc vệ sinh máy, định kỳ kiểm tra bảo dưỡng, hư hỏng nhẹ tự sửa được công nhân tự sửa. Tuy nhiên, ta thấy việc sử dụng máy móc hiện tại của công ty không có kế hoạch, máy mới mua về sử dụng thường xuyên làm giảm hiệu quả của máy và làm máy móc thiết bị nhanh hỏng, đồng thời công ty không có hướng dẫn sử dụng máy cho từng loại máy, trong khi trình độ năng lực người lao động chưa cao, nên làm giảm tuổi thọ của máy.