5. Kết cấu luận văn
3.2.7. Thực trạng kiểm soát hệ thống sản xuất
Trong chức năng kiểm soát hệ thống sản xuất có hai nội dung quan trọng nhất là kiểm tra, kiểm soát chất lượng và quản trị hàng tồn kho.
Kiểm tra hệ thống sản xuất nhằm đảm bảo sản xuất thực hiện theo các mục tiêu kế hoạch, ngăn ngừa và chỉnh sửa những sai sót trong quá trình sản xuất, giảm rủi ro và sử dụng tối ưu các nguồn lực.
* Về kiểm tra, kiểm soát chất lượng sản xuất
Sản phẩm của công ty là bao bì carton, đây là mặt hàng mà tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lượng sản phẩm được quy định chặt chẽ. Trong quá trình sản xuất tùy theo yêu cầu
của khách hàng và đối chiếu với những tiêu chuẩn theo quy định, công ty thực hiện kiểm tra đồng bộ hệ thống sản xuất, việc kiểm tra hệ thống sản xuất bao gồm: kiểm tra quá trình chuẩn bị sản xuất, kiểm tra quá trình sản xuất và kiểm tra đầu ra sản phẩm.
Thứ nhất, kiểm tra quá trình chuẩn bị sản xuất: đây là giai đoạn quan trọng nhằm hạn chế những sai sót trước khi các yếu tố đầu vào được đưa vào sản xuất, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất được liên tục công tác chuẩn bị được công ty thực hiện theo sơ đồ sau.
Hình 3.6: Quy trình chuẩn bị sản xuất tại Công ty
(Nguồn: Phòng Sản xuất, Công ty TNHH Tín Thành)
Nhìn sơ đồ trên ta thấy, công tác chuẩn bị sản xuất do quản đốc xưởng sản xuất chịu trách nhiệm kiểm tra các yếu tố đầu vào. Quản đốc xưởng sẽ kiểm tra các yếu tố đầu vào như lao động, máy móc, thiết bị,… Căn cứ vào đơn đặt hàng như vậy thì lao động hiện tại của Công ty có đủ nguồn lực đảm bảo sản xuất đúng tiến độ không, nếu không đủ lên kế hoạch làm thêm giờ hay thuê ngoài; Máy móc có hoạt động bình thường không?; NVL, dụng cụ có đầy đủ không?
Tuy nhiên, công tác chuẩn bị chỉ do quản đốc xưởng thực hiện điều này làm tăng áp lực lên người quản lý, việc chuẩn bị nhiều khi không được thực hiện tốt và đầy đủ, do phải đảm nhiệm nhiều công việc trong cùng một thời gian.
Thứ hai, kiểm tra quá trình sản xuất: đây là yếu tố quan trọng đảm bảo quá trình sản xuất được diễn ra đúng theo yêu cầu. Việc kiểm tra do Phó giám đốc sản xuất và quản đốc sản xuất chịu trách nhiệm.
Phòng Kinh doanh Đơn đặt hàng Quản đốc xưởng Yếu tố đầu vào: máy móc, thiết bị, lao động Giám đốc
Hình 3.7: Quy trình sản xuất bao bì carton tại Công ty TNHH Tín Thành
(Nguồn: Phòng Sản xuất, Công ty TNHH Tín Thành)
Để tạo ra một thành phẩm bao bì carton hoàn chỉnh thì nhất thiết phải trải qua 5 giai đoạn cơ bản:
Giai đoạn 1: Chọn nguyên liệu giấy
Tại khâu này khách hàng sẽ được tư vấn về tầm quan trọng của nguyên liệu giấy ảnh hưởng ra sao đối với chất lượng sản phẩm. Có 04 yếu tố cần phải quan tâm khi lựa chọn nguyên liệu giấy, đó là: định lượng riêng của giấy là bao nhiêu? định lượng càng cao thì chẩt lượng giấy và độ cứng cũng càng cao, giấy gồm có bao nhiêu lớp? các lớp được liên kết bởi các loại giấy sóng nào? cũng như màu sắc và độ bóng láng của giấy ra sao?
Nguyên liệu (Giấy cuộn) Giấy tấm định hình (Bán thành phẩm 3) Giấy tấm đã in (Bán thành phẩm 2) Máy in Giấy tấm (Bán thành phẩm 1) Máy dợn sóng Thành phẩm Cột, chất palet Nhập kho thành phẩm
Máy dập Máy cắt khe
Giai đoạn 2:Chọn quy cách đóng bao bì carton
- Đối với hình thức đóng thùng carton sẽ có nhiều dạng khác nhau tùy theo nhu cầu và lĩnh vực của khách hàng. Các hình thức đóng thùng carton phổ biến nhất đó là: thùng âm dương, thùng nắp chồm, thùng A1,... Với mỗi dạng thùng sẽ có cách thức sản xuất và thông số thay đổi khác nhau.
- Kích thước của thùng sẽ phản ánh chính sản phẩm mà nó chứa đựng. Với hệ thống máy sản xuất giấy carton hiện đại có chiều dài 2,2m và chiều dài thay đổi tùy ý, công ty TNHH Tín Thành có thể đáp ứng mọi nhu cầu bao bì cho các sản phẩm có kích đa dạng như đồ gỗ mĩ nghệ, thiết bị máy điện tử, đồ gia dụng....
- Phương thức liên kết bao bì sẽ được thay đổi dựa trên nhu cầu của đối tác. Nhiều khách hàng muốn làm bao bì nối liền hai tấm carton vơi nhau vì vậy mà cách nối sẽ thay đổi để đảm bảo độ chắc chắn cho sản phẩm như: dán keo, đính ghim...
Giai đoạn 3: Cắt giấy
Sau khi đã có đầy đủ thông số kĩ thuật về sản phẩm mà khách hàng yêu cầu, giấy được chuyển đến giai đoạn cắt xém để chuẩn thông số của thùng carton. Tại công đoạn này đòi hỏi độ chính xác và kinh nghiệm của người thợ chạy máy khi điều chỉnh các lưỡi cắt của máy chạp giấy.
Giai đoạn 4:In bao bì carton
Tại giai đoạn này, các sản phẩm giấy sau khi đạt chuẩn kích thước sẽ được in thông tin từ phía nhà sản xuất. Tùy theo độ phức tạp của các chi tiết và thông số mà chúng tôi sẽ thay đổi phương thức in thủ công hoặc in máy để đạt hiệu quá tối ưu và tiết kiệt cho khách hàng. Đồng thời với các hình ảnh sắc nét và thông số chi tiết sẽ là một cách tuyệt vời để quảng bá thông tin từ chính nhà sản xuất đó.
Giai đoạn 5: Đóng ghim và dán keo
Đây chính là bước gia công cuối cùng để hoàn thiện sản phẩm, gia cố độ chắc chắn của bao bì trong quá trình sử dụng. Tùy theo nhu cầu cũng như sự đòi hỏi của khách hàng mà bao bì sẽ được liên kết hai đầu bằng keo hoặc bằng ghim thông qua máy tự động hoặc gia công bằng tay.
Thứ ba, kiểm tra đầu ra sản phẩm: sau khi sản xuất xong, sản phẩm sẽ được kiểm tra lại một lần nữa cả về số lượng lẫn chất lượng rồi chuyến đến bước đóng gói và vận chuyển đến khách hàng.
Công ty quản lý lao động theo thời gian làm việc vì vậy, sản phẩm sản xuất được giao cho công nhân trực tiếp sản xuất quản lý, cuối ngày tổng hợp tình hình báo cáo lên tổ trưởng về số sản phẩm sản xuất và số sản phẩm hỏng. Đối với sản phẩm hỏng: công ty quy định tỷ lệ hỏng >3 -5% / tổng số sản phẩm sản xuất được trong ngày thì bị trừ ½ ngày công lao động. Tuy nhiên, hiện nay công ty chưa tính định mức NVL và số sản phẩm/ngày công lao động nên khó kiểm tra sản phẩm hỏng do công nhân còn nể nang, bao che cho nhau.
Sản phẩm hoàn thành: cuối ngày bàn giao số sản phẩm sản xuất được cho tổ trưởng và ký nhận vào sổ, chuyển giao trách nhiệm quản lý cho tổ trưởng.
Đối với sản phầm hoàn thiện nhập kho. Bộ phận kiểm tra kết hợp quản đốc xưởng kiểm tra và nhập kho. Lập biên bản bàn giao có sự ký nhận giữa các bên liên quan nhằm chuyển giao trách nhiệm.
Như vậy, vấn đề quản lý sản phẩm được công ty quan tâm và thực hiện khá đầy đủ đảm bảo đúng, đủ sản phẩm giao cho khách hàng.
* Về quản trị hàng tồn kho
Hàng dự trữ tồn kho luôn là một trong những yếu tố chiếm tỷ trọng chi phí khá lớn trong giá thành sản phẩm của Công ty. Nếu dự trữ không hợp lý sẽ dẫn đến ứ đọng vốn, giảm hệ số sử dụng và vòng quay của vốn và gây ra ách tắc trong sản xuất do không đủ dự trữ nguyên vật liệu, vì vậy Công ty đã rất quan tâm đến hoạt động quản trị hàng dự trữ . Điều này được đề cập đến với những mô hình cụ thể ứng dụng trong từng trường hợp, hoàn cảnh của Công ty sao cho tìm cho được điểm cân bằng tối ưu giữa chi phí hàng tồn kho và lợi ích của dự trữ tồn kho mang lại. Căn cứ vào tình hình thực tế tiêu thụ và dự trữ của Công ty, Công ty đã đưa ra kế hoạch dự trữ cho các năm 2015, 2016 và 2017 như sau:
Bảng 3.7: Kế hoạch dự trữ các nguyên vật liệu của Công ty giai đoạn 2015 - 2017 Chỉ tiêu Đơn vị 2015 2016 2017 2016/2015 2017/2016 Giá trị Tỷ lệ (%) Giá trị Tỷ lệ (%) 1.Tồn đầu kỳ Giấy cuộn Tấn 27 23 41 (4) 85,19 18 178,26 Mực in Hộp 12 06 15 (6) 50,00 9 250,00 Băng dính Thùng 10 02 17 (8) 20,00 15 850,00 Ghim Thùng 02 05 06 3 250,00 1 120,00 2. Sản xuất trong kỳ Giấy cuộn Tấn 216 279 275 63 129,17 (4) 98,57 Mực in Hộp 62 80 83 18 129,03 3 103,75 Băng dính Thùng 77 109 115 32 141,56 6 105,50 Ghim Thùng 38 54 52 16 142,11 (2) 96,30 3. Tiêu thụ trong kỳ Giấy cuộn Tấn 220 261 302 41 118,64 41 115,71 Mực in Hộp 68 71 59 3 104,41 (12) 83,10 Băng dính Thùng 85 94 104 9 110,59 10 110,64 Ghim Thùng 35 53 55 18 151,43 2 103,77 4. Tồn kho cuối kỳ Giấy cuộn Tấn 23 41 14 18 178,26 (27) 34,15 Mực in Hộp 06 15 39 9 250,00 24 260,00 Băng dính Thùng 02 17 28 15 850,00 11 164,71 Ghim Thùng 05 06 03 1 120,00 (3) 50,00
Do đặc thù công ty thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng, sau khi sản phẩm hoàn thành sẽ được bàn giao cho khách hàng theo hợp đồng đã ký kết, chính vì vậy hàng tồn kho của công ty chủ yếu là nguyên vật liệu.
Qua bảng trên có thể thấy, trong cả 3 năm 2015, 2016 và 2017 công ty đã đưa ra kế hoạch dự trữ nguyên vật liệu đảm bảo cho nhu cầu sản xuất trong kỳ, không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu, không làm gián đoạn quá trình sản xuất của công ty, đồng thời lượng nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ không quá cao, vì vậy góp phần giảm tình trạng ứ đọng vốn của công ty.