5. Kết cấu luận văn
4.2.3. Giải pháp đối với lập kế hoạch các nguồn lực
4.2.3.1. Đối với nguyên vật liệu
- Công tác quản lý, bảo quản NVL: mọi giấy tờ hàng hóa nhập kho đều phải có chứng từ chứng minh nguồn gốc, lập sổ theo dõi hàng nhập, xuất và sắp xếp hàng theo đúng trình tự Nhập trước xuất trước. Định kỳ kiểm tra hàng tồn kho thông qua kiểm kê, việc kiểm kê phải thực hiện nghiêm túc, có sự kiểm tra của Quản đốc xưởng. Để kiểm kê được nhanh chóng thuận tiện ở mỗi vị trí để NVL/BTP/CCDC cần dán nhãn hiển thị và yêu cầu sắp xếp theo đúng quy định.
Ngoài ra, để đảm bảo chất lượng hàng tồn kho, cần thiết lập bảng đánh giá chất lượng hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho được bảo quản tốt, quá trình kiểm tra hàng tồn kho cần có sự tham gia của phòng quản lý chất lượng để việc đánh giá được chính xác. Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, nhập hàng và bộ phận kế toán.
- Quá trình xuất NVL/BTP vào sử dụng: bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư,
NVL phải có phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu này dựa trên đơn đặt hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất kho phải lập phiếu xuất kho các nội dung trong phiếu được lập dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư đã được phê chuẩn.
Để đảm bảo nhân viên thực hiện theo đúng quy trình, có đầy đủ hồ sơ theo dõi và có sự phân công công việc hợp lý, công ty có thể xây dựng quy trình xuất kho theo sơ đồ sau:
Hình 4.1: Quy trình xuất kho nguyên vật liệu/bán thành phẩm
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
Khi xuất vật tư ra sử dụng phải kiểm ra chặt chẽ về mặt số lượng chủng loại, quy cách.. có đúng với yêu cầu xuất NVL không, tránh trường hợp xuất nhầm vật tư ảnh hưởng đến kế hoạch, tiến độ sản xuất.
Hàng trong kho
Nhận, kiểm tra chứng từ xuất
Vào sổ sách theo dõi, báo cáo
Hoàn tất thủ tục xuất Tổ chức xuất hàng, hướng
dẫn bốc xếp, bao gói
Báo cáo nhập, xuất, tồn và kiểm tra định kỳ Kiểm tra, đối chiếu hàng hóa thực tế với
chứng từ
Lưu hồ sơ - Thủ kho
-Thủ kho
- Thủ kho, người được phân công
- CN bốc xếp
-Thủ kho
-Thủ kho
-Thủ kho/người được phân công
- Hóa đơn chứng từ xuất hàng - Định mức,… -Các chứng từ xuất -Các chứng từ xuất - BC nhập/xuất/tồn kho - BC kiểm kê các kho
4.2.3.2. Đối với người lao động
Công nhân viên trong công ty phần lớn là lao động trẻ tay nghề chưa cao, chưa có kỹ năng, kỹ xảo trong công việc. Cần thường xuyên nâng cao tay nghề cho công nhân qua đào tạo tại chỗ hoặc cử đi học. Đồng thời, định kỳ tổ chức đánh giá công việc của từng nhân viên trong công ty, xây dựng chính sách lương thưởng hợp lý thông qua tay nghề nhằm tạo cho công nhân ý thức tự đào tạo và nâng cao trình độ. Để đánh giá công việc công ty xây dựng biểu mẫu đánh giá cho từng vị trí. Biểu đánh giá liệt kê những yêu cầu của người lao động khi thực hiện công việc các yếu tố đánh giá gồm: ý thức kỷ luật trong công việc, số lượng, chất lượng công việc hoàn thành, khả năng học hỏi, thích nghi, khả năng phối hợp, sáng tạo trong công việc. Qua đó đánh giá được tinh thần trách nhiệm với công việc của từng cá nhân.
Xây dựng chế độ lương, thưởng công bằng và rõ ràng đối với từng vị trí. Đối với công nhân: tính lương theo bậc thợ và năng suất, hiệu quả công việc nhằm nâng cao ý thức tự đào tạo và phát huy tính tích cực trong sản xuất. Đối với cán bộ quản lý: ngoài lương chức vụ, trách nhiệm và thưởng theo quý nếu hoàn thành tốt công việc cộng thêm tính lương theo bậc thợ để họ nâng cao ý thức tự đào tạo và găn bó với công ty.
Tạo môi trường làm việc lâu dài và ổn định cả vào mùa cao điểm và thấp điểm, tránh tình trạng sa thải nhân viên khi không vào mùa cao điểm để họ yên tâm công tác.
Và để thu hút người lao động có trình độ, năng lực công ty xây dựng bảng mô tả công việc, quy định rõ yêu cầu và trách nhiệm của từng vị trí, chức danh làm căn cứ để tuyển dụng, nhằm thực hiện phân công lao động hợp lý, bố trí đúng người đúng việc và đúng thời điểm cần thiết.
4.2.3.3. Quản lý sử dụng máy móc thiết bị cho sản xuất
Để sản xuất của công ty đạt hiệu quả cần làm tốt công tác quản lý sử dụng máy móc thiết bị, bảo đảm tính cân đối, nhịp nhàng của hệ thống máy móc thiết bị, hạn chế tối đa những tổn thất về nguyên vật liệu, sản phẩm hỏng, kém chất lượng, rút ngắn về thời gian sản xuất. Máy móc thiết bị được sử dụng càng có hiệu quả thì tỷ trọng phế liệu, phế phẩm trên tổng số sản phẩm sản xuất ra càng thấp bấy nhiêu
qua đó chất lượng sản phẩm đưa ra trên thị trường ngày càng cải thiện, uy tín của doanh nghiệp cũng từ đó mà nâng cao.
Cần có kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị tránh tình trạng sử dụng quá mức hoặc không sử dụng hết công suất, định kỳ bảo dưỡng kiểm tra sửa chữa nhằm giảm hao mòn, ngăn ngừa các sự cố đảm bảo cho máy móc hoạt động bình thường.
Bố trí máy móc hợp lý phù hợp với không gian và thời gian của từng loại máy một cơ cấu máy móc thiết bị hợp lý đó là được sắp xếp khoa học, đúng nơi đúng chỗ, đủ về chất lượng, số lượng, tiết kiệm có khả năng thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau, linh hoạt thích ứng với điều kiện của môi trường. Do đó, khi sắp xếp cơ cấu máy móc thiết bị doanh nghiệp cần phải tính toán kỹ. Muốn vậy doanh nghiệp phải lập ra các bước thực hiện sao cho hợp lý. Trước tiên cần phải xác lập các quy trình, quy phạm kỹ thuật. Việc xác lập các quy trình này nhằm đảm bảo tốt công tác quản lý kỹ thuật, buộc người công nhân sử dụng máy phải tuân theo các bước thực hiện, tránh nóng vội dẫn đến hỏng hóc thiết bị. Sau đó cần phải lập hồ sơ chi tiết về lí lịch của máy móc thiết bị, nhằm đảm bảo cho việc quản lý được tốt, nắm bắt được tình hình hoạt động của máy móc thiết bị kịp thời, ngoài ra sử dụng máy theo đúng chức năng công dụng của máy nhằm khai thác hết công suất tránh lãng phí.
Bên cạnh đầu tư máy móc, thiết bị cần đầu tư nâng cao trình độ của người lao động nhằm nâng cao sử dụng máy móc thiết bị cho sản xuất của công ty.
Để duy trì khả năng hoạt động liên tục cũng như tuổi thọ của máy móc thiết bị trong quá trình sử dụng, ngoài việc giao cho công nhân đứng máy trực tiếp quản lý và chịu trách nhiệm, công ty cần lập tổ kỹ thuật định kỳ bảo dưỡng máy và thường xuyên kiểm tra trong quá trình sản xuất ngăn ngừa sự cố đảm bảo hoạt động bình thường của máy móc thiết bị, kéo dài tuổi thọ, tiết kiệm chi phí đầu tư mới.