5. Kết cấu luận văn
4.2.5. Ghi chép trong sản xuất
Nhằm kiểm soát quá trình sản xuất hiệu quả. Công ty cần thực hiện công tác ghi chép, báo cáo cụ thể về công việc hằng ngày và tổng hợp theo tuần báo cáo lên ban giám đốc, đồng thời có sự phối hợp kiểm tra giữa các bộ phận liên quan nhằm đảm bảo công tác ghi chép được chính xác ngay từ khâu đầu tiên.
Đối với bộ phận kho: lập sổ chi tiết ghi chép hàng ngày vật tư nhập - xuất - tồn kèm giấy tờ chứng minh, trên cơ sở chi tiết lập sổ tổng hợp cuối tuần tổng hợp riêng theo từng loại vật tư báo cáo lên ban giám đốc công ty nhằm tính định mức vật tư cho từng sản phẩm, yêu cầu tất cả các thông tin về nhập - xuất- tồn hàng hóa đều phải có giấy tờ chứng minh và báo cáo phải bằng văn bản có quy định lưu trữ hồ sơ tài liệu làm cơ sở kiểm tra và quy trách nhiệm
Đối với quản đốc xưởng: cần thực hiện ghi chép báo cáo tiến độ sản xuất của từng đơn hàng theo mẫu sổ: sổ theo dõi tiến độ đơn hàng; Sổ theo dõi sử dụng vật tư nhằm quản lý tình hình sử dụng vật tư; sổ giao nhận sản phẩm nhằm quản lý năng suất; chất lượng sản phẩm của từng tổ và từng cá nhân, sổ theo dõi sản phẩm hỏng nhằm quản lý sản phẩm hỏng, cá nhân làm hỏng và nguyên nhân hỏng để có biện pháp hạn chế; sổ ghi chép tình trạng máy, thiết bị nhà xưởng; sổ theo dõi báo cáo đánh giá công việc của từng tổ chuyên môn, từ những ghi chép này rút ra được nhiều kinh nghiệm trong sản xuất là cơ sở nhà quản lý điều chỉnh hoạt động sản xuất phù hợp với điều kiện thực tiễn giúp nâng cao hiệu quản sản xuất.
Đối với tổ trưởng sản xuất: ghi chép được thực hiện thường xuyên theo ngày đồng thời có sự kiểm tra xác nhận thông tin của cán bộ quản lý kỹ thuật để tránh tình trạng sai lệch thông tin. Trường hợp sản phẩm hỏng trong quá trình gia công ngoài báo cáo miệng cần ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ, có sự chứng kiến của ít nhất 3 người: công nhân làm hỏng, tổ trưởng và cán bộ kỹ thuật nhằm tìm ra nguyên nhân hỏng và quy trách nhiệm cụ thể, hạn chế thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất.