Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ sách kế toán hiện hành. Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ, theo quy định của Luật kế toán, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư hướng dẫn sửa đổi bổ sung số 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định các đơn vị HCSN được lựa chọn áp dụng một trong các hình thức kế toán là, hình thức kế toán nhật ký - sổ cái, hình thức kế toán nhật ký chung, hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Tuy nhiên trên thực tế thì tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên kế toán từng đơn vị để sử dụng hình thức kế toán phù hợp. Qua khảo sát thực tế tại Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh cho thấy một số nội dung về hệ thống sổ như bảng 4.11.
Bảng 4.11. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Chỉ tiêu Thực trạng
1. Hình thức ghi sổ Hình thức ghi sổ kế toán “chứng từ ghi sổ”. 2. Căn cứ xây dựng, mẫu
biểu
Căn cứ Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC, Thông tư số 107/2017/TT-BTC.
3. Các loại sổ kế toán Sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ cái, chứng từ ghi sổ. 4. Phần mềm sử dụng MISA Mimosa.Net2017.
5. Người lập Sổ chi tiết sẽ do kế toán phần hành. Sổ tổng hợp do kế toán tổng hợp.
6. Người kiểm tra Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra lần đầu, kế toán trưởng chịu kiểm tra lần sau.
7. Báo cáo Định kỳ chi tiết theo từng loại sổ, tháng, quý, năm và đột xuất khi có yêu cầu của giám đốc đơn vị hay cơ quan có thẩm quyền.
Ưu điểm: Các sổ sách đều được phần mềm làm sẵn, mẫu sổ đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho phân công lao động kế toán.
Nhược điểm:
- Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp. - Việc kiểm tra đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng vì vậy cung cấp thông tin chậm.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi nợ, ghi có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt:
Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên phòng tài chính kế toán, Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh (phụ lục số 01) qua bảng 4.12.
Bảng 4.12. Kết quả khảo sát nhân viên kế toán về hệ thống sổ sách
Đơn vị tính: (%)
Nội dung Ý kiến
Có Không Tổng
1. Sổ sách trên phần mềm kế toán
misa đáp ứng được yêu cầu không? 100 100
2. Khi sửa chữa sổ kế toán có áp dụng phương pháp sửa chữa theo quy
định? 100 100
Đơn vị ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ qua sơ đồ 4.6 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán trưởng phê duyệt trước khi ghi sổ.
Hệ thống sổ kế toán tại Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh bao gồm các sổ kế
toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng kỳ được kết xuất từ chương trình phần
mềm kế toán tổng hợp “MISA Mimosa.Net” do công ty Misa cung cấp, xây dựng
trên mẫu biểu quy định hiện hành.
+ Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán
Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ suốt thời gian giữ và ghi sổ.
Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán phải tổ chức bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ với nhân viên kế toán mới. Nhân viên kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về toàn bộ những điều ghi trong sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày nhận bàn giao. Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán xác nhận.
Sổ kế toán phải ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
Sổ kế toán phải được mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngay sau khi có quyết định thành lập bắt đầu hoạt động của đơn vị kinh tế.
- Đối với sổ kế toán đóng thành quyển:
+ Ngoài bìa (góc trên bên trái) phải ghi tên đơn vị kế toán, giữa bìa ghi tên sổ, ngày, tháng năm lập sổ, ngày, tháng, năm khóa sổ, họ tên và chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán và thủ trưởng đơn vị, ngày tháng, năm kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác.
+ Các trang sổ kế toán phải đánh số trang từ một (01) đến hết trang số…và giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
+ Sổ kế toán sau khi làm đầy đủ các thủ tục trên mới được coi là hợp pháp.
- Đối với sổ tờ rời:
+ Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên đơn vị, số thứ tự của từng tờ số, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên của người giữ sổ và ghi sổ kế toán.
+ Các sổ tờ rời trước khi sử dụng phải được thủ trưởng đơn vị ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng thẻ tờ rời.
+ Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo an toàn và dễ tìm.
+ Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số dư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang và ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc nam ngân sách mới từ ngày 1/1/N.
- Đối với sổ kế toán tổng hợp:
Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên sổ nhật ký – sổ cái hoặc sổ cái của năm cũ sang sổ nhật ký – sổ cái hoặc sổ cái của năm mới.
- Đối với sổ kế toán chi tiết:
+ Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầu theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới.
+ Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu trên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán và theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt.
Ghi sổ kế toán
Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sang đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xóa, cấm dùng chất hóa học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật kế toán và chế độ kế toán này.
Ghi sổ kế toán bằng máy vi tính
Đơn vị kế toán mở và ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.
Ghi sổ kế toán bằng máy vi tính xây dựng phần mềm kế toán phù hợp các tiêu chuẩn và điều kiện quy định của Bộ Tài chính và thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ. Cuối kỳ kế toán sau khi đã hoàn tất việc khóa sổ theo quy định cho từng loại sổ, phải tiến hành in ra giấy toàn bộ sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết và phải đóng thành từng quyển. Sau đó mới làm thủ tục pháp lý như sổ ghi bằng tay để sử dụng vào lưu trữ.
Khóa sổ kế toán
- Cuối kỳ kế toán (cuối quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khóa sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khóa sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Khóa sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra tổng số phát sinh bên nợ, bên có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ, nhập, xuất, tồn kho.
- Trình tự khóa sổ kế toán
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán
- Cuối kỳ kế toán, sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán có liên quan với
nhau để bảo đảm sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. Tiến hành cộng số phát sinh trên sổ cái và các sổ kế toán chi tiết.
- Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ.
- Tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên sổ cái hoặc nhật ký – sổ cái đảm bảo số liệu khớp đúng và bằng tổng số phát sinh ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (đối với đơn vị áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ). Sau đó tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên sổ cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và xử lý số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.
Bước 2: Khóa sổ
- Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “cộng số phát sinh trong tháng” phía dưới dòng đã kẻ.
- Ghi tiếp dòng “số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm).
- Ghi tiếp dòng “cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ đầu quý. - Sau đó ghi tiếp dòng “tổng cộng số phát sinh lũy kế từ đầu năm”.
Dòng “số dư cuối kỳ” tính như sau: Số dư nợ
= Số dư nợ + Số phát sinh – Số phát sinh
cuối kỳ đầu kỳ nợ trong kỳ có trong kỳ
Số dư có
= Số dư có + Số phát sinh – Số phát sinh
cuối kỳ đầu kỳ có trong kỳ nợ trong kỳ
Sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư nợ thì ghi vào cột nợ, tài khoản nào dư có thì ghi vào cột có.
- Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.
- Sau khi khóa sổ kế toán, người ghi sổ phải ký dưới 2 đường kẻ, kế toán trưởng kiểm tra đảm bảo sự chính xác, cân đối sẽ ký xác nhận. Sau đó
trình thủ trưởng đơn vị kiểm tra và ký duyệt xác nhận tính pháp lý của số liệu khóa sổ kế toán.
Ví dụ: Mẫu sổ cái tiền mặt
Số hiệu STT dòng Nợ Có A B F G 1 2 245024066 30/12/2017PT2802 3318 107500000 30/12/2017PT2803 5118 8687000 30/12/2017PT2804 531 3000000 30/12/2017PT2804 531 5000000 30/12/2017PT2805 531 12889633 137076633 382100699 24411529083 24616132614 1.00674E+11 1.00652E+11 ĐVCQ: Sở Y tế tỉnh Bắc Ninh Mẫu số: S03-H (Ban hành theo QĐ số: 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Đơn vị: Bệnh viện Sản - Nhi tỉnh Bắc Ninh
SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán chứng từ ghi sổ) Ngày 30 tháng 12 năm 2017 Tài khoản: Tiền Việt Nam - Số hiệu: 1111
Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ngày, tháng Trang số C D E Số dư đầu tháng 12 Số phát sinh trong tháng 30/12/2017 Thu tạm ứng viện phí 30/12/2017 Thu tiền khám cận lâm sàng 30/12/2017
Thu tiền thực hiện dịch vụ y tế tự nguyện (Giảm đau trong và sau đẻ)
30/12/2017Thu tiền thực hiện dịch vụ y tế tự nguyện (Mời phẫu thuật viên) 30/12/2017Thu tiền bán thuốc nhà thuốc bệnh
viện
Cộng phát sinh tháng 12 Số dư cuối tháng 12 Lũy kế từ đầu quý IV
Thủ trưởng đơn vị
Cộng lũy kế từ đầu năm
- Sổ này có 1 trang đánh số từ trang 1 đến trang 1
Ngô Thế Hiếu Lê Văn Nam
MIS A Mimos a.NE T 2017
- Ngày mở sổ: ...
..., Ngày ... tháng ... năm ...
Người lập Kế toán trưởng
Trang 1
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Ví dụ minh họa; Mở số kế toán tiền mặt theo sơ đồ 4.7
Sơ đồ 4.7. Mở sổ kế toán tiền mặt
Ghi chú:
Công tác mở sổ kế toán tiền mặt được kế toán tổng hợp mở đầu năm 01/01/N, hàng tháng hạch toán số phát sinh tăng, giảm cuối hàng tháng xuất trên phần mềm báo cáo kiểm kê, để đối chiếu với thủ quỹ và khóa sổ vào cuối năm tài chính 31/12/N.
Nhận xét:
Sổ kế toán tiền mặt, kế toán tổng hợp cuối hàng tháng mới khóa sổ, đối chiếu, kiểm kê với sổ chi tiết thủ quỹ (thủ quỹ theo dõi quỹ trên excel) như vậy nếu có sự nhầm lẫn rất khó phát hiện để sửa chữa kịp thời, quản lý quỹ tiền mặt chưa chặt chẽ.
Như vậy, thực tế tại đơn vị, mặc dù áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ trên cơ sở sử dụng phần mềm, nhưng hiện tại đơn vị không in sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà chỉ lưu chứng từ theo thời gian dưới hình thức từng tệp, trong đó bao gồm các chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ đi kèm.
Hàng ngày, căn cứ vào nội dung kinh tế được định khoản trên các chứng từ đã được kiểm tra, ký duyệt kế toán nhập dữ liệu vào máy theo các thông tin được thiết kế sẵn của phần mềm kế toán.
Mở sổ đầu năm Số phát sinh tăng, giảm Cuối năm khóa sổ
Dữ liệu sẽ được tự động chuyển đến các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp
