Chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và dùng để ghi sổ kế toán, vì vậy chứng từ kế toán có tính chất
quyết định đến tính trung thực, chính xác, hợp lý và kịp thời của thông tin kế toán. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kế toán là tổ chức tốt việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán trên các mẫu chứng từ kế toán đã được xây dựng. Mặt khác chứng từ kế toán phải được luân chuyển khoa học, hợp lý, bảo quản lữu trữ theo quy định.
Qua nghiên cứu thực trạng tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh, tác giả xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện như sau: Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại đơn vị theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành, bổ sung một số mẫu biểu chứng từ làm căn cứ hạch toán một số đối tượng kế toán phát sinh trong đơn vị. Chẳng hạn trong trường hợp mất, hỏng công cụ dụng cụ (CCDC), bệnh viện chưa sử dụng mẫu phiếu báo hỏng, mất CCDC mà chỉ tự báo cáo bằng văn bản tự lập không theo mẫu chế độ quy định. Vì vậy, để quản lý thống nhất và có căn cứ ghi sổ kế toán, đơn vị cần sử dụng mẫu phiếu báo hỏng, mất CCDC (mẫu C22-HD) theo đúng chế độ kế toán quy định. Đồng thời, để đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ theo quy định các chứng từ hướng dẫn được bổ sung nhất thiết phải có đầy đủ các yếu tố như, tên gọi, số hiệu, ngày tháng năm lập của chứng từ kế toán, tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân liên quan và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đưa vào chứng từ, các đơn vị đo lường cần thiết phản ánh quy mô của nghiệp vụ kinh tế, họ tên và chữ ký của những người có trách nhiệm liên quan đến nghiệp vụ kinh tế trong bệnh viện.
Đối với các chứng từ được kế toán lập và in ra như phiếu thu (mẫu C30-BB), phiếu chi (mẫu C31-BB) phiếu nhập kho (mẫu C20-HD), phiếu xuất kho (mẫu C21- HD) cần được in đủ số liên quy định, điền đủ các chỉ tiêu theo quy định, như ngày, tháng, năm, số hiệu, tài khoản nợ, có, nội dung chứng từ cần bao quát được toàn bộ nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, các chứng từ được dùng làm căn cứ hạch toán sau khi lập và luân chuyển phải được kế toán kiểm tra và hoàn chỉnh các yếu tố cần thiết trên chứng từ trước khi ghi sổ kế toán.
Trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán. Nếu như kiểm tra lần đầu đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ, thì kiểm tra lần hai có tác dụng góp phần ngăn chặn kịp thời các hiện tượng xâm phạm tài sản, vi phạm chính sách, chế độ về kinh tế tài chính của bệnh viện. Ngoài ra, đối với một số chứng từ quy mô lớn, cần kiểm soát đảm bảo tuân thủ các văn bản quy định cụ thể đã được xây dựng như quy chế chi tiêu nội bộ hay chế độ kế toán, Luật kế toán.
Hơn nữa, để giúp cho việc kiểm tra chứng từ kế toán nói chung được thuận lợi và đảm bảo tính chính xác, cần phải xây dựng phương pháp phân loại và sắp xếp chứng từ một cách hợp lý. Hiện nay bệnh viện đang sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, việc ghi chép kế toán cũng gần như đồng nghĩa với việc nhập thông tin kinh tế tài chính vào phần mềm. Việc nhập thông tin từ chứng từ kế toán vào máy vi tính cần một yêu cầu là tuyệt đối phải đảm bảo sự chính xác, trung thực và chi tiết. Do đó, cần phân loại và mã hoá chứng từ kế toán nhằm tổ chức theo các loại chứng từ, đáp ứng việc thu nhận số liệu của mỗi phần hành kế toán. Căn cứ vào các thông tin trên chứng từ và yêu cầu từ màn hình, sau khi chứng từ đã được chuẩn hoá, kế toán viên tiến hành nhập vào máy. Đối với những chứng từ phải in ngay sau khi nhập, kế toán cần in các bảng kê các chứng từ cùng loại để đối chiếu với các bộ phận có liên quan. Chẳng hạn như với các phiếu thu, phiếu chi, cuối ngày, phải in bảng kê chứng từ loại tiền mặt để đối chiếu với số quỹ của thủ quỹ để kịp thời phát hiện nhầm lẫn, sai sót.
Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế toán khi được chuyển đến phòng kế toán không đảm bảo tính kịp thời và khách quan, bệnh viện cần phân nhiệm rõ ràng và xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong quá trình hoạt động của đơn vị.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở bệnh viện cần thực hiện nghiêm chỉnh theo các quy định hiện hành. Từ đó sắp xếp lại chứng từ hợp lý theo thời gian vào từng khu vực riêng của kho để thuận tiện cho việc kiểm tra, tiến hành sửa lại các kho bảo quản chứng từ nhằm đảm bảo các điều kiện tối thiểu như nhiệt độ, không khí, ánh sáng để giữ cho chất lượng chứng từ được bảo quản.
Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chứng từ kế toán sử dụng cho các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) đã được thay đổi và bổ sung những chứng từ kế toán nhằm phù hợp với những đặc điểm hoạt động của các đơn vị và theo hướng giảm bớt số lượng chứng từ thuộc loại mang tính bắt buộc và tăng cường hệ thống chứng từ mang tính hướng dẫn. Với hệ thống chứng từ hướng dẫn là một giải pháp hiện nay đối với các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh nói riêng để đáp ứng cho yêu cầu quản lý và các hoạt động ngày càng phức tạp của đơn vị.
