3.3.1. Phương pháp thu thập số liệu
3.3.1.1. Thu thập số liệu thứ cấp
Số liệu thứ cấp được thu thập từ các nguồn:
- Thu thập từ các báo cáo về công tác kế toán tổng hợp, thuốc, vật tư, tiền lương.
- Tìm hiểu các nghiên cứu trước đây có liên quan nhằm vận dụng những kết quả nghiên cứu đã đạt được để vận dụng cho nghiên cứu đề tài này.
3.3.1.2. Thu thập số liệu sơ cấp
Để có được các đánh giá thực tiễn tác giả tập trung khảo sát tại bệnh viện theo quy mô mẫu, tổng số lượng như sau:
23 nhân viên kế toán, phòng tài chính kế toán bệnh viện (toàn bộ nhân viên phòng tài chính kế toán – Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh trừ tác giả).
Số liệu sơ cấp thu được từ điều tra thông qua bảng hỏi nhân viên kế toán (Phụ lục số 01) do tác giả đề tài thực hiện. Bằng phương pháp nghiên cứu tài liệu kết hợp với phương pháp điều tra bằng phiếu điều tra, phỏng vấn trực tiếp những người liên quan, tác giả đã có những thông tin liên quan đến tình hình tổ chức kế toán tại bệnh viện sản nhi tỉnh Bắc Ninh.
Các bước tiến hành:
+ Bước 1: Xác định nguồn thông tin thu thập đối tượng điều tra, phỏng vấn Nguồn thu thập thông tin: Là các thông tin có liên quan tổ chức công tác kế toán tại đơn vị tiến hành khảo sát.
Đối tượng phỏng vấn đề cập trên là các cán bộ kế toán tại đơn vị.
+ Bước 2: Thiết lập các câu hỏi điều tra, phỏng vấn là những câu hỏi liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu tìm hiểu.
+ Bước 3: Tiến hành điều tra, phỏng vấn đối với kế toán trưởng tại bệnh viện, các câu hỏi điều tra phỏng vấn được sử dụng trong quá trình thu thập thông tin.
Từ đó tổng hợp thống kê, so sánh, phân tích hiện tượng để làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, chỉ ra những vấn đề tồn tại và nguyên nhân làm căn cứ đề xuất các giải pháp hoàn thiện phù hợp với mục tiêu của đề tài.
3.3.2. Phương pháp phân tích số liệu
3.3.2.1. Phương pháp thống kê mô tả
Phương pháp thống kê mô tả được sử dụng để mô tả dữ liệu thu thập được từ nghiên cứu thực nghiệm qua các cách thức khác nhau, dựa vào các chỉ tiêu tính toán số liệu, tài liệu, báo cáo, sổ sách kế toán và các báo cáo tài chính sau đó phân tích đánh giá nguyên nhân và các vấn đề phát sinh, các biện pháp nâng cao hiệu quả đưa ra.
3.3.2.2. Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh được vận dụng để so sánh tình hình thanh toán viện phí, so sánh các giải pháp đã thực hiện và kết quả thực hiện các giải pháp để tìm ra những thuận lợi, khó khăn, những điểm mạnh, điểm yếu để từ đó đề ra những giải pháp hiệu quả hơn.
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BỆNH VIỆN SẢN NHI TỈNH BẮC NINH SẢN NHI TỈNH BẮC NINH
4.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng và quyết định sự thành công của tổ chức công tác kế toán ở bệnh viện, phòng tài chính kế toán có chức năng nhiệm vụ sau.
+ Chức năng:
Giúp giám đốc thực hiện chức năng quản lý toàn bộ tài chính, tài sản của đơn vị theo đúng quy định của pháp luật, chịu trách nhiệm trước pháp luật, về đảm bảo an toàn tiết kiệm và sử dụng hiệu quả nguồn tài chính, tài sản được giao.
+ Nhiệm vụ:
- Ghi chép thu thập xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính.
- Xây dựng các dự toán thu của bệnh viện căn cứ vào việc xác định khả năng thu.
- Xây dựng dự toán chi theo đúng định mức, mục lục ngân sách, lập dự toán kinh phí, theo dõi việc thực hiện dự toán thu chi.
- Cung cấp đầy đủ kịp thời số liệu, tài liệu và các thông tin liên quan đến quản lý tài chính của đơn vị theo yêu cầu của ban giám đốc, Sở Y tế… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Thực hiện lập gửi báo cáo tài chính.
- Lưu giữ bảo quản tài liệu kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán. Qua thống kê thực tế cho thấy phòng tài chính kế toán (TCKT) Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh có 24 kế toán với các trình độ khác nhau qua bảng 4.1.
Bảng 4.1. Trình độ nhân viên kế toán tại đơn vị
Trình độ Số lượng (người) Trung cấp 03 Cao đẳng 01 Đại học 15 Thạc sĩ 05 TỔNG SỐ 24
Căn cứ vào khối lượng công việc kế toán và trình độ của nhân viên kế toán, kế toán trưởng phân công cho mỗi nhân viên kế toán đảm nhiệm các phần hành kế toán cụ thể.
Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên phòng tài chính kế toán, Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh (phụ lục số 01) qua bảng 4.2.
Bảng 4.2. Bảng kết quả khảo sát ý kiến nhân viên kế toán về tổ chức bộ máy kế toán
Đơn vị tính: (%)
Nội dung Ý kiến
Có Không Tổng
1. Tổ chức bộ máy? - Phân tán
- Tập trung
- Phân tán & tập trung 100 100%
2. Nhiệm vụ của nhân viên kế toán được
Mỗi nhân viên có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều phần hành kế toán thể hiện qua sơ đồ 4.1.
Sơ đồ 4.1. Bộ máy kế toán Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: 1 trưởng phòng (kế toán trưởng), 2 phó phòng, 2 tổ trưởng (tổ viện phí và kiểm tra bệnh án),19 kế toán viên.
Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại Bệnh viện Sản nhi được thể hiện qua bảng 4.3. KẾ TOÁN TRƯỞNG (01 người) Kế toán tổng hợp (01 người) Kế toán Viện phí (12 người) Kế toán TSCĐ (01 người) Kế toán Dược (01 n gười) Kế toán Lương (01 người) Thủ quỹ (01 người) Kế toán Vật tư (01người)
Thu ngân nội trú (03 người)
Thu ngân ngoại trú (03 người)
Bảng 4.3. Phân công công việc theo chức năng nhiệm vụ phòng tài chính kế toán Vị trí công việc Nhiệm vụ, chức năng Thực trạng 1. Kế toán trưởng (01 người) - Lãnh đạo, điều hành, phân công nhiệm vụ cho viên chức trong phòng.
- Điệu hành phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán.
- Có trách nhiệm giúp giám đốc quản lý tài chính, tài sản của đơn vị.
- Chấp hành thực hiện công tác kế toán đúng chế độ, đúng chính sách.
- Hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ kế toán.
2. Kế toán tổng hợp (01 người) - Hỗ trợ kế toán trưởng, là người trực tiếp tổ chức công tác kế toán, kiểm tra giám sát trực tiếp hoạt động kế toán của từng kế toán viên.
- Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị.
- Kiểm soát các chứng từ thu, chi hoạt động của bệnh viện.
- Thanh toán các khoản chi hoạt động của bệnh viện.
- Theo dõi, thanh toán các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản tạm ứng của bệnh viện. - Theo dõi các hợp đồng cung cấp dịch vụ, vật tư hàng hóa của bệnh viện. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Lập báo cáo công khai tài chính của bệnh viện.
3. Kế toán viện phí
(12 người)
- Theo dõi các khoản thu viện phí toàn viện
- Thực hiện công việc, thu các khoản, viện phí, BHYT.
- Lập báo cáo tổng hợp chi phí khám chữa bệnh nội, ngoại trú để thanh quyết toán với BHXH. - Duyệt viện phí, và đẩy lên cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.
- Báo cáo về các khoản thu viện phí, dịch vụ phát sinh.
- Bảo quản lưu trữ tài liệu, chứng từ thu. - Phân công trực của phòng.
4. Kế toán tiền lương
(01 người)
- Tính toán các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phải trả cho người lao động.
- Tính lương, phụ cấp, làm thêm giờ và thực hiện các chế độ BHXH, BHYT, KPCĐ cho người lao động.
- Định kỳ nâng lương, thực hiện truy lĩnh cho các đối tượng được hưởng.
5. Kế toán dược
- Xuất nhập tồn, theo dõi các kho
- Nhập xuất, kiểm kê thuốc theo hóa đơn và thực tế.
(01 người) thuốc, hóa chất, sinh phẩm của bệnh viện.
- Phản ánh kịp thời tình hình nhập xuất, tồn các kho và vào sổ kế toán.
- Đối chiếu mặt hàng giao nhận với kết quả trúng thầu và dự trù thuốc định kỳ.
- Quản lý, lưu trữ đầy đủ chứng từ nhập kho, xuất kho. 6. Kế toán Vậtư, tài sản cố định (02 người) - Phản ánh các loại tài sản, vật tư số lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Theo dõi các kho hóa chất, vật tư của bệnh viện. - Chịu trách nhiệm về tăng giảm, tình hình biến động của tài sản.
- Kiểm kê số lượng, chủng loại, giá trị hao mòn của TSCĐ.
- Tham gia công tác đấu thầu mua sắm tài sản của bệnh viện. 7. Thủ quỹ (01 Người) - Quản lý tiền mặt thực tế tại bệnh viện.
- Thu tiền mặt từ kế toán nội trú, ngoại trú. - Lập sổ kế toán tiền mặt, theo dõi biến động tăng giảm. - Thực hiện các lệnh chi theo yêu cầu của giám đốc, trưởng phòng.
- Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và giám đốc về ngân quỹ.
8.Thu ngân nội, ngoại trú
(6 người)
-Thanh toán chi phí bệnh nhân đi khám bệnh theo đúng Luật BHYT.
- Thu tiền tạm ứng vào viện. - Thu tiền bệnh nhân đi khám bệnh.
- Giám định thẻ BHYT với đối tượng có thẻ. - Thanh toán với bệnh nhân nội trú khi ra viện. - Lập báo cáo hàng ngày về thu tiền nội, ngoại trú. Bảng 4.3 phân công công việc theo chức năng nhiệm vụ phòng tài chính kế toán Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh cho thấy. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Trưởng phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm trước giám đốc bệnh viện và trước pháp luật về việc chỉ đạo, quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
- Trưởng phòng phân công cho các phó phòng và các thành viên trong phòng giúp trưởng phòng xử lý các công việc hàng ngày trong từng lĩnh vực công tác của phòng ngoại trừ các công việc do trưởng phòng trực tiếp chỉ đạo, xử lý.
- Phó phòng và các thành viên trong phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về việc thực hiện lĩnh vực công tác được phân công. Trong phạm vi quyền hạn được giao chủ động giải quyết công việc như phân công công việc tổ viện phí thể hiện qua bảng 4.4.
Bảng 4.4. Phân công công việc tổ viện phí phòng tài chính kế toán
Vị trí Công việc
Phó phòng, phụ trách tổ viện phí (01 người)
Phân công công việc tổ viện phí, lập báo cáo BHXH, giải trình vượt trần, xử lý các phát sinh.
Kiểm tra bệnh án (06 người)
Kiểm tra thủ tục hành chính bệnh án, đối chiếu bảng thanh toán viện phí.
Thu dịch vụ (01 người)
Thu khám yêu cầu, thu dịch vụ giảm đau trong và sau sinh, mổ yêu cầu, sàng lọc sơ sinh, kiểm soát dị tật...
Duyệt viện phí (01 người)
Duyệt chi phí điều trị nội trú, đẩy lên cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam, quản lý chứng từ.
Hóa đơn, biên lai (01 người)
Kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn, biên lai viện phí, nhà thuốc, nhập xuất hóa đơn theo quy định.
Kế toán hoàn ứng (01 người)
Kiểm tra hoàn ứng bệnh nhân ra viện chưa thanh toán và đã thanh toán.
Người thay trực (01 người)
Thay thế người trực đêm hôm trước, làm công việc của người nghỉ trực ngày hôm sau.
- Nguyên tắc phối hợp của phòng tài chính kế toán với các khoa phòng, bộ phận ở trong đơn vị. Khi giải quyết công việc của phòng mình, nếu có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của khoa phòng khác. Trưởng phòng là người có trách nhiệm chủ động trao đổi ý kiến với các khoa, phòng có liên quan để giải quyết, nếu chưa thống nhất thì đề xuất giám đốc xem xét chỉ đạo hướng giải quyết.
- Hàng tuần, hàng tháng, phòng tài chính kế toán tổ chức giao ban định kỳ để nghe báo cáo tình hình tổ chức triển khai thực hiện những lĩnh vực công tác của từng đồng chí được phân công và bàn kế hoạch công tác của tuần tới, tháng tới.
- Trên cơ sở đề nghị của trưởng phòng, việc phân công công việc trong phòng có thể thay đổi theo quyết định của giám đốc.
- Kiểm tra bệnh án số người lên tới 06, mà trong khi 1 tháng số lượng bệnh án ra viện trung bình khoảng 3.000 bệnh án, tức mỗi người bình quân một tháng kiểm tra 500 bệnh án .
- Người thay trực, thay thế người trực đêm hôm trước, làm công việc của người nghỉ trực ngày hôm sau, công việc chỉ đảm bảo được phần nào.
- Kế toán đối ứng và kế toán hóa đơn biên lai đôi khi còn chờ việc.
- Các bệnh viện chuyên khoa tuyến tỉnh trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh số lượng nhân viên kế toán chỉ bẳng một phần của đơn vị, như Bệnh viện y học cổ truyền và phục hồi chức năng 11 người, Bệnh viện Lao phổi 7 người, Bệnh viện Da liễu 06 người, Bệnh viện Tâm thần 08 người nhưng công việc vẫn được đảm bảo. Như vậy số lượng nhân viên so với lượng công việc tại đơn vị hiện đang sử dụng hiệu quả hiệu quả chưa cao.
- Sự phân công công việc hiện tại chưa chủ động trong công việc, theo tác giả nên có sự học việc giữa các vị trí, để khi cần thiết thay thế có thể chủ động trong công việc.
- Các kế toán phần hành chưa chủ động trong việc cập nhật các chế độ chính sách mới.
4.1.2. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Qua khảo sát thực tế, căn cứ vào các hoạt động của bệnh viện và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán trưởng sẽ phân công việc lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đồng thời kế toán trưởng sẽ quy định quy trình luân chuyển với các loại chứng từ trong bệnh viện. Thông thường trình tự luân chuyển chứng từ ở bệnh viện được tiến hành qua bốn bước thể hiện sơ đồ 4.2.
Sơ đồ 4.2. Trình tự luân chuyển chứng từ
Tổng hợp ý kiến khảo sát nhân viên phòng tài chính kế toán, Bệnh viện Sản nhi tỉnh Bắc Ninh (phụ lục số 01) qua bảng 4.5.
Bước 1 Lập chứng từ Bước 2 Kiểm tra, ký chứng từ Bước 3 Phân loại, định khoản, ghi sổ Bước 4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Bảng 4.5. Kết quả khảo sát nhân viên kế toán về hệ thống chứng từ
Đơn vị tính: (%)
Nội dung Ý kiến
Có Không Tổng
1. Sử dụng đúng mẫu biểu? 100 100
2. Tuân thủ định mức, tiêu chuẩn, hợp
pháp? 100 100
3. Các nghiệp vụ phát sinh được phản
ánh trên chứng từ? 100 100
4. Các chứng từ được lập kịp thời? 87,0 13,0 100
5. Luân chuyển chứng từ có quy trình
chưa? 91,3 8,7 100
6. Chứng từ (biên lai viện phí) ký ghi
họ tên đẩy đủ không? 13,0 87,0 100
7. Kho lưu trữ đã có kho riêng? 100 100
8. Thời gian lưu trữ, hủy tài liệu có
đúng với quy định? 100 100
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán đang được sử dụng trong các giao dịch về lao động tiền lương, vật tư, TSCĐ và tiền tệ tại Bệnh viện Sản nhi Bắc Ninh bao gồm các chỉ tiêu ở bảng 4.6.
Bảng 4.6. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán tại đơn vị
Chỉ tiêu Thực trạng
1. Chế độ kế toán áp dụng Thông tư số 107/2017/TT - BTC ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
2. Biểu mẫu chứng từ Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính 3. Kiểm tra chứng từ Theo quy định hiện hành
4. Người kiểm tra chứng từ Kế toán viên, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị 5. Xây dựng quy trình luân
chuyển Có, căn cứ thông tư 107/2017/TT-BTC
6. Thời gian lưu trữ chứng từ Tùy vào từng loại chứng từ, áp dụng theo quy
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});