Việc vận dụng hợp lý các tài khoản kế toán trong hệ thống kế toán hiện có ý nghĩa to lớn trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động trong đơn vị. Thực tế hiện nay bệnh viện cần vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định số 19/2006/QĐ – BTC và thông tư 107/2017/TT-BTC sao cho phù hợp với đặc điểm của đơn vị.
Bệnh viện cần chủ động chi tiết một số tài khoản đặc biệt là nhóm tài khoản phản ánh vật tư, tài sản nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị mình. Nếu bị giới hạn bởi tính đa dạng trong chủng loại vật tư dẫn đến không thể mở tài khoản chi tiết cho từng loại thuốc cụ thể, thì đơn vị có thể thiết kế tài khoản chi tiết vật tư theo hướng từng nhóm đối tượng sử dụng là các khoa, phòng. Ngay sau khi cấp phát thuốc cho các khoa, phòng, bộ phận dược sẽ chuyển phiếu xuất kho về phòng kế toán. Phiếu xuất kho sẽ được ghi rõ tên bộ phận sử dụng. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm
“Misa Mimosa”. Đồng thời, tại các khoa, phòng cũng thực hiện thao tác nhập
liệu như bình thường. Cuối tháng, bộ phận công nghệ thông tin của đơn vị sẽ hỗ trợ truy xuất dữ liệu nhập, xuất của từng khoa, phòng và dữ liệu trên sổ chi tiết của kế toán. Từ đó, vừa có thể thực hiện đối chiếu tay ba giữa báo cáo định kỳ của dược với số liệu của kế toán và số liệu của khoa, phòng, vừa có thể đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp của kế toán, góp phần đảm bảo tính chính xác và khách quan của thông tin.
Với việc trích khấu hao đối với TSCĐ của bệnh viện dùng chung cho hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ cần khắc phục tồn tại hiện nay. Phải tính toán xác định phần trích khấu hao đối với các TSCĐ có nguồn gốc từ ngân sách sử dụng chung cho cả hoạt động sự nghiệp và hoạt động dịch vụ. Từ đó xây dựng hai tài khoản chi tiết cho TK 214 đó là TK 214.11- Hao mòn TSCĐ (hoạt động sự nghiệp) và TK 214.12 - Hao mòn TSCĐ (hoạt động dịch vụ). Ngoài ra, việc xác định tỷ lệ trích khấu hao TSCĐ phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động của đơn vị và quan điểm chỉ đạo của bộ chủ quản, có thể căn cứ trên giá trị TSCĐ hay tổng thời gian sử dụng TSCĐ cho hoạt động dịch vụ. Đồng thời hạch toán trích khấu hao với loại TSCĐ này, tương ứng với ghi tăng chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, kế toán ghi thẳng tăng quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp phục vụ cho việc tái đầu tư và phát triển hoạt động đơn vị khuyến khích các bệnh viện trong quá trình sử dụng TSCĐ cho các hoạt động cung cấp dịch vụ.
Đối với một số khoản thu như thu dịch vụ cho thuê căng tin. Hiện nay đơn vị đang sử dụng TK 511.8 “các khoản thu khác” để theo dõi và hạch toán là chưa đúng chế độ. Đây là những hoạt động kinh doanh lấy lãi do vậy cần hạch toán lại các khoản thu này vào TK 531 “Thu hoạt động sản xuất kinh doanh” theo đúng chế độ kế toán quy định và các khoản chi tương ứng phải được hạch toán vào TK 631- Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh cho đúng chế độ.
Bệnh viện cần thực hiện sửa đổi, bổ sung một số tài khoản theo thông tư hướng dẫn, sửa đổi mới nhất, chẳng hạn như TK 642 “Chi phí quản lý chung”.
Khi phát sinh chi phí quản lý chung kế toán ghi; Nợ TK 642 – chi phí quản lý chung
Có TK liên quan (111, 112, 331…)
Cuối kỳ kế toán căn cứ bảng phân bổ chi phí quản lý chung để tính toán kết chuyển và phân bổ chi phí quản lý chung vào các tài khoản tập hợp chi phí có liên quan, kế toán ghi;
Nợ TK 631 – chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh Nợ TK 661 – chi hoạt động
Nợ TK 642 – chi phí quản lý chung
Tuy nhiên đây chỉ là những giải pháp mang tính chất thời điểm nhằm phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị đồng thời phù hợp và tôn trọng hệ thống tài khoản hiện đang sử dụng. Đồng thời riêng đối với ngành y tế nói chung cũng cần có những hướng dẫn về việc mở các tài khoản kế toán chi tiết để thống nhất quản lý trong ngành. Từ đó bệnh viện mới có căn cứ để xây dựng được hệ thống tài khoản thích hợp với các đặc điểm hoạt động của bệnh viện nhằm thực hiện tốt công tác kế toán cũng nâng cao tầm quan trọng của công cụ quản lý tài chính này.
