Nhằm quản lý có hiệu quả các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, vấn đề lựa chọn hình thức sổ kế toán cũng là một vấn đề rất quan trọng vì nó quyết định nội dung và chất lượng của toàn bộ công tác kế toán, liên quan chặt chẽ đến việc sử dụng hợp lý cán bộ kế toán của đơn vị. Tùy theo hình thức kế toán áp dụng, đơn vị phải mở đầy đủ các sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và thực
hiện đầy đủ, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị, các đơn vị SNCL có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán:
- Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái - Hình thức kế toán nhật ký chung - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Điều 25 Luật kế toán đã định nghĩa “Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán”. Như vậy sổ kế toán chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Với đặc điểm đa dạng, phong phú và luôn vận động của đối tượng kế toán rõ ràng có thể thấy tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là “Việc kết hợp các loại sổ sách với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế”. Như vậy, theo tác giả tổ chức hệ thống sổ kế toán chính là việc thiết lập cho đơn vị một hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo hình thức kế toán phù hợp với đặc thù của đơn vị. Do đó, tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo hệ thống hóa được toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính để lập được báo cáo tài chính nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý tài chính, vì vậy cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ theo trật tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vị khi tổ chức hệ thống sổ kế toán tổng hợp.
+ Phải đảm bảo mối quan hệ giữa ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết, đối với các chỉ tiêu kinh tế, tài chính tổng hợp.
+ Phải đảm bảo mối quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu nhằm đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong quá trình hệ thống hóa thông tin kế toán từ các chứng từ kế toán.
Để tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị SNCL nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành. Hiện nay các đơn vị SNCL đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán, Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 và thông tư số 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10/10/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Một số sổ kế toán cần vận dụng tại các đơn vị SNCL bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt (mẫu số S11-H): Sổ này dùng cho thủ quỹ (hoặc dùng cho kế toán tiền mặt) để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.
- Sổ tiền gửi ngân hàng, kho bạc (mẫu số S12- H): Sổ này dùng để theo dõi tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí.
- Sổ tổng hợp sử dụng nguồn kinh phí (mẫu số S43- H): Sổ này dùng để tổng hợp tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí ngân sách cấp theo loại, khoản, nhóm mục hoặc mục để cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo tài chính.
- Sổ chi tiết doanh thu (mẫu số S51-H): Sổ này sử dụng cho đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh để theo dõi doanh thu về hoạt động sản xuất, kinh doanh, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài.
- Sổ chi tiết các khoản thu (mẫu số S52-H): Sổ này dùng để theo dõi các khoản thu sự nghiệp, thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng, thu lãi tiền gửi, thu thanh lý, nhượng bán TSCĐ và các khoản thu khác phát sinh ở đơn vị và việc xử lý các khoản thu này.
- Sổ chi tiết chi hoạt động (mẫu số S61-H): Sổ này dùng để tập hợp các khoản chi đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị theo nguồn kinh phí bảo đảm và theo từng loại, khoản, nhóm mục, mục, tiểu mục của mục lục NSNN nhằm quản lý, kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo số chi để đề nghị quyết toán.
- Sổ chi tiết chi dự án (mẫu số S6-H): Sổ này dùng để tập hợp toàn bộ chi phí đã sử dụng cho từng dự án nhằm quản lý, kiểm tra tình hình chi tiêu kinh phí dự án và cung cấp số liệu cho việc lập báo cáo quyết toán sử dụng kinh phí dự án.
- Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư xây dựng cơ bản (XDCB) (mẫu số S63-H): Sổ này dùng cho các đơn vị có hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động đầu tư XDCB để theo dõi các khoản chi phí phát sinh của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và hoạt động đầu tư XDCB.