- Tổ chức bộ máy kế toán là việc tạo ra mối quan hệ giữa các cán bộ, nhân viên kế toán cùng các phương tiện ghi chép, tính toán thông tin được trang bị để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp phân tích và cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị phục vụ công tác quản lý, do đó tổ chức bộ máy là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập.
- Nội dung của tổ chức bộ máy kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập bao gồm:
Xác định số nhân viên cần phải có, yêu cầu về trình độ nghề nghiệp, bố trí và phân công nhân viên thực hiện các công việc cụ thể, xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác và tình hình kiểm tra thực hiện kế hoạch.
Như vậy để tổ chức bộ máy kế toán cần căn cứ vào hình thức tổ chức công tác kế toán, đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của đơn vị, tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng như yêu cầu trình độ của cán bộ quản lý.
Hiện nay, các đơn vị sự nghiệp công lập có thể tổ chức bộ máy theo các hình thức sau.
Mô hình bộ máy tổ chức kế toán tập trung: Còn gọi là mô hình một cấp, đơn vị kế toán độc lập chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm để thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ việc xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết, lập báo cáo kế toán, phân tích các hoạt động kinh tế, như vậy ưu điểm nổi bật của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất với các công tác kế toán, xử lý kiểm tra công tác kế toán một cách kịp thời của đơn vị mình thông qua thông tin kế toán cung cấp. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên có thể thấy mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động rộng, các đơn vị trực thuộc đặt ở xa vị trí trung tâm. Như vậy, theo tác giả mô hình kế toán tập trung thường được áp dụng với các đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền quản lý. Đây là những đơn vị sự nghiệp có hoạt động tập trung về không gian và mặt bằng hoạt động.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán: Còn gọi là mô hình hai cấp,
bộ máy kế toán được phân chia thành hai cấp riêng biệt là cấp trung tâm và cấp trực thuộc.
Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành kế toán phát sinh ở đơn vị chính, công tác tài chính và công tác thống kê trong toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra tổ chức công tác kế toán ở các đơn vị trực thuộc, thu nhận, kiểm tra các báo cáo tài chính, thống kê của các đơn vị trực thuộc.
Kế toán trực thuộc, thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê tài chính phát sinh ở đơn vị mình từ khâu hạch toán ban đầu, ghi sổ kế toán đến lập báo cáo tài chính, thống kê định kỳ gửi về phòng kế toán tập trung.
Từ những đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán mô tả trên, mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán có ưu điểm là công tác kế toán gắn liền với các hoạt động ở các đơn vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các hoạt động kinh tế tài chính, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo ở các bộ phận trực thuộc trong điều hành và quản lý hiệu quả các hoạt động ở bộ phận phụ thuộc đó, tạo điều kiện cho tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, mô hình cũng có những nhược điểm như hạn chế sự lãnh đạo tập trung, thống nhất kế toán trong toàn đơn vị, không thuận lợi trong việc phân công lao động.
Với những nội dung, ưu nhược điểm trên theo tác giả mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán áp dụng thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa phân tán vừa tập trung: Còn gọi là mô hình hỗn hợp, mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình tập trung và phân tán, theo mô hình tổ chức bộ máy kế toán này, ở đơn vị chính thành lập phòng kế toán trung tâm làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra đơn vị, các nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, thực hiện các phần hành công việc hạch toán được phòng kế toán tập trung giao và định kỳ gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán tập trung.